Statuut van de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over treasurybeleid en beheer (Treasurys

Statuut van de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over treasurybeleid en beheer (Treasurystatuut gemeente Zutphen 2024)De raad van de gemeente Zutphen en het college van burgemeester en wethouders, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft, overwegende, dat het gewenst is regels te stellen over het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie; gelet op artikelen 212 van de Gemeentewet, de Wet financiering decentrale overheden en 16 van de Financiële verordening gemeente Zutphen 2024; b e s l u i t : vast te stellen het: Statuut van de raad en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Zutphen houdende bepalingen over treasurybeleid en beheer (Treasurystatuut gemeente Zutphen 2024) Artikel1Begripsomschrijvingen Dit statuut verstaat onder: college: het college van burgemeester en wethouders; derivaten: financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een bepaalde onderliggende waarde; financiële onderneming: een onderneming die in een lidstaat het bedrijf van kredietstelling mag uitoefenen, beleggingsdiensten mag verlenen, beleggingsinstellingen mag beheren, rechten van deelneming in een beleggingsmaatschappij mag aanbieden of het bedrijf van verzekeraar mag uitoefenen; financiering: het aantrekken van benodigde financiële middelen voor een periode van minimaal één jaar, waarbij deze middelen kunnen bestaan uit zowel eigen vermogen als vreemd vermogen; geldstromenbeheer: al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren, zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer); gemeente: de gemeente Zutphen; huisbankier: de financiële onderneming bij wie het grootste gedeelte van de geldstroom van de gemeente loopt en waar een kortgeld faciliteit wordt aangehouden; intern liquiditeitsrisico: de risico’s van mogelijke wijzigingen in de investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen; kasgeldlimiet: een bedrag op basis van de Wet fido ter grootte van een percentage van het totaal van de jaarbegroting van de gemeente bij aanvang van het jaar; koersrisico: het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen; kredietrisico: de risico’s op een waardedaling van een vordering als gevolg van het niet (tijdig) na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van insolventie of deficit; liquiditeitenbeheer: het aantrekken en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar; liquiditeitenplanning: een gestructureerd overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven ingedeeld naar aard en tijdseenheid; paragraaf financiering: het begrotingsonderdeel dan wel rekeningonderdeel waarin het beleid voor het komende jaar wordt vastgelegd respectievelijk waarin verantwoording wordt afgelegd over de realisatie van het voorgenomen beleid; raad: de gemeenteraad; renterisico: het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen; renterisiconorm: een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal van de gemeente dat bij de realisatie niet mag worden overschreden; rentevisie: toekomstverwachting van de gemeente over de renteontwikkeling; Ruddo: Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden; saldobeheer: het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen; treasuryactiviteiten: de financieringsactiviteiten, het bijbehorende risicobeheer en alle activiteiten die erop gericht zijn huidige en toekomstige financiële risico’s in kaart te brengen en te beheersen; treasurybeleid: vastlegging van de uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten, de organisatorische en administratieve kaders, de informatievoorziening en de administratieve organisatie en interne controle ter uitvoering van de treasuryfunctie; treasuryfunctie: omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële positie en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit verschillende deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, uitzettingen en kasbeheer; uitzetting: het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode van één jaar of langer; Wet fido: Wet financiering decentrale overheden. Artikel2Doelstellingen treasuryfunctie De treasuryfunctie heeft tot doel: het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities; het beheersbaar houden van financiële risico’s, zoals renterisico, kredietrisico, koersrisico en intern liquiditeitsrisico; het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en de externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities; het optimaliseren van het rendement van de beschikbare liquiditeiten binnen de wettelijke kaders respectievelijk de richtlijnen en limieten van dit statuut; het waarborgen dat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de treasuryfunctie duidelijk worden geregeld. Artikel3Uitzettingen, leningen, borg- en garantstellingen uit hoofde van de publieke taak Voor uitzettingen, leningen, borg- en garantstellingen uit hoofde van de publieke taak gelden de volgende algemene uitgangspunten: de gemeente hanteert een terughoudend beleid om leningen, borg- en garantstellingen