Archiefverordening Gemeente Stein 2003 (Stein)

Archiefverordening Gemeente Stein 2003De Raad der gemeente Stein; Gezien het voorstel inzake de vaststelling van de Archiefverordening(Gem. blad Afd. A 2003, no. 65); gelet op artikel 30, 1e lid en artikel 31 van de Archiefwet 1995; besluit: vast te stellen de navolgende: VERORDENING BETREFFENDE DE ZORG VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VOOR DE ARCHIEFBESCHEIDEN VAN DE GEMEENTELIJKE ORGANEN, DE AANWIJZING VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS EN HET BEHEER VAN DE ARCHIEFBEWAARPLAATS. HoofdstukIAlgemene bepalingen. Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:a. De wet: de Archiefwet 1995;b. Gemeentelijke organen: de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b van de wet voor zover behorende tot de gemeente.c. De archiefbewaarplaats: de door de gemeenteraad overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats.d. Beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht.e. Beheerseenheid: een door burgemeester en wethouders als zodanig aan te wijzen organisatieonderdeel.f. Informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. HoofdstukIIDe aanwijzing van de archiefbewaarplaats. Artikel2 De in artikel 31 van de wet bedoelde archiefbewaarplaats is de door Gedeputeerde Staten bij besluit van 22 april 2003 no. 2003/14694 goedgekeurde bewaarplaats welke bewaarplaats zich bevindt onder de nieuwbouw van het bestuurscentrum en zoals weergegeven op de bij dit besluit behorende gewaarmerkte tekening. HoofdstukIIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden. Artikel3 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats zoals bedoeld in artikel 2, alsmede van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel4 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het aanwijzen van de beheerder. Artikel5 Burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Artikel6 1.Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden geschiedt op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden voldoende gewaarborgd is. 2.Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel7 Burgemeester en wethouders dragen er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Burgemeester en wethouders stellen voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast na de desbetreffende raadscommissie gehoord te hebben. Artikel9 Burgemeester en wethouders doen tenminste éénmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIVHet beheer van de archiefbewaarplaats. Artikel10 Onder de bevelen van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris belast met het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden en documentaire verzamelingen. Burgemeester en wethouders kunnen ter ondersteuning van de gemeentesecretaris een deskundige aanwijzen, die in het bezit is van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel11 Hij is bevoegd om in de archiefbewaarplaats archiefbescheiden en documentatie op te nemen afkomstig van particuliere organisaties of personen indien dit voor de kennis van de lokale of regionale geschiedenis van belang kan worden geacht. Artikel12 Voorzover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, verricht de gemeentesecretaris desgevraagd onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden en documentaire verzamelingen ten behoeve van gemeentelijke organen. Hij verstrekt daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel13 Voor zover wettelijke voorschriften of voorwaarden bij de opneming in de archiefbewaarplaats gesteld zich daartegen niet verzetten, is de gemeentesecretaris bevoegd ten behoeve van derden onderzoek te doen in de, in de archiefbewaarplaats berustende archieven en verzamelingen. Hij verstrekt daaruit aan eenieder die zulks verzoekt afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen. Artikel14 De kosten voor het verstrekken van afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen van of uit archiefbescheiden die berusten in de archiefbewaarplaats alsmede voor onderzoe-kingen en andere werkzaamheden op verzoek van derden door of vanwege de gemeente-secretaris verricht, worden aan de verzoeker in rekening gebracht volgens een door de gemeenteraad bij verordening vastgesteld tarief. Alvorens de hier bedoelde werkzaamheden een aanvang nemen, wordt de verzoeker van dit tarief op de hoogte gesteld. Artikel15 Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen omtrent de raadpleging van de archiefbescheiden en het beheer van de ruimten waarin deze ter beschikking worden gesteld. Artikel16 De gemeentesecretaris brengt eenmaal per twee jaar verslag uit aan burgemeester en wethouders over het door hem gevoerde beheer van de archiefbewaarplaats. HoofdstukVSlotbepalingen. Artikel17 De archiefverordening zoals vastgesteld bij besluit van de gemeenteraad d.d. 19 december 1996 no. 144 en gewijzigd bij besluit van de gemeenteraad van 22 november 2001 no. 132 wordt ingetrokken. Artikel18 Deze verordening treedt in werking de dag nadat vaststelling en publicatie heeft plaatsgevonden. Artikel19 Deze verordening kan worden aangehaald als Archiefverordening Gemeente Stein

