Handboek Vervanging Archiefbescheiden Gemeente Koggenland1Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1Inleiding Alle gemeenten die aangesloten zijn bij het Westfries Archief hebben de wens geuit om de papieren archiefbescheiden te vervangen door digitale exemplaren. Het college (zorgdrager) moet, op basis van het Handboek Vervanging, hierover een besluit nemen. Door specialisten van de gemeenten is samengewerkt om een modelhandboek op te stellen dat als basis dient voor de gemeenten in West-Friesland Het Handboek vervanging voor de gemeente Koggenland is samengesteld door A.D. Zon, Coördinator Informatiebeheer, en de medewerkers van het Cluster Informatiebeheer van het Team Informatie. 1.2Definitie en afbakening Handboek Vervanging In dit Handboek wordt de definitie gebruikt zoals deze wordt beschreven in de landelijke Handreiking Vervanging. ”Vervanging is het conform de wettelijke voorschriften vervaardigen van (digitale) reproducties van archiefbescheiden zodat deze de plaats innemen van de oorspronkelijke bescheiden, die worden vernietigd”. Dit handboek voorziet in het vervangen van papieren archiefbescheiden door een digitale reproductie. “Verversen” van een drager bijv. CD-Rom, wettelijk gezien eveneens een vorm van vervanging, wordt in dit Handboek buiten beschouwing gelaten. Dit Handboek vervanging is van toepassing op de gemeente Koggenland, de griffie, de Gemeenteraad, de Ondernemingsraad en het Woningbedrijf van de gemeente Koggenland. 1.3Afkortingen en terminologie Dit Handboek bevat afkortingen en vaktermen waarvan in bijlage A de meest voorkomende zijn weergegeven met hun betekenis. 2Hoofdstuk 2 Verantwoording en wettelijke kaders 2.1Verantwoording In onder andere de Archiefwet 1995 en bijbehorende wet- en regelgeving worden kaders gesteld aan de vervanging. Daarnaast stelt de Gemeente Koggenland ook eigen kaders aan de vervanging. In dit hoofdstuk worden deze kaders beschreven. 2.2Wettelijke kaders De wettelijke kaders die betrekking hebben op vervanging en digitalisering zijn vermeld in bijlage B van dit Handboek. Vanuit deze kaders zijn onderstaande elementen van belang voor de inrichting van het proces vervanging: Maak een handboek van het proces van de vervanging. Leg de oorspronkelijke vorm, inhoud en structuur van het oorspronkelijke document ook vast in de metadata van de reproductie (na vervanging van het origineel). Richt procedures in om het proces van vervanging te toetsen aan kwaliteitsnormen en -eisen. Zorg dat het document na digitalisering beschikbaar is in een open standaard bestandsformaat1https://www.forumstandaardisatie.nl/open-standaarden/over-open-standaarden, geraadpleegd d.d. 07-06-2016 , bij voorkeur één van de PDF/A formaten. Leg ook van de gedigitaliseerde documenten technische metadata vast over de hard- en softwareomgeving waarin deze raadpleegbaar zijn. Pas, indien noodzakelijk, lossless compressietechnieken toe, na uitvoerig testen dat er geen dataverlies wordt geconstateerd. Neem in de bewaarstrategie procedures op dat dragers van digitale informatieobjecten samen met hard- en software tijdig worden vervangen zodat de digitale informatieobjecten duurzaam toegankelijk blijven. Richt een jaarlijks controleproces in, waarin het Handboek wordt gecontroleerd en geüpdatet. Denk hierbij om de aanvraag van eventueel nieuw (positief) advies. 2.3Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden De inhoud van dit Handboek heeft betrekking op documenten die zijn ontvangen of opgemaakt vanaf 01-01-2015 en volgens de geldende Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen moeten worden bewaard of op termijn moeten worden vernietigd. Het gaat hierbij over documenten die worden opgenomen In het DMS/RMA Corsa en dit vormt de grondslag voor het te nemen vervangingsbesluit. Uitzondering: dossiers van het Zorgteam van de gemeente Koggenland. Het Zorgteam vormt de dossiers fysiek en biedt deze na afsluiten aan bij het Cluster Informatiebeheer. Hier wordt de termijn van vernietiging, ingevolge de vigerende selectielijst toegevoegd en draagt men zorg voor de feitelijke vernietiging. Beschrijving inhoud, structuur en vorm bij het ontstaan van de archiefbescheiden. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen: Inkomende documenten: documenten die in analoge vorm centraal door de organisatie worden ontvangen en die voor registratie en archivering in aanmerking komen; Uitgaande documenten: documenten die in analoge vorm worden verstuurd met ‘natte’ handtekening of handmatig bijgeschreven opmerkingen, worden voor verzending ingescand en digitaal in het zaakdossier opgenomen; Interne documenten: documenten die in analoge vorm worden opgemaakt en die niet worden verzonden. Hierbij gaat het alleen om analoge documenten, die voorzien zijn van ‘natte’ aantekeningen of handmatig bijgeschreven opmerkingen, niet om digitaal gevormde documenten. Samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden. Deze samenhang ligt vast in een ordeningsplan conform artikel 18 van de Archiefregeling. In de gemeente Koggenland wordt gebruik gemaakt van een ZTC gebaseerd op de I-Navigator. De (fysieke) archieven zijn geordend op basis van de BAC. De ordeningsmethodiek wordt toegepast in DMS/RMA van Corsa. De informatie die wordt vastgelegd in het ordeningsplan met betrekking tot de beschreven werkprocessen / zaaktypen staat in bijlage C. Waarde van de archiefbescheiden voor het cultureel erfgoed Als het document waarde heeft voor het cultureel erfgoed, wordt het document niet vervangen. Deze uitzondering is gebaseerd op artikel 2, eerste lid, onderdeel c van het Archiefbesluit 1995. De uitzondering kent drie kenmerken van waarde met betrekking tot het cultureel erfgoed. Het betreft de verschijningsvorm van het analoge document, de symbolische waarde, of wanneer het document een historische belevingswaarde vertegenwoordigt. Als een archiefstuk voldoet aan één van onderstaande kenmerken wordt het archiefstuk niet vervangen maar in originele vorm in het archief opgenomen. Sommige kenmerken zijn van toepassing als aan backlog scanning (BL) wordt gedaan en andere kenmerken bij routinematige scanning (RS). De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok). (BL) Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde. (BL en RS) Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en dergelijke). (BL) Het stuk is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. (BL) Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. (BL) Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven. (BL en RS) Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. (BL en RS) Daarnaast mogen aktes opgemaakt in het kader van de burgerlijke stand niet vervangen worden i.v.m. de eisen aan de drager. http://wetten.overheid.nl/BWBR0006909/2015-09-01 2.4Vervanging van archiefbescheiden en digitaal gevormde documenten en e-mail Het uitgangspunt is: wat digitaal is, blijft digitaal. Dit is niet alleen van toepassing op interne documenten, maar ook op e-mails, webformulieren etc. Om een uniforme werkwijze te krijgen is het van belang dat het management voor de hele organisatie richtlijnen vaststelt, deze bekend maakt en dat deze bereikbaar zijn voor iedere medewerker. Met betrekking tot bescherming van privacy bij e-mail en internetgebruik heeft de gemeente Koggenland een privacyreglement vastgesteld. In bijlage D is een voorbeeld opgenomen uit een Handboek Informatiebeheer over het registreren van de e-mails, alsmede een screenshot van het registratiescherm van een inkomend e-mail bericht en een verwijzing naar het privacyreglement e-mail en internetgebruik D19.008687. 3Hoofdstuk 3 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces 3.1Inleiding Dit hoofdstuk beschrijft de procedures van het vervangingsproces; vanaf de voorbereiding, selectie, scannen, registratie, metadata, beheer, kwaliteit tot vernietiging van de papieren documenten. 3.2Voorbereiding documenten Het selectieproces is van toepassing op alle archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voor de taakuitvoering van de beschreven organisaties in paragraaf 1.1. Langs welke kanalen de post binnen komt staat omschreven in bijlage E. 3.3Selectieproces De documenten worden geselecteerd in registreren en niet registreren, door gekwalificeerd personeel zoals beschreven in bijlage F. De selectiecriteria zijn opgenomen in bijlage G. 3.4Scanproces Om te komen tot vervanging (van papier naar digitaal) is het scanproces belangrijk. Daarom moet worden omschreven hoe gescand wordt, aan welke eisen de scanapparatuur en de scans moeten voldoen en hoe de kwaliteit gecontroleerd wordt. Dit staat omschreven in bijlage H. De kwaliteit van de scan voldoet aan 300 DPI in kleur. 