ARCHIEFVERORDENING 2009 (Heerenveen)

ARCHIEFVERORDENING 2009 De raad der gemeente Heerenveen, gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 17 november 2009; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; BESLUIT : vast te stellen de navolgende: ARCHIEFVERORDENING 2009 HoofdstukIAlgemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet de Archiefwet 1995; b. het college het college van burgemeester en wethouders van Heerenveen c. gemeentelijke organen de overheidsorganen, bedoeld in artikel 1, onder b, van de wet, voor zover behorende tot de gemeente; d. de archiefbewaarplaats de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; e. beheerder degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht; f. beheerseenheid een door het college als zodanig aan te wijzen organisatie-onderdeel; g. informatiesysteem systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, geraadpleegd en bewaard. HoofdstukIIDe zorg van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden Artikel2Archiefbewaarplaats en archiefruimten Het college zorgt voor het inrichten en instandhouden van een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 31 van de wet alsmede voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel3Aanwijzen beheerders Het college draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerders. Artikel4Aanstelling deskundig personeel Het college draagt zorg voor de aanstelling van voldoende deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5Vervaardiging en bewaring archiefbescheiden Het college draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de archiefbescheiden op zodanige wijze geschiedt, dat het behoud van deze bescheiden voldoende is gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als archiefbescheiden voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel6Voldoende middelen op gemeentebegroting Het college draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel7Voorschriften voor beheer archiefbescheiden Het college stelt voor het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht, voorschriften vast. Artikel8Verslag aan de raad Het college doet tenminste eenmaal per twee jaar aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. HoofdstukIIIToezicht van de gemeentesecretaris op het beheer van de archiefbescheiden, welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel9Beheer van beheerseenheden De gemeentesecretaris ziet erop toe, dat het beheer van de archiefbescheiden van de verschillende beheerseenheden, die niet zijn overgebracht en voor zover hij daarvan zelf geen beheerder is, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel10Vervanging van gemeentesecretaris De gemeentesecretaris is bevoegd zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren. Artikel11Verstrekken van bescheiden en inlichtingen; toegang tot archiefbescheiden De beheerders verstrekken aan de gemeentesecretaris, of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden, alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. De gemeentesecretaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel12Toezicht door gemeentesecretaris De gemeentesecretaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerders, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het college. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel13Mededeling door beheerder aan gemeentesecretaris De beheerder doet aan de gemeentesecretaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het college een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheerseenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheerseenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel14Verslag aan het college De gemeentesecretaris doet tenminste eenmaal per twee jaar verslag aan het college betreffende de uitoefening van het toezicht. HoofdstukIVSlotbepalingen Artikel15Intrekking De Archiefverordening 1998 wordt ingetrokken. Artikel16Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking 8 dagen na publicatie. Artikel17Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als “Archiefverordening 2009.” Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 11 januari

1. De griffier, drs. J. Van Leeuwestijn De voorzitter, drs. P.M.M. de Jonge ARCHIEFVERORDENING GEMEENTE HEERENVEEN Memorie van toelichtingDeze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door de gemeenteraad te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet
2. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk de regeling voor de zorg, die het college draagt voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Hoofdstuk II bevat een uitwerking van het begrip “zorg”, dat in de Archiefwet 1995 niet wordt gedefinieerd. Wat voldoende en doelmatige archiefruimten zijn (art. 3), is geregeld in het Archiefbesluit
3. Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, die niet naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, wordt in de Archiefwet 1995 niet bij de secretaris gelegd, indien geen archivaris is benoemd. In de praktijk blijkt dat dit geen wenselijke situatie is. Met name in organisaties met meerdere beheerseenheden is het nuttig hem ook met dit toezicht te belasten. Na overbrenging van de archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats wordt hij immers, als beheerder van de archiefbewaarplaats, verantwoordelijk voor de archiefbescheiden. In alle gevallen – en met name ten aanzien van digitale archiefbescheiden – is het dan nuttig, dat hij in een eerder stadium door middel van dit toezicht kan waarborgen, dat de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat in de archiefbewaarplaats kunnen worden opgenomen. Deze Archiefverordening is aangepast ten gevolge van de Wet dualisering van de medebewindsbevoegdheden met ingang van 8 maart
4. Vanaf die datum is niet langer de gemeenteraad bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Deze bevoegdheden komen dan te berusten bij het college. Dit heeft onder andere tot gevolg dat het hoofdstuk over de archiefbewaarplaats in de oude verordeningen is overgeheveld naar het Besluit Informatiebeheer. Verder worden sinds de Wet dualisering van het gemeentebestuur in 2002, gemeentelijke verordeningen ondertekend door de burgemeester en de griffier. Dat is ook in deze Archiefverordening aangepast. Artikelsgewijze toelichtingArtikel 1 Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Artikel 2 De ministeriële Regeling bouw en inrichting archiefruimten en archiefbewaarplaatsen (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001, verbeterd in nr. 209 d.d. 29 oktober 2001) stelt op grond van artikel 13, vierde lid, van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 3 De aanwijzing van de beheerders is opgenomen in de op grond van artikel 7 vast te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 5 De ministeriële Regeling duurzaamheid archiefbescheiden (Nederlandse Staatscourant nr. 180 d.d. 18 september 2001) stelt op grond van artikel 11 tweede lid van het Archiefbesluit 1995 nadere regels omtrent de kwaliteit van en de procedures rond het materiële behoud van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 11 van het Archiefbesluit 1995 kent de in dit artikel bedoelde verplichting slechts ten behoeve van de interne stukken. Uit overwegingen van behoorlijk bestuur en ter besparing van conserveringskosten voor de overheid als geheel wordt dit onjuist geacht. Daarom is in het tweede lid bepaald, dat ook de te verzenden stukken aan de genoemde Regeling dienen te voldoen. De gemeente heeft als ontvanger van door andere overheden opgemaakte stukken daarvan zelf ook profijt. Artikel 7 De bedoelde voorschriften zijn opgenomen in het Besluit Informatiebeheer
5. Artikel 8 en 14 Binnen één zittingsperiode worden respectievelijk de gemeenteraad en het college tenminste tweemaal geïnformeerd over wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 11 De ontwikkelingen op het gebied van de moderne informatietechnologie hebben in de wet geleid tot een gewijzigde definitie van de term “archiefbescheiden”. De wetgever heeft -binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden- bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Ondanks de ruimere betekenis van “archiefbescheiden” kan de materie veelal met de traditionele bepalingen worden geregeld, zij het dat sommige begrippen een andere, ruimere inhoud hebben gekregen. Dat heeft onder andere gevolgen voor een term als “beheer”. Zo zal het voor het toezicht op het beheer van machine leesbare gegevensbestanden niet meer voldoende zijn dat toegang tot de ruimte is verzekerd. De formulering betreffende de noodzakelijke medewerking is ontleend aan de artikelen 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen en 5:20 van de Algemene wet bestuursrecht. Artikel 13 Slechts die aspecten van de uitoefening van het archiefbeheer zijn hier vermeld, die bij constatering achteraf tot onevenredig hoge kosten zouden kunnen leiden, of die ernstige schade voor het behoud dan wel de openbaarheid van de archiefbescheiden en de rechtszekerheid van de burger tot gevolg zouden hebben. Toelichting Archiefverordening 2009 In het kader van de gemeentelijke herindeling van de gemeente Boarnsterhim en de gemeente Heerenveen, als ook de toevoeging van het gebied van de grenscorrectie met de gemeente Skarsterlân per 1 januari 2014 wordt deze regeling geldend verklaard voor het gehele grondgebied van de gemeente Heerenveen. RVS Archiefverordening 2009 RBS Archiefverordening 2009