Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021 (Haarlemmermeer)

Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021 De raad van de gemeente Haarlemmermeer; gelezen het voorstel van Burgemeester en Wethouders van 29 juni 2021, nummer 2021.0001604; besluit: vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Haarlemmermeer 2021; Algemeen Artikel1Griffier 1.De raad benoemt de griffier. 2.De raad benoemt de plaatsvervangend griffier. 3.De griffier stelt medewerkers van de griffie aan. 4.Bij verhindering of afwezigheid van de griffier treedt de daartoe door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier in zijn plaats. Artikel2Organisatie en werkwijze griffie 1.De griffier geeft leiding aan de griffie. 2.De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. 3.De nadere invulling van de werkwijze en taken van de griffie worden vastgelegd in een functieboek griffie. Taken van de griffier Artikel3Algemene ondersteuning 1.De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de raad. 2.De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van de leden van de raad. 3.De griffier draagt zorg voor de toegankelijkheid van het vergaderstelsel van de gemeenteraad voor inwoners en instellingen van de gemeente Haarlemmermeer. 4.De griffier draagt zorg voor het faciliteren en organiseren van eventuele trainingen ten behoeve van de vaardigheden van raadsleden. Artikel4Ondersteuning commissies, en werkgroepen Indien de raad een werkgroep of commissie instelt, draagt de griffier zorg voor de ondersteuning van die werkgroep of commissie, tenzij de raad of de commissie anders beslist. Artikel5Ambtelijke bijstand De griffier draagt er, zo nodig in samenwerking met de secretaris, zorg voor dat de leden van de raad desgevraagd ambtelijke bijstand verkrijgen. Voorschriften hierover zijn gesteld in de Verordening op de ambtelijke bijstand. Artikel6Agenda en Presidium 1.De griffier ondersteunt het Presidium bij het voorbereiden van de agenda's van de raadsvergaderingen en raadsessies. 2.De griffier draagt in opdracht van het Presidium zorg voor de verzending van de raadsagenda en daarbij behorende stukken 3.De griffier verzendt overige informatie welke aan de raad is gericht op de naar zijn inzicht meest geschikte wijze. Artikel7Presidium en Cultuur en Structuur 1.De griffier ondersteunt het Presidium bij zijn voorbereidende functie tot het leveren van bijdragen aan: de ontwikkeling van kwaliteit van de raadspleinvergaderingen de ontwikkeling van werkwijzen van de raad. het waarborgen van de kwaliteit van de raadsstukken Artikel8Seniorenconvent De griffier is aanwezig bij de vergaderingen van het Seniorenconvent. Artikel9Vergaderingen van de raad en raadssessies 1.De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen. 2.De griffier of een door hem daartoe aangewezen medewerker van de griffie is aanwezig bij de raadssessies. Artikel10Bijstand raadsvoorzitter en sessievoorzitters 1.De griffier staat de voorzitter van de raad ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van de vergaderingen van de raad. 2.De griffier draagt er zorg voor dat de voorzitters van de raadsessies worden bijgestaan in een goede voorbereiding en een goed verloop van de raadssessies waarin de raadscommissie uiteengaat. Artikel11Inwoners en instellingen De griffier is verantwoordelijk voor een goede ondersteuning van inwoners en instellingen die gebruik willen maken van de mogelijkheden tot burgerparticipatie ten aanzien van de raad. Artikel12Afstemming gemeentesecretaris De griffier zorgt voor adequate afstemming met de secretaris gericht op een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures. Artikel13Driehoeksoverleg tussen burgemeester, gemeentesecretaris en griffier De griffier overlegt met burgemeester en gemeentesecretaris om gezamenlijk optimale ondersteuning van en regie op de verdeling van rollen en taken tussen raad en college te bewerkstelligen. Artikel14Slotbepaling 1.In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie. 2.Deze instructie treedt in werking op de dag na de vaststelling. Aldus vastgesteld in de raadsvergadering van ….,