Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos (Nissewaard)

Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie SyntrophosDe colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee; Overwegende: dat samenwerking op het eiland Voorne-Putten op het terrein van ICT en GEO-informatie vanuit oogpunt van continuïteit, efficiëntie, kwaliteit en doelmatigheid geboden is en dat Syntrophos daartoe in 2013 is opgericht; dat de gemeenten Brielle, Hellevoetsluis en Westvoorne op 1 januari 2023 zijn samengevoegd tot de nieuwe gemeente Voorne aan Zee; dat de Wet gemeenschappelijke regelingen op enkele onderdelen is gewijzigd; dat om voornoemde redenen de gemeenschappelijke regeling aanpassing behoeft; dat de colleges, na de mogelijkheid van het inbrengen van zienswijzen van hun Raden op de ontwerpregeling en na verkregen toestemming van hun Raden, kunnen beslissen tot de hiervoor bedoelde wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling; Gelet op: Artikel 1 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen; Gezien: De verkregen toestemming van de gemeenteraden van Nissewaard en Voorne aan Zee; Besluiten: De Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos te wijzigen als volgt: Afdeling1 Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen In deze Regeling en de daarop berustende besluiten wordt verstaan onder: Bedrijfsvoeringsorganisatie: De rechtspersoon als bedoeld in artikel 8, lid 3 van de Wet en artikel 3 van de Regeling; Bestuur: Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de Wet; College: College van burgemeester en wethouders van een gemeente die de regeling mede getroffen heeft; Deelnemer: Het college van burgemeester en wethouders van een gemeente die de Regeling mede getroffen heeft; Directeur: Directeur van Syntrophos. Gemeenten: De gemeenten Nissewaard en Voorne aan Zee; Kadernota: Beleidsmatige en financiële kaders waarbinnen de begroting en meerjarenramingen worden opgesteld; Raden: De gemeenteraden van de Deelnemers; Regeling: Gemeenschappelijke regeling zoals bedoeld in artikel 1, lid 1 van de Wet, alsmede de Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos; Syntrophos: Bedrijfsvoeringsorganisatie zoals bedoeld in artikel 8 lid 3 van de Wet; Wet: Wet Gemeenschappelijke Regelingen. Artikel2Belang De regeling wordt getroffen ter ondersteuning en uitvoering van de taken van de deelnemers op het gebied van ICT, GEO-informatie en telefonie. Artikel3Bedrijfsvoeringsorganisatie 3.1De naam van de Bedrijfsvoeringsorganisatie is Syntrophos. 3.2De Bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Spijkenisse (gemeente Nissewaard). Artikel4Doelstelling 4.1 De Bedrijfsvoeringsorganisatie heeft tot doel: Het realiseren en behouden van de reeds aanwezige benodigde informatievoorzieningen en het efficiënte en professionele beheer daarvan ten behoeve van de deelnemende gemeenten en de coördinatie van ICT- activiteiten in verband met de verdere ontwikkeling van de in de dienstverleningsovereenkomsten opgesomde activiteiten. Daarnaast kan de Bedrijfsvoeringsorganisatie met toestemming van het bestuur eveneens werkzaamheden verrichten op voormeld terrein ten behoeve van niet-deelnemende organisaties. 4.2De invoering van de Regeling dient de volgende kwalitatieve doelstellingen te realiseren: verminderen kwetsbaarheid; vergroten slagkracht; ontwikkelingen en landelijke vereisten beter het hoofd bieden; beheersen van kosten(-stijgingen) en benodigde investeringen; verbeteren van de dienstverlening. Artikel5Verantwoordelijkheden 5.1In het kader van de doelstellingen heeft de Bedrijfsvoeringsorganisatie de volgende uitvoerende Verantwoordelijkheden: Aanschaf, ontwikkeling, onderhoud, beheer en exploitatie van data en telefonie, hardware, software, netwerk infrastructuren, applicaties en GEO-informatie: Uitvoering van de afspraken zoals opgenomen in de dienstverleningsovereenkomsten, andere noodzakelijke documenten, alsmede wettelijke taken. 5.2Het bestuur kan besluiten tot het aangaan van dienstverleningsovereenkomsten met niet-deelnemers. 5.3Aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie worden voor de realisatie van de in artikel 4 omschreven doelstelling alle bevoegdheden van regeling en bestuur gemandateerd, die nodig zijn voor de uitvoering van de in lid 1 genoemde verantwoordelijkheden. 