3.5Registratieprocedure De documenten die voor vervanging in aanmerking komen zijn inkomende, uitgaande en interne documenten. Hoe die geregistreerd worden staat omschreven in bijlage I. 3.6Procedure toekennen van metadata in DSM/zaaksysteem Om een document te kunnen terugvinden zijn metadata, genoemd in de artikelen 17 en 19 van de Archiefregeling, vereist. De vaste gegevens die we per document vastleggen (metadata) worden gedeeltelijk automatisch ingevuld aan de hand van het gekozen werkproces bij de gekoppelde zaak. De gebruikte velden voor de metadata staan omschreven in het metadataschema, bijlage J. 3.7Opname in beheerssysteem Nadat de documenten gescand en geregistreerd zijn, moet de scan aan de registratie gekoppeld worden. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van scansoftware. Hoe deze koppeling tot stand komt en hoe de scan in het beheerssysteem komt, staat omschreven in bijlage K. 3.8Kwaliteitsprocedures De Archiefwet verplicht in hoofdstuk 3 overheidsorganen archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat te bewaren. Deze eis is van toepassing op zowel analoge als op digitale documenten. Om dat te kunnen waarborgen moet er een aantal kwaliteitsprocedures worden gemaakt. Deze procedures hebben betrekking op: Juistheid; Volledigheid; Leesbaarheid; Terugvindbaarheid. De kwaliteitseisen en kwaliteitsprocedures voor het proces staan in bijlage L. 3.9Vernietigingsprocedure van vervangen papieren ‘originelen’ Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit daarvan is gecontroleerd worden de analoge documenten in archiefdozen geplaatst en geordend op datum van scanning. Op grond van de beslistermijnen geregeld in de artikelen 4.1.3 tot en met 4.1.5 van de Algemene Wet Bestuursrecht worden de analoge documenten 4 maanden bewaard. Dit houdt in dat analoge documenten van maand één worden vernietigd in maand zes. Op de jaarlijkse lijst van vernietigbare dossiers wordt genoteerd hoeveel m¹ archief op deze manier is vernietigd. Op deze lijst wordt eveneens vermeld dat alle losse analoge documenten 4 maanden na ontvangst worden vernietigd De vernietiging wordt uitgevoerd door Reisswolf Randstad B.V., die een verklaring afgeeft van de vernietiging. Geregistreerd Vernietigen Januari Juni Februari Juli Maart Augustus April September Mei Oktober Juni November Juli December Augustus Januari September Februari Oktober Maart November April December Mei 4Hoofdstuk 4 Technische inrichting 4.1Inleiding De vraag in dit hoofdstuk is: hoe zorg je er qua techniek voor (automatisering) dat hetgeen digitaal bewaard wordt, ook in de toekomst zonder problemen weer kan worden gebruikt. Dit hoofdstuk gaat alleen over het technische deel. De gemeenten (met uitzondering van Hoorn) of Gemeenschappelijke regeling heeft haar ICT ondergebracht in een Shared Service Centrum, DeSom genaamd. Dit hoofdstuk gaat dus over alle afspraken en maatregelen die er met en door DeSom zijn gemaakt. Voor de technische inrichting gaat het vooral om het beschrijven van de apparatuur, apparatuureigenschappen, software, instellingen scanoperatie, geautomatiseerde nabewerkingen/correcties, instelling voor opslag t.a.v. de scaninrichting. Zie bijlage M Technische beschrijving scanapparatuur (lokaal in te vullen door DeSom/ICT). 4.2Beleid en uitvoering In het gemeentelijk informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente Koggenland zijn kaders gegeven voor de maatregelen waarmee DeSom invulling geeft aan de beleidsafspraken op gebied van informatiebeveiliging. DeSom heeft die maatregelen vastgelegd in het Beveiligingshandboek SSC DeSom. Dit Handboek is in 2021 gemonitord door Noordbeek IT audit in het Service Organisatie Control Rapport van SSC DeSom voor de levering van ICT-diensten voor de locatie Dick Ketlaan 1, 1687 CD Wognum. (Conform NOREA Richtlijn ISAE 3402 Type II) M.b.t. tot de levering van ICT diensten door SSC DeSom vinden regelmatig audits plaats. De definitie van informatiebeveiliging in dit verband is: “het treffen en onderhouden van een samenhangend pakket maatregelen om de beschikbaarheid, integriteit en de vertrouwelijkheid van de informatievoorziening te waarborgen”. 