Organisatieverordening van de gemeente Hilvarenbeek (Hilvarenbeek)

Organisatieverordening van de gemeente HilvarenbeekDe raad van de gemeente Hilvarenbeek;gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 10 juni 1997;gelet op het bepaalde in artikelen 103 en 150 van de Gemeentewet;b e s l u i t :Vast te stellen de volgende VERORDENING INZAKE DE AMBTELIJKE ORGANISATIE VAN DE GEMEENTE HILVARENBEEK (Organisatieverordening 1997) Hoofdstuk1Begripsbeschrijvingen Artikel1Begripsbeschrijvingen In deze verordening wordt verstaan onder: sector: de organisatorische eenheid, die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2; stafafdeling Personeel en Organisatie: een organisatorische stafeenheid rechtstreeks onder de secretaris geplaatst; afdeling: een door het college van burgemeester en wethouders aangewezen organisatorische eenheid binnen een sector; sectorhoofd: de ambtenaar, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk voor de algemene en dagelijkse leiding van een sector; coördinerend sectorhoofd: het sectorhoofd, als zodanig door het college van burgemeester en wethouders aangewezen, die belast is met overkoepelende coördinatie van door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen taken, die betrekking hebben op het takenpakket van meer dan één sector; afdelingshoofd: de ambtenaar, als zodanig benoemd door het college van burgemeester en wethouders, die belast is met en verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de afdeling; de vergadering van het managementteam: het regelmatig overleg tussen de gemeentesecretaris en de sectorhoofden. Hoofdstuk2De taaktoewijzing Artikel2Inrichting van sectoren 1Het college van burgemeester en wethouders regelt op voorstel van de gemeentesecretaris, na overleg met de vergadering van het managementteam, de structuur van de organisatie, en legt de organisatie vast in een organogram. 2Het college van burgemeester en wethouders regelt, op voorstel van de gemeentesecretaris en het sectorhoofd, de structuur van elke sector, c.q. de wijziging daarvan. 3Bij ingebreke blijven van een sectorhoofd doet de gemeentesecretaris het voorstel, als bedoeld in het tweede lid. Artikel3Taakafbakening tussen sectoren 1Het college van burgemeester en wethouders stelt op voorstel van het managementteam met inachtneming van artikel 2 een nadere taakafbakening tussen de sectoren vast. 2Op voorstel van de gemeentesecretaris, gehoord de betrokken sectorhoofden, kan het college van burgemeester en wethouders onderdelen van het takenpakket van een sector aan een andere sector toewijzen. Hoofdstuk3De gemeentesecretaris Artikel4Verhouding tot de gemeenteraad 1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van de gemeenteraad. 2Hij draagt zorg voor een behoorlijke verslaglegging van de vergaderingen van de gemeenteraad, zulks met inachtneming van de richtlijnen van de gemeenteraad terzake. 3De gemeentesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van de gemeenteraad. 4Hij verstrekt de leden van de gemeenteraad desgevraagd informatie omtrent onder het gemeentebestuur berustende documenten, waarvan het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester kennis heeft genomen, voorzover bedoelde leden daarover in hun hoedanigheid van gemeenteraadslid de beschikking behoeven. De informatie wordt mondeling, door inzage of in de vorm van een uittreksel of kopie verstrekt, waarbij zoveel als redelijkerwijs mogelijk is met de wens van de verzoeker wordt rekening gehouden. 5De bepalingen van de Wet Openbaarheid van Bestuur en Wet Persoonsregistraties vinden bij toepassing van het bepaalde in het vijfde lid overeenkomstige toepassing. 6De gemeenteraad kan met betrekking tot de toepassing van het bepaalde in het tweede en vijfde lid nadere regelen stellen, welke door de gemeentesecretaris in acht dienden te worden genomen. 7De gemeentesecretaris draagt er zorg voor, dat de leden van de gemeenteraad desgewenst bijstand verkrijgen bij het formuleren van moties, amendementen en voorstellen, interpellaties, het stellen van vragen en dergelijke, als voorzien in het reglement van orde op vergaderingen van de gemeenteraad. 