Budgethoudersregeling Zoeterwoude 2023 (Zoeterwoude)

Budgethoudersregeling Zoeterwoude 2023Het COLLEGE van BURGEMEESTER en WETHOUDERS van de gemeente ZOETERWOUDE; gezien het voorstel d.d.14 november 2023 inzake het vaststellen van Budgethoudersregeling Zoeterwoude; gelet op de Financiële verordening gemeente Zoeterwoude en het Organisatiebesluit Zoeterwoude; B E S L U I T : vast te stellen de navolgende Budgethoudersregeling Zoeterwoude 2023 Artikel1Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: Centrumregeling Bedrijfsvoering Leidse regio: de Service-eenheid Financiën en/of salarisadministrateur van het Shared Service Center Servicepunt71 dan wel de organisatorische opvolger daarvan; budget: een in de begroting (jaarbasis) opgenomen uit te geven of een te ontvangen geldbedrag welke ter beschikking staat van één budgethouder en bedoeld is om bepaalde activiteiten en prestaties te realiseren; krediet: een afzonderlijk aan één budgethouder, door de gemeenteraad, verleend geldbedrag voor het uitvoeren van een nieuwe investering of project welke geactiveerd wordt; procuratiehouder: door het bestuur gemachtigde functionaris (algemeen directeur) die geautoriseerd is tot het aangaan van opdrachten tot aan de in deze regeling bepaalde grens; budgethouder: functionaris (algemeen directeur/griffier/domeindirecteur/coördinator/ projectleider/programmamanager) die ervoor moet zorgen dat er een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend budgetbeheer is van alle budgetten en kredieten die tot zijn/haar team/onderdeel/opdracht behoren. Deze functionaris is geautoriseerd tot het aangaan van opdrachten tot aan de in deze regeling bepaalde grens; budgetbeheerder: functionaris die bevoegd en verantwoordelijk is voor de realisatie van doelstellingen, resultaten en prestaties door middel van de inzet van de daarvoor beschikbare middelen in de begroting. De budgethouder blijft inhoudelijk en financieel eindverantwoordelijk. Deze functionaris is geautoriseerd tot het aangaan van opdrachten tot aan de in deze regeling bepaalde grens; besteller: Een functionaris die bevoegd is tot het bestellen van goederen en diensten op een aan hem toegekende kostenplaats; factuur: een document op basis waarvan gelden door een leverancier worden gevorderd (of gecrediteerd) op basis van geleverde (of retour verzonden) goederen en diensten. Hieronder worden ook begrepen de uitgaande beschikkingen en brieven aan derden waarin gelden worden toegezegd; nota: een document op basis waarvan de gemeente gelden vordert van een derde op basis van geleverde goederen / diensten of vastgestelde (belasting)verordeningen; verzamelfactuur: factuur van een leverancier voor de levering van meerdere (gelijksoortige) goederen-/diensten welke ten laste komt van de budgetten van meerdere budgethouders; opdracht: Overeenkomst tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten; verplichting: Financiële verplichtingen voortvloeiend uit opdracht of overeenkomsten; prestatieverklaring: Een prestatieverklaring is een verklaring waarmee tot uitdrukking wordt gebracht of een opdracht is uitgevoerd of geleverd. De prestatieverklaring bestaat uit (schriftelijke) bewijsvoering en toont aan dat hetgeen wat in de overeenkomst staat volgens afspraken is geleverd. Artikel2Toekennen budgetten 1.Het college is belast met de uitvoering van de programmabegroting. Het college heeft deze programmabegroting opgebouwd uit budgetten per kostenplaats. Het college kent de budgetten toe aan de budgethouders. 2.De algemeen directeur/gemeensecretaris kan medewerkers aanwijzen als budgethouder. 3.De domeindirecteur kan medewerkers aanwijzen als budgetbeheerder. 4.Toekenning van een budget aan een budgethouder of budgetbeheerder vindt plaats op het niveau van de kostenplaats of krediet. 