Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016De raad van de gemeente Eindhoven; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van Eindhoven van 7 juni 2016; gelet op artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 besluit vast te stellen de: Verordening betreffende de zorg van burgemeester en wethouders voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet de Archiefwet 1995; b. het besluit het Archiefbesluit 1995; c. de gemeenschappelijke regeling de gemeenschappelijk regeling Metropool Regio Eindhoven 2015; d. archiefbescheiden de in de wet in artikel 1, onder c, bedoelde archiefbescheiden voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, daaronder mede verstaan de gegevensverzamelingen die samen met toepassingsprogrammatuur een bescheid visualiseren; e. gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, sub 1°, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; f. de streekarchivaris de archivaris, overeenkomstig artikel 5, lid 3 onder c, juncto artikel 18, lid 2 ender c van de gemeenschappelijke regeling door het Dagelijks Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven benoemd als gemeentearchivaris in de zin van artikel 32 van de wet; g. de archiefbewaarplaats de regionale archiefbewaarplaats, overeenkomstig artikel 5, lid 3 onder b, juncto artikel 12 van de gemeenschappelijke regeling door het Algemeen Bestuur van de Metropoolregio Eindhoven aangewezen als gemeentelijke archiefbewaarplaats in de zin van artikel 31 van de wet; i. beheerder degene die ingevolge artikel 3 van deze verordening is belast met (de aansturing van) het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; j. beheereenheid een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het registreren, ordenen en beheren van archiefbescheiden conform centraal vastgestelde voorschriften en richtlijnen; k. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen warden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvan gen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe zorg van het college van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen, inrichten en in stand houden van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het aanwijzen van: beheereenheden en hun beheerders; de verantwoordelijk beheerder voor ieder werkproces of groep van gerelateerde werkprocessen, voor zover bij de uitvoering meerdere beheereenheden zijn betrokken; de beheerder voor alle overige organisatieonderdelen die niet als beheereenheid zijn aangewezen. Artikel4 Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende gekwalificeerd personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden ongeacht hun vorm. Artikel5 1.Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de ver vaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan warden aangenomen dat zij voor deze als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6 Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen warden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7 Het college van burgemeester en wethouders stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen voorschriften vast, voor zover die archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel7a 1.Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste en tweede lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt opgeheven of een tijdelijk gemeentelijk orgaan wordt ingesteld tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring na opheffing van de onder het desbetreffende gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden. 2.Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan word! samengevoegd met een ander overheidsorgaan en in een regeling waarbij een gemeentelijk orgaan wordt gesplitst tevens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot het beheer en de bewaring van de onder het gemeentelijk orgaan berustende archiefbescheiden. 3.Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, eerste lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een gemeentelijk orgaan warden overgedragen aan een ander overheidsorgaan !evens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de terbeschikkingstelling of vervreemding van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling respectievelijk vervreemding word! overgegaan. 4.Het college van burgemeester en wethouders ziet er op toe dat overeenkomstig artikel 4, derde lid, van de wet in een regeling waarbij taken van een overheidsorgaan geheel of gedeeltelijk warden overgedragen aan een rechtspersoon !evens bepalingen zijn opgenomen met betrekking tot de tijdelijke terbeschikkingstelling van noodzakelijke archiefbescheiden alvorens tot terbeschikkingstelling wordt overgegaan. Artikel8 Het college van burgemeester en wethouders doet ten minste tweejaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij leggen daarbij over de verslagen die aan het college zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIII Slotbepalingen Artlkel9 Met ingang van de datum van inwerkingtreding van deze verordening vervalt de Archief verordening gemeente Eindhoven 2006. Artikel10 Deze verordening treedt in werking de dag na bekendmaking in het Gemeenteblad. Artikel11 Deze verordening kan warden aangehaald als Archiefverordening gemeente Eindhoven 2016. Vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Eindhoven van 21 juni 2016.MEMORIE VAN TOELICHTlNG Algemeen De 21 gemeenten in Zuid-Oost Brabant hebben besloten tot een vierde wijziging van de Rege/ing Samenwerkingsverband Regio Eindhoven 2005 (Ster. 2010, 17175). Bij deze vierde wijziging is de regeling volledig herzien en hemoemd tot Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 (Bgr. 2015, 26). Deze gewijzigde regeling treedt in werking zodra deze overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen door publicatie in de Staatscourant is bekendgemaakt. Dit model loopt al vooruit op die inwerkingtreding.Echter als gevolg van het ontbreken van een definitieve tekst kan in het model nog geen rekening warden gehouden met de beoogde bestuurscommissie met betrekking tot het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. He! model zal zo nodig hierop later nog moeten warden aangepast. Krachtens de gemeenschappelijke regeling Gemeenschappelijke regeling Metropoolregio Eindhoven 2015 hebben de deelnemende gemeenten een gemeenschappelijke archiefdienst, het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven. De betrokken gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de zorg van de eigen archiefbescheiden, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de regionale archiefbewaarplaats(
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.