Beheerplan Onderhoud gemeentelijke gebouwen 2024-2034Inleiding Aanleiding Met het voorliggende beheerplan gebouwen 2024 - 2034 kan de beheerstaak op gebouwen op een juiste wijze worden uitgevoerd. In dit beheerplan worden de belangrijkste onderwerpen omtrent gebouwen op hoofdlijnen aangehaald. Om de juiste keuzes te kunnen maken en beslissingen te nemen bij het beheer, de instandhouding en het assetmanagement van gebouwen, is een systematische aanpak van het onderhoud belangrijk. De wijze waarop wordt vastgelegd in dit beheerplan . In het beheerplan wordt de kwaliteit voor het onderhoud aan gebouwen vastgesteld en worden de noodzakelijke financiële middelen voor dit onderhoud weergegeven. Het beheerplan wordt ondersteund door (beleid)stukken zoals: Meerjarig Onderhoudsplan (MJOP); Concept beleidsplan duurzaamheid; Nota Activabeleid Ouder-Amstel 2017 Besluit Begrotingen en Verantwoording Resultaten onderzoek Fast Lane Check - RoyalHasKoningDHV, naar verwachting opgeleverd in maart 2024 Afbakening/definitie De gemeente Ouder-Amstel heeft 9 objecten in haar totale vastgoedportefeuille. Dit onroerend goed is in de BAG geregistreerd (onroerend, betreedbaar en afsluitbaar) en heeft een verblijfsruimte of verblijfsgebied1Een verblijfsruimte is een ruimte in een gebouw waarin de mensen verblijven of waarin activiteiten plaatsvinden volgens de gebruiksfunctie. Een verblijfsgebied is een deel van een gebouw, waarin zich tenminste één verblijfsruimte bevindt.. Opstalrechten, gronden, kunstwerken en niet toegankelijke objecten in de openbare buitenruimte maken geen deel uit van deze vastgoedportefeuille. Wettelijke kaders De landelijke wet- en regelgeving en aanvullend het gemeentebeleid vormen het kader waarbinnen het beheer van vastgoed moet worden uitgevoerd. Burgerlijk Wetboek De gemeente is, vanuit haar rol als eigenaar/beheerder, op basis van het Burgerlijk Wetboek aansprakelijk voor schade die gebruikers oplopen door onveilige situaties. De beheerder kan aansprakelijk worden gesteld voor schade die iemand lijdt als gevolg van gebreken in, aan en om een gebouw. Dit betekent dat een gedegen onderhoudsbeleid, regelmatige inspecties en een goed werkend systeem van beheer onmisbaar zijn. Woningwet Het is de verantwoordelijkheid van de eigenaar/beheerder dat een gebouw voldoet aan de technische, van toepassing zijnde, voorschriften, zoals opgenomen in de laatste versie van het Bouwbesluit. Als gebouwen niet voldoen, is dat een onrechtmatige daad. Dit houdt in dat er proactief gecontroleerd moet worden of gebouwen voldoen aan deze voorschriften. Bouwbesluit 2012 (vallend onder de Woningwet) Een gebouw moet te allen tijde voldoen aan de minimale eisen die de Woningwet stelt. Verder zijn er nog andere redenen om gebouwen te toetsen, te weten: Er zijn reparaties nodig in het kader van de veiligheid. Er vinden veranderingen of renovaties plaats. Het einde van de technische levensduur is bereikt. Het vermoeden bestaat dat er onvoldoende sterkte in de bouwconstructie is (constructieve veiligheid). Er is een verandering in het gebruik, belastingen en omgeving (functiewijziging). Er vindt een routinematige beoordeling plaats. Bovengenoemde aandachtsgebieden worden geborgd tijdens de periodieke, visuele inspecties ten behoeve van het Meerjaren Onderhoudsplan (MJOP). Besluit Begrotingen en Verantwoording (BBV) Om het financieel toezicht op gemeenten doelmatig te kunnen uitvoeren, is een reglement opgesteld om de gemeentelijke begrotingen uniform op te stellen. Dit reglement heet Besluit Begrotingen en Verantwoording (BBV). Hierin zijn ook definities beschreven rond het begroten en onderverdelen van onderhoud aan kapitaalgoederen. Gebouwen vallen ook onder deze kapitaalgoederen. Vanuit het BBV wordt de volgende indeling gemaakt: Onderhoud, zowel klein als groot onderhoud: lasten voor de instandhouding die in de jaarrekening (exploitatierekening) worden opgenomen; Investeringen, waaronder ook integrale vervangingen: deze