5.Budgetten worden toegekend voor de duur van het begrotingsjaar. Kredieten beslaan in principe meer dan één begrotingsjaar. Artikel3Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder 1.De budgethouder is binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Algemeen bevoegdhedenbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd voor de uitvoering van de daarbij behorende taken door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten. 2.De rol en verantwoordelijkheid van de budgethouder is om ervoor te zorgen dat er een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend budgetbeheer is van al zijn/haar budgetten en kredieten. De budgethouder kan budgetten door middel van specificatie in kostenplaatsen verder uitsplitsen in (deel)budgetten als dit uit het oogpunt van budgetbeheer noodzakelijk is. 3.De budgethouder legt tijdig en conform de planning & control-cyclus verantwoording af aan het college over de voortgang van de beleidsuitvoering en de inzet van de bijbehorende budgetten en kredieten. 4.De budgethouder is verantwoordelijk voor het coderen van de factuur en de controle op de door hem ontvangen facturen op de cijfermatige en materiële juistheid, inclusief de prijzen, geleverde hoeveelheden (verklaring prestatielevering). 5.De budgethouder is bevoegd tot het ondertekenen en aangaan van overeenkomsten en tot het aangaan van financiële verplichtingen conform bijlage 1 van deze regeling. Artikel4Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder 1.De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de in het budget opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen. 2.De budgetbeheerder is bevoegd tot het ondertekenen en aangaan van overeenkomsten en tot het aangaan van financiële verplichtingen voor zover de budgethouder hem hiertoe heeft gemachtigd en conform bijlage 1 van deze regeling. 3.De budgetbeheerder ondersteunt de budgethouder ten aanzien van in artikel 3 genoemde activiteiten. Artikel5Administratie 1.De budgethouder is verantwoordelijk voor een tijdige en juiste registratie in de financiële administratie van op hun budgetten betrekking hebbende ontvangen facturen en uitgaande nota’s. 2.De gemeente hanteert als uitgangspunt dat facturen binnen maximaal 30 dagen na factuurdatum worden betaald. 3.De salarisadministratie is bevoegd om salarissen en daarmee samenhangende rechtspositionele vergoedingen betaalbaar te stellen ten laste van de budgetten van de budgethouder. 4.De budgethouder kan correcties binnen de eigen budgetten direct laten verwerken in de financiële administraties. Bij wijzigingen die invloed hebben op de budgetten van andere budgethouders wordt er alleen gecorrigeerd met wederzijds goedvinden. Artikel6Verrekenbaarheid tussen budgetten 1.Bij een ontoereikend budget voor het aangaan van de nodige verplichtingen en/of het doen van de nodige uitgaven doet de budgethouder een voorstel voor een begrotingswijziging. 2.De budgethouder is bevoegd tot het accorderen van wijzigingen binnen een specifiek aan hem toegekend budget (verschuiving tussen kostensoorten binnen een kostenplaats) mits daarmee de te behalen resultaten en doelstellingen niet in het geding komen. 3.In de volgende gevallen is geen verschuiving toegestaan: budgetten benodigd voor de bekostiging van rechtspositionele verplichtingen op grond van de cao gemeenteambtenaren en uitvoeringsregelingen kunnen niet voor andere doeleinden worden aangewend; geoormerkte middelen, ter uitvoering van specifieke wetten en regelingen, kunnen niet voor andere doeleinden aangewend worden; er vindt geen verschuiving plaats tussen personele en materiële budgetten; de verschuiving heeft geen betrekking op kapitaallasten; er vindt geen omwisseling van investeringslasten en exploitatielasten plaats; er vindt geen verschuiving plaats tussen programma’s; er vindt geen verschuiving plaats met andere kostensoorten naar subsidies. 4.Mee- en tegenvallers op algemene inkomsten komen ten gunste/laste van de algemene middelen (i.c. het begrotingssaldo). Artikel7Horizontale vervanging budgethouder/budgetbeheerder 1.Bij afwezigheid van de budgethouder worden zijn taken uitgeoefend door een collega-budgethouder 2.Bij afwezigheid van de budgetbeheerder worden zijn taken uitgeoefend door een collega-budgetbeheerder. Deze collega-budgetbeheerder wordt aangewezen na toestemming van de budgethouder. Artikel8Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari

1. Artikel9Citeertitel Deze regeling wordt aangehaald als: Budgethoudersregeling Zoeterwoude
2. Aldus besloten in de vergadering van 21 november 2023,Het college van Burgemeester en Wethouders van Zoeterwoude,de secretaris, T.N. Kramer de burgemeester,F.Q.A. van TrigtZoeterwoude, 21 november 2023 Toelichting op budgethoudersregeling Zoeterwoude 2023 In de Financiële verordening van de gemeente Zoeterwoude is opgenomen dat het college een budgethoudersregeling vaststelt. Het doel van het hebben van een budgethoudersregeling is te komen tot: een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en krediet verbonden werkzaamheden dat wordt voldaan aan de eisen van rechtmatig, doelmatig en doeltreffend beheer van budget. Hiermee wordt aangesloten bij de wetgeving in artikel 212, 213 en 213a van de Gemeentewet; een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover. Aanleiding voor het herzien van de budgethoudersregeling 2023 was het voor de budgetbeheerders mogelijk te maken overeenkomsten aan te gaan tot het in de regeling genoemde grensbedrag. De gemeenteraad is het kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende orgaan binnen de gemeente. De gemeenteraad oefent het formele budgetrecht uit. Deze expliciet in de Gemeentewet genoemde bevoegdheid komt onder andere tot uitdrukking in het feit dat de raad jaarlijks op het niveau van de begrotingsprogramma’s en beleidsvelden de begroting vaststelt. Hiermee stelt de raad vast welk beleid het komend jaar zal worden uitgevoerd en autoriseert de raad ook de (financiële) middelen die nodig zijn om dat beleid te kunnen uitvoeren. Met het vaststellen van de programmabegroting verkrijgt het college van burgemeester en wethouders de bevoegdheid om het in de begroting opgenomen beleid van de gemeente uit te voeren. Daarbij mag het college tevens de middelen inzetten die op beleidsveldniveau daarvoor beschikbaar zijn gesteld. Het college wordt hierin ondersteund door de ambtelijke organisatie en is daartoe opdrachtgever van de directie. De directie houdt zich bezig met het managen van de organisatie als geheel, strategische ontwikkeling en advisering, het versterken van een integrale aanpak, concernsturing, het opdrachtgeverschap van grote programma’s en projecten en de optimalisering van de bedrijfsvoering. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsbepalingen Dit artikel beschrijft de belangrijkste begrippen uit de regeling. De raadsgriffier wordt bewust niet benoemd in deze regeling aangezien de raadsgriffier los staat van de ambtelijke organisatie. Daarbij is het niet de bevoegdheid van het college om een functie of taak toe te wijzen aan de raadsgriffier. De raadsgriffier beheert verschillende budgetten van de gemeenteraad en voert dezelfde taken uit als de budgethouder. De raadsgriffier wordt om deze reden in de uitvoering gelijk gesteld aan een budgethouder. Artikel 2 Toekennen budgetten Het college geeft in de vorm van de budgethoudersregeling opdracht aan de algemeen directeur om het budgethouderschap namens het college uit te oefenen. De algemeen directeur draagt deze budgetverantwoordelijkheid met de budgethouders. Een budgethouder kan een of meer budgetbeheerders aanwijzen vanuit de gehele ambtelijke organisatie van de gemeente Zoeterwoude. De budgetbeheerder is een medewerker van de organisatie. Om het systeem beheersbaar te houden (aantal routecodes en risico op onregelmatigheden), moet er door de budgethouders wel terughoudend met het benoemen van budgetbeheerders worden omgegaan. Artikel 3 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgethouder De verantwoordelijkheden van de budgethouder bestaan uit de volgende zaken (niet uitputtend): Het sturen, beheersen en verantwoorden van het budget. Dit omvat: Zorgen voor adequate en actuele onderbouwing van budgetramingen. In samenspraak met de budgetbeheerder aantoonbaar maken dat de prestatie geleverd is tegen de vooraf gemaakte (financiële) afspraken en voorwaarden. Dit kan gebeuren vanaf een drempelbedrag. Het aanleveren van gegevens voor het opstellen van de Kadernota, de Programmabegroting, bestuursrapportages