Organisatiebesluit gemeente Gaasterlân-Sleat (Gaasterlân-Sleat)

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Gaasterlân-Sleat; gelet op het bepaalde in artikel 160, 1e lid, lid c van de Gemeentewet; het mandaatstatuut, de financiële verordening gemeente Gaasterlân-Sleat en het functieboek gemeente Gaasterlân-Sleat; gelet op het advies van de Ondernemingsraad; b e s l u i t : vast te stellen het navolgende: “Organisatiebesluit gemeente Gaasterlân-Sleat”. Doel Het doel van het organisatiebesluit is de inrichting van de gemeentelijke organisatie te beschrijven en eenduidig te zijn in het verdelen van bevoegdheden en verantwoordelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie van de gemeente Gaasterlân-Sleat. Hoofdstuk1Begripsomschrijvingen Artikel1Algemeen In dit besluit wordt verstaan onder: afdeling: de afzonderlijke organisatorische eenheid die is ontstaan na toewijzing van taken, als bedoeld in artikel 2; taakveld: een onderdeel van een afdeling waarbinnen een samenhangend takenpakket is geclusterd; directeur-secretaris: de ambtenaar, die belast is met de wettelijke taken behorende bij de functie van gemeentesecretaris en de aan hem toegewezen directietaken; directeur bedrijfsvoering: de ambtenaar die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de leiding van de afdeling Middelen en de aan hem toegewezen directietaken; directieteam: de directeur-secretaris en de directeur bedrijfsvoering; directielid: de directeur-secretaris of de directeur bedrijfsvoering; directieteamoverleg: het overleg genoemd in artikel 10, waarin zitting hebben de directeur-secretaris en de directeur bedrijfsvoering; afdelingshoofd: de ambtenaar die belast is met en verantwoordelijk is gesteld voor de leiding van een afdeling; managementoverleg: het overleg genoemd in artikel 11, waarin zitting hebben de directeur-secretaris, de directeur bedrijfsvoering en de afdelingshoofden; ambtenaar: persoon die is aangesteld in dienst van de gemeente Gaasterlân-Sleat, alsmede degene die op basis van een arbeidsovereenkomst werkzaam is binnen de gemeentelijke organisatie; bestuursorganen: de gemeenteraad, het college van burgemeesters en wethouders, de burgemeester en de door hen ingestelde commissies; productbeheer/budgethouderschap: de verantwoordelijkheid voor het budgetbeheer, de kwaliteitszorg, de kwantiteit en planning voor (de totstandkoming van) een product of dienst, zoals uitgewerkt in het mandaatstatuut en budgethoudersregeling; financiële verordening gemeente Gaasterlân-Sleat; deze verordening, naar aanleiding van artikel 212 van de Gemeentewet, beschrijft de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie; mandaatstatuut: het geldende mandaatstatuut waarin bevoegdheden aan ambtenaren worden gegeven functieboek: dit omvat een algemene omschrijving van de taken per afdeling en alle functiefamilies en - profielen binnen de gemeentelijke organisatie met bijbehorende taken en bevoegdheden; management: de verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd voor de afdelingsoverstijgende coördinatie en afstemming en de integrale voorbereiding en advisering voor zijn afdeling; bedrijfsvoering: het opzetten van de uitvoeringsorganisatie, het organiseren van processen, het vinden en opleiden van de bemensing, het organiseren van de ICT-ondersteuning, de financieel administratieve afhandeling en de werkafspraken met de afdelingen en andere organisaties; integrale advisering: de verantwoordelijkheid van de adviseur richting college of de raad om het advies af te stemmen met betrokken afdelingen, met name op het gebied van Personeel en Organisatie (P&O), financiën en juridische zaken. Hoofdstuk2De structuur van de ambtelijke organisatie/ de taaktoewijzing Artikel2Organisatorische eenheden 1.Als organisatorische eenheden zoals bedoeld in artikel 1, lid a, worden ingesteld de onderscheiden afdelingen in de organisatie van de gemeente Gaasterlân-Sleat, te weten de afdelingen Maatschappelijke Zaken, Ontwikkeling, Beheer en Middelen. 2.Binnen de afdelingen worden verschillende taakvelden onderscheiden. 3.De takenpakketten van de afdelingen, zijn opgenomen in het algemene deel van het functieboek en de daarin opgenomen functieprofielen. 4.Het directieteam kan besluiten de structuur van elke afdeling, nader te herzien. Over een dergelijk voornemen wordt het betrokken afdelingshoofd gehoord. 5.Het directieteam kan besluiten tot (tijdelijke) toewijzing van onderdelen van het takenpakket van een afdeling aan een andere afdeling. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken afdelingshoofden gehoord. 6.Het directieteam kan besluiten tijdelijke organisatorische verbanden tussen eenheden in te stellen, ter voorbereiding en/of uitvoering van beleid, dat meerdere organisatorische eenheden betreft. Het beheer van dergelijke verbanden wordt opgedragen aan een projectleider. Over een dergelijk voornemen worden de betrokken afdelingshoofden gehoord. Artikel3Benoeming leidinggevende functionarissen 1.De directeur-secretaris wordt, gehoord het managementoverleg en de Ondernemingsraad, benoemd door burgemeester en wethouders. 2.De directeur bedrijfsvoering wordt, gehoord het managementoverleg en de Ondernemingsraad, benoemd door burgemeester en wethouders. 3.Het hoofd van een afdeling wordt, gehoord de desbetreffende afdeling en de directeur-secretaris en de directeur bedrijfsvoering, benoemd door burgemeester en wethouders. Artikel4Beheer en leiding 1.Het algemeen beheer van de ambtelijke organisatie berust bij burgemeester en wethouders. 