Controleverordening Provincie Flevoland 2024 (Flevoland)

Controleverordening Provincie Flevoland 2024gelet op artikel 217 van de Provinciewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden; BESLUITEN; vast te stellen de navolgende verordening en de daarbij behorende toelichting: Verordening voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de provincie Flevoland. Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: accountant een door Provinciale Staten benoemde: registeraccountant of; accountant-administratieconsulent met een aantekening in het inschrijvingsregister als bedoeld in het derde lid van artikel 36, Wet op de accountant-administratieconsulenten of; organisatie waarin voor de accountantscontrole bevoegde accountants samenwerken belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening. accountantscontrole de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door Provinciale Staten benoemde accountant van: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het in overeenstemming zijn van de door het college van Gedeputeerde Staten (hierna: het college) opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoelt in artikel 190 van de Provinciewet; de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe verantwoording mogelijk maken en; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 217 van de Provinciewet, in acht worden genomen. managementletter verslag van de accountant gericht aan het bestuur met belangrijke bevindingen en adviezen voor verbetering van de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. boardletter een samenvatting van de managementletter met de bestuurlijke relevante punten, met als oogmerk om hierover publiekelijk verantwoording af te leggen. deelverantwoording een in opdracht van Provinciale Staten ten behoeve van de verslaglegging opgestelde verantwoording van een afzonderlijke organisatie-eenheid binnen de provinciale organisatie, welke verantwoording onderdeel uit maakt van de jaarrekening. rechtmatigheidsverantwoording de rapportage van het college waarbij aangegeven wordt in welke mate de totstandkoming van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan overeenstemmen met de relevante wet- en regelgeving. Artikel2.Opdrachtverlening accountantscontrole 1.De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door Provinciale Staten te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in principe voor een periode van 4 jaar. 2.Het college bereidt in overleg met Provinciale Staten de aanbesteding van de accountantscontrole voor. 3.Provinciale Staten stellen voor de aanbesteding van de accountantscontrole het programma van eisen vast. In het programma van eisen worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen: de toe te passen goedkeuringstoleranties en de eventuele afwijkende rapporteringtoleranties bij de controle van de jaarrekening; de apart te controleren deelverantwoordingen en de daarbij toe te passen omvangsbases en goedkeuringstoleranties (en eventueel afwijkende rapporteringtoleranties); de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen; de eventueel aanvullende uit te voeren tussentijdse controles; de frequentie en inrichtingseisen van de aanvullende tussentijdse rapportering, zoals de managementletter en boardletter. 4.Provinciale Staten kunnen in het programma van eisen opnemen, dat Provinciale Staten jaarlijks voorafgaand aan de accountantscontrole in overleg met de accountant vaststellen de posten van de jaarrekening, de posten van de deelverantwoordingen, de provinciale producten en de provinciale organisatieonderdelen, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden en welke rapporteringtoleranties hij daarbij dient te hanteren. Artikel3.Informatieverstrekking door college 1.Het college is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening, met de rechtmatigheidsverantwoording, conform de geldende interne- en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle. 2.Het college draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, collegebesluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn. 3.Bij de jaarrekening bevestigt het college schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt. 4.Het college overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de controleverklaring en het verslag van bevindingen voor uiterlijk 1 juni aan Provinciale Staten. 5.Alle informatie die na afgifte van de controleverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in Provinciale Staten beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt direct door het college aan Provinciale Staten en de accountant gemeld. 6.De accountant maakt voor de controle van de in de jaarrekening opgenomen rechtmatigheidsverantwoording door het college zo veel mogelijk gebruik van, het namens het college, uitgevoerde onafhankelijke onderzoek. 7.De accountant maakt in de accountantscontrole zo veel mogelijk gebruik van de aanwezige interne beheersing van de werkzaamheden van de (verbijzonderde) interne controlefunctie van de provincie en stimuleert door een zo veel mogelijke organisatiegerichte accountantscontrole de verdere kwaliteitsverbetering en professionalisering. Artikel4.Inrichting accountantscontrole 1.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. De accountant vraagt voorafgaand aan de accountantscontrole de benodigde dossierstukken schriftelijk of elektronisch op bij een vertegenwoordiger van de ambtelijke organisatie; 2.De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles. De accountant kan de controlewerkzaamheden zonder voorafgaande kennisgeving uitvoeren. 