worden geactiveerd en in de balans opgenomen. Lokaal beleid en actuele vastgoedontwikkelingen De gemeentelijke vastgoedportefeuille vertegenwoordigt een bepaalde waarde, waarbij aangemerkt dient te worden dat eigendom van vastgoed of het verwerven daarvan geen doel op zich is. Het uitgangspunt dient te zijn dat de portefeuille met vastgoed aantoonbaar nodig is om gemeentelijke beleidsdoelen te verwezenlijken. Vastgoed dat daar niet (meer) onder valt kan na integrale afweging worden afgestoten aan derden of worden herontwikkeld om weer bij de gemeentelijke beleidsdoelen te passen. Dit biedt mogelijk kansen voor structurele besparingen, meer duurzaamheid en eventuele eenmalige opbrengsten. Met de eventuele vorming van een 'cluster vastgoed' kan er op diverse niveaus gewerkt worden aan het professionaliseren en optimaliseren van het vastgoedmanagement, resulterend in een optimale inzet van vastgoed en publieke middelen. De huidige portefeuille is van omvang te gering om dergelijke clustering zinvol te laten zijn. Lokaal beleid De gemeente Ouder-Amstel heeft het beleid vanuit de BBV vastgelegd in de “nota activabeleid 2017”. Deze wordt in 2024 herzien en opnieuw vastgesteld. De gemeente Ouder Amstel conformeert zich aan de verplichtingen voortkomende uit de wet- en regelgeving in het kader van kwaliteit, duurzaamheid en energetica. Actuele vastgoedontwikkelingen Er zijn geen actuele vastgoedontwikkelingen op gemeentelijk beleidsniveau. Vastgoed/gebouwen Aanleiding De gemeente heeft vastgoedbezit niet als op zich staand doel, vastgoedbezit is gekoppeld aan functionaliteit. Vastgoed is nodig om de bestuurlijke en ambtelijke organisatie te huisvesten, de uitvoering van wettelijke taken mogelijk te maken en om maatschappelijke en ruimtelijke beleidsdoelen te realiseren. De panden die daarvoor nodig zijn, brengen we onder in een portefeuille. Daarin maken we onderscheid tussen drie hoofdgroepen, te weten; eigen huisvesting; maatschappelijk vastgoed; strategisch vastgoed. Het overige vastgoed valt binnen de niet-kernportefeuille, daarmee wordt het vastgoed bedoeld dat niet meer nodig is om beleidsdoelen te realiseren of om de eigen organisatie in te huisvesten. Daarbij kan het gaan om gebouwen die worden afgestoten of waarover besloten is om het pand voor bepaalde tijd nog wel te handhaven, maar zonder enig daarbij behorend beleid. Onderstaand wordt een overzicht weergegeven van de gemeentelijke vastgoedportefeuille die in beheer zijn bij Duo+, indien van toepassing zijn hier ook de onderwijsgebouwen opgenomen. Deze onderwijsgebouwen kunnen eigendom zijn van de daarin gehuisveste school, maar met het economisch claimrecht bij de gemeente. Object Adres Plaats Dorpshuis Duivendrecht Dorpsplein 60 Duivendrecht Aula alg. begraafplaats Binnenweg 1 Ouderkerk a/d Amstel Gemeentehuis Vondelstraat 1 Ouderkerk a/d Amstel Voormalig Hekmanschool Kon. Wilhelminalaan 2 Ouderkerk a/d Amstel Sporthal Bindelwijk Kon. Julianalaan 16 Ouderkerk a/d Amstel Gemeentewerf Ambachtenstraat 84 Ouderkerk a/d Amstel KDV Polderweg Polderweg 1 Ouderkerk a/d Amstel Buurthuis De Waver Waver 10 Ouderkerk a/d Amstel Bergingen Machineweg Machineweg Ouderkerk a/d Amstel De gemeente heeft meer panden in eigendom, deze vallen buiten de reikwijdte van dit beheerplan. Het betreft hier hoofdzakelijk gebouwen, waarbij: Er een Vereniging van Eigenaars (VVE) actief is; Het (technisch) beheer naar derden is verlegd, zoals Multifunctionele Accommodaties (MFA’s), Brandweerkazerne en het zwembad. Professioneel vastgoedmanagement Professioneel vastgoedmanagement bestaat uit drie kernactiviteiten, te weten: -Property management (operationeel) Property management behelst de kwaliteit en staat van onderhoud van gebouwen. Het administratief en financieel beheren van gebouwen hoort ook bij deze kernactiviteit. Tevens wordt de manier waarop data beheerd wordt vormgegeven. De gemeente ziet dit als uitbreiding van het huidige werk en conformeert zich hieraan. -Asset- en