Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rheden (Rheden)

Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Rheden VOORWOORD Op een goede en duurzame wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor Rheden. Voor Rheden is het belangrijk om aandacht te besteden aan de (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt onze gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Inkoop draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte, innovatieve en duurzame oplossingen. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. Rheden hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking en duurzaamheid bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerking binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. Rheden participeert in regionaal verband in de Connectie voor Inkoop en Aanbesteden met de gemeenten: Arnhem, en Renkum. In het kader hiervan is dit beleid met deze gemeenten en de Connectie onderling afgestemd. INLEIDING Rheden spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop- en aanbestedingspraktijk. Daartoe stuurt Rheden op het doelmatig en rechtmatig besteden van gemeenschapsgeld en heeft daarbij specifiek aandacht voor duurzaamheid. Rheden betrekt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten verschillende gemeentelijke speerpunten op het gebied van Economische ontwikkeling, Integriteit en Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen o.a. Global Goals bijdrage, Social Return, Duurzaamheid, Circulariteit en Fair Trade. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkopen in Rheden plaatsvindt. Rheden streeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkopen plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient Rheden continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De gemeentelijke doelstellingen zijn hierbij leidend. Daarnaast gaat Rheden bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van de volgende inkoopuitgangspunten: 1Definities In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Contractant De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente Rheden. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012. Inkopen (Rechts)handelingen van Rheden gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Offerte Een aanbod in de zin van artikel 217, eerste lid, van boek 6 van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van Rheden voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Ondernemer Een 'aannemer', een 'leverancier' of een 'dienstverlener'. Rheden De gemeente Rheden. Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. 2Gemeentelijke doelstellingen Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. Rheden leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt Rheden efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. Rheden houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot gemeentelijke opdrachten. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkopen. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente Rheden en de Contractant. Rheden spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. Het creëren van de meest maatschappelijke waarde voor de publieke middelen. Bij Inkopen kan Rheden ook interne en andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in haar afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten speelt een belangrijke rol. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen en daarmee bijdragen aan de realisatie van de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente Rheden. Rheden heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken, zoals versterken van de lokale economie, het vergroten van kansen voor inwoners met een afstand tot de arbeidsmarkt en het stimuleren van duurzaamheid en circulariteit. Rheden wil bij de Inkopen waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. Rheden wil daar waar mogelijk circulair inkopen. Een continue positieve bijdrage leveren aan het goed presteren van de Gemeente. Inkopen heeft een belangrijke invloed op het gehele prestatieniveau van Rheden en draagt daar direct en voortdurend aan bij. De concrete doelstellingen van Inkopen zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Administratieve lastenverlichting voor zowel Rheden als voor Ondernemers. Zowel Rheden als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. Rheden verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan Rheden hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). Rheden maakt, waar mogelijk, gebruik van de Uniform Europees Aanbestedingsdocument. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de gemeente Rheden. Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van Rheden en haar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen. Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het beleid van de gemeente Rheden. Het beleid is te vinden op de website van de gemeente Rheden. 3Juridische uitgangspunten 3.1Algemeen juridisch kader De gemeente Rheden leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door Rheden restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit: Aanbestedingswet De gewijzigde Aanbestedingswet 2012 implementeert sinds 1 juli 2016 de Europese Richtlijnen 2014/24/EU en 2014/25/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’), Concessierichtlijnen 2014/23/EU en Richtlijn 2007/66/EU (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheids- en concessieopdrachten boven en -beperkt- onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. Europese wet- en regelgeving Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen en ‘Concessierichtlijn’ kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. Burgerlijk Wetboek Het wettelijke kader voor overeenkomsten. Gemeentewet Het wettelijke kader voor gemeenten. Gids Proportionaliteit De (herziene) Gids Proportionaliteit 2016 is in zijn geheel het richtsnoer dat is aangewezen in het Aanbestedingsbesluit en geeft handvatten voor redelijke toepassing van het proportionaliteitsbeginsel. Aanbestedingsreglement Werken In het ARW 2016 zijn procedurevoorschriften opgenomen met betrekking tot de wijze waarop aanbestedingen voor Werken moeten verlopen. 