3.Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en (een vertegenwoordiger uit) Provinciale Staten, (een vertegenwoordiger van) de rekenkamer(functie), de portefeuillehouder financiën, de secretaris/directeur concerndirectie, de concerncontroller en de manager expertiseteam Financiën. Artikel5.Toegang tot informatie 1.Het college draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle informatiedragers van de provincie. 2.De accountant is bevoegd om van alle ambtenaren mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het college draagt er zorg voor, dat de desbetreffende ambtenaren hieraan hun medewerking verlenen. 3.Het college draagt er zorg voor, dat alle organisatie-eenheden van de provincie zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over het gevoerde financiële beheer, de getrouwheid van zowel het financiële beeld als de verklaring omtrent de rechtmatige totstandkoming van de baten en lasten. Artikel6.Overige controles en opdrachten 1.Het college kan de door Provinciale Staten benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het college informeert Provinciale Staten vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten. 2.Het college draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. 3.Het college is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. 4.Het college draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het college bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door Provinciale Staten benoemde accountant, indien dit in het belang van de provincie is. Artikel7.Rapportering 1.Indien de accountant bij een controle tot het oordeel komt dat de rechtmatigheidsverantwoording door het college niet getrouw is, dan wel afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze direct schriftelijk aan Provinciale Staten en zendt een afschrift hiervan aan het college. 2.In aanvulling op het in artikel 217 lid 4 van de Provinciewet voorgeschreven verslag van bevindingen (ook wel accountantsverslag) brengt de accountant over de door hem uitgevoerde (deel)controles verslag uit in een managementletter over zijn bevindingen die niet van bestuurlijk belang zijn aan de ambtenaar van wie het geldelijk beheer, het vermogensbeheer, de administratie en de beheersdaden zijn gecontroleerd, de directie, het hoofd van de afdeling waar de ambtenaar werkzaam is, de concerncontroller en het hoofd van de afdeling Financiën dan wel andere daarvoor in aanmerking komende ambtenaren. 3.De controleverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan Provinciale Staten door de accountant aan het college voorgelegd met de mogelijkheid voor het college om op deze stukken te reageren. 4.De accountant bespreekt voorafgaand aan de Statenbehandeling van de jaarstukken het verslag van bevindingen met (een voor dit doel door Provinciale Staten ingestelde vertegenwoordiging van) Provinciale Staten. Artikel8.Intrekking oude regeling De "Controleverordening Provincie Flevoland 2012" wordt ingetrokken. Artikel9.Inwerkingtreding Deze verordening treedt op de dag volgende op de dag van bekendmaking in werking, met dien verstande dat zij van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening (en deelverantwoordingen) van het verslagjaar 2023 en later. Artikel10.Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald als "Controleverordening Provincie Flevoland 2024". Aldus besloten in de openbare vergadering van Provinciale Staten van 28 februari 2024.de griffier, Mr. A. Kost de voorzitter,A.J. Gerritsen Toelichting op de artikelen Artikel

1. Opdrachtverlening accountantscontrole Na afloop van ieder begrotingsjaar moet het college verantwoording afleggen aan Provinciale Staten over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag (artikel 201, lid 1 Provinciewet). Voor het overleggen van deze stukken aan Provinciale Staten moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd (artikel 201, lid 2 Provinciewet). De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van Provinciale Staten. Provinciale Staten wijzen daarom ook de accountant aan (artikel 217, lid 2 Provinciewet). Artikel 2 van de verordening regelt de opdrachtverlening van de accountantscontrole van de provinciale jaarrekening. Het eerste lid legt vast dat de verbintenis met de accountant voor de controle van de jaarrekening in principe voor vier jaar geschiedt. Het tweede lid regelt dat het college verantwoordelijk is voor de uitvoering van de aanbesteding van de accountantscontrole van de jaarrekening. Voor de accountantscontrole geldt het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat krachtens het zesde lid van artikel 217 Provinciewet door de minister is vastgesteld. Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden bevat onder andere regels voor de omvangsbases en goedkeuringstoleranties voor de controleverklaring en de rapporteringtoleranties voor het verslag van bevindingen. Het vierde lid voorziet in de mogelijk om jaarlijks voorafgaande aan de accountantscontrole door Provinciale Staten onderdelen van de jaarrekening, onderdelen van deelverantwoordingen en provinciale organisatieonderdelen te laten vaststellen waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden. Artikel