5.4Ondermandaat is toegestaan tenzij anders is aangegeven. 5.5De deelnemers dragen geen bevoegdheden over aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie. Afdeling2 Bestuur en voorzitter In aanvulling op de Wet wordt het volgende vastgesteld betreffende het bestuur en de voorzitter van het bestuur. Artikel6Samenstelling en zittingsduur 6.1Een lid van het bestuur treedt af op de dag waarop het nieuw aangewezen lid van het bestuur in functie treedt. 6.2Indien tussentijds binnen het bestuur een plaats vacant of beschikbaar komt, wijst de deelnemer, die het aangaat, in zijn eerstvolgende vergadering of als dit niet mogelijk is ten spoedigste daarna een nieuw lid aan. 6.3 Hij, die ter vervulling van een tussentijdse vacature, als lid van het bestuur wordt benoemd, treedt af op het tijdstip, waarop degene in wiens plaats hij is benoemd, zou hebben moeten aftreden. 6.4 Een lid van het Bestuur kan te allen tijde ontslag nemen. Hij deelt zijn ontslag mede aan de deelnemer die het aangaat. De desbetreffende deelnemer doet mededeling van het ontslag aan het bestuur. Het lid houdt zitting in het bestuur totdat in de opvolging is voorzien. 6.5 Voor ieder lid van het bestuur wordt tevens ten minste één plaatsvervangend lid aangewezen door de deelnemer, die het lid heeft aangewezen. Op plaatsvervangende leden zijn het tweede tot en met het vierde lid van dit artikel alsmede artikel 10, lid 6 van overeenkomstige toepassing. Artikel7Stemming en besluitvorming 7.1Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt, of tenminste één lid van het bestuur zulks onder opgave van de te behandelen onderwerpen verzoekt. 7.2 Het bestuur stelt een reglement van orde voor vergaderingen van het bestuur vast. 7.3 Anderen kunnen worden uitgenodigd om de vergaderingen van het bestuur bij te wonen. 7.4 Bij het nemen van besluiten door het bestuur brengen de leden voor de gemeenten die zij vertegenwoordigen ieder één stem uit. Het gewicht van de stemmen per lid is als volgt verdeeld: Stem van het lid van de gemeente Nissewaard telt 1 keer Stem van het lid van de gemeente Voorne aan Zee telt 1 keer 7.5Van het bepaalde in het vierde lid zijn besluiten omtrent vaststelling en wijziging van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie uitgezonderd. Voor deze uitgezonderde onderwerpen geldt unanimiteit van stemmen. 7.6Het bestuur beslist bij meerderheid van stemmen. Bij het staken van de stemmen is een voorstel verworpen. Artikel8Bevoegdheden bestuur 8.1Voor de vervulling van de in artikel 5 genoemde verantwoordelijkheden oefent het bestuur de bevoegdheden uit die bij of krachtens de Wet zijn toegekend aan de deelnemers. 8.2Naast de uitoefening van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling bepaalde is het bestuur, naast de bevoegdheden als opgenomen in de Wet, in elk geval belast met en bevoegd tot: het vaststellen van de jaarlijkse kadernota van de Bedrijfsvoeringsorganisatie; het vaststellen van bestuursrapportages; het vaststellen van de benodigde verordeningen en nota’s ten behoeve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie; de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 35, zesde lid, van de Wet juncto artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet; het beheer van de inkomsten en uitgaven van de Bedrijfsvoeringsorganisatie; het vaststellen van rechtspositionele regelingen ten behoeve van het personeel; benoeming, schorsing en ontslag van het personeel van de Bedrijfsvoeringsorganisatie; het doen van voorstellen tot toetreding alsmede voorbereiding voor besluitvorming in geval van uittreding. 8.3Het bestuur neemt alle conservatoire maatregelen en doet wat nodig is ter voorkoming van verjaring of verlies van recht of bezit van de Bedrijfsvoeringsorganisatie. 8.4Een bevoegdheid kan niet worden overgedragen als de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. 