Bezoekersreglement Gemeentearchief Staphorst 2023 (Staphorst)

Bezoekersreglement Gemeentearchief Staphorst 2023Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Staphorst; gelet op artikel 14 Archiefwet 1995 en artikel 7 Beheerregeling informatiebeheer gemeente Staphorst 2021; besluit vast te stellen de volgende: Voorschriften omtrent de raadpleging van documenten 1.Algemene bepalingen Artikel1 In dit reglement wordt verstaan onder: Gebruik van archieven en collecties: het raadplegen, het maken van afbeeldingen, afschriften uittreksels en bewerkingen als bedoeld in artikel 14 van de Archiefwet 1995 Document (archiefbescheiden): een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander geheel van vastgelegde gegevens, al dan niet onderdeel zijnde van een collectie zoals gedefinieerd in art. 1 c Archiefwet 1995 Gemeente: gemeente Staphorst Beheerder van het archief van de gemeente Staphorst: manager van de afdeling Bestuur en Managementondersteuning Studieruimte: ruimte voor het gebruik van documenten door bezoekers Artikel2 Dit reglement is van toepassing op het gebruik van documenten uit archieven en collecties. Artikel3 Dit reglement is niet van toepassing op het gebruiken van een archief of collectie door of namens de eigenaar of schenker van dat archief of die collectie, voor zover dat noodzakelijk is voor de eigen bedrijfsvoering van de eigenaar of schenker. 2.Bezoekersreglement en bezoekersregistratie Artikel4 Bij of voorafgaand aan het eerste bezoek aan het gemeentearchief ontvangt de bezoeker een (digitaal) exemplaar van dit bezoekersreglement. Artikel5 Bij het eerste bezoek aan de studieruimte dient de bezoeker zich te identificeren en een bezoekersformulier in te vullen en deze te ondertekenen. Door ondertekening van het bezoekersformulier, gaat de bezoeker akkoord met de bepalingen in dit bezoekersreglement. Artikel6 Bij ieder vervolgbezoek worden nieuwe bezoek- en raadpleeggegevens bijgeschreven in het bezoekersformulier of wordt een nieuw formulier aangeboden, dat de bezoeker dient te ondertekenen. Artikel7 De in artikel 5 en 6 bedoelde registraties zijn alleen bedoeld voor statistische doeleinden, om indien nodig in contact te komen met de bezoeker en om misbruik van de archieven en collecties te voorkomen en te traceren. Artikel8 De bezoekersregistratie wordt tot 5 jaar na het laatste bezoek bewaard. 3.Studieruimte Artikel9 Het gebruik van documenten door bezoekers vindt plaats in de studieruimte. Artikel10 Bezoek aan de studieruimte is mogelijk tijdens openingstijden van het gemeentehuis en alleen op afspraak. Informatie over openingstijden is te vinden op de website van de gemeente. Artikel11 Afhankelijk van de personeelsbezetting behoudt de gemeente zich het recht voor om de studieruimte tussen 12.00 en 13.00 uur te sluiten voor bezoekers. Artikel12 Toegang tot de archiefbewaarplaats vindt slechts plaats onder begeleiding van een daartoe bevoegde medewerker of met toestemming van de beheerder. Artikel13 Het is niet toegestaan huisdieren mee te nemen in de studieruimte, geleidehond of hulphond uitgezonderd. Artikel14 Bezoekers dienen jassen en tassen te plaatsen op de daartoe aangewezen plek in de studieruimte. De gemeente is niet aansprakelijk bij verlies en/of diefstal van eigendommen van bezoekers. Artikel15 Eten en drinken in de studieruimte is niet toegestaan. Eten en drinken is toegestaan op daartoe aangewezen plekken. Na het eten of drinken moeten de handen gewassen worden. 4.Aanvragen en raadplegen van documenten Artikel16 Tenzij de beheerder een uitzondering maakt, kunnen de volgende categorieën documenten niet (in origineel) door bezoekers gebruikt worden: Documenten uit archieven die in bewerking zijn Documenten die zodanig kwetsbaar zijn, dat raadpleging een groot risico op onherstelbare schade oplevert Documenten waarvan vervangende dragers beschikbaar zijn Artikel17 1.Documenten waarop een beperking van de openbaarheid rust mogen slechts worden ingezien na schriftelijke toestemming van de beheerder. 2.Toestemming voor inzage in documenten waarop een beperking van de openbaarheid rust dient bij de beheerder te worden aangevraagd via het algemene e-mailadres of postadres van de gemeente Staphorst. 5.Omgang met documenten uit archieven en collecties Artikel18 Het is de bezoeker verboden de ter gebruik verstrekte documenten te ontvreemden. Wanneer vervreemding wordt geconstateerd, zal aangifte worden gedaan. Artikel19 Het is de bezoeker niet toegestaan om aanpassingen van welke aard dan ook aan te brengen in en aan de documenten. Voorzichtigheid bij gebruik dient te worden betracht. De bezoeker houdt zich bij het gebruik van documenten aan de volgende regels: Op de documenten worden geen aantekeningen gemaakt of strepen aangebracht Vouwen, kreuken of scheuren (van delen) van documenten dient vermeden te worden De volgorde van documenten zoals aangetroffen dient behouden te worden Het likken/bevochtigen van vingers bij het omslaan van pagina’s is niet toegestaan Het leunen op of het plaatsen van voorwerpen op documenten is niet toegestaan Het verwijderen van labels, nietjes en of ander bindmateriaal is niet toegestaan Het toevoegen van eigen documenten aan archiefdocumenten is niet toegestaan Het overtekenen van documenten middels transparant papier is niet toegestaan Beschadigingen dienen bij een archiefmedewerker te worden gemeld Artikel20 De bezoeker dient eventuele aantekeningen voor zichzelf met zelf meegebracht potlood en papier of op een eigen laptop te maken. Artikel21 De bezoeker moet de opgevraagde archiefbescheiden zorgvuldig behandelen. De kosten van eventuele schade worden op de bezoeker verhaald. 