8De gemeentesecretaris staat de burgemeester ter zijde bij zijn zorg voor een goede voorbereiding en orde van de vergaderingen van de gemeenteraad. 9Bij verhindering of ontstentenis van de gemeentesecretaris wordt waargenomen door de loco-secretaris, door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen. Artikel5Verhouding tot het college van burgemeester en wethouders 1De secretaris draagt met inachtneming van de richtlijnen van het college van burgemeester en wethouders en onverminderd de verantwoordelijkheden van de burgemeester zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders. 2De gemeentesecretaris adviseert het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de door het college te nemen besluiten. 3Hij draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders. 4Hij draagt zorg voor de vastlegging van het besluit van het college van burgemeester en wethouders met inachtneming van het reglement van orde voor de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders en eventueel door dit college vastgestelde richtlijnen. 5Hij waakt ervoor dat de besluiten van het college van burgemeester en wethouders met voldoende voortvarendheid worden uitgevoerd. 6De gemeentesecretaris draagt zorg voor een doelmatige ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en wethouders. 7Hij draagt er, op verzoek of uit eigen beweging, zorg voor dat de leden van het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken waarover zij de beschikking moeten hebben om hun functie goed uit te kunnen oefenen. Hij neemt eventuele richtlijnen van het college in acht. 8Bij verhindering of ontstentenis van de gemeentesecretaris wordt hij waargenomen door de loco-secretaris, door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen. Artikel6Verhouding tot de ambtelijke organisatie 1Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is de gemeentesecretaris het hoofd van de ambtelijke organisatie. Zijn speciale zorg betreft de coördinatie, de beleidsplanning en het personeelsbeleid; voor de inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de beleidsadvisering mag en moet hij er primair van uitgaan dat deze berust bij de sectorhoofden. Nadere advisering door de gemeentesecretaris blijft mogelijk. 2Ter bevordering van de coördinatie kan hij aanwijzingen geven. 3Hij kan aanwijzingen geven over vorm en inrichting van adviezen aan het gemeentebestuur. 4Hij draagt zorg voor een goede interne informatievoorziening; hij treft hiervoor in overleg met de sectorhoofden de nodige maatregelen. 5Hij heeft het recht bij alle sectorhoofden inlichtingen in te winnen die naar zijn voor de bevordering van de coördinatie van belang zijn. 6Hij stelt in overleg met de sectorhoofden procedures vast voor de behandeling van alle zaken die de ambtelijke organisatie ter behandeling en afdoening zijn opgedragen. 7In overleg met de sectorhoofden legt hij het systeem van voortgangssignalering vast. 8Hij toetst of aan gemeentelijke bestuursorganen gezonden ambtelijke stukken beslissingsrijp zijn. 9Over de voortgang van de werkzaamheden voert hij periodiek overleg met de sectorhoofden. 10Hij kan vergaderingen van de sectoren bijwonen. 11bij verhindering of ontstentenis van de gemeentesecretaris wordt hij waargenomen door de loco-secretaris, door het college van burgemeester en wethouders aan te wijzen. Artikel7Verticale en horizontale coördinatie 1De gemeentesecretaris bevordert een goede afstemming van de te behandelen zaken tussen het college van burgemeester en wethouders en de portefeuillehouders enerzijds en de sectorhoofden anderzijds, alsmede tussen de sectoren onderling. Hij onderhoudt daartoe de nodige en/of wenselijke contacten. 2De gemeentesecretaris is tevens belast met en verantwoordelijk voor de algemene leiding van de stafafdeling Personeel en Organisatie. Hoofdstuk4Het sectorhoofd Artikel8Verhouding tot afdeling 1Het hoofd van de sector heeft de leiding over de onder hem ressorterende sector c.q. de daarbinnen te onderscheiden afdelingen. 