Nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2022 (Zevenaar)

Nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2022 1Algemeen In de financiële verordening gemeente Zevenaar 2018, artikel 9, is opgenomen dat het beleid inzake activeren en afschrijven nader zal worden beschreven in de nota activerings- en afschrijvingsbeleid. Deze nota dient voor de nadere uitwerking van het beleid ten aanzien van deze aspecten. Op 30 januari 2019 is de geactualiseerde nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2018 door de raad vastgesteld. Na de controle van de jaarstukken 2018 door onze accountant van Stolwijk & Kelderman heeft genoemde nota geleid tot aanbevelingen in het accountantsverslag. Het advies in de getrouwheidsbevindingen was om met ingang van 2019 de nota als volgt aan te passen: Het hanteren van een afschrijvingstermijn voor alle soortgelijke activa ook voor de reeds geactiveerde; De uitzonderingen op afschrijvingstermijnen die in het verleden door uw raad zijn gemaakt in de nota op te nemen; De systematiek van annuïtair afschrijven ook in de nota op te nemen voor de items van het voortgezet onderwijs; De definitie van de ondergrens van € 25.000 voor het activeren aan te scherpen; De activa-administratie zodanig in te richten dat duidelijk is welke activa in hoeveel jaren wordt afgeschreven en in overeenstemming met de afschrijvingstabel. Om tegemoet te komen aan deze accountants-adviezen bieden wij u de aangepaste nota activerings- en afschrijvingsbeleid 2019 met bijbehorende afschrijvingstabel 2019 aan. Deze tabel, te vinden in bijlage 2 van de nota activerings- en afschrijvingsbeleid

1. 1.1 Besluit begroting en verantwoording (BBV) In deze nota worden de artikelen van hoofdstuk V: BBV (artikel 59 t/m 65, bijlage 1) aangevuld met gemeente specifieke handelswijzen en uitgangspunten. 1.2 Handelswijzen en uitgangspunten Voor de gemeente Zevenaar worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: Alleen nieuwe investeringen, met een verkrijgings- of vervaardigingsprijs van € 25.000 of meer worden vanaf 2018 geactiveerd met uitzondering van de restant kredieten waartoe voor 2018 is besloten ; Alle investeringen boven de grens opgenomen in lid 1 worden geactiveerd en lineair afgeschreven; Waar mogelijk wordt de componentenbenadering toegepast (verschillende samengestelde delen van een actief, afzonderlijk opnemen); Activa worden afgeschreven vanaf het jaar na gereed melding; Gelijksoortige activa worden in dezelfde tijdsduur (economische levensduur) afgeschreven, de termijnen zijn beschreven in bijlage
2. Bij voorstellen voor nieuwe investeringen (kredieten) worden naast de kosten van afschrijving ook de rentekosten voor financiering meegenomen. De rentekosten zijn gebaseerd op de gemiddelde rente van een BNG 20 jarige lineaire lening, zonder rente aanpassing. Het rentetarief wordt bepaald over de periode 1 januari tot 1 juli in het jaar waarin de begroting wordt opgesteld. Dit rentepercentage wordt afgerond op 0,5% naar boven. De handelswijzen en uitgangspunten worden nader toegelicht in hoofdstuk 2 en
3. 2Activeren en afschrijven 2.1 Begrip Investering Niet elke gemeentelijke uitgave is een investering. Een investering is een uitgave, waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Investering worden afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur. Een investering moet aan de volgende regels (van de BBV regelgeving) voldoen om te worden geactiveerd: een verkrijgings- of vervaardigingsprijs die hoger is dan een bepaald minimumbedrag. Investeringen lager dan dit bedrag worden ineens ten laste van de exploitatie gebracht. Een uitzondering hierop zijn gronden en terreinen. de gebruiksduur van de investering bedraagt 3 jaar of langer. In de volgende paragrafen worden de verschillende aspecten nader ingevuld. 2.2 Activeringsgrens Het is niet praktisch om alle investeringen die in aanmerking komen om geactiveerd te worden ook daadwerkelijk te activeren. De commissie BBV doet de aanbeveling vanuit efficiency-oogpunt een minimale omvang voor het activeren van vaste activa te hanteren. Hiermee worden extra administratieve handelingen voorkomen. Investeringen welke niet worden geactiveerd, worden in één keer als last genomen in de exploitatie. Activa met een aanschafwaarde lager dan € 25.000 zullen ineens ten laste van de exploitatie worden gebracht. 