lege van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam; Gelet op; de Gemeentewet; het Besluit Begroten en Verantwoorden Gemeenten en Provincies (BBV); de Financiële verordening gemeente Schiedam

Artikel12

:Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze regeling treedt in werking op 1 januari

1. 2.De Regeling financieel beheer 2013 wordt ingetrokken. 3.Deze regeling wordt aangehaald als Regeling financieel beheer
2. Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam in zijn vergadering van 12 december 2023.de secretaris,C.E. Bosde burgemeester,J.G. BijlToelichting op de artikelen HOOFDSTUK 1: BEGRIPSBEPALINGEN Artikel 1: Behoeft geen toelichting. HOOFDSTUK 2: DE BUDGETREGELS In dit hoofdstuk worden de spelregels tussen college en (ambtelijke) budgethouders met betrekking tot budgetten vastgelegd. Dit hoofdstuk vormt dan ook de kern van deze regeling. Artikel 2: Dit artikel regelt de initiële autorisatie op programma, taakveld- en grootboeknummerniveau. Dit artikel werkt dus ‘van boven naar beneden’. Lid 1: Dit is de basis waarop de gehele (financiële) inrichting van de gemeente is gebaseerd. De raad stuurt als hoogste orgaan op programmaniveau, dus ook de budgetten worden op dat niveau geautoriseerd. Na het vaststellen van de begroting met de daarin opgenomen programma’s, kan college tot uitvoering overgaan. Lid 2: De BBV (artikel 66) schrijft voor dat: De door gedeputeerde staten onderscheidenlijk het college van burgemeester en wethouders vast te stellen uitvoeringsinformatie bestaat: uit een totaaloverzicht van de geraamde baten en lasten per taakveld, ten tijde van de begroting; uit een totaaloverzicht van de gerealiseerde baten en lasten per taakveld, ten tijde van de jaarstukken; het verdelingsprincipe waarmee de taakvelden over de programma’s zijn verdeeld. HOOFDSTUK 3: DE BUDGETHOUDER In dit hoofdstuk wordt bepaald wie budgethouders (kunnen) zijn en welke bevoegdheden zij hebben. Artikel 5: Dit artikel legt vast wie er als budgethouder kan optreden binnen de organisatie. Alleen functionarissen die hiertoe via de Mandaatregeling zijn bevoegd, kunnen budgetten onder hun hoede krijgen. HOOFDSTUK 4: KADERS VOOR BUDGETHOUDER Het mandaat dat in hoofdstuk 3 aan rol van budgethouder wordt verleend, is geen blanco cheque. Aan het mandaat zitten duidelijke kaders. Deze worden in dit hoofdstuk uitgewerkt. Artikel 6 De spelregels voor het aangaan van verplichtingen door een budgethouder zijn in dit artikel beschreven. Het is van belang dat verplichtingen passen binnen het budget zowel qua omvang als doel. Artikel 7: Voor het vastleggen van vorderingen gelden vormvereisten. Uitgangspunt is dat de debiteurenadministratie waar nodig de budgethouder ondersteunt, maar dat de budgethouder altijd verantwoordelijk blijft voor (de incasso op) de vorderingen die op zijn naam zijn ingeboekt. De bijlagen bij de opdracht dienen de rechtmatigheid van de vordering aan te tonen. Indien van toepassing inclusief een opdracht aan team Administratie Bedrijfsvoering om ook een factuur aan derden te verzenden. Artikel 8: Facturen worden betaalbaar gesteld door het team Administratie Bedrijfsvoering wanneer het proces in zijn geheel is doorlopen. Individuele spoed-betalingen kunnen alleen plaatsvinden als het daartoe bestemde standaardformulier ‘Betaalopdracht’ juist en volledig is ingevuld. Dit formulier is via Smartweb beschikbaar en bevat een uniek volgnummer. Het formulier wordt inclusief onderbouwing waaruit de rechtmatigheid van de betaling blijkt aangeboden bij het team Administratie Bedrijfsvoering, die het formulier digitaal verwerken in de financiële administratie. Na digitaal akkoord door de budgethouder vindt betaling plaats. Artikel 9: Gemeenten hebben een uitgebreide en complexe boekhouding. Dat is voor Schiedam niet anders. Het is mogelijk dat lasten en baten niet in één keer op de ‘juiste’ plek landen. Indien er een inhoudelijke reden is (de kosten worden door het ene team gemaakt voor een ander) is sprake van een doorbelasting. Indien er een administratie reden is (de inkomsten of uitgaven zijn op de verkeerde plek geboekt) is sprake van een boekingscorrectie. In dat laatste geval kan de teammanager van F&C correcties autoriseren buiten de inhoudelijk budgethouder om. Dit zijn bijvoorbeeld correcties als gevolg van de accountantscontrole. Deze bepaling is opgenomen om de hygiëne van onze boekhouding te bevorderen. Artikel 10: Lid 1: Behoeft geen toelichting Lid 2: Dit houdt in dat de wijze van vervanging is geregeld in de Mandaatregeling Schiedam
3. HOOFDSTUK 5:

Artikel 11: De gemeente werkt met publieke middelen.

Dit betekent dat daar zéér zorgvuldig mee moet worden omgegaan. Budgethouders dienen zich dan ook te allen tijde bewust te zijn van deze eis. Om elke schijn van belangverstrengeling te voorkomen dienen uitgaven ten laste van het gemeentelijk budget altijd door meerdere functionarissen gezien te worden en geaccordeerd door een niet inhoudelijk betrokken en hiërarchisch boven gestelde functionaris. HOOFDSTUK 6:

Artikel 12

: Behoeft geen toelichting.