6.Naleving van gegevensbeschermingswetgeving Artikel22 In documenten kunnen (bijzondere) persoonsgegevens voorkomen over nog levende personen. Wanneer de bezoeker documenten wil raadplegen die persoonsgegevens bevatten die vallen onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), verklaart de bezoeker met het ondertekenen van het bezoekersformulier dat hij de bepalingen van de AVG zal naleven en dat zijn onderzoek alleen een historisch (waaronder genealogisch), wetenschappelijk of statistisch doel heeft. 7.Reproducties Artikel23 Van auteursrechtelijk beschermde werken worden geen kopieën verstrekt. Artikel24 Van documenten waarop een beperking van de openbaarheid berust, worden geen (digitale) kopieën verstrekt en mogen geen foto’s gemaakt worden. De beheerder kan in bijzondere gevallen beslissen om hiervan af te wijken. Artikel25 Het maken van kopieën van documenten gebeurt door de archiefmedewerker. Deze kan beslissen om vanwege de kwetsbaarheid van de documenten geen kopieën te maken uit: Gebonden archiefdelen dikker dan 5 centimeter Documenten groter dan A3-formaat Charters (van perkament en met een zegel), andere bescheiden van perkament en/of zegels Gekleurde afbeeldingen Documenten en boeken waarvan de band het niet toelaat Documenten van voor 1850 Boeken van voor 1950 Linnen documenten Alle documenten die materieel niet in goede staat verkeren Artikel26 Het is toegestaan om voor eigen gebruik foto’s van openbare documenten te maken. Bij het fotograferen is het gebruik van een flitser verboden. 8.Publicatie Artikel27 Ten aanzien van het publiceren en/of anderszins verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens die in de documenten zijn aangetroffen, is de bezoeker zelf verwerkingsverantwoordelijke, als bedoeld in artikel 4 lid 7 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De bezoeker is bij het publiceren en/of anderszins verwerken van de in de eerste zin bedoelde persoonsgegevens dan ook zelf verantwoordelijk voor naleving van de bepalingen van de AVG. De bezoeker mag persoonsgegevens van nog levende personen alleen publiceren voor historische, wetenschappelijke of statistische doeleinden en onder de voorwaarde dat openbaarmaking van de gegevens van nog levende personen geschiedt op een zodanige wijze dat de persoonlijke levenssfeer van deze personen niet onevenredig wordt geschaad. Artikel28 Voor zover artikel 27 dat toelaat en mits het originele materiaal rechtenvrij is, mag de bezoeker de in de studieruimte van het gemeentearchief gemaakte reproducties gebruiken voor publicaties of tentoonstellingen. Wanneer er auteursrechten op de originelen rusten, is de bezoeker zelf verantwoordelijk voor het regelen van de benodigde toestemmingen en/of vergoedingen met de rechthebbende. Artikel29 Bij gebruik van reproducties uit het gemeentearchief voor een publicatie of tentoonstelling wordt bronvermelding op prijs gesteld. 9.Sancties Artikel30 Bezoekers dienen zich te allen tijde te houden aan de inhoud van dit reglement en de aanwijzingen van de archiefmedewerker op te volgen. Artikel31 Bij weigering het reglement en aanwijzingen van de archiefmedewerker te volgen, kan de bezoeker verder verblijf in de studieruimte onmiddellijk worden ontzegd. Artikel32 Bij herhaaldelijk geconstateerd wangedrag kan de beheerder een bezoeker de toegang tot de studieruimte weigeren. 10.Verzoeken om inlichtingen en reproducties, zowel schriftelijk als per e-mail Artikel33 Aan schriftelijke of per e-mail ontvangen verzoeken van burgers om voor hen onderzoek in de archieven te doen, of daaruit afbeeldingen, afschriften, uittreksels dan wel bewerkingen te maken, wordt door de gemeente voldaan voor zover de dienst zulks toelaat. 11.Legeskosten archiefonderzoek en vervaardigen reproducties Artikel34 Voor het verrichten van onderzoek en het maken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels dan wel bewerkingen uit archieven door medewerkers van de gemeente, wordt betaling van legesgelden gevorderd overeenkomstig de betreffende bepalingen van de legesverordening van de gemeente Staphorst. 12.Uitlening Artikel35 Uit in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties kunnen voor een overeengekomen termijn archiefbescheiden worden uitgeleend ten behoeve van tentoonstellingen, mits dit gebeurt onder voldoende waarborgen voor het transport, de bewaring en de beveiliging van het uitgeleende, tegen vergoeding van de kosten en op de door de beheerder te stellen voorwaarden. Artikel36 Behoudens wettelijke bepalingen en het vorenstaande wordt van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties niets uitgeleend, tenzij de beheerder daartoe in bijzondere gevallen termen aanwezig acht. 13.Klachten Artikel37 Voor bejegeningsklachten is de klachtenprocedure van de gemeente Staphorst van toepassing. 14.Slotbepalingen Artikel38 Het Bezoekersreglement gemeentelijk archief Staphorst d.d. 8 december 2009 wordt ingetrokken. Artikel39 Dit besluit treedt in werking op de dag na de dag van bekendmaking. Artikel40 Dit besluit kan worden aangehaald als: Bezoekersreglement Gemeentearchief Staphorst 2023. Vastgesteld te Staphorst, d.d. 14 november 2023College van burgemeesters en wethoudersM.E. Kragting-de Groot Secretaris J. ten KateBurgemeester