Besluit beperkingen openbaarheid archief gemeente Brederwiede 1973-2000 en gemeente Steenwijk 1991-2000 Het college van burgemeester en wethouders van Steenwijkerland; gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 23 januari 2024, gelet op artikel 15, eerste lid, onder a en c van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 BESLUIT: Beperkingen te stellen aan de openbaarheid van de archieven van voormalig gemeente Brederwiede van 1973-2000 (archiefblok 36) en voormalig gemeente Steenwijk van 1991-2000 (archiefblok 20) volgens de hierna gegeven specificatie. Daarbij zijn naast de beperkinggrond in een daaraan gekoppelde tabel de betrokken inventarisnummers, de te volgen procedure en het daaraan verbonden jaar van openbaarmaking vermeld. Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en de onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of b van de Archiefwet 1995, artikel 15 zijn de navolgende inventarisnummers beperkt openbaar: Archief gemeente Brederwiede 1973-2000 Inventarisnummer Procedure [A, B of C] Openbaar per 1 januari [jaartal] 1 A 2072 92 B 2049 93 B 2050 94 B 2050 95 B 2051 96 B 2051 97 B 2052 98 B 2052 99 B 2053 100 B 2053 101 B 2054 102 B 2054 103 B 2055 104 B 2055 105 B 2056 106 B 2056 107 B 2057 108 B 2057 109 B 2058 110 B 2058 111 B 2059 112 B 2059 113 B 2060 114 B 2060 115 B 2061 116 B 2061 117 B 2062 118 B 2062 119 B 2063 120 B 2064 121 B 2065 122 B 2066 123 B 2067 124 B 2068 125 B 2069 126 B 2070 127 B 2071 128 B 2072 129 B 2072 130 B 2073 131 B 2073 132 B 2074 133 B 2074 134 B 2075 135 B 2075 136 B 2076 137 B 2076 276 A 2072 331 A 2076 333 A 2076 359 A 2067 598 A 2076 954 A 2068 955 A 2061 957 A 2066 984 A 2050 985 A 2052 1000 A 2057 1006 C 2034 1007 C 2040 1008 C 2039 1009 C 2054 1010 C 2050 1014 C 2043 1015 C 2058 1016 C 2055 1017 C 2063 1054 A 2055 1075 A 2065 1078 A 2078 1090 A 2024 1091 A 2036 1092 A 2045 1093 A 2050 1094 A 2048 1099 A 2037 1226 A 2064 1227 A 2075 1228 A 2076 1229 A 2077 1244 A 2053 1596 A 2077 1597 A 2077 1598 A 2077 1599 A 2077 1600 A 2077 1601 A 2077 1602 A 2077 1856 A 2061 1857 A 2076 1882 A 2076 1893 A 2072 1894 A 2076 2035 A 2069 2036 A 2069 2107 A 2065 2109 A 2073 2110 A 2074 2111 A 2074 2164 A 2076 2169 A 2076 2196 A 2076 2197 A 2060 2198 A 2073 2199 A 2076 2219 A 2045 2220 A 2069 2221 A 2069 2234 B 2061 2260 C 2063 2288 A 2065 2522 A 2073 2615 A 2070 2616 A 2074 2837 A 2058 2904 A 2066 2931 A 2074 2932 A 2074 3014 A 2070 3051 A 2051 3201 A 2066 3217 A 2075 3265 A 2065 3266 A 2073 3335 A 2050 3336 A 2075 3465 A 2058 3467 A 2065 3470 A 2074 3484 A 2070 3489 A 2071 3497 A 2061 3773 A 2073 3774 A 2073 3775 A 2073 3776 A 2073 3777 A 2073 3778 A 2073 3779 A 2073 3780 B 2075 3781 B 2076 3782 B 2076 3783 A 2076 3966 A 2065 3968 A 2078 3973 A 2075 3974 A 2075 4052 C 2048 4053 A 2069 4054 A 2069 4055 A 2069 4056 A 2069 4057 A 2069 4058 A 2069 4059 A 2069 4060 A 2069 4061 A 2075 Archief gemeente Steenwijk 1991-2000 Inventarisnummer Procedure [A, B, C of D] Openbaar per 1 januari [jaartal] 40 A 2073 41 A 2076 80 A 2072 81 A 2073 86 A 2092 189 A 2072 190 A 2074 192 B 2076 195 A 2077 198 A 2076 207 A 2075 293 A 2074 298 A 2076 314 D 2066 315 D 2066 317 D 2066 318 D 2066 319 D 2066 320 D 2066 321 D 2067 322 D 2067 323 D 2067 324 D 2067 325 D 2067 326 D 2066 327 D 2067 328 D 2068 331 D 2074 351 A 2076 357 A 2070 359 A 2073 379 A 2069 380 A 2073 381 A 2076 382 A 2076 399 D 2070 401 D 2070 438 A 2072 439 A 2076 442 A 2047 457 B 2075 468 A 2076 469 A 2074 470 A 2075 471 A 2073 472 A 2076 473 A 2076 474 A 2076 475 A 2076 476 A 2076 477 A 2075 478 A 2076 479 A 2076 480 A 2074 481 A 2074 489 A 2076 490 A 2076 508 B 2073 537 A 2077 538 A 2077 786 A 2068 787 B 2069 791 D 2076 813 A 2076 815 A 2077 819 B 2074 820 B 2068 826 A 2076 833 B 2076 850 B 2076 852 B 2069 924 B 2068 950 D 2076 1059 D 2059 1060 D 2067 1105 D 2071 1106 D 2072 1107 D 2073 1108 D 2075 1243 A 2070 1407 B 2074 1418 B 2075 1432 B 2071 1433 B 2072 1452 B 2075 1466 A 2076 1487 A 2071 1491 B 2076 1722 A 2076 1723 B 2069 1724 B 2071 1725 B 2073 1726 B 2076 1728 C 2041 1729 C 2061 1730 A 2033 1731 C 2061 1732 C 2062 1733 C 2055 1734 C 2053 1735 C 2062 1821 D 2067 1854 C 2061 Steenwijk, 23 januari 2024,burgemeester en wethouders van Steenwijkerland, de secretaris,Marco de Graafde burgemeester, Rob Bats Bezwaar maken Bent u het niet eens met dit besluit? