Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en SoestHet bestuur van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest (hierna BBS) gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet 1995 en artikel 22 van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest, Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden, het aanwijzen en het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukI.Algemene bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. de archiefbewaarplaats: de door het bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet aangewezen archiefbewaarplaats; c. de archivaris: de door het bestuur overeenkomstig artikel 40, tweede lid van de wet benoemde archivaris; d. beheerder: degene die ingevolge artikel 4 is belast met het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; e. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. HoofdstukII. Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats en de archivaris Artikel2 Het bestuur wijst als archiefbewaarplaats het Archief Eemland aan en als archivaris de archivaris van het Archief Eemland. HoofdstukIII. De zorg van het bestuur voor de archiefbescheiden Artikel3 Het bestuur draagt zorg voor de invoering van een kwaliteitszorgsysteem voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel4 Het bestuur wijst als beheerder aan de directeur van de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest. Artikel5 Het bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6 Het bestuur draagt zorg voor het vervaardigen en bewaren van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel7 Het bestuur draagt zorg dat jaarlijks op de begroting voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel8 Het bestuur draagt zorg voor het (doen) vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel9 Het bestuur zorgt dat voor bewaring in aanmerking komende archiefbestanden tijdig worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats en voor tijdige vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel10 Het bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de informatie die is overgebracht naar de archiefbewaarplaats toe aan de archivaris. Artikel11 Het bestuur doet jaarlijks verslag over hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Het bestuur legt daarbij over het verslag dat door de archivaris aan hem is uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukIV Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel12 De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel13 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door een of meer ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel14 1.De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. 2.De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en informatiesystemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel15 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het bestuur. De archivaris geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn oordeel in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel16 De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen om aan het bestuur een voorstel te doen tot: overdracht van één of meer taken aan een ander overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen. Artikel17 De archivaris brengt jaarlijks aan het bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel18 De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het bestuur betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, dan wel daar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. HoofdstukVI. Slotbepalingen Artikel19 Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 oktober 2017 Artikel20 Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociaal domein Baarn, Bunschoten en Soest 2017. Vastgesteld in de vergadering van het bestuur ven BBS 13 september 2017E. Jansma, voorzitter Bestuur BBSJ. Kool, directeur BBSMEMORIE VAN TOELICHTING De Archiefwet 1995 bepaalt dat het bestuur van een Gemeenschappelijke regeling zorg draagt voor de informatie die de Gemeenschappelijke regeling ontvangt en vervaardigt vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door het algemeen bestuur vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet 1995. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de duurzame, geordende en toegankelijke staat van de informatie. Dit ter onderscheiding van het beheer van de informatie: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de informatie worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Dit alles om te zorgen dat, zoals artikel 2 stelt, de informatie wordt vervaardigd en bewaard zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Met het informatiebeheer op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de organisatie haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen voor het handelen door de organisatie en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische informatie worden gegarandeerd. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Informatie: archiefwettelijke begrippen als 'archiefbescheiden' en 'archief' suggereren ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Door in plaats van 'archiefbescheiden' het neutrale, hieraan gelijk gestelde begrip 'informatie' te hanteren wordt getracht dit te voorkomen. De archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren informatie conform de wet wordt overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale informatie: het e-Depot. Artikel 2 Dit is bepaald in artikel 40 van de wet. Artikel 3 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het informatiebeheer vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. Het informatiebeheer dient vervolgens te voldoen aan de toetsbare eisen van dit systeem. Artikel 6 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Ze bevat vijf basale elementen: duurzaamheid: de informatie en de informatiedragers en andere materialen en bewaarvoorzieningen moeten duurzaam genoeg zijn om voortijdig verval te voorkomen ordening: informatie moet in zinvolle samenhang bewaard worden. Als voorbeelden gelden dossiervorming en de onderlinge relaties tussen dossiers, of bedrijfsvoeringssystemen zoals een financieel systeem toegankelijkheid: informatie dient door daartoe bevoegden binnen een redelijke termijn te kunnen worden gevonden bewaartermijn: de wet verplicht tot vernietiging van daarvoor in aanmerking komende informatie authenticiteit: te allen tijde moet van informatie kunnen worden aangetoond dat deze qua vorm, inhoud en structuur identiek is aan vorm, inhoud en structuur ten tijde van de ontvangst of vaststelling van de informatie. Artikel 10 Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 17 en 18 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor het afleggen van verantwoording door het bestuur.
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.