2Het hoofd is verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de sector, zowel voor de beleidsvoorbereiding als voor de –uitvoering, als voor de inhoudelijke advisering via de gemeentesecretaris aan het gemeentebestuur. 3Het hoofd heeft binnen de sector de zorg voor een goede taakverdeling tussen de medewerkers. Basis voor deze taakverdeling is de functiebeschrijving zoals die door het college van burgemeester en wethouders is vastgesteld. 4Het sectorhoofd draagt er zorg voor dat specifieke taken, door het bestuur opgedragen aan een ambtenaar van diens sector, naar behoren worden en kunnen worden vervuld. 5Het sectorhoofd heeft de zorg voor een goed functionerend sectoroverleg. 6Het sectorhoofd heeft de zorg voor het personeel van de sector en is de eerst aangewezene voor de juiste en tijdige advisering over de personeelsbezetting, de bewaking van de voortgang en de kwaliteit van de aangeboden diensten. Verder is hij de eerst aangewezene om de medewerkers te stimuleren, te instrueren en zo nodig te corrigeren alsmede om met de medewerkers van de sector gesprekken te voeren over klachten, problemen, beoordelingen en andere aangelegenheden. Hij is tevens de eerste beoordelaar van zijn personeel. Het college van burgemeester en wethouders stelt nadere regels voor het houden van personeelsbeoordelingen en functioneringsgesprekken. 7Hij neemt deel aan alle gesprekken met sollicitanten naar functies binnen de sector. 8Voor zover daarvan niet deel uitmakend kan het sectorhoofd als adviseur deelnemen aan de vergaderingen van een raadscommissie, de sector rakend. 9Het sectorhoofd houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen op het werkterrein van de sector en draagt er zorg voor en ziet er op toe dat zijn medewerkers eveneens de ontwikkelingen blijven volgen. 10Het college van burgemeester en wethouders kan een coördinerend sectorhoofd aanwijzen. Artikel9Advisering 1Inhoudelijke advisering is de taak van de daarvoor aangestelde ambtenaar. Wanneer het sectorhoofd en de medewerkers van mening verschillen over een bepaalde zaak, is de visie van het sectorhoofd bepalend. De visie van de medewerker komt in het advies tot uiting. 2Het sectorhoofd draagt zorg voor een zodanige advisering dat deskundige inbreng integraal is verzekerd en dat elk advies (zo mogelijk met alternatieven) volledig wordt voorgelegd aan het gemeentebestuur. 3Indien een zaak tevens het taakgebied van één of meer andere sectoren raakt of indien er coördinatiebehoeften of –mogelijkheden bestaan, overlegt het sectorhoofd met die andere sectoren. Dit overleg moet bij voorkeur resulteren in een eensluidend advies. Zo dit absoluut niet mogelijk is, legt het hoofd van de primair verantwoordelijke sector de zaak aan de gemeentesecretaris voor ter bespreking in de vergadering van het managementteam. 4Het sectorhoofd beoordeelt of de sector uitgebrachte adviezen passen in het door het gemeentebestuur vastgestelde kader van doelstellingen en plannen. Artikel10Vervanging Het sectorhoofd wordt bij afwezigheid vervangen door de door het college van burgemeester en wethouders aangewezen vervanger. Is deze vervanger niet geregeld of is ook de vervanger afwezig, dan neemt de secretaris het sectorhoofd waar. Hoofdstuk5Overlegvormen Artikel11Vergadering van het managementteam 1Ter bewaking van de eenheid in uitoefening van de aan de ambtelijke organisatie opgedragen taken voert de gemeentesecretaris regelmatig overleg met de sectorhoofden. Dit overleg wordt “vergadering van het managementteam” genoemd. 2Met de vergadering van het managementteam wordt beoogd: een goede coördinatie in de integrale beleidsvoorbereiding en –uitvoering tot stand te brengen; goede werkmethoden te creëren; te zorgen voor volledige informatie van en naar bestuursorganen; belangrijke ontwikkelingen te onderkennen en reacties daarop onderling af te stemmen; problemen bespreekbaar te maken en gezamenlijk aan te pakken; een optimale aanwending van zowel personele als financiële middelen tot stand te brengen. 