8.5Het bestuur kan machtiging, volmacht en mandaat verstrekken voor de daarvoor in aanmerking komende uitvoerende bevoegdheden. Artikel9Informatie- en verantwoordingsplichten alsmede evaluatie 9.1Een lid van het bestuur legt aan het College dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door hem in het bestuur gevoerde en te voeren beleid, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen. 9.2Een lid van het bestuur verstrekt het College dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat College gevraagde inlichtingen, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt. 9.3Het bestuur verstrekt door tussenkomst van de Colleges de Raden of de door een of meer leden van die Raden gevraagde inlichtingen. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt. 9.4Het bestuur geeft daarnaast aan de Colleges en, door tussenkomst van de Colleges, aan de Raden ongevraagd alle inlichtingen die de Colleges en de Raden voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt. 9.5Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de Raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet. 9.6Een lid van het bestuur kan door het College dat hem heeft aangewezen worden ontslagen. 9.7Met uitzondering van besluiten tot wijzigen van deze Regeling, zijn besluiten van het bestuur niet vatbaar voor zienswijzen van de Raden. 9.8Des verzocht worden door het bestuur aan de Raden van de deelnemers inlichtingen verstrekt over de (uitvoering van

1. de)regeling. 9.9Gelet op de aard van de regeling, hebben inwoners van de deelnemers geen participatiemogelijkheid ten aanzien van de regeling. 9.10 De deelnemers zullen het functioneren van de regeling evalueren middels de Planning & Control cyclus. Artikel10Aanwijzing en ontslag van de voorzitter 10.1Telkens na gemeenteraadsverkiezingen worden de leden van het bestuur door de Colleges aangewezen. In vervolg daarop wijst het bestuur, gehoord de Colleges, de voorzitter aan en bepaalt daarbij de periode van het voorzitterschap indien deze korter is dan de periode tot eerstvolgende gemeenteraadsverkiezingen. 10.2Waarneming van het bestuur wordt binnen de colleges van de deelnemers opgelost. 10.3Het bestuur beslist omtrent schorsing en ontslag van de voorzitter. Artikel11Bevoegdheden van de voorzitter De bevoegdheden van de voorzitter zijn opgenomen in het reglement van orde. Artikel12Vertegenwoordiging door de voorzitter Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een gemeente die partij is in een rechtsgeding, waarbij de Bedrijfsvoeringsorganisatie is betrokken, wordt de Bedrijfsvoeringsorganisatie in dit rechtsgeding door een ander door het bestuur aan te wijzen lid van dit Bestuur vertegenwoordigd. Artikel13Kwaliteitsborging 13.1De Bedrijfsvoeringsorganisatie draagt zorg voor een kwalitatief goede en doelmatige uitvoering van de verantwoordelijkheden, zoals vermeld in artikel 5 van deze regeling. 13.2De Bedrijfsvoeringsorganisatie en de deelnemers maken hierover afspraken op het gebied van diensten, producten en samenwerking, en hebben hierover structureel overleg. Afdeling3 Secretaris, directeur en personeel Artikel14De secretaris De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie fungeert als secretaris van het bestuur. Artikel15Rechtspositie van het personeel 15.1De Bedrijfsvoeringsorganisatie is lid van de Werkgeversvereniging samenwerkende gemeentelijkje organisaties (WSGO). Op het personeel is van toepassing de cao samenwerkende gemeentelijke organisaties (cao SGO). 15.2De bevoegdheden ten aanzien van het personeel worden uitgeoefend door het bestuur, onverminderd het bepaalde in artikel 10, lid 5 en artikel 18, lid 2. 15.3Het bestuur stelt, in aanvulling op de in lid 1. bedoelde cao, een Personeelshandboek vast. Artikel16De directeur 16.1De directeur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie wordt door het bestuur benoemd. 16.2Het bestuur voorziet in een vervangingsregeling ten aanzien van de directeur. 16.3De bevoegdheid tot schorsing of ontslag van de directeur berust bij het bestuur. 16.4De Regelgeving & Organisatie Syntrophos inclusief de instructie aan de directeur wordt door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie vastgesteld. Artikel17Taken en bevoegdheden directeur 17.1De directeur is namens het bestuur belast met de integrale dagelijkse leiding over de organisatie en de procesvoering ten aanzien van de (geïntegreerde) voorbereiding en uitvoering van de verantwoordelijkheden, als bedoeld in artikel 5. 