Budgetregeling gemeente Someren 2024Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren; overwegende dat: Het college van burgemeester en wethouders op 7 november 2023 het Organisatiebesluit gemeente Someren 2024 heeft vastgesteld waarin een gewijzigde organisatiestructuur is opgenomen, (mede) voortvloeiend uit het Organisatieontwikkelplan: ‘Voor elkaar!’ deze gewijzigde organisatiestructuur in werking treedt op 1 februari 2024; als gevolg van dit besluit de ambtelijke organisatie is gewijzigd; de Mandaatregeling gemeente Someren en Budgetregeling hierop aangepast moeten worden; het Organisatiebesluit gemeente Someren 2024 één geheel moet vormen met zowel de Mandaatregeling als ook met de budgetregeling en het treasurystatuut; het uit oogpunt van doelmatige en doeltreffende bedrijfsvoering wenselijk is dat er regels worden vastgesteld ten aanzien van de besteding van de door de gemeenteraad in de begroting beschikbare gelden. gelet op: het organisatiebesluit gemeente Someren 2024, de mandaatregeling gemeente Someren 2024 en de financiële verordening gemeente Someren 2023 de controleverordening gemeente Someren 2023 b e s l u i t : vast te stellen de Budgetregeling gemeente Someren 2024 Artikel1.Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: Budget: de middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan programma’s, taakvelden, kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten. Budgethouder: de voor een toegewezen budget verantwoordelijke functionaris. College: Het college van burgemeester en wethouders Manager: de domein- en teammanager zoals blijkt uit het organisatiebesluit 2024; PAV-er : prestatie akkoord verklaarder; een functionaris die namens de budgethouder verplichtingen en facturen controleert en de door een leverancier geleverde prestaties beoordeelt. Programma: een planning voor de uitvoering van beleid op een bepaald gebied en de in dat kader te leveren prestaties en taakvelden met bijbehorende budgetten. SMT: Het strategisch management team zoals dat blijkt uit het organisatiebesluit 2024; Taakveld: onderdeel van een programma zoals in de begroting benoemd. Artikel2.Aanwijzing budgethouders Als budgethouder worden aangewezen: de gemeentesecretaris; de manager van een domein; de manager van een team; de concerncontroller; de functionaris die op voordracht van de teammanager door het Strategisch Management Team is aangewezen. Het Strategisch Management Team wijst per budget een budgethouder aan. Artikel3.Vervanging De vervanging van de budgethouders zoals bedoeld in artikel 2, onder a, b en c vindt plaats volgens de bepalingen uit artikel 18 van het Organisatiebesluit 2024; De vervanging van de concerncontroller gebeurt door de gemeentesecretaris; De vervanging van de budgethouders zoals bedoeld in artikel 2, onder e gebeurt door de domeinmanager van het betreffende team. Artikel4.Verantwoordelijkheden De budgethouder is verantwoordelijk voor een optimale realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties en een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem of haar toevertrouwde budgetten. Artikel5.Aangaan van verplichtingen De budgethouder is namens het college bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal: de in de begroting opgenomen budgetten; de bedragen van de vastgestelde (investerings) kredieten; de omvang van de ingestelde voorzieningen. Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de budgethouder is vastgesteld dat deze verplichtingen behoren tot de activiteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld en er voldoende budget beschikbaar is; Verplichtingen worden door de budgethouder aantoonbaar vastgelegd - bij voorkeur in het financieel informatiesysteem - op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is. De budgethouder is namens het college bevoegd tot het verkrijgen van inkomsten ten gunste van de in de begroting en kostenplaatsen opgenomen bedragen of van de geraamde (externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen. Artikel6.Verwerking van facturen Bij de verwerking van inkomende facturen is de onderstaande werkwijze van toepassing: De PAV-er ontvangt de factuur digitaal in zijn workflow; De PAV’er codeert de factuur en accordeert de factuur voor de levering van de goederen of de dienst (=prestatielevering); Bij bedragen boven de €25.000 voegt de PAV-er de prestatieverklaring digitaal toe aan de factuur in de administratie. Een prestatieverklaring kan onder andere bestaan uit termijnstaten, contracten, urenregistratie, getekende afleverbonnen, e-mails of agenda’s. De volgende categorieën van kosten worden uitgesloten voor het vastleggen van de verplichting voor een prestatieverklaring: Kosten elektriciteit, water en gas; Subsidies uit het subsidieprogramma; Verzekeringen Belastingen en afdrachten pensioenfonds; Internet; Telefoonnota’s; Bijdrage aan verbonden partijen; Aflossingen en renteleningen. Het SMT kan besluiten hier nog categorieën aan toe te voegen. Na goedkeuring door de PAV-er stuurt deze de factuur door naar de budgethouder; De budgethouder controleert de factuur en keurt de factuur goed voor betaling; De budgethouder ziet toe op correcte wijze van vastlegging van de prestatieverklaring en kan bewijslast vragen voor facturen beneden de € 25.000 aan de PAV-er; De budgethouder en PAV-er zorgen er voor dat binnen vijf werkdagen de facturen in hun workflow zijn afgehandeld. Artikel
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.