accountmanagement (tactisch) Deze kernactiviteit stuurt op de prestaties van gebouwen, waarbij er gekeken wordt naar financieel rendement, de algehele bezettingsgraad en eventueel in een later stadium de tevredenheid van huurders en gebruikers. -Portfolio management (strategisch) Binnen portfoliomanagement wordt er gekeken naar de prestaties van alle gebouwen binnen een bepaalde portefeuille. Binnen deze kernactiviteit horen het ontwikkelen van beleidskaders en lange termijnplannen. Denk daarbij aan een vastgoedstrategie, een accommodatieplan of een integraal huisvestingsplan voor onderwijs. Overzicht gebouwen Hieronder een overzicht van gebouwen binnen de gemeente. Zie ook de onderverdeling op basis van toepassing: Panden die de gemeente zelf faciliteert Dorpshuis Duivendrecht Dorpsplein 60 Duivendrecht Gemeentehuis Vondelstraat 1 Ouderkerk a/d Amstel Sporthal Bindelwijk Kon. Julianalaan 16 Ouderkerk a/d Amstel Gemeentewerf Ambachtenstraat 84 Ouderkerk a/d Amstel Panden die een cultureel-maatschappelijk doel hebben KDV Polderweg Polderweg 1 Ouderkerk a/d Amstel Buurthuis De Waver Waver 10 Ouderkerk a/d Amstel Aula alg. begraafplaats Binnenweg 1 Ouderkerk a/d Amstel Monumentale gebouwen Niet van toepassing. Overige gebouwen Niet van toepassing. Gebouwen die zijn afgestoten of op de nominatie staan om afgestoten te worden Binnen de gemeente zijn er gebouwen die op de nominatie staan om afgestoten te worden. Onderstaand een opsomming van deze gebouwen. Op de nominatie om afgestoten te worden Bergingen Machineweg Machineweg Ouderkerk a/d Amstel Voormalig Hekmanschool Kon. Wilhelminalaan 2 Ouderkerk a/d Amstel Beheer en onderhoud Rol en verantwoording van de gemeente als gebouweigenaar Huurders en gebruikers hebben recht op een goed en veilig gebruik van gemeentelijke gebouwen. De gemeente heeft de verantwoordelijkheid dit te realiseren tegen maatschappelijk acceptabele kosten en in lijn met de vastgestelde budgetten en begrotingen. De gemeente dient hierbij te voldoen aan de wettelijke eisen. Als gebouweigenaar dient de gemeente ervoor te zorgen dat aanwezige installaties worden onderhouden en dat er periodiek inspecties worden uitgevoerd. Ook dienen onderhoudscalamiteiten direct te worden opgelost. Het gebouw dient verzekerd te zijn en de publieke heffingen dienen te worden voldaan. Deze kosten worden betaald uit de aanwezige exploitatiebudgetten. Onderhoud kunnen we verdelen in 3 onderdelen: Correctief onderhoud: Dit is onderhoud wat plaatsvindt na storingen en klachten. Preventief Onderhoud: Onder dit onderhoud wordt het periodiek onderhouden van gebouwen, delen van gebouwen en/of installaties verstaan. Planmatig onderhoud: Dit is het gepland onderhoud aan gebouwen, delen van gebouwen en/of installaties, vastgelegd in een meerjarenplanning. Meerjaren onderhoudsplan Voorts dient er planmatig onderhoud plaats te vinden. Denk hierbij aan het herstellen of vervangen van daken, het verrichten van buitenschilderwerk, het repareren of vervangen van kozijnen, het vernieuwen van metsel- en/of voegwerk, het onderhouden van installaties en sanitair. De werkzaamheden hiervoor zijn vooraf vastgesteld en gebudgetteerd en staan in een meerjaren onderhoudsplan (MJOP). De met het onderhoud samenhangende en beraamde kosten worden betaald uit de in 2024 in te stellen voorziening groot onderhoud gebouwen. De (vervangings)investeringen volgens de BBV worden jaarlijks in de begroting aangevraagd. De demarcatie voor allocatie van de kosten (onderhoud of investering) dient door de gemeente Ouder Amstel nog vastgesteld te worden. Plichten van de huurder/gebruiker Voor dagelijks onderhoud en het uitvoeren van kleine reparaties aan de binnenzijde van het pand is de huurder of gebruiker veelal zelf verantwoordelijk. De taken die door de huurder/gebruiker zelf moeten worden gedaan, staan overzichtelijk weergegeven op een zogenaamde demarcatielijst. Deze wordt overlegd bij het afsluiten van de huurovereenkomst en geldt als een