2.De algemene leiding van de organisatie berust bij het directieteam. Het directieteam bestaat op basis van nevenschikking uit een directeur-secretaris en directeur bedrijfsvoering. 3.De dagelijkse leiding van een afdeling berust bij de hoofden van de afdelingen, ieder voor zijn eigen organisatorische eenheid. Hoofdstuk3Het ambtelijk management Artikel5De directeur-secretaris 1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de directeur-secretaris het hoofd van de ambtelijke lijnorganisatie. (Afdelingen Ontwikkeling, Beheer en Maatschappelijke Zaken); 2.De directeur-secretaris is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van de toegewezen directietaken. 3.De directeur-secretaris is verantwoordelijk voor het functioneren van de lijnafdelingen, waaronder begrepen het management, de coördinatie, de kwaliteitsbewaking en integratie van taken en werkzaamheden. 4.De directeur-secretaris is belast met de uitvoering van de wettelijke taken behorende bij de functie van gemeentesecretaris en directietaken. 5.Bij afwezigheid van de directeur-secretaris vervangt de directeur bedrijfsvoering; 6.De directeur-secretaris is verantwoordelijkheid voor: een voldoende procesmatige kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid; een goede kwaliteit van het management en de organisatie van de lijn; het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat. 7.De directeur-secretaris is verantwoordelijk voor een integrale beleidsontwikkeling, -voorbereiding en -uitvoering op organisatieniveau; 8.De directeur-secretaris is voorzitter van het managementoverleg 9.De directeur-secretaris voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de onder hem vallende ambtenaren. Artikel6De directeur bedrijfsvoering 1.Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders is de directeur bedrijfsvoering hoofd van de bedrijfsvoering; 2.De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een adequate uitvoering van de toegewezen directietaken; 3.Bij afwezigheid van de directeur bedrijfsvoering vervangt de directeur-secretaris; 4.De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor vormgeving en uitvoering van de planning en control van beleidsmatige- en financiële onderwerpen, op het gebied van P&O, Informatie & communicatie technologie (ICT), evenals voor de interne en externe communicatie; 5.De directeur bedrijfsvoering is bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en treedt namens burgemeester en wethouders op in contacten en in het overleg met de Ondernemingsraad; 6.De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijkheid voor: een voldoende procesmatige kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de bestuursorganen; het tijdig en voldoende voorzien van de bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning; een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het ter zake vastgestelde beleid; een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat; het op doelmatige wijze terzijde staan van de bestuursorganen door het ambtelijk apparaat. 7.De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor een integrale beleidsontwikkeling, -voorbereiding en -uitvoering op organisatieniveau; 8.De directeur bedrijfsvoering is hiërarchisch verantwoordelijk voor het functioneren van de afdeling Middelen, waaronder de coördinatie, de kwaliteitsbewaking en de integratie van de taken en werkzaamheden. 9.De directeur bedrijfsvoering ziet erop toe dat de door de afdeling uitgebrachte adviezen binnen de wettelijke- en de door het bestuur vastgestelde kaders passen en of de uitgebrachte adviezen aanvulling behoeven van andere afdelingen. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten. 10.De directeur bedrijfsvoering draagt er zorg voor, dat alle argumenten die voor de besluitvorming van belang zijn, in de advisering aan de bestuursorganen tot uitdrukking komen. Artikel7Het afdelingshoofd 1.Het afdelingshoofd is met inachtneming van het bepaalde in artikel 1 lid m en artikel 4 lid 3, verantwoordelijk voor het functioneren van zijn afdeling, waaronder begrepen het management, de coördinatie en integratie van taken en werkzaamheden. 2.Het afdelingshoofd ziet er op toe dat, de door de afdeling uitgebrachte adviezen binnen de wettelijke- en de door het bestuur vastgestelde kaders passen en of de uitgebrachte adviezen aanvulling behoeven van andere afdelingen. Dit geldt tevens voor de uitvoering van genomen besluiten. 3.Het afdelingshoofd draagt er zorg voor, dat alle argumenten die voor de besluitvorming van belang zijn, in de advisering aan de bestuursorganen tot uitdrukking komen. 4.Het afdelingshoofd voert functionerings- en beoordelingsgesprekken met de medewerkers waaraan hij leiding geeft. Artikel8De ambtenaar 1.De ambtenaar is verantwoordelijk voor de aan hem opgedragen taken zoals vastgelegd in zijn functiebeschrijving met inachtneming van het bepaalde in het mandaatstatuut. 2.Voor zover artikel 1, lid l, van toepassing is, is een ambtenaar ook verantwoordelijk voor het budgethouderschap. De budgethouder doet regelmatig verslag van het gevoerde beheer aan het college van burgemeester en wethouders. Het budget is aan een budgethouder toegewezen op basis van het mandaatstatuut en Besluit regeling budgethouders.