3.2Uniforme documenten Rheden streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Uniformiteit bevordert ook de onderlinge samenwerking tussen gemeenten bij gezamenlijke inkoop en aanbestedingen. Rheden past bij iedere inkoop indien van toepassing in ieder geval toe: Vigerend Aanbestedingsreglement werken ARW. Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie. Algemene Inkoopvoorwaarden voor Leveringen en Diensten of Gemeente inkoopvoorwaarden ICT (GIBIT). Gids Proportionaliteit. Rheden past daar waar mogelijk duurzaamheidscriteria toe. Bij de inkoop/aanbesteding van Leveringen en Diensten worden de Algemene Inkoopvoorwaarden van toepassing verklaard. Per inkoop-/aanbestedingsproject kunnen aanvullende voorwaarden van toepassing worden verklaard. 3.3Algemene beginselen bij Inkopen Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht. Rheden neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: Gelijke behandeling Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat verschil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. Non-discriminatie Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. Transparantie De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit (evenredigheid) De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. Rheden past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. Wederzijdse erkenning Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van Rheden. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur. Rheden neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. 3.4Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past Rheden de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal Rheden een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal Rheden op haar website plaatsen en/of op TenderNed. 3.5Mandaat en volmacht Inkopen vindt plaats met inachtneming van het vigerende Mandaatbesluit gelezen in samenhang met de budgethoudersregeling van de gemeente Rheden. Rheden wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 3.6Afwijkingsbevoegdheid Uitgangspunt bij de inkoop en aanbesteding van Werken, Leveringen en Diensten zijn de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en de Beleidsnota Inkoop en aanbesteden. Afwijkingen van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit en Beleidsnota Inkoop en Aanbesteden zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rheden en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Waar het gaat om de keuze voor de te volgen inkoopprocedure geldt in aansluiting daarop het volgende. Rheden zal met inachtneming van het schema (5.6) de inkoopprocedure bepalen. tenzij blijkt dat deze niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren. De gekozen inkoopprocedure dient proportioneel te zijn in de zin van de voorschriften van de Gids Proportionaliteit. Daarbij is het in deze gids in hoofdstuk 3.4 opgenomen voorschrift 3.4a leidend. 3.7Klachtenregeling Gestimuleerd wordt dat Rheden en Ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de Offerteaanvraag kan Rheden opnemen hoe een klacht wordt ingediend en op welke wijze Rheden de klacht vervolgens zal behandelen. 4Duurzame en ethische uitgangspunten 4.1Duurzaam inkopen Rheden heeft ook als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Bij Inkopen neemt Rheden daarom sociale, ecologische en economische aspecten in acht. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat Rheden de effecten op people, planet en profit meeneemt bij Inkopen. Met een goed Inkoop- en aanbestedingsbeleid kunnen maatschappelijke doelen immers gelijktijdig worden gerealiseerd (Inkopen met impact). Rheden stimuleert daarom sociale, ecologische en economische aspecten te integreren bij Inkopen en aanbestedingen van Werken, Diensten en Leveringen. Daarnaast heeft Rheden als opdrachtgever en inkoper invloed op Ondernemers om wenselijke maatschappelijke veranderingen teweeg te brengen. Door vooruitstrevende eisen te stellen wil zij een duurzaam beleid door Ondernemers stimuleren. Rheden vergroot de impact van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen door haar opdrachtgeverschap en de inkooporganisatie intern goed op elkaar af te stemmen. De gemeente Rheden hanteert als uitgangspunt voor de duurzame en circulaire opties van de gevraagde inkoop dat voor deze de genoemde redelijke verhouding van kosten en opbrengsten op een langere termijn wordt gewogen dan te doen gebruikelijk. Investeren in duurzame en circulaire oplossingen kost in aanvang vaak meer en levert pas na langere tijd rendement op. 4.1.1 Sustainable Development Goals Als basis voor het Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden de Sustainable Development Goals (SDG'