wettige afspraak tussen beide partijen. Zo is duidelijk wie verantwoordelijk is voor welk onderhoud. Beide partijen mogen controle uitvoeren op de naleving van de punten in de demarcatielijst. Wet- en regelgeving De gemeente dient bij alles rondom gebouwonderhoud rekening te houden met de geldende wettelijke eisen rondom eigendom en gebruik van gebouwen. Tevens dient de gemeente er zelf voor te zorgen dat zij op de hoogte is van de laatste stand van zaken omtrent deze wet- en regelgeving. De volgende wettelijke kaders zijn van toepassing: Bouw- en technische regelgeving Een gebouw dient te voldoen aan de regels die zijn opgenomen in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), de Woningwet, de Bouwverordening, het Bouwbesluit en de Brandbeveiligingsverordening. Ook bij bouwkundige- en installatiewerkzaamheden aan de gemeentelijke gebouwen dient met deze regelgeving rekening te worden gehouden. Arbo-regelgeving Gebouwen zijn tevens onderhevig aan de geldende Arbo-regelgeving. Dit heeft als doel het beschermen van werknemers tegen alle mogelijke gevaren die zich op een werkplek kunnen voordoen. Indien Arbo-regelgeving wijzigt, dan kan dit gevolgen hebben voor gebouwen, met daaruit voortvloeiende aanpassingen om weer aan de laatst geldende regelgeving te voldoen. In bijna alle gevallen zullen er dan door eigenaar of gebruiker (extra) investeringen gedaan moeten worden om te voldoen aan nieuwe regels. Dit kan effect hebben op de hoogte van de onderhoudskosten. Binnen de Arbo-regelgeving is opgenomen dat er een installatieverantwoordelijke* voor een gebouw aangewezen moet worden. (*een installatieverantwoordelijke is een persoon of partij die de installatie monitort, kan (laten) onderhouden of kan (laten) repareren. Tevens is deze persoon of partij het eerste aanspreekpunt bij klachten.) Milieuregels Grootverbruikers* van energie worden vanuit de Wet Milieubeheer (activiteitenbesluit) verplicht om tot verlaging van hun energieverbruik te komen. De overheid heeft hiervoor lijsten opgesteld met erkende maatregelen. Dat vraagt soms om de inzet van extra middelen, omdat bepaalde investeringen niet zijn meegenomen in het meerjaren onderhoudsplan (MJOP). Gemeentelijke gebouwen groter dan 1.000 m2 met een publieksfunctie dienen hierbij te zijn voorzien van een energielabel, zichtbaar gemaakt bij de voordeur. (*grootverbruikers hebben een stroomaansluiting die groter is dan 3x80 Ampère (vanaf 100.000 kWh). Bij de Gaswet betreft dit een aansluiting met de capaciteit groter dan G25 en meer dan 40 m³ gas per uur doorlaat.) Wet Markt en Overheid De Wet Markt en Overheid verplicht om de integrale kostprijs van gebouwen bekend te maken. Het doel is om transparantie te bewerkstelligen richting marktpartijen, over direct en indirect verstrekte subsidies. Omdat onderhoud fors meeweegt in de kostprijs van een gebouw, moeten ook de onderhoudskosten van alle gemeentelijke gebouwen inzichtelijk zijn. Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) In de BBV zijn de uitgangspunten voor begroting, meerjarenraming en jaarstukken van de gemeente opgenomen. Hieronder valt ook het 'onderhoud kapitaalgoederen', waar de gebouwen onderdeel van uitmaken. Opgenomen is dat er een recent beheerplan, van maximaal vijf jaar oud, van het kapitaalgoed aanwezig moet zijn, wanneer er een onderhoudsvoorziening gevormd wordt. Verder dient de omvang van de voorziening toereikend te zijn om groot onderhoud uit te kunnen voeren, actueel en in de toekomst. Hierbij moet aangemerkt worden dat een negatieve stand van de voorziening niet is toegestaan. Ouder-Amstel is voornemens in 2024 een voorziening beheer gebouwen in te stellen. Tot die tijd wordt gewerkt vanuit een bestemmingsreserve gebouwen. Uitzonderingen en aandachtspunten beheer en onderhoud van gebouwen Voor schoolgebouwen binnen het gemeentelijke gebouwenportfolio geldt aparte regelgeving. De huidige wet gaat ervan uit dat het schoolbestuur juridisch eigenaar is van een