3De vergadering van het managementteam is voorts nog verantwoordelijk voor:- het management van de ambtelijke organisatie;- de inhoud van de sectoroverstijgende adviezen. 4In de vergadering van het managementteam hebben zitting de gemeentesecretaris en de sectorhoofden. De gemeentesecretaris is voorzitter. Het managementteam wijst uit zijn midden een secretaris aan. Afhankelijk van de te bespreken onderwerpen kunnen anderen op verzoek van de voorzitter aan het overleg deelnemen. 5De vergaderingen van het managementteam vinden in de regel wekelijks plaats. 6De gemeentesecretaris stelt de agenda samen. Op verzoek van een sectorhoofd kunnen agendapunten worden ingebracht. 7Het overleg is raadgevend en laat de verantwoordelijkheid van het sectorhoofd onverlet. 8De secretaris maakt een beknopt verslag. De sectorhoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene naar de sectoren. 9bij verhindering of ontstentenis van de gemeentesecretaris wordt hij waargenomen door de loco-secretaris door het college van burgemeester en wethouders aangewezen. Artikel12Afdelingsoverleg 1Het sectorhoofd draagt zorg voor een gestructureerd overleg met de medewerkers binnen de afdeling(en) in zijn sector, waarbij onder meer aan de orde dienen te komen: de lopende zaken (voortgangsbewaking en coördinatie); het doorgeven van besluiten en ideeën van het bestuur en het verstrekken van de nodige (achtergrond)informatie daaromtrent; het bespreken van nieuwe zaken en de aanpak daarvan; het bespreken van gedachten en ideeën, levend binnen de sector het bespreken van het personeelsbeleid. 2Aan het overleg nemen alle medewerkers deel. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het sectorhoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten met delen van de afdeling overleg te voeren. 3Het afdelingsoverleg vindt tenminste eenmaal per vier weken plaats. De opbouw van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor het sectorhoofd, gehoord de gemeentesecretaris, te besluiten van deze frequentie af te wijken. 4Het sectorhoofd draagt zorg voor de agendering van stukken. Hij zit in het overleg voor. Op verzoek kunnen medewerkers van de afdeling agendapunten inbrengen. 5Van het overleg wordt een beknopt verslag gemaakt. De medewerkers van de afdeling en de deelnemers aan de vergadering van het managementteam krijgen een kopie van het verslag. Artikel13Overleg sectorhoofden met portefeuillehouder Het sectorhoofd zorgt voor regelmatig overleg met de portefeuillehouder over beleidsaangelegenheden, de sector betreffende. Essentiële c.q. relevante punten uit dat overleg worden door het sectorhoofd in de vergadering van het managementteam aan de orde gesteld. Artikel14Overleg college van burgemeester en wethouders met sectorhoofden Eenmaal per kwartaal vindt er overleg plaats tussen het college van burgemeester en wethouders en de sectorhoofden over met name beleidsontwikkelingen en het in gang zetten van nieuw beleid. Hoofdstuk6Mandatering en delegatie Artikel15 1Het college van burgemeester en wethouders, alsmede de burgemeester kunnen voor bepaalde categorieën zaken de gemeentesecretaris, een sectorhoofd of een andere door hem aan te wijzen ambtenaar de bevoegdheid geven namens hem of in hun plaats stukken te ondertekenen. 2Het sectorhoofd adviseert over het actueel houden van mandaterings- en delegatiebesluiten Hoofdstuk7Ad hoc structuren Artikel16 1Een stuurgroep heeft tot taak sturend en coördinerend op te treden voor gemeentelijke (beleids)zaken die het werkterrein van een sector overschrijden en heeft aldus niet tot taak een eigen resultaat in de vorm van een product of dienst te leveren. 2Een projectgroep kan worden ingesteld als bij een grootschalig project meerdere sectoren zijn betrokken, waarbij op planmatige wijze een eindresultaat dient te worden geleverd. 