1. Iedere ambtenaar is gehouden aan de uitvoering van het beleid en/of regelgeving voor zover op grond van zijn functieprofiel op zijn taken van toepassing is. Artikel9Verantwoording Het directielid respectievelijk het afdelingshoofd legt, op nader door burgemeester en wethouders te bepalen momenten en wijze, verantwoording af over het ter zake door hem gevoerde beleid. Hoofdstuk4Overlegsituaties Artikel10Directieteamoverleg 1.De directieleden spreken ieder voor zich en tezamen namens het directieteam. 2.Het directieteam is verantwoordelijk voor: de kwantiteit, kwaliteit, tijdigheid (planning) van de door de organisatie te leveren producten en diensten; invulling van management binnen de organisatie; het voorbereiden van het managementoverleg. 3.Het directieteamoverleg is verantwoordelijk voor de integraliteit van de beleidsvoorbereiding en –uitvoering en laat zich daarin bijstaan door het managementoverleg, als bedoeld in artikel
2. 4.Het overleg als genoemd in lid 3 vindt in de regel wekelijks plaats. 5.Het voorzitterschap van het directieteam berust afwisselend bij de directeur-secretaris en directeur bedrijfsvoering. 6.De voorzitter stelt de agenda samen. 7.Van het directieteamoverleg wordt geen verslag gemaakt. De besproken punten worden in het managementoverleg teruggekoppeld. Op deze wijze worden deze punten in het verslag van het managementoverleg genotuleerd. Artikel11Managementoverleg 1.De directeur-secretaris is voorzitter van het managementoverleg. 2.Het managementoverleg is medeverantwoordelijk voor de bevordering van integrale beleidsvoorbereiding en – uitvoering. 3.In ieder geval wordt in het managementoverleg besproken: de verschillende belangen en ontwikkelingen die vanuit de verschillende takenpakketten in de beleidsafweging dienen te worden betrokken; de voortgang van de werkzaamheden; afstemmingsvraagstukken met betrekking tot de bedrijfsvoering; terugkoppeling vanuit het directieteamoverleg. 4.De overleggen vinden in de regel tweewekelijks plaats. 5.Het directieteam stelt de agenda samen. Indien de agenda daartoe aanleiding geeft kan een ambtenaar ten behoeve van dat onderwerp voor het managementoverleg worden uitgenodigd. 6.De directeur-secretaris draagt er zorg voor dat de agenda met bijbehorende stukken uiterlijk drie dagen voor de geplande vergaderdatum wordt toegezonden aan de leden. Op verzoek van (een) afdelingshoofd (en) kunnen agendapunten worden ingebracht. 7.Een notulist maakt een beknopt verslag van het managementoverleg. 8.De afdelingshoofden dragen zorg voor overdracht van het besprokene aan de afdelingen. 9.De vervanger van de voorzitter is de directeur bedrijfsvoering. Artikel12Werkoverleg 1.Ter bewaking van de eenheid in advisering door de organisatorische eenheid en ter bevordering van de onderlinge coördinatie en samenwerking vindt binnen elke afdeling periodiek werkoverleg plaats. 2.In het werkoverleg wordt in ieder geval besproken: hetgeen besproken is in het managementoverleg; planning en coördinatie van de werkzaamheden binnen de afdeling en tussen de afdelingen; het initiëren van nieuwe zaken. 3.Aan het werkoverleg nemen alle ambtenaren deel. Het werkoverleg vindt periodiek plaats. 4.De structuur van de afdeling of de aard van de werkzaamheden kunnen aanleiding zijn voor de leidinggevende te besluiten dat delen van het organisatieonderdeel afzonderlijk overleggen. De medewerkers van de afdeling worden daarover gehoord. Hoofdstuk 5 Procedures en spelregels Artikel 13 Primaat Een gemeentelijke taak wordt voorbereid en/of uitgevoerd door de afdeling tot wiens taakgebied de desbetreffende aangelegenheid behoort. Binnen een afdeling is een of zijn meerdere medewerkers verantwoordelijk voor het budgethouderschap, zie artikel
