Archiefverordening Omgevingsdienst Twente 2023 (Omgevingsdienst Twente)

Archiefverordening Omgevingsdienst Twente 2023Het algemeen bestuur van OD Twente gelezen het voorstel van het dagelijks bestuur van OD Twente gelet op artikel 40, eerste en tweede lid en artikel 41, van de Archiefwet 1995, en gelet op de Gemeenschappelijke regeling OD Twente besluit vast te stellen de Archiefverordening OD Twente 2023 HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. De Wet De Archiefwet

1. b. De gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Twente. c. De archiefbewaarplaats De overeenkomstig de wet door het dagelijks bestuur aangewezen archiefbewaarplaats. d. Archiefbescheiden De in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met de toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren e. Beheerder De directeur/secretaris van de Omgevingsdienst Twente. f. Beheereenheid Een door het dagelijks bestuur als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel, belast met de documentaire informatievoorziening. g. Informatiesysteem Het geheel van documentatie, procedures, apparatuur, mensen en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukIIDe archiefbewaarplaats Artikel2 Als archiefbewaarplaats van de gemeenschappelijke regeling wordt aangewezen de archiefbewaarplaats bij de gemeente Almelo. HoofdstukIIIDe zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheereenheid en de beheerder(s). Artikel5 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel6 1.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden voor zover deze nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden vanaf ontvangst van de bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de bewaring van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze dat behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 3.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel9 Het dagelijks bestuur doet tweejaarlijks aan het algemeen bestuur verslag omtrent hetgeen is verricht ter uitvoering van artikel 40 en 41 van de Archiefwet. Het dagelijks bestuur overlegt daarbij het verslag dat door de archivaris, welke afkomstig is van één van de deelnemende partijen, aan hem is uitgebracht over het door hem gevoerde beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden. Na de verslaglegging aan het algemeen bestuur wordt een afschrift van het door het dagelijks bestuur opgestelde verslag naar de interbestuurlijke toezichthouder bij de provincie gestuurd. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel10 Deze verordening treedt in werking op de dag volgend na de dag van de bekendmaking. Artikel11 Deze verordening wordt aangehaald als ‘Archiefverordening Omgevingsdienst Twente 2023’. Vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van OD Twente op 8 december 2023drs. P.G. Welman voorzitter ir. J.J.W. StrebussecretarisMemorie van toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
2. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven en het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn, is geregeld in het Archiefbesluit 1995 en in de Archiefregeling. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 (toelichting op dit artikel alleen van toepassing bij in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden) Archiefbescheiden betreffende in mandaat uitgevoerde taken en/of bevoegdheden van de deelnemers aan de regeling zijn en blijven de verantwoordelijkheid van de betrokken deelnemers en worden te zijner tijd overgebracht naar de archiefbewaarplaats die door elk van de deelnemers afzonderlijk is aangewezen. Artikel 3 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 Het aanwijzen van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorschriften: “Beheerregeling Informatiebeheer Omgevingsdienst Twente”. Artikel 8 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in de ‘Beheerregeling Informatiebeheer Omgevingsdienst Twente. Artikel 9 Binnen één zittingsperiode verneemt het algemeen bestuur op deze manier tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden.