Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Haarlemmermeer (Haarlemmermeer)

Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente HaarlemmermeerDe raad van de gemeente Haarlemmermeer; Gelezen het voorstel van burgemeesters en wethouders van 14 november 2023; Gelet op artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet; Besluit vast te stellen de volgende verordening: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Haarlemmermeer. De Raad van de gemeente Haarlemmermeer in vergadering bijeen op 21 december 2023, Gelezen het advies van de Auditcommissie d.d. 19.12.2023, Gelezen de bestuurlijke reactie van b&w via Raadsinformatie d.d. 21.12.2023 Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: doelmatigheid: de mate waarin een maximale hoeveelheid producten en prestaties is gerealiseerd met een minimale hoeveelheid middelen of een hogere kwaliteit wordt bereikt met een gelijkblijvende hoeveelheid aan middelen; doeltreffendheid: de mate waarin de geleverde producten en prestaties bijdragen aan het realiseren van gestelde gemeentelijke beleidsdoelen. Artikel2.Onderzoeksfrequentie 1.Burgemeester en wethouders verrichten eens in de twee jaar tenminste een onderzoek naar de doelmatigheid van de organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente en/of naar de doeltreffendheid van een of meer programma's en paragrafen van de begroting en jaarstukken of onderdelen daarvan. Artikel3.Onderzoeksplan 1.Burgemeester en wethouders zenden eens in de twee jaar, na de Auditcommissie hiervan in kennis te hebben gesteld, een onderzoeksplan naar de raad voor de in dat jaar te verrichten onderzoeken naar de doelmatigheid en/of doeltreffendheid. 2.Het onderzoeksplan bevat beknopt in ieder geval per onderzoek: het onderzoeksobject; de reikwijdte van het onderzoek; de onderzoeksmethode; de doorlooptijd van het onderzoek; de wijze van uitvoering van het onderzoek; het vereiste budget voor het te verrichten onderzoek. 3.Het college kan op grond van belangrijke actuele gebeurtenissen of omstandigheden van bijzondere aard het onderzoeksprogramma aanpassen. Motivering van deze aanpassing wordt, na het nemen van het besluit en na de audit commissie hiervan in kennis te hebben gesteld, aan de raad ter kennisname aangeboden. Artikel4.Voortgang onderzoeken Burgemeester en wethouders rapporteren in de tussentijdse rapportages over de voortgang van de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid. Artikel5.Rapportage en plan van verbetering 1.De onderzoeksresultaten worden vastgelegd in een rapport. Het rapport bevat tenminste een analyse van de onderzoeksresultaten en indien nodig aanbevelingen voor verbetering. 2.Op basis van het rapport stellen burgemeester en wethouders indien nodig een plan van verbetering op. 3.Het rapport en het plan van verbetering worden ter kennisgeving aan de raad aangeboden. 4.Burgemeester en wethouders nemen op basis van het plan van verbetering organisatorische maatregelen. Artikel6.Intrekking oude regeling De verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Haarlemmermeer, d.d. 2 januari 2019 wordt ingetrokken. Artikel7.Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze verordening treedt in werking op 21 december 2023 2.Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid bestuur (artikel 213a Gemeentewet) gemeente Haarlemmermeer. Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 21 december 2023.De voorzitter, De griffier,Bijlage2- Toelichting Verordening 213a - Haarlemmermeer Algemeen Artikel 213a van de Gemeentewet verplicht tot periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. Anders dan het onderzoek door de rekenkamer gaat het hierbij om een zelfonderzoek. Onderzoek naar doelmatigheid en doeltreffendheid van het gemeentelijk beleid – bijvoorbeeld op het gebied van milieu, leefbaarheid, openbaar vervoer en huisvesting – is van groot belang voor de algemene oordeelsvorming over het gevoerde beleid. Met deze onderzoeken wordt beoogd de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten, en daardoor doelmatiger en doeltreffender te werken en de publieke verantwoording daarover te versterken. Alle zaken die voor een doelmatig en doeltreffend bestuur van belang zijn kunnen daarbij aan de orde komen. Ook dienen burgemeester en wethouders periodiek te onderzoeken of de inrichting van de gemeentelijke organisatie (in brede zin: de personeelsformatie, de informatievoorziening en de administratieve organisatie) en het gemeentelijk middelenbeheer aan de gestelde eisen voldoet. Burgemeester en wethouders zijn verplicht de onderzoeken te verrichten en hiervan verslag uit te brengen. De verordening die de raad vaststelt, conform artikel 213a van de Gemeentewet, bevat de kaders voor deze onderzoeken. De raad bepaalt de regels waaraan burgemeester en wethouders op hoofdlijnen moeten voldoen. De raad stelt ook vast hoe hij bij de onderzoeken betrokken wordt en daarover geïnformeerd wordt. Coördinatie / uitvoering onderzoeken Corporate Control - Audit Is het organisatieonderdeel dat namens Burgemeester en Wethouders belast is met de opzet en uitvoering van onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur en/of de coördinatie daarvan. Vanuit de beschikbare capaciteit voor het uitvoeren van interne audits wordt om het jaar minimaal een 213a onderzoek uitgevoerd. Relatie met lokale rekenkamer De controle op en de evaluatie van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het bestuur geschieden primair door de raad en burgemeester en wethouders zelf. Daarnaast doen de lokale rekenkamers onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het beleid en beheer. De rekenkamer kan op grond van het gestelde in artikel 213a, derde lid, van de Gemeentewet gebruik maken van de onderzoeksresultaten van burgemeester en wethouders. Ook kan de rekenkamer zo nodig een tweede oordeel geven, als ze van mening is dat over een bepaald onderwerp een onafhankelijk oordeel moet worden gegeven. Stafbureau Corporate Control stemt hiervoor periodiek af met de Rekenkamer, mede ook om te voorkomen dat dezelfde onderzoeksthema’s worden geagendeerd. Artikelsgewijs Enkel die bepalingen die verdere toelichting behoeven, worden hieronder nader toegelicht. Artikel

1. Onderzoeksfrequentie In artikel 2 worden burgemeester en wethouders opgedragen onderzoek te doen naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door burgemeester en wethouders gevoerde bestuur. De raad stelt vast met welke frequentie deze onderzoeken van burgemeester en wethouders minimaal moeten plaatsvinden. Hierbij wordt een scheiding aangebracht tussen onderzoeken naar de doelmatigheid en/of onderzoeken naar de doeltreffendheid. De onderzoeken naar de doelmatigheid betreffen onderzoeken naar de uitvoering van het gemeentelijk beleid en beheer van gemeentelijke middelen gekoppeld aan dat beleid. De onderzoeken naar de doeltreffendheid vinden plaats op basis van het in de programma's of paragrafen van de begroting geformuleerde beleid. Dit beleid kan programma’s of paragrafen van de begroting en jaarstukken of delen daarvan omvatten. Omdat de uitvoering en/of de coördinatie van de onderzoeken in opdracht van Burgemeester en Wethouders wordt gedaan door Stafbureau Corporate Control - Audit, die direct aan de gemeentesecretaris rapporteert, is onafhankelijkheid van de uitvoering (of coördinatie daarvan) van de onderzoeken geborgd. Artikel
2. Onderzoeksplan Eerste lid Burgemeester en wethouders stellen een in de twee jaar een onderzoeksplan op. Het onderzoeksplan moet een volledig beeld geven van de voorgenomen onderzoeken, zij het uiteraard nog globaal. De onderzoeken in het onderzoeksplan worden per onderzoek uitgewerkt. Vanzelfsprekend zal de raad willen weten wat de plannen zijn, en ook gelegenheid willen hebben om deze te bespreken en als hij dat nodig acht invloed uit te oefenen. Het onderzoeksplan wordt los aangeboden aan de raad. De raad kan het ter bespreking agenderen, maar het wordt door burgemeester en wethouders vastgesteld. Tweede lid In het tweede lid is aangegeven wat in ieder geval moet worden opgenomen in het onderzoeksplan. Tweede lid, onder a Het onderzoeksobject wordt dusdanig omschreven dat duidelijk aangegeven is wat de afbakening van het onderzoek is. Daarbij worden bij de doelmatigheidsonderzoeken duidelijk de scheidslijnen aangegeven ten aanzien van de te onderzoeken procedures en instrumenten. Bij de doeltreffendheidsonderzoeken worden duidelijk de scheidslijnen met andere beleidsvelden aangegeven. Tweede lid, onder b De reikwijdte van ieder onderzoek strekt zich in beginsel