4.3Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat Binnen het RMA van de gemeente Koggeland worden de documenten opgenomen in formaat pdf-a. Bijlage N geeft een overzicht welke bestandsformaten er geaccepteerd worden door Corsa en omgevormd (kunnen) worden tot pdf-a. 4.4Kwaliteit van reproducties Een ander onderdeel dat de kwaliteit van de digitale informatie bepaalt is de manier waarop met scannen kan worden omgegaan. Ook hierin zien we door de technische ontwikkelingen voortdurend verbeteringen, zoals resolutie en lettergrootte. 4.5Duurzame toegankelijkheid en Bewaarstrategie Na de digitalisering van de archiefbescheiden draait het erom deze in goede, geordende en toegankelijke staat te behouden. De maatregelen en inspanning die hiervoor nodig zijn hangen af van het soort/type informatie. In het Beveiligingsbeleid van de gemeente is daarom het belang van dataclassificatie beschreven en uitgewerkt. In paragraaf 6.2 gaat het over classificatie van informatie in relatie tot gewenste beschikbaarheid. Er zijn 4 niveaus toegekend voor benodigde beschikbaarheid van informatie in systemen: Niet nodig; Noodzakelijk; Belangrijk; Essentieel. Vervolgens is in een tabel deze gewenste beschikbaarheid van de belangrijkste gemeentelijke processen uitgewerkt naar landelijk model. In het Beveiligingshandboek van SSC DeSom is uitgewerkt hoe DeSom voldoet aan de beveiligingseisen van de gemeente. In dit Handboek is een deel gewijd aan het actualiseren van programma’s en systemen. Dit is nodig omdat bij verandering van applicaties er aandacht besteed moet worden aan het omzetten van bestandsformaten (moet duurzaam formaat zijn, ongeacht of het in een applicatie zit of als een bijlage). Voor de conversie bij deze actualisering gebruiken we de migratieleidraad die WFA geleverd heeft. Voor meer informatie over bestandformaten verwijzen we naar paragraaf 4.3, bijlage N van dit Handboek Vervanging en de bewaar- en beheerstrategie voor het regionale e-Depot van het Westfries Archief. BijlageA – (par. 1.3) Afkortingen en vaktermen Afkorting Betekenis en uitleg Analoog Hiermee worden voornamelijk papieren documenten bedoeld, maar met deze term kunnen ook microfiches, negatieven of andere niet digitale verschijningsvormen beschreven worden. BAC Basis Archief Code Corsa Gebruikt Document Management Systeem door de gemeente Koggenland. Dagdoos In de dagdoos worden de ingescande archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen tijdelijk opgeslagen, in afwachting van vernietiging. Digitaal gevormd In vakliteratuur ook wel Digital born genoemd. Hiermee worden documenten bedoeld die vanaf het moment van creatie digitaal zijn. DIV Documentaire Informatievoorziening Document Bestand opgeslagen en geregistreerd in Corsa. DSP Documentair Structuur Plan, met behulp daarvan wordt ordening in de documenten en dossiers aangebracht waardoor het (digitale) archief toegankelijk wordt. Een ander woord voor DSP is ordeningsstructuur. DMS Document Management Systeem Software, specifiek ter ondersteuning van het genereren, opslaan en opvragen van documenten. (Remano) ISO Internationale Organisatie voor Standaardisatie Een internationale organisatie die normen vaststelt. De organisatie is een samenwerkingsverband van nationale standaardisatie-organisaties in 156 landen. Metadata Metagegevens zijn gegevens die context, inhoud, structuur en vorm van informatie en het beheer ervan door de tijd heen beschrijven. NEN Nederlands Normalisatie-instituut Het nationale orgaan dat de ISO-standaarden en Nederlandse uitgaven daarvan in beheer heeft en zorg draagt voor hun ontwikkeling. RMA Record Management Applicatie Software, specifiek voor het identificeren, classificeren, archiveren, bewaren en soms vernietigen van records/dossiers (NEN-ISO 15489). Zaak Een zaak is een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. ZGW Zaakgericht Werken ZTC Zaaktypecatalogus (geheel van beschreven Zaaktypen) Voor verdere begrippen en de daarbij behorende definitie verwijzen