Nota misbruik en oneigenlijk gebruik gemeente Borne 20231Inleiding 1.1.Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) Voor u ligt het Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) beleid van de gemeente Borne. In dit beleid zijn de algemene uitgangspunten voor M&O, de risico’s en ook de maatregelen ter voorkoming en afdoening misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen. Rechtmatigheid is één van de essentiële pijlers van een goed overheidsbestuur. De gemeente moet publieke gelden rechtmatig verwerven en besteden. De gemeenteraad heeft op 7 november 2023 de financiële verordening art 212 gemeentewet (23int07731) vastgesteld. Artikel 12, lid 2, van deze verordening bepaalt: Burgemeester en wethouders zorgen voor, en leggen vast, de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Met ingang van het verslagjaar 2023 legt het college zelf in de jaarstukken verantwoording af aan de raad over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Het college dient in dit kader een uitspraak te doen in hoeverre misbruik en oneigenlijk gebruik wordt voorkomen en bestreden, en of de getroffen maatregelen werken. Het M&O criterium dient samen met het begrotingscriterium en het voorwaardencriterium als basis voor de afgifte van de rechtmatigheids-verklaring. Bij het gebruik van de diverse gemeentelijke financiële regelingen door onze inwoners en instellingen/ bedrijven staat vertrouwen voorop. Vanuit het maatschappelijk perspectief bezien, staat het gemeentelijk optreden dan ook in een proportionele verhouding tot eventuele fouten of een onjuist gebruik. Er kunnen zich echter ook situaties van (pogingen tot) misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden voordoen. Daarvoor moet de gemeente Borne waarborgen en (preventieve) maatregelen treffen, dit M&O beleid biedt hiervoor de nodige handvatten. Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Middelen die worden aangewend worden dan ook getoetst aan vigerende wet- en regelgeving en interne integriteitsregelingen/afspraken. Daarnaast is er sprake van functiescheiding en collegiale toetsing in (financiële) processen. 2.Doelstelling en uitgangspunten De aanleiding voor het opstellen van een gemeentelijk M&O beleid hangt met name samen met de wettelijke verplichting om over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties verantwoording af te leggen in de begroting en in de jaarrekening. Tot op heden was hiervoor geen beleid, maar werd rechtmatigheid van baten en lasten getoetst op basis van separate documenten, denk hierbij aan de frauderisico-analyse die jaarlijks besproken wordt door de Directie en Managementteam. 2.1.Definities en afbakening M&O beleid De commissie BBV heeft in de Kadernota Rechtmatigheid 2023 (oktober 2023) de volgende definities van misbruik en oneigenlijk gebruik opgenomen. Definitie misbruik: Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Misbruik van overheidsgelden wordt geregeld aangeduid met het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Misbruik van overheidsregelingen moet echter wel duidelijk worden onderscheiden van fraude waarbij één of meerdere medewerkers van de organisatie betrokken zijn1Hiervoor kennen we interne processen zoals de fraude-risicoanalyse.. Bij het bestrijden van misbruik passen beheersmaatregelen zoals misbruikpreventie, handhaving, misbruik en fraudeopsporing en sancties. Definitie oneigenlijk gebruik: Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. De beheersmaatregelen die daarbij passen zijn: handhaving, voorlichting, analyse toepassen en actualisering wet- en regelgeving. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. Wanneer sprake is van misbruik van overheidsgelden moeten deze gelden door de gemeente worden teruggevorderd. Als wet- en regelgeving oneigenlijk gebruik mogelijk maakt (‘de mazen van de wet’) is het noodzakelijk dat wet- en regelgeving wordt aangepast en/of duidelijker wordt toegelicht. De afbakening van het M&O beleid is extern gericht, namelijk op de inwoner, instelling of organisatie die via de gemeente gebruik maakt van overheidsregelingen. Interne regelingen vallen niet onder de werking van dit beleid. Interne regelingen worden wat betreft eventueel misbruik of oneigenlijk gebruik onder het gemeentelijke integriteitsbeleid geschaard. Het M&O beleid ziet verder toe op de publiekrechtelijke taakuitoefening van de gemeente. Privaatrechtelijk handelen, zoals de aan- en verkoop en de aan- en verhuur van vastgoed en gronden en het oneigenlijk gebruik van gemeentelijke gronden, vormt geen onderdeel van dit beleid aangezien het geen gemeentelijke regelingen betreft. De uitwerking van het beleid is geïncorporeerd in de diverse vigerende specifieke regelingen, verordeningen en processen die de Gemeente Borne kent. Risicogebieden (zie voor uitwerking hoofdstuk 4) betreffen het sociaal domein vergunningverlening en (deels) handhaving, integriteit van relaties, belastinginkomsten, identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen, subsidieverstrekking en inkoop/aanbesteding. De inzet van beheersmaatregelen (regelgeving, voorlichting, controle en passende maatregelen) in de risicogebieden is afhankelijk van het inherent risico. De meeste regelingen zijn gebonden aan wettelijke eisen en minimumnormen voor het nemen van maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik. Vanuit M&O is het mogelijk om daar (eventueel) maatregelen aan toe te voegen. 2.2.Doelstelling M&O beleid Het M&O beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Daarmee bestaat het zowel uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&O beleid is met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik dan wel oneigenlijk gebruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en daarnaast dat de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. M&O beleid draagt bij aan een transparante en consistente dienstverlening en bedrijfsvoering van de gemeente Borne. Het draagt daarnaast ook bij aan een zorgvuldige aantoonbare afweging van welke beheersmaatregelen noodzakelijk zijn en welke doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die het kost (kosten/baten beoordeling, voor zover dit kwantificeerbaar is). 2.3.Uitgangspunten Aan het M&O beleid van de gemeente Borne liggen de volgende uitgangspunten ten grondslag: De gemeente werkt vanuit een basishouding van vertrouwen in een juiste omgang met gemeentelijke regelingen door haar inwoners en instellingen/bedrijven Maatregelen die worden getroffen ter bevordering van een juist gebruik van gemeentelijke regelingen zijn proportioneel. Dat wil zeggen dat zij in verhouding staan tot de risico’s die worden gelopen. Voorkomen is beter dan genezen. De proportionele inzet van beleid en maatregelen is met name gericht op preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. Na constatering van een overtreding wordt de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld en zo nodig en indien mogelijk bestraft (boete). De teamleider waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het daadwerkelijk treffen/uitvoeren van M&O beheersmaatregelen. Het M&O beleid wordt op basis van ontwikkelingen in wetgeving en ervaring met de maatregelen en controles geëvalueerd. Afspraken worden gemaakt over het bijhouden en registreren hoe vaak er sprake is van oneigenlijk gebruik of misbruik, of en welke controles hierop zijn uitgevoerd en of en welke maatregelen zijn opgelegd? 2.4.Rollen en verantwoordelijkheden De rollen en verantwoordelijkheden zijn in lijn met de inrichtingsprincipes van onze organisatie. De teamleider van het team waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het treffen van passende M&O beheersmaatregelen voor zijn of haar specifieke risicogebied. Door middel van het uitvoeren van controles in de 1e en 2e lijn en het onder de aandacht houden van het M&O beleid via werkoverleggen en het Intranet wordt geverifieerd in hoeverre het beleid wordt nageleefd en ten uitvoer wordt gebracht. De manager legt verantwoording af over de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd. De gemeentesecretaris ziet erop toe dat de managers deze taak oppakken en dat waar nodig risico's tijdig worden besproken. Het college van B&W vervult een kaderstellende rol door het beleid en de periodieke actualisaties daarvan vast te stellen. 2.5.Maatschappelijke ontwikkelingen Regelgeving is vaak ingewikkeld, niet iedereen is in staat de weg in de bureaucratie te vinden (dit nog los van de digitalisering). Hierdoor reiken inwoners soms onbewust de verkeerde informatie aan of houden ze onbewust informatie achter. Onder andere de toeslagenaffaire heeft er toe geleid dat er in onze maatschappij anders gekeken wordt naar wet- en regelgeving en de mogelijke uitwassen die ontstaan bij te rigide toezicht en handhaving. Uitgangspunt is dat wij in Borne handelen overeenkomstig de bedoeling van de wet en dat het overheids-handelen proportioneel dient zijn ten aanzien van het ‘vermeende’ misbruik en oneigenlijk gebruik. 3.Beheersmaatregelen Regelingen en processen (of onderdelen daarvan) kunnen het risico van misbruik of oneigenlijk gebruik met zich meedragen. Bijvoorbeeld als er sprake is van afhankelijkheid van gegevens die derden aan de gemeente verstrekken. Wettelijke eisen en minimumnormen verbinden aan de meeste regelingen de verplichting om maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik te treffen. Dat zijn maatregelen uit landelijke wetgeving en lokale regelgeving die sowieso worden ingezet. Daarnaast zijn er extra beheersmaatregelen denkbaar die het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik verder kunnen terugdringen. Extra beheersmaatregelen worden alleen daar ingezet waar het risico dit vraagt in combinatie met een kosten baten afweging. Op dit moment zijn er geen extra beheersmaatregelen getroffen. Tevens zijn beheersmaatregelen die intern zijn gericht relevant. Het gaat dan om zaken zoals functiescheiding, toegangsrechten tot applicaties, regelmatige controle daarvan, het vastleggen van gebeurtenissen in log-ins, en rapportages over deze maatregelen. In de maatregelen kan een onderscheid worden aangebracht tussen preventieve en repressieve maatregelen (of een mix daarvan). 3.1.Preventieve maatregelen Preventieve maatregelen zijn maatregelen die liggen vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering. Preventieve maatregelen betreffen regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Zij zijn gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. Bij voorlichting kan gedacht worden aan het actief communiceren over dit beleid, actief informeren als inwoners, organisaties vragen hebben over de verschillende regelingen, uitkeringen, subsidies. 3.1.1.Regelgeving Heldere en eenduidige regelgeving beperkt de ruimte voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Onder regelgeving wordt verstaan: verordeningen, beleidsregels, nadere regels en richtlijnen van de gemeente zoals vastgelegd in processen en interne afspraken. Adequate en handhaafbare regelgeving is een belangrijke beheersmaatregel in het kader van M&O beleid en voldoet in dat verband aan de volgende eisen: eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid; er gelden eenduidige definities; het doel en de doelgroep van de regeling is nauwkeurig bepaald; rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen; er zijn geen overbodige en/of met elkaar strijdige bepalingen; de afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden is zoveel mogelijk beperkt; mogelijke maatregelen of mogelijke sancties bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de regeling opgenomen; ingangsdata en overgangsregels zijn in de regeling opgenomen. 3.1.2.Controle vooraf Controle in de uitvoering is een middel om (de kans
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.