schoolgebouw, waarbij de gemeente enkel zorgt voor de huisvesting. Op het moment dat een schoolgebouw overbodig geworden is voor een school, dan gaat onder het economisch claimrecht het eigendom weer over naar de gemeente. Schoolgebouwen worden daarom buiten het beheerplan gehouden. Dit is ook van toepassing op aan schoolgebouwen belendende sportaccommodaties, die ook bij het schoolbestuur in beheer zijn. Een uitzondering hierop geldt voor zwemaccommodaties, daarbij wordt gekozen voor extern beheer. Dit heeft te maken met de omvang, complexiteit en veiligheid van zwembaden. Planmatig, periodiek en storingsonderhoud wordt in dit geval als specialisme ondergebracht bij Sportfondsen. Deze levert zelf begrotingen aan, die worden getoetst en waarvoor jaarlijkse dotaties worden afgesproken. Deze werkzaamheden vallen onder de verantwoordelijkheid van de discipline Sport (Management & Organisatie) en zijn niet opgenomen in dit beheerplan gebouwen. Voorkomen van achterstallig onderhoud Het kan voorkomen dat huur- en gebruiksovereenkomsten zijn afgesloten tegen een lage vergoeding, onder de voorwaarde dat verantwoordelijkheid voor het dagelijks-, klein- en planmatig onderhoud is neergelegd bij de betreffende huurder(s)/gebruiker(s). Dit kan leiden tot achterstallig onderhoud. Teneinde kapitaalvernietiging door achterstallig onderhoud te voorkomen, kan er een meerjaren onderhoudsplan opgesteld worden. Tevens wordt dan het planmatig onderhoud in dit beheerplan opgenomen. De gemeente en de huurder(s)/gebruiker(s) kunnen elkaar over en weer aanspreken op hun rechten en plichten inzake onderhoud. De portefeuillemanager van de gemeente past de betreffende huur- en gebruiksovereenkomsten aan en brengt kosten in rekening. Dagelijks onderhoud Wanneer we praten over dagelijks onderhoud, dan onderscheiden we correctief- en preventief onderhoud. Correctief onderhoud Dit onderhoud heeft altijd een urgent karakter en verhelpt defecten en schades. Correctief onderhoud komt meestal ad hoc voor en vereist een directe aanpak. Preventief onderhoud Preventief onderhoud wordt om diverse redenen uitgevoerd: Het verhoogt de betrouwbaarheid van een gebouw en/of installatie. Ter voorkoming van schade, uitval, gebreken en ongerief op een later moment. In tegenstelling tot Correctief onderhoud is Preventief onderhoud te begroten en te plannen. Preventief onderhoud kan contractmatig worden vastgelegd en deel uitmaken van een MJOP indien gewenst. Meerjaren onderhoudsplan (MJOP) Het meerjaren Onderhoudsplan (MJOP) is een beheerplan dat op individueel gebouwniveau wordt opgesteld, volgens de NEN 2767 norm. De NEN 2767 norm is een conditiemeting voor gebouwen, terreinen en installaties, waarbij er door een externe inspecteur beoordeeld wordt wat de staat van het onderhoud is. Dit doet hij middels een vastgelegde meet- en registreermethode. Zo wordt de actuele technische toestand van een gebouw op een transparante, objectieve en éénduidige wijze vastgesteld. Deze inspectiemethode is een goede objectieve basis voor het opstellen van het MJOP, waarin per gebouw het verwachte onderhoudsjaar en kosten per gebouwonderdeel worden beschreven. Conditiescore Binnen de NEN 2767 bestaan zes conditiescores waarmee aangegeven wordt welk niveau van onderhoud een gebouw (of deel van een gebouw) heeft. In de onderstaande tabel is op hoofdlijnen weergegeven wat de zes conditiescores inhouden. Risico-/prioriteitenmatrix In voorkomende gevallen, leidt een manco niet tot een zodanige conditiescore dat een noodzakelijke actie wordt gerechtvaardigd. Binnen de NEN2767 is hiervoor een risico-/prioriteitenmatrix opgenomen. Hiermee kan een gewogen planningsbesluit worden genomen op basis van een geconstateerd risico van een mankement. Voorbeeld Van een houten trap vertoont één trede houtrot. Dit is een ernstig gebrek met een minimale omvang, waardoor de algehele conditiescore van deze trap waarschijnlijk hoger is dan
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.