uit over alle organen (raad en burgemeester en wethouders), organisatie-eenheden en instellingen waarvoor de gemeente bestuurlijk verantwoordelijk is of waarvan de activiteiten geheel of in belangrijke mate door de gemeente worden bekostigd. De reikwijdte kan in het onderzoeksplan worden ingeperkt door het aangeven van het te onderzoeken tijdvak en de te onderzoeken organen, organisatie-eenheden en instellingen. De reikwijdte van onderzoeken moet van te voren duidelijk worden aangegeven. Tweede lid, onder c Hier wordt aangegeven welke onderzoeksmethode per onderzoek wordt gebruikt. Te denken valt aan het meten van de effecten van begrotingsprogramma's, aan de hand van tevoren bepaalde indicatoren. Dat kunnen meetbare en telbare prestaties zijn. Ook kan worden gedacht aan meningspeilingen in enigerlei vorm en andere 'zachtere' meetmethoden. Naast de vraag of de doelstellingen zijn gehaald kan worden onderzocht of dat gebeurd is met een zo efficiënt mogelijk gebruik van middelen. Dit kan bijvoorbeeld door gebruik te maken van benchmarking. Tweede lid, onder d Er wordt een inschatting van de duur van het onderzoek gegeven, eventueel onderverdeeld in fasen. Tweede lid, onder e Onderzoeken kunnen in opdracht van burgemeester en wethouders worden uitgevoerd door het ambtelijke apparaat (al of niet met inbreng van deskundigheid van derden) of door derden. Indien de ambtelijke organisatie de onderzoeken uitvoert, zullen in het onderzoeksplan waarborgen dienen te worden ingebouwd, waarmee de onafhankelijkheid van de analyse en/of adviezen ter verbeteringen worden gegarandeerd. Door de uitvoering dan wel de coördinatie van de uitvoering bij Stafbureau Corporate Control te beleggen en dit Stafbureau direct onder Gemeentesecretaris hangt, is de onafhankelijkheid gewaarborgd. Hierbij kunnen medewerkers vanuit de organisatie die kennis en ervaring hebben met betreffend onderzoeksobject bij het onderzoek worden betrokken. De evaluatie en de aanbevelingen voor verbetering moeten zoveel als mogelijk onafhankelijk tot stand komen en uitgevoerd worden door functionarissen die niet in hun dagelijks werk betrokken zijn bij het onderzoeksobject. Tweede lid, onder f Tot slot wordt jaarlijks voorgaand aan de begroting het benodigde budget bepaald voor het in het daaropvolgende jaar te verrichten onderzoek. Artikel
3. Voortgang onderzoeken De paragraaf bedrijfsvoering van de P&C documenten dient inzicht te geven in de stand van zaken omtrent de bedrijfsvoering. Daarbij dient een relatie te worden gelegd met de inhoud van de programma's. Het ligt voor de hand om in deze paragraaf eveneens te rapporteren over de stand van zaken bij de onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het gevoerde bestuur en de uitputting van bijbehorende budgetten. Artikel
4. Verslag en plan van verbetering Eerste lid Met de onderzoeken beoogt de gemeente de transparantie van gemeentelijk handelen te vergroten en de publieke verantwoording daarover te versterken. De bevindingen van de onderzoeken worden dan ook neergelegd in verslagen voor de raad, zoals voorgeschreven in artikel 213a, eerste lid, van de Gemeentewet. De verslagen dienen volgens artikel 197, tweede lid, van de Gemeentewet te worden gevoegd bij de jaarrekening en het jaarverslag. Dat betreft uiteraard de verslagen die tijdens het betreffende verslagjaar zijn afgerond. Dat sluit echter geenszins uit dat de raad, als hij dat wenst, de verslagen ontvangt zodra ze zijn vastgesteld. Systematische aandacht voor doelmatigheid en doeltreffendheid impliceert ook het doel om te leren, om te denken over en te streven naar verbetering, daarom is in deze verordening opgenomen dat evaluatie en aanbevelingen voor verbetering onderdeel zijn van het verslag. Tweede lid Bedrijfsvoering is een zaak van burgemeester en wethouders. Burgemeester en wethouders bepalen dan ook of op basis van de onderzoeksresultaten het nodig is een plan van verbetering op te stellen. Het plan wordt – indien van toepassing – opgesteld door burgemeester en wethouders. Derde lid Het plan van verbetering wordt uiteraard ook ter kennisgeving aan de raad gestuurd. Vierde lid Tot slot volgt dat een plan van verbetering moet leiden tot actie. Het zijn burgemeester en wethouders die de organisatorische maatregelen nemen tot verbetering.