2.3 Afschrijvingsmethode Er bestaan verschillende methoden voor afschrijving. Het BBV laat de gemeenten vrij in de keuze van een methode. De meest voorkomende methoden bij gemeenten zijn: lineair annuïtair Bij de lineaire afschrijvingsmethode wordt jaarlijks een vast percentage van de aanschafwaarde afgeschreven. Hierdoor daalt de boekwaarde van het actief jaarlijks met eenzelfde bedrag. De rentelastendalen bij toepassing van deze methode naarmate de jaren verstrijken, door de jaarlijkse afname van de boekwaarde van het actief. Bij de annuïteitenmethode blijft de jaarlijkse kapitaallast (=afschrijving + rente) gelijk. De rentelast is gedurende een langere periode de grootste component van de kapitaallast en daalt in de loop van de gebruiksperiode steeds sneller, waardoor het gedeelte voor afschrijving omgekeerd evenredig stijgt. De gemeente Zevenaar hanteert de lineaire methode. De belangrijkste argumenten hiervoor zijn het feit dat de afschrijving constant blijft, deze methode ten opzichte van de annuïtaire methode beter rekening houdt met de relatief sterke waardedaling in de eerste jaren van de gebruiksperiode en de stijgende onderhoudslasten bij veroudering. Op grond van het voorzichtigheidsprincipe wordt ervan uitgegaan dat de restwaarde nihil is. Uitzondering op lineaire afschrijvingsmethode: De gemeenteraden van de (voormalige) gemeenten Didam, Duiven en Zevenaar hebben voor de uitvoering, de financiering en bekostiging van de gemeentelijke taak op het gebied van de huisvesting van het voortgezet Onderwijs in februari 2006 de “Gemeenschappelijke regeling huisvesting voortgezet onderwijs in de Liemers” vastgesteld. In artikel 12 lid 8 van deze regeling worden de investeringen voor genoemd doel door de deelnemende gemeenten gedaan op basis van een veertig jarige annuïteit, tegen het percentage dat geldt voor een annuïtaire geldlening bij de bank voor Nederlandse gemeenten (BNG) met eenzelfde looptijd ten tijde van het raadsbesluit. Uitsluitend huisvestingslasten,, waaronder deze kapitaallasten volgens de annuïtaire berekening van de betreffende gemeente, voortvloeiende uit investeringen volgens de wet op het voortgezet onderwijs, die voorafgaand aan het raadsbesluit zijn goedgekeurd door het Gemeenschappelijk orgaan, worden doorbelast en gedekt binnen de begroting van de GR. 2.4 Afschrijvingstermijn Op basis van de vastgestelde afschrijvingstermijnen per activumsoort worden de afschrijvingslasten bepaald en begroot. De gehanteerde termijnen per activumsoort zijn opgenomen in bijlage
4. 2.5 Ingangsmoment afschrijven De commissie BBV doet de aanbeveling om vast te leggen vanaf welk moment wordt begonnen met afschrijven. In Zevenaar vindt de afschrijving op vaste activa plaats in het jaar na gereedmelding. Concreet betekent dit dat wordt gestart met afschrijven op het moment dat sprake is van een boekwaarde per 1 januari van een jaar. Redenen voor deze keuze zijn: beperkt de onder uitputting op rentelasten als gevolg van vertraging in de uitvoering van investeringen, en is administratief een eenvoudige verwerkingsmethode. 2.6 Rente investeringen (voormalig kapitaallasten) Als gevolg van de notitie rente 2017 (Commissie BBV, juli 2016) wordt er geen rente over het eigen vermogen meer berekend. Alleen de werkelijke rentelasten worden toegerekend aan activa, vanuit het taakveld treasury. Als gevolg hiervan is de verwerking van rente in de begroting te verdelen in twee onderwerpen: Toegerekende rente aan (via) investeringen in huidige budgetten/begroting Rentecomponent bij nieuwe investeringen a. Toegerekende rente aan (via) investeringen in huidige budgetten/begroting De gemeente Zevenaar werkt met totaal financiering. Jaarlijks zijn de rentelasten gebaseerd op de dan aangetrokken geldleningen. Als gevolg van de notitie rente worden de rentelasten (en baten) op het taakveld treasury geboekt. De rente wordt aan budgetten (taakvelden) toegerekend, waarbij de investeringen als verdeelsleutel worden gehanteerd. De rente die ten laste van de