2. Informatieverstrekking door college Artikel 3 van de verordening regelt de verplichtingen van het college voor de verstrekking van de achterliggende informatie aan de accountant. Het derde lid betreft de zogenoemde Letter Of Representation (LOR). Het verstrekken van deze verklaring is geen wettelijke verplichting, maar het is wel algemeen gebruik geworden dat het college deze verklaring verstrekt. Voor de controle van de jaarrekening doet de accountant onderzoek naar de achterliggende bescheiden. Het tweede lid draagt aan het college op deze achterliggende bescheiden goed toegankelijk ter inzage aan de accountant beschikbaar te stellen. In het vierde lid wordt een uiterlijke datum aan het college gesteld voor de overlegging van de gecontroleerde jaarrekening aan Provinciale Staten. De jaarrekening moet namelijk binnen twee weken na vaststelling, maar in elk geval voor 15 juli worden toegezonden aan de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (artikel 204 Provinciewet). Voor deze datum, moet de jaarrekening door Provinciale Staten zijn behandeld en moet een eventuele erop volgende indemniteitsprocedure (artikel 202 Provinciewet) zijn doorlopen en de jaarrekening wel of niet zijn vastgesteld. De accountant verzendt de controleverklaring en het verslag van bevindingen rechtstreeks aan Provinciale Staten. Het vijfde lid van het artikel is opgenomen om verrassingen tijdens de Statenbehandeling uit te sluiten. Artikel
3. Uitvoering controle Artikel 4 van de verordening regelt de bevoegdheidsverdeling tussen de accountant en de provincie ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. De accountant is leidend ten aanzien van de inrichting van de accountantscontrole. Hij mag zelfs onaangekondigd controles uitvoeren. De provincie is hierin volgend. Wel moet er ter bevordering van een soepele accountantscontrole periodiek overleg worden gevoerd tussen de accountant en de verschillende vertegenwoordigers van de provincie. Ook is uitwisseling van informatie gewenst over specifieke aandachtsgebieden bij de accountantscontrole. Artikel 5 . Toegang tot informatie Om een goede controle uit te voeren moet de accountant onbelemmerd onderzoek kunnen doen. Dit natuurlijk met in achtneming van de afspraken met Provinciale Staten, zoals neergelegd in het programma van eisen bij de aanbesteding. Artikel
4. Overige controles en opdrachten Naast de controle van de jaarrekening zijn er meer werkzaamheden binnen de provincie die de inzet van een accountant (kunnen) vereisen. Zo eisen ministeries voor de verantwoording over de uitvoering van de medebewindstaken door provincies (specifieke uitkeringen) vaak een aparte controleverklaring. De aanwijzing van de accountant voor onder andere dit soort accountantscontroles is een bevoegdheid van het college. Ook kan het college besluiten om advieswerkzaamheden uit te besteden aan de door Provinciale Staten benoemde accountant. Het college dient Provinciale Staten hier vooraf over te informeren. Dit biedt Provinciale Staten de mogelijkheid om over de desbetreffende uitbesteding van werkzaamheden zijn oordeel te vormen en zijn bedenkingen aan het college kenbaar te maken. Het tweede en het derde lid regelen, dat het college voor de overige controlewerkzaamheden in het algemeen de door Provinciale Staten benoemde accountant inschakelt. Het college mag hiervan afwijken indien dit in het belang van de provincie is. De accountant die de jaarrekening controleert, is vaak beter bekend met de provinciale administraties. Daarbij kunnen controles van de jaarrekening en controles van medebewindstaken tegelijkertijd door één accountant worden uitgevoerd (single audit). Dit levert een aanzienlijke besparing op. Artikel
5. Rapportering Het derde tot en met vijfde lid van artikel 217 Provinciewet regelt de rapportering en de inhoud daarvan van de accountant aan Provinciale Staten en het college. Aanvullend daarop kunnen Provinciale Staten in het programma van eisen bij de aanbesteding aanvullende inhoudelijke eisen stellen, maar ook aanvullende rapporteringen van de accountant verlangen (artikel 2, lid 3, letters c en e van deze verordening). Artikel 7 regelt aanvullende zaken aangaande de rapportering op grond van de door de accountant uitgevoerde (interim)controles. Het eerste lid van artikel 7 regelt, dat het college in elk geval bij geconstateerde afwijkingen door de accountant die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, een afschrift krijgt van de schriftelijke mededeling hierover aan Provinciale Staten. Dit opdat het college (in overleg met Provinciale Staten en de accountant) mogelijk nog tijdig maatregelen tot herstel kan treffen. Het tweede lid van artikel 7 regelt, dat het management een managementletter krijgt van de door de accountant uitgevoerde (deel)controles. In deze managementletter worden afwijkingen en tekortkomingen die niet leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring en niet van bestuurlijk belang zijn, aan het management meegedeeld. Het gaat hierbij om bijvoorbeeld opmerkingen over rubriceringfouten en onvolkomenheden in de administratieve organisatie, welke eenvoudig in onderling overleg met het management van de provincie kunnen worden opgelost. Het management kan op grond van de rapportage actie ondernemen voor herstel van de afwijkingen en onvolkomenheden. Voorts is in het derde lid van artikel 7 de procedure van hoor en wederhoor opgenomen. De constateringen in het verslag van bevindingen worden voorafgaand aan verzending van de controleverklaringen het verslag van bevindingen aan Provinciale Staten door de accountant besproken met het college. Het geeft het college de mogelijkheid kanttekeningen te plaatsen bij de constateringen in het (concept-)verslag van bevindingen.