17.2De directeur staat het bestuur en de voorzitter bij in de hun opgedragen taken en kan gemachtigd worden om namens hen, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft, bepaalde besluiten te nemen en om bepaalde stukken die namens het bestuur uitgaan namens het bestuur te ondertekenen. Afdeling4 Financiële bepalingen Artikel18Financiële bijdragen 18.1Het bestuur stelt een financiële verordening vast. Deze verordening bevat in ieder geval nadere regels betreffende de wijze en in welke mate de deelnemers financieel bijdragen aan de middelen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie. 18.2Onderdeel van de in het vorige lid genoemde verordening is de financiële verdeelsleutel. Deze verdeelsleutel wordt vastgesteld door het bestuur na instemming door de Colleges. Artikel19Gemeentewet In de verordening op grond van artikel 212 van de Gemeentewet wordt in ieder geval geregeld dat minimaal één keer per jaar aan de deelnemers de stand van zaken over de uitvoering van de begroting wordt gerapporteerd, zowel financieel als inhoudelijk. Artikel20Financiële verantwoordelijkheid 20.1De deelnemers dragen er zorg voor dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen. 20.2Indien een deelnemer weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet. Artikel21Reserves en voorzieningen Reserves en voorzieningen worden geregeld staat beschreven in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos. Afdeling5 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing Artikel22Toetreding 22.1Toetreding tot de regeling vindt plaats bij daartoe strekkende eensluidende besluiten van de deelnemers alsmede het college van de potentieel deelnemende gemeente, na verkregen toestemming van de Raden en de raad van de potentieel deelnemende gemeente. 22.2Het bestuur doet een voorstel aan de deelnemers tot toetreding en regelt daarbij de voorwaarden die aan de toetreding zijn verbonden. 22.3Het bestuur stelt een toetredingssom vast voor toetreding en de bijdrage na de toetreding. De gevolgen van de toetreding worden in de Bijdrageverordening verwerkt. 22.4De toetreding treedt in werking op een in overleg tussen het bestuur en de toetredende deelnemer(
2. s)te bepalen tijdstip, dat niet ligt voor het tijdstip waarop de in het eerste lid genoemde besluiten zijn genomen en bekendgemaakt. 22.5Indien toetreding plaatsvindt door een orgaan, dat ingevolge de Wet tot toetreding bevoegd is, anders dan een college van burgemeester en wethouders, zijn de voorgaande leden van overeenkomstige toepassing. Indien een ander orgaan, dan een college van burgemeester en wethouders, toetreedt tot de regeling dient te worden bezien of dit leidt tot technische aanpassingen van de Regeling en de daarmee samenhangende regelingen en uitvoeringsbesluiten. Artikel23Uittreding 23.1Iedere deelnemers kan besluiten tot gehele of gedeeltelijke uittreding uit deze regeling, verder te noemen “uittreding”, na verkregen toestemming van de Raden en de raad van de potentieel uittredende gemeente. 23.2Uittreding kan niet eerder plaats vinden dan zes jaar na het ontstaan van de omzetting in een Bedrijfsvoeringsorganisatie, dan wel zes jaar na toetreding tot de regeling. Bij het nemen van het besluit wordt artikel 1 van de Wet in acht genomen. 23.3Alvorens een deelnemer tot een besluit tot uittreding komt, wordt over het voornemen daartoe overleg met de andere Colleges gevoerd. 23.4In het voornemen als bedoeld in het derde lid worden de motieven gegeven op grond waarvan de deelnemer wenst uit te treden. 23.5Het besluit als bedoeld in het eerste lid wordt terstond ter kennis gebracht aan het bestuur. 23.6De uittredende deelnemer betaalt de schade die de achterblijvende deelnemers als gevolg van de uittreding lijden. De uittredingssom wordt door een bindend advies vastgesteld door een commissie van drie onafhankelijke deskundigen die worden aangewezen door het bestuur. Het bestuur regelt de overige gevolgen van de uittreding. Het bindend advies bevat in elk geval de volgende elementen: eventueel nog te verrekenen bedragen, uitgaande van de bestaande systematiek voor de berekening van de financiële bijdrage per deelnemer; kosten in verband met mogelijk doorlopende verplichtingen; frictiekosten die redelijkerwijs zijn toe te rekenen aan de uittreding, waarbij in beginsel als uitgangspunt geldt: mens volgt werk; een mogelijke financiële afbouwregeling voor de uittredende deelnemer; gevolgen voor huisvesting van de Bedrijfsvoeringsorganisatie; het vermogen van de Bedrijfsvoeringsorganisatie. 