taakvelden worden gebracht, zijn de rentelasten gebaseerd op de financieringsstructuur in voorgaande jaren. b. Rentecomponent nieuwe investeringen Voor nieuwe investeringen zal moeten worden bepaald hoe deze worden gefinancierd en gedekt. Als er leningen bij de bank moeten worden aangetrokken (vreemd vermogen), dan zal dit hogere rentelasten in de begroting tot gevolg hebben. In de begroting worden de afschrijvingslasten en rentelasten van een investering als aparte onderdelen gezien. Omdat als gevolg van een investering de rentelasten zullen veranderen, moet dit bij de aanvraag van nieuwe investeringen meegenomen worden als te dekken kosten. Voorzichtigheidshalve wordt er bij investeringen altijd vanuit gegaan dat externe financiering noodzakelijk is. De rente die wordt toegepast is gebaseerd op de gemiddelde rente van een BNG 20 jarige lineaire lening, zonder rente aanpassing. Het rentetarief wordt bepaald over de periode 1 januari tot 1 juli in het jaar waarin de begroting wordt opgesteld. Dit rentepercentage wordt afgerond op 0,5% naar boven. 2.7 Onderhoud Het is niet toegestaan kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Echter is het wel toegestaan om voor de kosten van onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen, waarbij de werkelijke kosten onttrokken worden aan de voorziening. De laatste methode is minder bewerkelijk en sluit aan bij de huidige vorm van beheersing van bijvoorbeeld het onderhoud van wegen en gebouwen. Het vervangen van een toplaag, reparatie van wegen etc., wordt in Zevenaar ten laste van de voorziening gebracht. Kosten van levensduur verlengende renovaties en/of (vervangings)investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven (reconstructies/herinrichtingen), worden wel geactiveerd en afgeschreven. Hierbij kun je denken aan vervangen van complete brugdekken of het gehele kunstwerk. Kosten voor achterstallig onderhoud dienen ineens ten laste van de exploitatie te worden gebracht. 3Waardering 3.1 Waarderingsgrondslagen Bij de waarderingsgrondslagen gaat het om de waardebepaling van activa en de regels die daarvoor gelden. Het gaat hierbij om de waardering van balansposten (bezittingen), teneinde een reëel beeld te krijgen van de vermogenspositie van de gemeente. Het BBV geeft strikte regels voor de waardering van activa. Hiermee wordt voorkomen dat financiële resultaten kunnen worden beïnvloed en anderzijds wordt bereikt dat financiële gegevens in de loop der tijd vergelijkbaar blijven. De hoofdregel voor waardering van activa is opgenomen in artikel 63 van de BBV: activa worden gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In Zevenaar worden activa gewaardeerd tegen de verkrijgings- of vervaardigingsprijs exclusief de indirect toegerekende uren gemeentelijk apparaat en overige indirecte kosten (overhead). Rente wordt niet geactiveerd. 3.2 Duurzame waardevermindering van vaste activa In de loop der tijd kan de waarde van een actief zijn veranderd ten opzichte van de boekwaarde ervan op de balans. Herwaardering van activa (naar een hogere waarde) is niet toegestaan, omdat winst pas bij realisatie mag worden genomen. Afwaardering van activa wordt in de meeste gevallen eveneens niet toegestaan, waardering geschiedt immers tegen verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Onder bepaalde voorwaarden zijn bijzondere waardeverminderingen wel toegestaan of verplicht. Het betreft hier bijvoorbeeld waardeverminderingen als gevolg van wijzigingen in de levensduur als gevolg van schade of milieuvervuiling, wijziging van de bestemming en functie van het vastgoed. Een duurzame waardevermindering moet wel worden verwerkt in de balans middels een extra afschrijving. De afwaardering vindt plaats onafhankelijk van het resultaat. Daarnaast is bepaald dat een actief dat buiten gebruik wordt gesteld, wordt afgewaardeerd op het moment van buiten gebruikstelling, indien de restwaarde lager is dan de boekwaarde. Bij vervanging van een niet afgeschreven investering, wordt de restant boekwaarde afgeboekt op het moment van vervanging. 