1. s)van de VN genomen. De SDG’s zijn zeventien doelen om van de wereld een betere plek te maken in 2030. Rheden heeft er een 18e aan toegevoegd: Deel en geef door. De SDG’s zijn vastgesteld door de Verenigde Naties (VN) op basis van een zeer grootschalig onderzoek. Achter de wereldwijd gehanteerde 17 doelen zitten 169 concrete targets. Op basis van de global goals worden er onderwerpen uitgewerkt. Maatschappelijk inkopen, circulair inkopen, duurzaamheid en integriteit. Rheden heeft een checklist beschikbaar voor de toepassing bij Inkoop. 4.1.2 Klimaat- en energieneutraal De SDG’s bieden ook een kader voor het klimaat- en energieneutraal werken: SDG 7 en SDG 13. De lange termijn ambitie van Rheden is een klimaat neutrale en energie neutrale organisatie. Hierbij worden de volgende definities gehanteerd: Klimaatneutraal: Voor eigen organisatie: CO2-uitstoot door enkel gebruik van duurzame energie (ingekocht of zelf opgewekt). Voor de keten: CO2-uitstoot in de gehele levenscyclus (van winning tot einde levensduur) (Compensatie van CO2 telt niet mee in de doelstelling klimaatneutraal). Energieneutraal: Volledig voorzien in eigen energiebehoefte door eigen opwek van duurzame energie. Om deze lange termijn ambitie te behalen zijn er tussendoelstellingen geformuleerd. Bij het bereiken van deze doelstelling worden er zowel eisen gesteld aan de eigen bedrijfsvoering als in steeds grotere mate ook vanuit de keten een bijdrage gevraagd worden. De uitgewerkte doelstellingen zijn in te zien via: https://www.rheden.nl/Inwoners/Duurzaamheid_klimaat/Klimaataanpak. 4.1.3 Circulaire ketens (o.a. SDG 12) Uitgangspunt bij elke aanbesteding moet zijn of circulariteit onderdeel is van de procedure. De definitie die hierbij gehanteerd wordt is de volgende: Circulair: Het verbinden van economische, sociale en ecologische waarden". Het gaat daarbij om slim ontwerp, bewust gebruik en meer en beter hergebruik. Speerpunten die reeds benoemd zijn: Het circulair verduurzamen van eigen vastgoed; Bedrijven stimuleren én faciliteren de overstap naar circulariteit te zetten. Mogelijke maatregelen: Rheden stimuleert het kijken naar de levensduurkosten in plaats van enkel de aanschafprijs. Van aanbieders wordt gevraagd om van een product de keten in kaart te hebben en bijvoorbeeld een materialenpaspoort aan te leveren. Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. 4.1.4 Social Return (SDG 8 en 10) Iedereen doet naar vermogen mee. De organisaties willen meer mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk krijgen en aan het werk houden. Contractpartners van de organisaties zal gevraagd een bijdrage te leveren aan deze doelstelling in de vorm van Social Return of Investment. Social Return of SROI (Social Return On Investment) bij overheidsopdrachten is primair bedoeld om personen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kansen te geven op werk of ontwikkelingsmogelijkheden. De doelstellingen van Social Return zijn: Het creëren van ontwikkelkansen en werkplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zodat ook zij kunnen participeren en uitkeringslasten worden verminderd. Het bevorderen en stimuleren van inclusief ondernemerschap, waarin medewerkers met verschillende achtergronden, beperkingen en kwaliteiten, werken. Het bevorderen van en invulling geven aan een duurzame win-win samenwerking tussen overheden en werkgevers op gebied van arbeids-, maatschappelijke en scholingsvraagstukken. Social Return zal door middel van het bouwblokkenmodel toegepast worden bij inkoop- en aanbestedingstrajecten. Dit model is een keuzemenu dat opdrachtnemers kunnen hanteren voor de invulling van SROI en geeft, om aan de verantwoordingsverplichting te voldoen, minder administratieve lasten. Het bouwblokkenmodel biedt daarnaast de mogelijkheid voor publieke overheden om de Social Return inzet gedifferentieerd naar doelgroepen en mate van afstand tot de arbeidsmarkt en mate van besparing op uitkeringslasten verschillend te waarderen. Meer informatie over SROI en het bouwblokkenmodel: link nieuwe regionale SROI-beleid. 4.2Integriteit (zie ook: SDG 10 en 16) Rheden stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. Rheden heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. Rheden contracteert enkel met integere Ondernemers. Rheden wil enkel zakendoen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkopen (en aanbestedingen) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Rheden kan bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen conform de vigerende Beleidsregel Wet Bibob Rheden. 5Economische uitgangspunten 5.1Product- en marktanalyse Inkopen vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Rheden acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of markt- analyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met Ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. Rheden kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen. 5.2Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie Rheden acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. Rheden streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. Rheden moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkopen (waar- onder de keuze van Ondernemer(
2. s)en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. Rheden kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van Rheden door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. Rheden kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. 5.3Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen Rheden heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, zal rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Rheden spant zich actief in om, zoveel als mogelijk, lokale Ondernemers te betrekken. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en Rheden moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Bij meervoudig onderhandse Offerteaanvragen zal, indien mogelijk, minimaal één derde van de uit te nodigen partijen lokaal zijn. Voor enkelvoudig onderhandse trajecten geldt dat de afweging gemaakt wordt of een lokale ondernemer kan voorzien in de behoefte. Rheden heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en zelfstandigen (ZZP). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. Rheden houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan Rheden doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onder-aanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria. Rheden heeft oog voor sociale ondernemingen. Bij Inkopen kan Rheden opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben. 5.4Innovatie Rheden kan haar Inkoop- en aanbestedingsbeleid aanwenden om innovatieve oplossingen te stimuleren voor maatschappelijke opgaven. Rheden zal waar mogelijk ruimte laten om innovatieve oplossingen aan te bieden, bijvoorbeeld door een opdracht functioneel te beschrijven. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie aan te wenden voor deze uitdagingen. 5.5Samenwerkingsverbanden Rheden hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkopen. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerking met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoop, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving. 5.6Bepalen van de inkoopprocedure Rheden zal -met inachtneming van onderstaand schema- de inkoopprocedure als volgt bepalen: Drempelbedragen Werken Leveringen + Diensten Enkelvoudig van € 0,00 tot € 150.000,00 van € 0,00 tot € 70.000,00 Meervoudig van € 150.000,00 tot € 3.000.000,00 van € 70.000,00 tot Europese drempel Nationaal van € 3.000.000,00 tot Europese drempel Europees v.a. Europese drempel v.a. Europese drempel Enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag Rheden vraagt minimaal aan één Ondernemer een Offerte. Meervoudig onderhandse Offerteaanvraag Rheden vraagt ten minste aan drie Ondernemers en ten hoogste aan vijf Ondernemers een Offerte. Nationaal aanbesteden Onder de (Europese) drempelbedragen zal Rheden nationaal aanbesteden. Rheden zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de (Europese) drempelbedragen zal Rheden in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving. 5.7Raming en financiële budget Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Rheden wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. 5.8Eerlijke mededinging en commerciële belangen Rheden bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door uit principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert Rheden een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Rheden wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen. 6Organisatorische uitgangspunten 6.1Inkoopproces Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer. Vrij naar Lysons & Parmacon, 2018 Stap Fase inkoopproces Toelichting 1 Voortraject Bepalen van inkoopbehoefte Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse) Raming en bepalen van het financiëlebudget Keuze Offerteaanvraag 2 Specificeren Opstellen van eisen en wensen Omschrijven van de opdracht Opstellen Offerteaanvraag 3 Selecteren Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed Offertes evalueren Nader onderhandelen (indien mogelijk op grond van de geldende wet- en regelgeving) Gunning aan winnende Ondernemer 4 Contracteren Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant Registreren getekende overeenkomst Informeren afgewezen Ondernemers 5 Bestellen Uitvoeren van de opdracht Eventueel met het doen van bestellingen 6 Bewaken Bewaken termijnen Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken. Tijdige betaling facturen 7 Nazorg Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd Evalueren overeenkomst met Contractant 6.2Interne inkoop en aanbesteding regels In het 'voortraject' worden alle inkoopbehoeften > € 10.000,00 excl. BTW verplicht gemeld bij Team Inkoop en Aanbesteden (I&A) van De Connectie, via het daarvoor beschikbaar gestelde digitale systeem. Naar aanleiding van een inkoopmelding, neemt I&A contact op met de betreffende budgethouder/opdrachtgever. De budgethouder maakt i.s.m. I&A een Plan van Aanpak waarin inkoopstrategie, het te volgen aanbestedingsproces, conform het Inkoopbeleid van Rheden waar de inkoop voor wordt uitgevoerd en alle andere noodzakelijke afspraken, waaronder de planning, de projectgroep, etc. worden vastgelegd, als zijnde de interne opdrachtverstrekking aan I&A. Na de interne opdrachtverstrekking wordt het aanbestedingsproject gestart en uitgevoerd conform de afspraken gemaakt in het Plan van Aanpak. 6.3Werkwijze De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten. Dit kan tot uitdrukking worden gebracht door het volgende: Rheden analyseert in welke productgroepen, welke maatschappelijke winst te behalen valt. Het uitvoeren van een spendanalyse. Bij de product- en marktanalyse kan Rheden inventariseren welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. Rheden promoot het in dialoog met de markt vóór (marktconsultatie) of tijdens de aanbestedingsprocedure (bijv. concurrentiegerichte dialoog) zoeken naar bestaande of nieuwe MVI-oplossingen. In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen. Rheden stimuleert het kijken naar de levensduurkosten en niet enkel de aanschafprijs. Rheden kan digitaal Inkopen (E-procurement, E-factureren etc.). Rheden monitort de aangeboden MVI-oplossingen en controleert of MVI-afspraken worden nagekomen. Rheden deelt goede MVI-voorbeelden met andere overheden via pianoo.nl en via de MVI-Zelfevaluatietool. 6.4Verantwoordelijken Inkoop wordt concreet uitgevoerd door het ambtelijke apparaat. Het college van burgemeester en bethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Vastgesteld bij raadsbesluit d.d. 2 juli 2020, nr. 4.De Steeg, 2 juli 2020De raad voornoemd,voorzitter.griffier.