1. Aldus besloten in de openbare vergadering van 21 okt 2003.De Raad voornoemd,De Griffier. De Voorzitter. 1 Memorie van Toelichting. Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Staatsblad 267 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Staatsblad 671) en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
2. Deze verordening is – evenals wet en bestuur – niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. De verordening bestaat in hoofdzaak uit drie gedeelten:
3. de regeling voor de zorg, die het college van burgemeester en wethouders draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen;
4. het beheer van de archiefbewaarplaats;
5. het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk III bevat een uitwerking van het begrip “zorg” dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd, wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3) is geregeld in het Archiefbesluit
6. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het beheer van de archiefbewaarplaats, dat de wet aan de gemeentesecretaris opdraagt. Met het oog op de externe werking zijn deze bepalingen thans in de verordening opgenomen. Ondanks het feit dat deze verordening beperkt is tot zaken waarvoor de wet een regeling verlangt, zijn ook documentaire collecties, die in vrijwel alle gemeenten aanwezig zijn, onder de werking van de verordening gebracht. Veelal bevatten deze collecties ook archiefbescheiden en geschiedt het beheer door de gemeentesecretaris op dezelfde wijze. Artikelsgewijze toelichting. Artikel 1.Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moet worden toegekend. Artikel 2.De aanwijzing van een archiefbewaarplaats geschiedde voorheen veelal bij afzonderlijk besluit. Bij besluit van de gemeenteraad van de voormalige gemeente Stein d.d. 4 april 1966 no. 26 werd hiervoor aangewezen de bewaarplaats zich bevindende in het oude gedeelte van het gemeentehuis. Dit besluit is door Gedeputeerde Staten goedgekeurd bij hun besluit van 25 juli 1966 no. B
7. Na de herindeling, opheffing van de oude gemeente Stein, Elsloo en Urmond en instelling van de nieuwe gemeente Stein werd het raadsbesluit van 4 april 1966 no. 26 van toepassing verklaard. Thans verkeert de afronding en aanpassing bewaarplaats in een zodanig stadium dat de formele goedkeuring van Gedeputeerde Staten kan worden verleend (en dus intrekking van besluit april 1966). Daarmee is de oude archiefbewaarplaats niet meer langer de archiefbewaarplaats in de zin van de wet en wordt de aanwijzing ingetrokken. Artikel 3.De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Ned. Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, 4e lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4.De aanwijzing van de beheerder is opgenomen in de op grond van artikel 8 te stellen voorwaarden zijnde het Besluit Informatiebeheer. Artikel 6.De ministeriële Regeling duurzaamheid van archiefbescheiden (Ned. Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel, achten wij dit onjuist. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 8.De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer. Voor het beheer van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven worden de voorschriften gegeven in de Archiefverordening
8. Artikel 9 en 16.Binnen één zittingsperiode verneemt de gemeenteraad aldus tenminste tweemaal wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 10.De wet draagt de gemeentesecretaris het beheer van de archiefbewaarplaats op, maar schept geen regeling ten aanzien van documentaire verzamelingen. Dit artikel draagt het beheer van uit cultureel en historisch oogpunt gevormde documentaire verzamelingen eveneens op aan de gemeentesecretaris. Artikel 13.De wet verschaft een ieder het recht van of uit archiefbescheiden, die in een archiefbewaarplaats berusten, afbeeldingen, afschriften, uittreksels en bewerkingen te maken of op zijn kosten te doen maken. Deze verordening regelt complementair dat de gemeentesecretaris in dit verband de nodige dienstverlening kan verrichten. Artikel 15.Dit artikel bedoelt de juridische basis te zijn voor een bezoekersreglement voor het gebruik van de studiezaal.