3.3 Desinvestering activa Op het moment dat een desinvestering plaatsvindt (bv. verkoop bedrijfsauto of sluiting kantoor), wordt de boekwinst of het boekverlies in het resultaat van het betreffende jaar verwerkt en niet verrekend met de verkrijgingsprijs van een nieuw actief. Het verrekenen is niet toegestaan op grond van het BBV. 3.4 Componentenbenadering Investeringen in de openbare ruimte worden vaak gelijktijdig uitgevoerd (wegenonderhoud, inrichting groen, vervanging riool, aanleg openbare verlichting, aanleg parkeerplaatsen). Zowel de aanvraag voor het investeringsbudget als de uitbesteding gebeurt veelal in één krediet. Vooraf wordt de verdeelsleutel vastgelegd inzake de kosten. De werkelijke uitgaven worden met dezelfde verdeelsleutel verantwoord. In geval van substantieel meerwerk is extra budget nodig. Bij de aanvraag voor extra budget wordt aangegeven naar welke component(en) het meerwerk wordt toegerekend. Het BBV kent geen voorschriften voor Componentenbenadering. Bijlage1:Besluit begroting en verantwoording (BBV) Hoofdstuk V. Waardering, activeren en afschrijven Artikel 59 Alle investeringen worden geactiveerd. In afwijking van het eerste lid worden kunstvoorwerpen met een cultuur-historische waarde niet geactiveerd. Artikel 60 Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief kunnen worden geactiveerd indien: het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen; de technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat; het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en; de uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Artikel 61 Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd, indien: er sprake is van een investering door een derde; de investering bijdraagt aan de publieke taak; de derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals is overeengekomen en; de bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of de provincie onderscheidenlijk gemeente anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Artikel 62 Alle vaste activa worden voor het bedrag van de investering geactiveerd. In afwijking van het eerste lid worden de bijdragen van derden die in directe relatie staan met het actief op de waardering daarvan in mindering gebracht. In afwijking van het eerste lid moeten de voorzieningen, bedoeld in artikel 44, eerste lid, onder d, in mindering gebracht worden op de investeringen, bedoeld in artikel 35, eerste lid, onder b. Artikel 63 Activa worden gewaardeerd op basis van de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs en de bijkomende kosten. De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten, welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. In de vervaardigingsprijs kunnen voorts worden opgenomen een redelijk deel van de indirecte kosten en de rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van het actief kan worden toegerekend; in dat geval vermeldt de toelichting dat deze rente is geactiveerd. Voor in erfpacht uitgegeven gronden geldt de uitgifteprijs van eerste uitgifte als verkrijgingsprijs. Gronden in eeuwigdurende erfpacht worden gewaardeerd tegen registratiewaarde. Van activa waarvan de bestemming verandert, wordt de actuele waarde van de nieuwe bestemming in de toelichting op de balans opgenomen. In afwijking van het eerste lid is waardering tegen actuele waarde toegestaan voor de activa van de Nazorgfondsen bedoeld in artikel 15.47 van de Wet milieubeheer. Passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde, met uitzondering van voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Eventuele voorzieningen wegens oninbaarheid worden met de boekwaarde van leningen en vorderingen verrekend. Bijlage2:Afschrijvingstermijnen Code I. Materiële vaste activa met economisch nut (hier vallen ook investeringen m.b.t. begraven onder) Afschrijftermijn (maximaal in jaren) 21 Gronden en terreinen geen 22 Woonruimten 22a a) Nieuwbouw, vervangende nieuwbouw (exclusief grond) 40 22b b) Verbouw, renovatie, restauratie, verbetering, geluidsisolatie 25 23 Bedrijfsgebouwen a) Scholen, openbare en bijzondere (exclusief grond) 23a1 Permanent: Nieuwbouw (ook vervangende), uitbreiding, aankoop bestaand en herstel constructiefouten 40 23a2 Aankoop noodlokalen e/o gebouwen of uitbreiding noodgebouwen 15 23a3 Verplaatsing noodlokalen, herstel of