Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 (Woudenberg)

(8189), met betrekking tot de duurzaamheid en de geordende en toegankelijke staat van informatieobjecten en de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen; Wet, de de Archiefwet 1995; Nederlandse wet uit 1995 die het beheer en de toegang van de overheidsarchieven regelt. HoofdstukIIZorg voor beheer van informatieobjecten Artikel2Beheer Het college van burgemeester en wethouders zorgt ervoor dat bij het creëren, opnemen en bewaren van informatieobjecten de wettelijk voorgeschreven duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid en vernietiging gewaarborgd zijn en dat de authenticiteit kan worden aangetoond. De authenticiteit toont aan dat het informatieobject is wat het beweert te zijn, dat het is gemaakt of verzonden door de persoon of organisatie die beweert het te hebben gemaakt of verzonden en dat het is gemaakt en verzonden op het tijdstip als aangegeven bij het informatieobject. Artikel3Middelen Het college van burgemeester en wethouders zorgt ervoor dat er jaarlijks voldoende middelen op de gemeentebegroting staan om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de informatieobjecten. Artikel4Personeel Het college van burgemeester en wethouders zorgt dat met voldoende en deskundig personeel een arbeidsovereenkomst is aangegaan voor de uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de informatieobjecten. Artikel5Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor het vaststellen van voorschriften voor het beheer van de informatieobjecten. Artikel6Samenhang Het college van burgemeester en wethouders zorgt voor beleid dat de samenhang beziet en is afgestemd op domeinen als informatiemanagement, informatiestructuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens en indien nodig daartoe maatregelen te treffen om het informatie- en archiefbeheer te waarborgen. HoofdstukIII Toezicht op beheer van niet overgebrachte informatieobjecten Artikel7Toezichthouder De gemeentearchivaris is belast met het toezicht op het op grond van de Wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en/of digitale archief/E-depot. Artikel8Uitoefening toezicht De gemeentearchivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan deskundige medewerkers. Artikel9Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de gemeentearchivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede vervulling van diens toezichtstaak. Artikel10Toegang De gemeentearchivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de informatieobjecten en de archiefruimten en digitale systemen waarin de informatieobjecten zich bevinden en met behulp waarvan de informatieobjecten beheerd worden. Artikel11Verslag over beheer niet overgebrachte informatieobjecten De gemeentearchivaris stelt het college van burgemeester en wethouders jaarlijks met een verslag op de hoogte van zijn oordeel over het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats en/of E-depot en geeft daarbij aan welke verbetermaatregelen nodig zijn om aan de wettelijke voorschriften te voldoen. Artikel12Advies De gemeentearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIVBeheer van overgebrachte informatieobjecten Artikel13Beheer archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders zorgt ervoor dat de gemeentearchivaris zijn wettelijk voorgeschreven beheertaak met betrekking tot de archiefbewaarplaats en de hier berustende informatieobjecten kan uitoefenen. Artikel14Verantwoording over beheer De gemeentearchivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en/of E-depot en de hier berustende informatieobjecten. Artikel15Advies De gemeentearchivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de hier berustende informatieobjecten. HoofdstukVVerantwoording door het college van burgemeester en wethouders Artikel16Verslag Het college van burgemeester en wethouders brengt tweejaarlijks verslag uit aan de raad over de in artikel 2 omschreven zorg voor de informatieobjecten van de gemeentelijke organen, onder bijvoeging van de verslagen die de gemeentearchivaris heeft uitgebracht op grond van de artikelen 11 en

1. HoofdstukVISlotbepalingen Artikel17Intrekking De Informatieverordening van de gemeente Woudenberg, 1996 wordt ingetrokken. Artikel18Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van 21 september
2. Artikel19Naamgeving Deze verordening wordt aangehaald als Informatieverordening Gemeente Woudenberg
3. Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van: 21 september 2023.S.E. Lenderink Griffier M. Jansen-van HartenvoorzitterMemorie van toelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening zorgdrager is voor de informatieobjecten die de gemeente ontvangt en creëert op grond van haar taken en verantwoordelijkheden. Deze verordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet
4. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van alle wettelijke voorschriften. Dit ter onderscheid van het beheer van informatieobjecten: de ambtelijke verantwoordelijkheid. De zorg geeft kaders, het beheer betreft de uitvoering van de bijbehorende werkzaamheden. Is het beheer van informatieobjecten op orde, dan is een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, kan zij verantwoording afleggen over het eigen handelen en is de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatieobjecten gegarandeerd. Dit met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling daarvoor stellen èn in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht en de Gemeentewet. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit de volgende hoofdstukken. Hoofdstuk I worden een aantal definities vermeld. Hoofdstuk II bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders moet zorgen voor beleid en interne regels voor het beheer van informatieobjecten. Dit is vastgelegd in de Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Woudenberg
5. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van informatieobjecten en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders hierover moeten worden geïnformeerd. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het beheer van de overgebrachte informatieobjecten en hoofdstuk V over de wijze waarop het college de raad informeert. Het college van burgemeester en wethouders besluit op grond van artikel 5 van deze verordening over voorschriften voor het beheer van de niet overgebrachte informatieobjecten (Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Woudenberg 2023). Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en de gemeentearchivaris hoort niet thuis in de Informatieverordening van de raad, maar is voorbehouden aan het college van burgemeester en wethouders volgens artikel 31 en 32, derde lid van de Archiefwet
6. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Informatieobjecten: 1 Onder informatieobjecten wordt overeenkomstig artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995 verstaan:1°. bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;2°. bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;3°. bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;4°. reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde informatieobjecten of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd. met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers (digitaal of analoog) vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de informatieobjecten. Taken en werkprocessen van gemeenten kunnen worden gedelegeerd of gemandateerd aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen. Informatieobjecten die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatieobjecten volgens de Wet overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte, digitale informatieobjecten: het E-depot. Artikel 2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de Wet. Artikel 6 Burgemeester en wethouders dienen de zorg voor informatieobjecten in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Artikel 11 en 14 De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Het is raadzaam om dit jaarlijks te doen vanwege mogelijke risico’s, maar desgewenst kan, wanneer alle risicogebieden onder controle zijn, ook tweejaarlijks een verslag worden opgesteld. Artikel 16 Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Het college kan de informatie ook gebruiken om in het kader van het interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren op grond van het artikel 124h van