3. Indien een zaak zich over het taakgebied van meerdere afdelingen uitstrekt, wordt dit besproken in het managementoverleg. Het managementoverleg bepaalt welke afdeling primair verantwoordelijk is voor de voorbereiding en/of uitvoering evenals de tijdsplanning en de bewaking van de uitvoering. Indien er sprake is van verschil van inzicht, heeft de directie de doorslaggevende stem. Artikel 14 Adviezen en afdelingsoverstijgende zaken Indien een zaak het taakgebied van een andere afdeling raakt, vraagt de primair met de voorbereiding en/of uitvoering belaste afdeling aanvullend advies aan de andere afdeling. De primair met de voorbereiding en/of uitvoering belaste afdeling zorgt er voor dat de adviezen worden geïntegreerd. In beginsel vindt integrale advisering plaats. Bij blijvend verschil van inzicht voegt de afdeling die primair met de voorbereiding en/of uitvoering van het advies belast is, de aanvullende of afwijkende adviezen onverkort aan het advies toe. Een afdeling kan op eigen initiatief aanvullend of afwijkend advies uitbrengen. Het aanvullend of afwijkend advies wordt rechtstreeks uitgebracht aan de afdeling die met de voorbereiding en/of uitvoering belast is. Hoofdstuk 6 De ambtelijke organisatie in relatie tot het bestuurorgaan Artikel 15 Mandatering Burgemeester en wethouders kunnen voor nader door hen aan te geven categorieën van zaken en onder voorwaarden de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken opdragen aan door hen aan te wijzen ambtenaren. Ambtenaren, die belast zijn met budgethouderschap /productbeheer, hebben verantwoordelijkheden zoals opgenomen in artikel 1, lid l en artikel 8, lid 2 van dit besluit. Een gemandateerde bevoegdheid, de ondertekening inbegrepen, wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van burgemeester en wethouders uitgeoefend. Zij geven zonodig nadere aanwijzingen. Burgemeester en wethouders verwerken hun besluit tot het verlenen van mandaat in een verzamelbesluit, zijnde het mandaatstatuut, dat voor een ieder ter inzage wordt gelegd. Zij doen daarvan mededeling aan de raad. Het bepaalde in dit artikel is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de burgemeester als bestuursorgaan. Hoofdstuk7Administratieve en financiële bepalingen Artikel16Administratieve en financiële bepalingen 1.Op grond van de artikelen 212, 213 en 213a van de Gemeentewet stelt de Raad de volgende verordeningen vast: de verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gaasterlân-Sleat, de Financiële verordening gemeente Gaasterlân-Sleat; de verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Gaasterlân-Sleat, de controleverordening gemeente Gaasterlân-Sleat. De verordening voor periodiek onderzoek door het college naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door het college gevoerde bestuur van de gemeente Gaasterlân-Sleat, de verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Gaasterlân-Sleat. 2.De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze verordeningen. Hoofdstuk8Bepalingen inzake planning en control Artikel17Planning en control 1.De directeur bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de totstandkoming van statuten, regelende de doelstelling, vormgeving en inzet van planning en controlinstrumenten in de organisatie, alsmede de in dat kader opgenomen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 2.Tot de onder lid 1 genoemde statuten wordt in ieder geval gerekend: a.instructie controller. Hoofdstuk9Slot- en overgangsbepalingen Artikel18Nadere regels Burgemeester en wethouders kunnen nadere regels stellen ten aanzien van de structuur en werkwijze van de ambtelijke organisatie voor zover dit besluit hierin niet voorziet en voor zover de Gemeentewet, de Wet op de Ondernemingsraden en andere ter zake geldende regelgeving zich hiertegen niet verzet. Artikel19Ingangsdatum 1.Dit besluit kan worden aangehaald als “Organisatiebesluit gemeente Gaasterlân-Sleat” en treedt in werking op 1 januari
4. 2.De op 15 januari 2008 door het college van Gaasterlân-Sleat vastgestelde organisatieverordening is met ingang van de het eerste lid genoemde datum ingetrokken. Aldus besloten door burgemeester en wethouders voornoemd, d.d. 11 november 2008, , burgemeester. , secretaris.