en de jaarstukken en het vertalen van die gegevens naar de eigen afdeling in de vorm van per onderdeel te leveren prestaties en daarvoor benodigd budget. Het bewaken van op zijn gemandateerde budget geboekte inkooporders, kosten en opbrengsten. Hieronder valt het controleren van goed te keuren facturen en het controleren van budgetoverzichten op over-/onderschrijding van het beschikbare budget en het aangaan en vastleggen van verplichtingen. De verantwoordelijkheid voor een efficiënte (zo zuinig mogelijk gegeven de gewenste kwaliteit), doeltreffende en rechtmatige besteding van gelden binnen de door Zoeterwoude vastgestelde kaders. Hiertoe behoort onder meer het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Het realiseren van de afgesproken kwantiteit en kwaliteit van de producten en diensten binnen de afgesproken budgetten. Opdracht geven voor de levering van werken, goederen of diensten tot het in deze regeling genoemde grensbedrag. Artikel 4 Bevoegdheden en verantwoordelijkheden budgetbeheerder De budgetbeheerder informeert de budgethouder over de door hem gesignaleerde en verwachte afwijkingen van het toegekend budget. Dit betreft zowel over- als onderschrijdingen van de opgenomen uitgaven of inkomsten. Daarnaast wordt de budgethouder geïnformeerd door de budgetbeheerder als taken of prestaties niet worden gerealiseerd binnen zijn of haar onderdelen. Budgetbeheerders worden door budgethouders aangewezen en dit wordt vastgelegd in de financiële administratie. Tevens wordt hier de onderlinge vervanging in vastgelegd. Vanaf 2023 kunnen budgetbeheerders opdracht geven voor de levering van werken, goederen of diensten tot het in deze regeling genoemde grensbedrag. Artikel 5 Administratie Onder een tijdige en juiste registratie van ontvangen facturen en uitgaande nota’s wordt verstaan het vastleggen van het getekende contract en offerte, prestatieverklaring en een zichtbare controle op de juiste prijs. Artikel 6 Verrekenbaarheid tussen budgetten De budgethouder is bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven. En tot maximaal de kosten van uitvoering van een in de begroting opgenomen investering waarvoor hij als budgethouder is aangewezen. Voor de financiële beheersing van de gemeentebegroting is het van belang dat budgethouders weten hoe “hun” budgetten zich ontwikkelen en waar risico’s op mee- en tegenvallers zijn. Van de budgethouders wordt een actieve rol verwacht. Dat houdt het volgende in: Een budgethouder laat zich niet verrassen door de cijfers en zorgt dat er op basis van de cijfers tijdig actie wordt ondernomen. Als er risico’s worden geïdentificeerd, leidt dat waar mogelijk tot beheersingsmaatregelen en vermelding in de risicoparagraaf. Als tegenvallers worden voorzien, is de vraag welke compenserende acties nodig zijn om de overschrijding te vermijden. Als dat niet lukt, is de vraag aan de orde hoe de overschrijding kan worden gecompenseerd. Zelf oplossen is daarbij een belangrijk uitgangspunt. Dat kan bijvoorbeeld als er voldoende budgetruimte is binnen de andere budgetten van de budgethouder. Voorwaarde daarbij is dat de doelstellingen van het programma te realiseren blijven. Als een tegenvaller niet kan worden opgevangen binnen de eigen budgetten wordt hierover gerapporteerd aan directie en de raad. Meevallers mogen niet worden gebruikt om extra uitgaven te doen maar vallen vrij ten gunste van de algemene middelen. Artikel 7 Horizontale vervanging budgethouder/budgetbeheerder In geval van vakantie of bij andere omstandigheden waardoor een budgethouder/-beheerder zijn rol niet kan vervullen vindt vervanging plaats door een collega budgethouder-/beheerder. Dit wordt vooraf afgestemd tussen de betrokken budgethouders, budgetbeheerders en financiële administratie. Bijlage1 De volgende bedragen worden gehanteerd bij het ondertekenen en aangaan van overeenkomsten en tot het aangaan van financiële verplichtingen Bedrag overeenkomst (maximaal) Bedrag financiële verplichting (maximaal) Algemeen Directeur (Procuratiehouder) € 215.000 € 215.000 Budgethouder € 100.000 € 100.000 Budgetbeheerder € 5.000 € 5.000