Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Son en Breugel 2023 (Son en Breugel)

Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Son en Breugel 2023De raad van de gemeente Son en Breugel; Gelezen het voorstel van de raadsgriffier d.d. 27 juli 2023; Gelet op de circulaire Benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties met ingangsdatum 1 oktober 2017; Gelet op artikel 61a, 61c, 84 en 147 jo. 149 van de Gemeentewet; BESLUIT: vast te stellen de ‘Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Son en Breugel 2023’. A. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: klankbordgesprek: gesprek van de commissie uit de raad met de burgemeester, zijnde een gezamenlijke reflectie op het functioneren van het gemeentebestuur en de rol van de burgemeester daarin in het bijzonder. commissie: de commissie die door de raad is ingesteld om klankbordgesprekken te voeren en de aanbeveling tot herbenoeming voor te bereiden. voorzitter: de voorzitter van de commissie die de klankbordgesprekken voert met de burgemeester. commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Noord-Brabant. Artikel2Taak De commissie heeft tot taak: Het voorbereiden en voeren van klankbordgesprekken met de burgemeester. De aanbeveling tot herbenoeming voor de burgemeester voor te bereiden. Artikel3Samenstelling commissie De commissie bestaat uit één lid uit elke raadsfractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad. De commissie kent geen plaatsvervangend leden. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter. De voorzitter van de commissie vertegenwoordigt de commissie en treedt op als contactpersoon en woordvoerder. Artikel4Ambtelijke ondersteuning De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie. Als plaatsvervangend secretaris van de commissie fungeert de plaatsvervangend raadsgriffier. De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. De raad kan bepalen dat de gemeentesecretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de commissie wordt toegevoegd ten behoeve van een herbenoemingsprocedure. Deze is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. Indien de raad heeft bepaald conform het gestelde in lid 4, wordt de gemeentesecretaris uitgenodigd voor de vergaderingen van commissie. Artikel5Geheimhouding Op alle informatie van de commissie rust de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. De vergaderingen van de commissie zijn besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van “geheim” door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van “geheim” gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. De geheimhoudingsplicht blijft ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht. Artikel6Vergaderingen De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste twee leden dit noodzakelijk achten. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan: de leden van de commissie; de burgemeester, voor zover een gesprek met hem of haar plaats heeft. De commissie vergadert niet als niet ten minste vier leden aanwezig zijn. Artikel7Verslaglegging Van het behandelde ter vergadering wordt door de secretaris een kort samenvattend verslag gemaakt. Dit verslag wordt door de commissie in een volgende vergadering vastgesteld. Artikel8Archivering De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als “geheim”, en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. B. BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN Artikel9Aantal te voeren klankbordgesprekken De commissie houdt twee keer per jaar met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren. De secretaris agendeert en organiseert de klankbordgesprekken in overleg met de voorzitter van de commissie. De gesprekken worden zodanig gepland dat deze plaatsvinden voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris met de burgemeester heeft. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek. In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens binnen een termijn van drie tot zes maanden een evaluatiegesprek plaats Artikel10Voorbereiding en inhoud klankbordgesprekken De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. Artikel11Verslaglegging van de klankbordgesprekken Van het klankbordgesprek wordt een schriftelijk verslag opgesteld door de secretaris, dat niet openbaar wordt gemaakt. Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. Voorts geeft het verslag een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers aan het gesprek. Raadsleden kunnen het verslag, onder geheimhouding, inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt verzonden aan de commissaris. C. BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING Artikel12Adviseur De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie ter vervulling van de in artikel 2 onder b genoemde taak. Deze is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel 6, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel13Informatie over en gesprek met de burgemeester De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Artikel14Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel 11 bedoelde verslag opgenomen. Artikel15Verslag van bevindingen over een aanbeveling inzake de herbenoeming De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling inzake de herbenoeming schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris bevat in ieder geval: Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; Een concept aanbeveling inzake de herbenoeming met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; Vermelding of sprake is van unanimiteit binnen de commissie; Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld. D. SLOTBEPALINGEN Artikel16Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel17Ontbinding van de commissie De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk Besluit is herbenoemd. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast. Artikel18Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als ‘Verordening vertrouwenscommissie klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester Son en Breugel 2023’. Artikel19Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Aldus besloten door de raad in zijn openbare vergadering van 26 oktober 2023.de griffier, Moniek Weerts de voorzitter, Suzanne Otters-Bruijnen