3Een werkgroep kan worden ingesteld om een bepaald thema uit te werken en daarover te adviseren, als ook om bepaalde werkzaamheden qua inhoud en voortgang op elkaar af te stemmen c.q. daarover afspraken te maken. Een werkgroep heeft nimmer eigen bevoegdheden ten opzichte van de bestaande organisatie. Artikel17 1Het college van burgemeester en wethouders stelt stuur- en projectgroepen in 2Het managementteam stelt werkgroepen in. 3Bij de instelling worden taak, samenstelling en tijdpad nader omschreven. Artikel18 1Het voorzitterschap van een stuurgroep wordt vervuld door dat lid van het college van burgemeester en wethouders, dat het betreffende taakveld in hoofdzaak in portefeuille heeft. In voorkomend geval wordt hij vervangen door degene die voor hem waarneemt bij afwezigheid. 2Het voorzitterschap van een projectgroep wordt als regel vervuld door het sectorhoofd of een door hem aan te wijzen medewerker van die sector, die in hoofdzaak met het taakgebied van een projectgroep is belast. 3Het secretariaat van een stuur- en projectgroep wordt vervuld door een der medewerkers van die sector, die in hoofdzaak met het taakgebied van de stuur- of projectgroep is belast, aan te wijzen door het sectorhoofd. Artikel19 1De leden van een stuur- en projectgroep worden, met inachtneming van het bepaalde door het college van burgemeester en wethouders omtrent de samenstelling, voorgedragen door het sectorhoofd. 2Het sectorhoofd is bevoegd dat lid te vervangen, indien hij dat in het belang van de dienst of om andere redenen noodzakelijk acht. Artikel20 De stuur- of projectgroep vergadert zo dikwijls al het college van burgemeester en wethouders, de voorzitter of een meerderheid van de leden dat noodzakelijk acht. Artikel21 1De agenda voor een vergadering van een stuur- of projectgroep wordt opgesteld door de voorzitter en secretaris. 2Voor het uitgaan van de agenda hebben de leden gelegenheid gesprekspunten aan te dragen. Deze worden op de agenda geplaatst. 3De agenda wordt tevoren gezonden aan: het college van burgemeester en wethouders; door tussenkomst van de gemeentesecretaris aan de leden van het managementteam; de leden van de stuur- of projectgroep. 4Het college van burgemeester en wethouders en het managementteam kunnen opmerkingen maken over de agenda. Deze opmerkingen worden door de voorzitter bij het begin van de vergadering aan de orde gesteld. Artikel22 1De stuur- en projectgroepen kunnen met belangstellende of anderszins betrokkenen overleg voeren over onderwerpen, die op de agenda staan, zowel in als buiten de vergadering. 2Dit overleg wordt bij agenda aangekondigd. 3De stuur- en projectgroepen kunnen zich laten bijstaan door interne of externe deskundigen. Voor externe deskundigen behoeven zij de instemming van het college van burgemeester en wethouders. Artikel23 1Van het besprokene wordt een kort zakelijk verslag gemaakt door de secretaris. 2Het college van burgemeester en wethouders en de deelnemers aan de vergadering van het managementteam krijgen een kopie van het verslag. 3De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijst van de vergaderingen en voor vastlegging van de besluiten. Artikel24 De voorzitter van de stuur-, project- of werkgroep is verantwoordelijk voor de voortgang van de werkzaamheden. Artikel25 Daar waar dit hoofdstuk niet of onvoldoende in voorziet, beslist de voorzitter. Hoofdstuk8Slotbepalingen Artikel26Citeerwijze Deze verordening kan worden aangehaald als de “Organisatieverordening van de gemeente Hilvarenbeek. (Organisatieverordening 1997). Artikel27 1In de gevallen waarin deze verordening niet of onvoldoende voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders. 2De instructie voor de gemeentesecretaris vervat in een eerder besluit van de raad van de voormalige gemeente Diessen en de bij besluit van 27 oktober 1994 door de raad van de voormalige gemeente Hilvarenbeek vastgestelde Organisatieverordening 1994 vervallen. Artikel28 Deze verordening treedt in werking op de eerste dag van de maand volgende op de vaststelling. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 3 juli 1997. De raad voornoemd,de secretaris, de voorzitter,