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Dit is een brief waarin u uitlegt waarom u het niet eens bent met het besluit. Dat moet u doen binnen zes weken na de bekendmaking van dit besluit. In de brief schrijft u: de datum uw naam, adres en telefoonnummer tegen welk besluit u bezwaar maakt waarom u het niet eens bent met het besluit Onderteken uw brief en stuur naar: Gemeente Steenwijkerland, aan: burgemeester en wethouders, Postbus 162, 8330 AD Steenwijk. U kunt ook online bezwaar maken. Dit kan via www.steenwijkerland.nl/bezwaar. Hiervoor heeft u uw DigiD nodig. Komt u door het besluit direct in de problemen? En kunt u de beslissing op uw bezwaar niet afwachten? Dan kunt u een voorlopige voorziening aanvragen bij de bestuursrechter. Dit is een tijdelijke oplossing. Hieraan zijn kosten verbonden. Meer informatie vindt u op www.rechtspraak.nl Zoek op voorlopige voorziening. BijlageToelichting op het gebruik van openbaarheidsbeperkingen op en uitleg van de procedures Er zijn drie procedures (A, B, of C) opgesteld voor stukken met een beperking aan de openbaarheid op grond van bescherming persoonlijke levenssfeer. Procedure A is de standaardprocedure, bijvoorbeeld bestanden die privacygevoelige gegevens bevatten. Procedure B geldt voor archiefbescheiden met bijzondere persoonsgegevens en erg gevoelige persoonsgegevens. Procedure C is voor archiefbestandsdelen die betrekking hebben op één of enkele personen. De procedures zijn gebaseerd op de procedures bij het Nationaal Archief. Naast de drie bovengenoemde procedures die betrekking hebben op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, zijn er in het archief van de gemeente Steenwijk 1991-2000 ook beperkingen aan de openbaarheid gesteld aan dossiers met het oog op ‘de onevenredige benadeling van een ander belang dan genoemd in onderdeel a of b’ van artikel 15 van de Archiefwet. Deze procedure (D) is van toepassing op dossiers van zgn. ‘gevoelige panden’: panden waarbij informatie over de indeling van de panden een verhoogd risico geeft op misbruik. Voor het archief van de gemeente Steenwijk zijn dit dossiers die betrekking hebben op het gemeentehuis en het politiebureau aan de Vendelweg te Steenwijk, de Johannes Postkazerne te Kallenkote en het bedrijf Dyka aan de Produktieweg te Steenwijk. Procedures beschikbaarstelling Inzage openbare stukken Stukken zijn in principe alleen in de studieruimte raadpleegbaar. Bezoekers moeten een verklaring ondertekenen, waarmee ze akkoord zijn met het bezoekersreglement. Hierin zijn privacy-bepalingen opgenomen (invoegen link) Stukken jonger dan 100 jaar worden standaard niet via het internet openbaar gemaakt of digitaal beschikbaar gesteld. De gemeentearchivaris kan daar wel een uitzondering op maken. In individuele gevallen kan een dossier digitaal beschikbaar worden gesteld aan een individuele burger. In dat geval moet de burger eerst wel het hiervoor genoemde akkoord op het bezoekersreglement geven. Inzage niet openbare stukken Procedure A (standaardprocedure) Bezoekers moeten een schriftelijk verzoek indienen (zie bijlage). Toestemming wordt na ingevuld en ondertekend verzoek standaard gegeven. Procedure B Om inzage te krijgen moet de onderzoeker een schriftelijk verzoek indienen, waaruit blijkt dat en hoe aan onderstaande voorwaarden is voldaan: a. de verwerking noodzakelijk is met het oog op wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden; b. het onderzoek, een algemeen belang dient; c. het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost; en d. bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad. Die ingevulde en ondertekende verklaring is een voorwaarde voor het in behandeling nemen van de aanvraag. Op een aanvraag wordt een besluit genomen door de gemeentearchivaris, eventueel na overleg met de Privacy Officer. Tegen het besluit is bezwaar mogelijk. Procedure C Bij deze procedure moet de onderzoeker eerst toestemming vragen aan de betrokkene(n). Pas na expliciete schriftelijke toestemming van de betrokkene voor inzage (artikel 22 UWAVG), kan inzage worden verstrekt. Op een aanvraag wordt een besluit genomen door de gemeentearchivaris, eventueel na overleg met de Privacy Officer. Tegen het besluit is bezwaar mogelijk. Procedure D Er komt een schriftelijk verzoek binnen voor een pand dat op de lijst met ‘gevoelige panden’ staat, wordt er telefonisch contact opgenomen met de eigenaar of gebruiker van het pand. Daarin wordt uitgelegd: Waarom de dossiers niet zomaar ter inzage worden gegeven; dat er een aanvraag is binnengekomen voor inzage; of inzage gevraagd wordt in het kader van een opdracht van de gebruiker/eigenaar van het pand en dat er geen bezwaar bestaat tegen inzage; of de eigenaar/gebruiker dit schriftelijk kan bevestigen. Op grond van de bevestiging kan de gemeentearchivaris vervolgens een beschikking opstellen toestemming tot inzage wordt gegeven. Uitgangspunten openbaarheidsbeperkingen Waar mogelijk is geen onderscheid gemaakt tussen bijzondere persoonsgegevens die onder de werking van de AVG vallen en bijzondere persoonsgegevens die niet onder de werking van de AVG vallen. De AVG heeft slechts betrekking op een deel van de archieven (de bestanden of gedigitaliseerde archieven). Maar ook in de archiefbestanddelen die niet onder de werking van de AVG vallen, kunnen bijzondere persoonsgegevens voorkomen. Het is niet wenselijk om die anders te behandelen dan archiefstukken met bijzondere persoonsgegevens die onder de werking van de AVG vallen. Daarom worden de inventarissen daar ook op beoordeeld. Inventarisnummers waarvan op grond van de omschrijving verwacht kan worden dat er bijzondere persoonsgegevens in kunnen worden aangetroffen en die ook daadwerkelijk bijzondere persoonsgegevens bevatten, worden zoveel mogelijk gelijk behandeld, ongeacht of ze wel of niet onder de werking van de AVG vallen. N.B. de gelijke behandeling geldt niet voor de termijn. In de archiefwet 1995 staat een maximale termijn. Openbaarheid is bepaald op het niveau van inventarisnummer. Bevinden zich binnen een inventarisnummer stukken waaraan een beperking aan de openbaarheid wordt gesteld, dan is het hele inventarisnummer niet openbaar. Toelichting: praktisch gezien is het onmogelijk om voor de lange termijn binnen inventarisnummers een onderscheid te maken tussen stukken die wel of geen beperking kennen. Beschrijvingen van inventarisnummers die gepubliceerd worden, mogen in ieder geval geen persoonsgegevens van bijzondere of strafrechtelijke aard bevatten, tenzij die door betrokken personen kennelijk zelf openbaar zijn gemaakt. Geen openbaarheidsbeperking voor inventarisnummers die alleen stukken met basale gewone persoonsgegevens bevatten, geen bestanden zijn en waarvan de omschrijving en de context geen aanleiding geven om te veronderstellen dat er persoonsgegevens aangetroffen kunnen worden. Toelichting: onder basale persoonsgegevens worden hier verstaan gegevens als naam, adres, woonplaats, geboortedatum en telefoonnummer. Eventueel aangetroffen correspondentie met betrokken privépersonen bevat alleen feitelijke informatie. Deze inventarisnummers bevatten mogelijk wel persoonsgegevens, maar niets in de omschrijving of context wijst op de aanwezigheid van