vervanging van schade aan gebouwen, tijdelijke huisvesting 10 23a4 renovatie 25 b) Overige bedrijfsgebouwen. waar onder overdekte sportaccommodaties (exclusief grond) 23b1 Nieuwbouw, vervangende nieuwbouw, permanente uitbreiding, aankoop bestaand permanent gebouw 40 23b2 Verbouw, renovatie, restauratie, verbetering, Valveiligheidsvoorzieningen daken 25 23b3 Dakbedekking 15 23b4 Energiebesparende maatregelen gemeentelijke gebouwen 15 23b5 Vloeistofdichte vloer 15 23b6 Vervangen sportvloer 20 24 Grond- weg- en waterbouwkundige werken *=(conform watertakenplan) 24a a) Rioleringen: 24a1 Revitalisering* 60 24a2 Buizen druk- en persriolering* 45 24a3 Pompinstallaties (M/E gemalen)* 15 24a4 Pompputten bouwkundig* 45 24a5 Rioleringsbuizen vrijverval* 60 24a6 Randvoorzieningen (bouwkundig)* 60 24a7 Septictanks (IBA’s) 30 24b b) Parkeergarage Masiusplein 60 24c c) Parkeerterreinen 30 24d d) Parkeermeters en automaten 10 24e e) Aanleg nieuwe begraafplaatsen - bouw urnenmuur 30 f) Sportvelden etc: 24f1 Aanleg buitensportaccommodaties (velden, inclusief parkeerplaatsen etc)) 25 24f2 Aanleg kunstgrasvelden 10 24g g) Aanleg standplaatsen woonwagens 30 24h h)Kunstwerken (bruggen etc.) 30 24i i) Klimaatadaptieve maatregelen 60 24j j) Vervangen oeverbeschoeiing 45 25 Vervoermiddelen a) Rijdend materieel (buitendienst): 25a1 Tractoren 10 25a2 Vrachtauto's 8 25a3 Dienstauto's / Servicewagens 10 25a4 Overige vervoermiddelen 8 25a5 Kolkenzuigerwagen 10 25a6 WMO hulpmiddelen 7 26 Machines, apparaten en installaties a) Buitendienst 26a1 Veegmachines 6 26a2 Grote maaiers 10 26a3 Kleine Maaiers 5 26a4 Hoogwerker 15 26a5 Overige machines, apparaten, gereedschappen e.d. 10 26a6 Zoutstrooiers 10 26a7 Sneeuwschuivers 10 b) Overige organisatieonderdelen: 26b1 Technische installaties in bedrijfsgebouwen, waar onder overdekte sportaccommodaties 15 26b2 Telefooninstallaties 8 26b3 Verlichting (voetbal)-velden, sportzalen en zwembad 15 27 Overige materiële vaste activa a) Scholen (openbaar en bijzonder): 27a1 1e inrichting met meubelen en onderwijsleerpakket (OLP) van permanente en tijdelijke schoolgebouwen, lokalen onderwijsruimten 10 b) Automatisering (hardware): 27b1 P.c.'s 4 27b2 P.c.-schermen 5 27b3 Printers, servers, netwerkapparatuur 5 27b4 Gebouwenbekabeling 15 c) Automatisering (software) 27c1 Basisprogramma's 5 27c2 Overige software 5 d) Overige organisatieonderdelen: 27d1 Inventaris (o.a. kantoorinventaris) en 1e inrichting bedrijfsgebouwen waar onder overdekte sportaccommodaties 10 27d2 (digitale) Luchtfoto's 4 27d3 Onder- en bovengrondse containers (beton) 20 27d4 Onder- en bovengrondse containers (mechanisch) 10 27d5 Overige containers (incl mini) 15 27d6 Schaftwagens 12 27d7 Renovatie toplaag (voetbal)-velden (buiten) 15 27d8 Vervanging Cruijff court 15 27d9 Renovatie atletiekbaan 20 27d10 Inrichting en div. vervangingen in gebouwen 15 27d11 Vervanging Toplagen sportaccommodaties (binnen) 10 27d12 Zonnepanelen 20 II. Materiële vaste activa in de openbare ruimte met maatschappelijk nut Afschrijftermijn (maximaal in jaren) 33 Bedrijfsgebouwen 40 34 Grond-, weg- en waterbouwkundige werken **=(conform wegen- en verlichtingsplan) a) Wegen, straten, pleinen, trottoirs, verhardingen, waterwerken, groenvoorzieningen: 34a1 Asfaltering/bestrating** 40 34a2 Aanleg/herinrichting plantsoenen etc 30 34a3 Voorziening ligplaatsen 15 34a4 Revitalisering 30 34a5 Groen 30 34a6 Bomen 60 b) Openbare verlichting: 34b1 Armaturen** 20 34b2 Verlichtingsmasten** 40 36 Machines, apparaten en installaties Verkeersregelinstallaties 15 37 Overige materiële vaste activa 37a a) Bewegwijzering, verkeersborden en overige verkeersmaatregelen 10 37b b) Aanleg en inrichting speelterreinen, inclusief voorzieningen/toestellen 15 III. Immateriële vaste activa 12 Kosten van onderzoek en ontwikkeling te koppelen aan een bepaald actief 5 IV. Overige immateriële vaste activa: 58
5. Bijdrage aan activa van derden (investering dient bij te dragen aan de publieke taak/algemeen belang * * afschrijving maximaal gelijk aan de duur van de activa die door betreffende derden wordt gehanteerd
6. Kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen gelijk aan de looptijd van de lening