wij naar www.archiefwiki.org. BijlageB – (par. 2.2) Wettelijke kaders met betrekking tot vervanging Archiefwet 1995 Artikel 7 van de Archiefwet 1995 gaat in op de vervanging van documenten:2In de Archiefwet 1995 worden documenten archiefbescheiden genoemd. Er is een semantisch verschil tussen deze twee begrippen, maar daar wordt hier verder niet op ingegaan. In de rest van dit handboek worden documenten gelijkgesteld aan archiefbescheiden. “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.”3Archiefwet 1995, artikel 7. Dit artikel is van toepassing op zowel de te vernietigen als de blijvend te bewaren archiefbescheiden. Voor de vervanging van de blijvend te bewaren archiefbescheiden dient de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (OCW) of Gedeputeerde Staten (voor gemeenten) een machtiging af te geven. Bij te vernietigen archiefbescheiden mag de zorgdrager, door middel van een besluit, over de vervanging beslissen, met een positief advies van de gemeentearchivaris. Dit wordt gewijzigd. De machtigingen van de Minister van OCW en Gedeputeerde Staten voor blijvend te bewaren archiefbescheiden wordt geschrapt. In de plaats daarvan komt er een ministeriële regeling. Voor de uitvoering van het proces van de vervanging staat in artikel 7 dat het origineel vernietigd wordt en dat de reproductie het nieuwe origineel wordt. Dit is van belang zodat er geen discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust. Verder wordt in de Archiefwet 1995 niet verder ingegaan op de uitwerking van de vervanging. Dit wordt gedaan in het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2009. Archiefbesluit 1995 Artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 gaan in op het proces van de vervanging en de gevolgen waar men rekening mee moet houden. Artikel 2 van het Archiefbesluit 1995 geeft aan dat als men besluit om archiefbescheiden te gaan vervangen door reproducties men met een aantal factoren rekening dient te houden: de taak van het overheidsorgaan; de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen.4Archiefbesluit 1995, artikel 2. Artikel 6 geeft aan dat vervanging uitgevoerd moet worden met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Artikel 8 schrijft voor dat er een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. In de verklaring moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn, en aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. De verklaring wordt gearchiveerd door de organisatie waar de documenten geproduceerd zijn. Hoe de vervanging heeft plaatsgevonden wordt doorgaans vastgelegd in het Handboek vervanging. Archiefregeling De Archiefregeling gaat niet zozeer in op het proces van de vervanging zelf, zoals het inscannen en de voorwaarden daarvoor, maar geeft meer wettelijke kaders aan voor het beheer van de digitale reproducties na vervanging. Dit is van belang om de vervangen documenten gedurende de bewaartermijn duurzaam toegankelijk te houden. Tijdens het opstellen van de procedure voor vervanging is dit een onderdeel waar goed rekening mee moet worden gehouden. In deze paragraaf wordt ingegaan op de artikelen uit de Archiefregeling die kaders stellen aan digitale archiefbescheiden. Nadat analoge documenten zijn vervangen door digitale documenten dienen deze aan aanvullende eisen te voldoen. Hoofdstuk 3, paragraaf 2 van de Archiefregeling zoomt hierop in. Artikelen 14 en 17 zijn ook van toepassing op papieren documenten, maar bij digitale documenten dienen de daar behandelde onderwerpen extra aandacht te krijgen. Artikel 14 Tijdige overzetting op andere dragers. Wanneer informatie verloren dreigt te gaan vanwege de drager, dient de drager van de informatie vervangen te worden (volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995). Dit kan door veroudering of doordat de drager niet meer de gebruikte standaard is om informatie op te slaan. Denk bijvoorbeeld aan verouderde floppy’s. Het is noodzakelijk om tijdig de drager te vervangen, zodat er geen problemen ontstaan met het lezen van de informatie op de oude drager. Een beheerplan dat betrekking heeft op de duurzame toegankelijkheid (waarvan dit een van de vele onderdelen
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.