persoonsgegevens. Er is dus niet gericht te zoeken op informatie over personen. Als er persoonsgegevens worden aangetroffen, is het is min of meer willekeurig van welke personen persoonsgegevens worden aangetroffen. Het zijn bovendien persoonsgegevens die ook vaak eenvoudig elders kunnen worden achterhaald (b.v. opzoeken op internet). Altijd een openbaarheidsbeperking stellen aan inventarisnummers die betrekking hebben op één persoon. Toelichting: één grond waarom persoonsgegevens verwerkt mogen worden is als de betrokkene zelf toestemming heeft gegeven. Over het algemeen zal het echter voor een bezoeker onmogelijk zijn om vooraf toestemming aan betrokkenen te vragen om inzage. Simpelweg omdat de personen die in de archiefstukken voorkomen niet vooraf bij de onderzoeker bekend zijn. Als het inventarisnummer één specifieke persoon betreft (een persoonsdossiers), is dat echter wel mogelijk. Omdat persoonsgegevens ook vaak gevoelige informatie bevatten, geldt hiervoor een aparte zware procedure waarbij in de eerste plaats toestemming van de betrokkene gevraagd zal worden (procedure C). Niet alle inventarisnummers kunnen op inhoud beoordeeld worden. Daarom moet een onderscheid gemaakt worden tussen het beoordelen van inventarisnummers op basis van alleen de omschrijving, op basis van de daadwerkelijke inhoud of op basis van een steekproef. Toelichting: gezien de omvang van het aantal te beoordelen inventarisnummers (vele duizenden omschrijvingen, meer dan honderdduizend documenten), is een beoordeling van alle inventarisnummers en de documenten daarbinnen een onevenredig hoge inspanning. Daar staat tegenover dat voor sommige gevallen (b.v. vanwege een hoog risico op persoonsgegevens van bijzondere aard), het niet anders mogelijk is om ook naar de inhoud van de inventarisnummers te kijken. Daarom wordt afhankelijk van de context gekozen voor een beoordeling op omschrijving, een beoordeling op inhoud van de dossiers, of een tussenvorm voor series (b.v. notulen) een steekproef. Omdat niet elk inventarisnummer op inhoud beoordeeld kan worden, is het mogelijk (maar niet waarschijnlijk) dat er na afloop van het project in openbare inventarisnummers toch nog persoonsgegevens worden aangetroffen die niet openbaar zouden mogen zijn (zoals bijzondere persoonsgegevens). Het risico dat er dergelijke gegevens worden aangetroffen en dat daar vervolgens misbruik van wordt gemaakt, weegt niet op tegen de onevenredige hoge inspanning om alle inventarisnummers document voor document te beoordelen. Het wordt daarom als een geaccepteerd restrisico beschouwd. Voor het bepalen of inventarisnummers beoordeeld moeten worden op basis van omschrijving, inhoud of steekproef wordt de context van inventarisnummers gebruikt. Toelichting: voor de context, die bepaalt of er gekozen wordt voor een beoordeling op omschrijving, inhoud of steekproef, kan gebruikt worden: Aard van de archiefvormer (taken/activiteiten) Omschrijving en leeftijd van het archief De rubriek of verzamelbeschrijving waarvan het inventarisnummer deel uitmaakt Bij het bepalen van de procedures voor het stellen van beperkingen en het beschikbaar stellen van dossiers met beperkingen, wordt een onderscheid gemaakt tussen particuliere en overheidsarchieven. Toelichting: voor particuliere archieven kunnen dezelfde categorieën gehanteerd worden als voor overheidsarchieven, maar openbaarheidsbeperkingen worden niet vastgelegd met een collegebesluit en bij een langere termijn dan 75 jaar is geen toestemming noodzakelijk van GS. Het is wel noodzakelijk om dit vast te leggen in de overeenkomst met de schenker/bruikleengever. De categorieën van openbaarheid gelden voor gebruik in de studieruimte. Voor publicatie op het internet kan het nodig zijn andere criteria te gebruiken. Publicatie is iets anders dan openbaarheid.
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.