23.7Een uittredende deelnemer kan geen recht doen gelden op de overdracht van enig eigendom van de Bedrijfsvoeringsorganisatie. 23.8Van elk definitief besluit tot uittreding wordt terstond kennis gegeven aan de overige Colleges en hun Raden en Gedeputeerde Staten. 23.9De gehele procedure voor gedeeltelijke en gehele uittreding staat beschreven in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos. Artikel24Wijziging 24.1Een voorstel aan de deelnemers tot wijziging van deze regeling kan worden gedaan door het bestuur of door tenminste één van de deelnemers. 24.2De deelnemers dienen met eensluidende besluiten unaniem in te stemmen met een besluit tot wijziging van deze regeling met inachtneming van artikel 1 van de Wet. 24.3De wijziging van de Regeling treedt niet eerder in werking dan nadat deze door de Bedrijfsvoeringsorganisatie bekend is gemaakt. Artikel25Opheffing 25.1Onder opheffing wordt verstaan het gelijktijdig uittreden van alle deelnemers. 25.2De regeling kan worden opgeheven bij daartoe strekkende gelijkluidende besluiten van alle deelnemers met inachtneming van artikel 1 van de Wet. 25.3Het bestuur stelt, de Raden van de deelnemers gehoord, binnen zes maanden na de in lid 1 genoemde besluiten, een liquidatieplan vast en regelt de vereffening van het vermogen. 25.4De Bedrijfsvoeringsorganisatie blijft, zo nodig, na het tijdstip van de beëindiging in functie totdat de liquidatie is afgerond. Afdeling6 Archiefbescheiden Artikel26Archief Het archiefbescheiden wordt geregeld in de Regelgeving & Organisatie Syntrophos. Afdeling7 Geschillen en klachten Artikel27Geschillenregeling 27.1In geval van geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wet geldt eerst de in dit artikel beschreven procedure, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten. 27.2Indien een geschil ontstaat treden het bestuur en het College van de betreffende Gemeente(
3. n)terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen. 27.3Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen gezamenlijk een advies uit aan het bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen. Voorafgaand aan het advies hoort de commissie de bij het geschil betrokken bestuursorganen. 27.4Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen in overleg teneinde te trachten tot een oplossing te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk van de partijen vrij om het geschil overeenkomstig artikel 28 van de Wet voor te leggen aan Gedeputeerde Staten. 27.5De kosten van de adviescommissie worden in gelijke delen door de conflicterende partijen gedragen. Afdeling8 Slot- en overgangsbepalingen Artikel28Duur regeling 28.1Deze regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 28.2Het College van de gemeente Nissewaard zendt de Regeling naar Gedeputeerde Staten. 28.3Het College bedoeld in het vorige lid draagt tevens zorg voor bekendmaking van de Regeling overeenkomstig het bepaalde in artikel 26 van de Wet. 28.4Het tweede en derde lid van dit artikel zijn van toepassing op besluiten tot wijziging en opheffing van deze regeling alsmede op besluiten tot toetreding en uittreding. 28.5De deelnemers nemen de regeling op in het door hen bij te houden register als bedoeld in artikel 27 van de Wet. Artikel29Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze Regeling of de Wet niet voorziet, beslist het Bestuur. Artikel30Inwerkingtreding Deze Regeling treedt in werking op 1 oktober 2023 Artikel31Citeertitel De regeling wordt aangehaald als: “Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Syntrophos” of “GR Syntrophos”. Opgemaakt in tweevoud en aldus vastgesteld op 13 september 2023. Burgemeester en wethouders van de gemeente Nissewaardde wnd. gemeentesecretaris,S. Elsemande burgemeester,mr. F. van OostenBurgemeester en wethouders van de gemeente Voorne aan Zeede gemeentesecretaris,R. Heintjes MCMde burgemeester,Dr. J.P. Rehwinkel