Beheerregeling informatiebeheer gemeente Asten 2023 (Asten)

Beheerregeling informatiebeheer gemeente Asten 2023Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten; gelet op artikel 1 van de Archiefverordening 2023 gemeente Asten; besluit tot vaststelling van: Beheerregeling informatiebeheer gemeente Asten 2023 Hoofdstuk1.Algemene bepalingen Artikel1.Begripsbepalingen In deze beheerregeling wordt verstaan onder: archiefbescheiden, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan; bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten; reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd; archiefbewaarplaats: de in artikel 31 van de Archiefwet 1995 bedoelde gemeentelijke archiefbewaarplaats, zijn de archiefbewaarplaats die als zodanig is aangewezen door het bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (MRE); archiefruimte: een ruimte, bestemd of aangewezen voor de bewaring van archiefbescheiden in afwachting van hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 1, onder e, van de Archiefwet 1995; beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; beheerder: de gemeentesecretaris; conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling; streekarchivaris: de archivaris die als zodanig is aangewezen door het bestuur van de Metropoolregio Eindhoven (MRE); informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn; kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling; migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling; overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995; selectielijst: lijst waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995; Strategisch informatieoverleg: overleg over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding; vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, en vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege. Artikel2.Reikwijdte De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn. Hoofdstuk2.Beheerregeling Artikel3.Taken beheerder 1.De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem. 2.De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de streekarchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel4.Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en streekarchivaris 1.Het Strategisch informatieoverleg geeft burgemeester en wethouders advies over: vervreemding van archiefbescheiden; uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit en overige waarderingsvraagstukken; overdracht van archiefbescheiden aan een andere beheerder; duurzaamheid van digitale archiefbescheiden 2.De streekarchivaris geeft burgemeester en wethouders of de beheerder advies over: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden; beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats; de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van analoge en/of digitale archiefbescheiden. Artikel5Toezicht van de streekarchivaris op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente, welke niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats 1.De streekarchivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben, met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en de ruimten en systemen waarin deze zich bevinden. 2.De streekarchivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan burgemeester en wethouders. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel6.Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden Bij overdracht van een of meer taken van de ene beheerder aan een andere beheerder, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen: archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan de archiefvormende beheerder, die deze zaken zal afdoen; van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt; archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de archiefvormende beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast; archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan kunnen, voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen. Artikel7.Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats De beheertaak van de streekarchivaris met betrekking tot de overgebrachte archiefbescheiden omvat: de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats; het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd; het op verzoek verstrekken van gegevens uit de door hem beheerde archiefbescheiden van de gemeentelijke organen of derden; het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren die archiefbescheiden hebben overgedragen; het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties. Hoofdstuk3Kwaliteit van het informatiebeheer Artikel8.Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden 1.De beheerder draagt er zorg voor, dat de vervaardiging van archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt dat hun houdbaarheid ten minste in overeenstemming is met de bij of krachtens de wet gestelde eisen. 2.De beheerder draagt zorg voor de opstelling van procedures voor de informatieketen en de behandeling van ingekomen, uitgaande en interne bescheiden, overeenkomstig de bij of krachtens de wet gestelde eisen; 3.De beheerder draagt er zorg voor, dat ten aanzien van heet beheer van de (fysieke en digitale) archiefruimten, wordt voldaan aan de bij of krachtens de wet gestelde eisen; 4.De beheerder legt plannen betreffende verbouw, verandering of ingebruikneming van opslaglocaties bestemd voor het bewaren van bescheiden ter advisering voor aan de streekarchivaris voor wat de wettelijke kaders betreft; deze plannen behoeven goedgekeurd te worden door het college van burgemeester en wethouders; 5.De beheerder draagt zorg voor de informatiebeveiliging, welke mede omvat de nodige procedurele en technische voorzieningen voor het tegengaan van wijziging, verwijdering, kopiering of vernietiging van documenten die daarvoor gezien hun aard en status niet in aanmerking komen; 6.De beheerder draagt zorg voor de geheimhouding van daarvoor in aanmerking komende bescheiden. 7.De beheerder kan de uitvoering van het informatiebeheer mandateren aan één of meer medewerkers. 8.De beheerder zorgt voor het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van bescheiden voor bewaring en vernietiging, overeenkomstig de daarvoor bij of krachtens de wet gegeven voorschriften. Hoofdstuk4.Slotbepalingen Artikel9.Intrekking oud besluit informatiebeheer De Nadere Regeling Besluit Informatiebeheer Gemeente Asten 2017 wordt ingetrokken. Artikel10.Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze beheerregeling treedt in werking op 24 oktober

1. 2.Deze beheerregeling wordt aangehaald als: Beheerregeling informatiebeheer gemeente Asten
2. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Asten van 24 oktober 2023.College van burgemeester en wethouders van Asten,drs. M. Derks secretaris A.A.H.C.M. van Extel-van Katwijk burgemeesterToelichting Algemeen In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd. Burgemeester en wethouders moeten deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Archiefverordening 2023 van de gemeente Asten en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet. Burgemeester en wethouders kunnen op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven. Artikel
3. Begripsbepalingen Enkele relevante begrippen uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele begripsbepalingen in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder kan worden aangewezen een specifieke functionaris zoals de gemeentesecretaris of een hoofd van een beheerseenheid (verantwoordelijk voor de gehele gemeentelijke organisatie, respectievelijk een onderdeel daarvan). Artikel
4. Reikwijdte De Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn. Artikel
5. Taken beheerder Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden in de ambtelijke organisatie wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in hoofdstuk 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast. Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaand advies van de gemeentearchivaris. Artikel
6. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en streekarchivaris Het Strategisch informatieoverleg (SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit. In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat burgemeester en wethouders, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), bevoegd zijn tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeven burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen. Het SIO kan de verantwoordelijke beheerder betrekken bij de advisering. De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de streekarchivaris. Artikel
7. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb). Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld. Artikel
8. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen. In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de archivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening. Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden. Artikel
9. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden Artikel 16 van de Archiefregeling stelt: “De zorgdrager zorgt ervoor dat het beheer van zijn archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem.” Dit kwaliteitssysteem is nog in ontwikkeling, d.w.z. er wordt in de praktijk wel degelijk getoetst op de kwaliteit, maar er is nog geen vastgesteld kwaliteitssysteem. Toetsbare criteria worden nader uitgewerkt in het kwaliteitssysteem.