te verstrekken en/ of financiële participaties te hebben uit hoofde van de publieke taak; bij het verstrekken van leningen, borg- en garantstellingen en/ of het hebben van financiële participaties worden, als dat mogelijk is, zekerheden geëist; nieuwe leningen, borg- en garantstellingen en/ of financiële participaties worden afgestemd op de bestaande financiële positie van de gemeente en op de liquiditeitenplanning. Artikel4Uitzettingen uit hoofde van treasury Voor tijdelijke uitzettingen uit hoofde van de treasuryfunctie gelden de volgende algemene uitgangspunten: uitzettingen worden gedaan conform de Wet fido en de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden. Gelden kunnen worden aangehouden op een rekening-courant of een deposito. De keuze van het uitzetten op een rekening-courant of een deposito wordt bepaald op basis van de liquiditeitenplanning en de rentevisie van de gemeente; in afwijking van onderdeel a. kan worden besloten de liquide middelen uit te zetten bij andere openbare lichamen, met dien verstande dat deze openbare lichamen geen financiële toezichtsrelatie hebben met de gemeente. Artikel5Gemeentefinanciering Bij het aantrekken van financieringen gelden de volgende algemene uitgangspunten: financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken voor de uitoefening van de publieke taak; financieringsmiddelen worden uitsluitend aangetrokken in Euro’s; financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen te gebruiken om de renterisico’s en het renteresultaat te optimaliseren; financieringsmiddelen worden afgestemd op de liquiditeitenplanning, de voorliggende rentesituatie en renteverwachting; bij het aantrekken van kortlopende financieringsmiddelen en de rapportage hierover wordt rekening gehouden met de korte termijn liquiditeitenplanning en de wettelijke kasgeldlimiet; bij het aantrekken van langlopende financieringsmiddelen wordt gebruik gemaakt van een meerjaren liquiditeitenplanning en wordt er voor gezorgd dat de renterisiconorm conform Wet fido niet wordt overschreden; het gebruik van derivaten zoals nader omschreven in de Ruddo is toegestaan, mits deze uitsluitend worden toegepast ter beperking van financiële risico’s. Voordat een derivatentransactie wordt afgesloten, wordt advies gevraagd aan een externe en onafhankelijke adviseur; zowel bij kortlopende als langlopende financieringsmiddelen vraagt het college offertes op bij minimaal drie financiële ondernemingen voordat een financiering wordt aangetrokken. De voordeligste aanbieding wordt gekozen. Bij gelijke prijs wordt gekozen voor de huisbankier van de gemeente. De in de regel telefonisch ontvangen offertes worden intern schriftelijk vastgelegd; als condities waartegen transacties worden afgesloten, gelden: bemiddelingskosten: maximaal 1,2 pro mille; disagio: maximaal 2%; boete vervroegd aflossen: maximaal 3% van de hoofdsom; rentebetaling: maximaal 2x per jaar; maximale omvang per langlopende lening is 15 miljoen Euro. Artikel6Saldobeheer Bij het saldobeheer gelden de volgende algemene uitgangspunten: aan de hand van de liquiditeitenplanning worden de geldstromen op gemeenteniveau zoveel mogelijk op elkaar afgestemd, zodat het liquiditeitsgebruik wordt beperkt. Het college ziet er hierbij op toe dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen; als er een liquiditeitsbehoefte ontstaat kan het college kortlopende financieringsmiddelen aantrekken, mits de kasgeldlimiet niet wordt overschreden; het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd bij de huisbankier; er wordt gestreefd naar concentratie van liquiditeiten binnen één rentecompensatiecircuit bij de huisbankier; contante geldstromen alsmede spoedbetalingen worden zoveel mogelijk beperkt. Artikel7Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle Voor de administratieve organisatie en interne controle gelden de volgende algemene uitgangspunten: de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de treasuryactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd, zoals blijkt uit de bij dit Treasurystatuut behorende bijlage 1; bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding zoveel als mogelijk doorgevoerd en die wordt gekenmerkt door: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd (het vier-ogen-principe); uitvoering, vastlegging, autorisatie en controle in de financiële administratie gebeurt door afzonderlijke functionarissen; de informatievoorziening over de treasuryfunctie is op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd, zoals blijkt uit de bij dit Treasurystatuut behorende bijlage 1; de accountant toetst, in het kader van zijn algemene controleopdracht, de opzet en werking van de administratieve- en interne controlemaatregelen. Artikel8Hardheidsclausule De raad en het college kunnen één of meer artikelen van dit statuut en de bij dit statuut behorende bijlage 1 buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing, gelet op het belang van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Artikel9Intrekking oude regeling Het Treasurystatuut, zoals vastgesteld bij raadsbesluit van 16 december 2019, wordt ingetrokken. Artikel10Inwerkingtreding Dit statuut treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari

1. Artikel11Citeertitel Dit statuut wordt aangehaald als: Treasurystatuut gemeente Zutphen
2. Aldus besloten op 7 november 2023,Het college van burgemeester en wethouders,De burgemeester, de secretaris,Aldus besloten in de openbare vergadering vande raad van de gemeente Zutphen,gehouden op: 29 januari 2024De voorzitter, de griffier,Bijlage1Taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en informatievoorziening, behorende bij het Treasurystatuut gemeente Zutphen 2024 Artikel I Taken en verantwoordelijkheden In onderstaande tabel zijn de taken en verantwoordelijkheden uit hoofde van treasury vastgelegd: Functie Taken en verantwoordelijkheden raad Vaststellen van het treasurybeleid Houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan Besluiten wat publieke taak inhoudt college (Laten) Uitvoeren van het treasurybeleid Rapporteren aan de raad over de uitvoering van het treasurybeleid teammanager team Financiën Bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen Controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en hierover rapporteren aan het college Voorbereiden en opstellen van beleidsvoorstellen op treasurygebied medewerker verbijzonderde interne controle Beoordelen van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury Voeren van de interne controle op de uitgevoerde treasurytransacties Rapporteren aan de teammanager team Financiën over de uitvoering van het treasurybeheer medewerker team Financiën (treasurer) Uitvoeren van de activiteiten met betrekking tot de deelfuncties: gemeentefinanciering, uitzettingen en kasbeheer Opstellen liquiditeitenplanning Opstellen paragraaf financiering Aantrekken van financieringsmiddelen Uitzetten van geldmiddelen bij de schatkist Beheren van de geldstromen Aangaan van financiële overeenkomsten voortvloeiend uit de bovenstaande deelfuncties Schriftelijk vastleggen van de treasuryactiviteiten en het doorgeven hiervan aan de medewerker team Financiën (betalingsverkeer) Onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële ondernemingen Verstrekken van informatie aan derden medewerker team Financiën (betalingsverkeer) Overboeken van saldi tussen bankrekeningen Afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer Aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de financiële administratie Ontvangen van de orderbevestiging van derden en het controleren of deze overeenkomt met de transactie-informatie zoals verstrekt door de medewerker belast met treasury (algemeen) directeur en teammanagers Zorgdragen voor een goede kwaliteit van de informatie die het eigen team, of, als dat van toepassing is, het team dat hiërarchisch onder hem valt, aanlevert aan het team Financiën over toekomstige uitgaven, ontvangsten en investeringen budgethouders Zorgdragen voor het tijdig aanleveren van kwalitatieve, betrouwbare operationele informatie over toekomstige geldstromen aan het team Financiën Fiatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste c.q. ten gunste van hun budgetten team Financiën externe accountant Juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de (verplichtingen- en) financiële administratie Registreren van de financiële transacties die zijn aangegaan door de medewerker, belast met treasury In het kader van de reguliere controletaak adviseren over en controleren van de feitelijke naleving van het treasurystatuut Artikel II Bevoegdheden In onderstaande tabel zijn de bevoegdheden bij de treasuryactiviteiten en de daarbij benodigde autorisatie vastgelegd: Bevoegd functionaris Autorisatie door Saldo-, liquiditeiten- en geldstromenbeheer Uitzetten van geld via callgeld, deposito en spaarrekening medewerker team Financiën (treasurer) medewerker team Financiën (betalingsverkeer) Aantrekken van geld via callgeld of kasgeld medewerker team Financiën (treasurer) medewerker team Financiën (betalingsverkeer) Voorbereiden en versturen van betalingsopdrachten medewerker team Financiën (betalingsverkeer) medewerker team Financiën (treasurer) Bankrelatiebeheer Openen/ sluiten/ wijzigen van bankrekeningen medewerker team Financiën (betalingsverkeer) medewerker team Financiën (treasurer) Afspreken van bankcondities en tarieven medewerker team Financiën (betalingsverkeer) medewerker team Financiën (treasurer) Financiering en uitzetting Aanvragen en vaststellen van kredietfaciliteiten inzake bankzaken medewerker team Financiën (treasurer) teammanager team Financiën Aantrekken van financieringsmiddelen medewerker team Financiën (treasurer) teammanager team Financiën Uitzetten van geld via de schatkist medewerker team Financiën (treasurer) teammanger team Financiën Artikel III Informatievoorziening In onderstaande tabel is bepaald wie, wanneer en door wie van informatie over de treasuryactiviteiten wordt voorzien: Informatie Frequentie Informatie-verstrekker Informatie-ontvanger gegevens over toekomstige uitgaven, ontvangsten en investeringen voor de liquiditeitenplanning continue (algemeen) directeur, teammanager en/ of budgethouder medewerker team Financiën (treasurer) treasurybeleid (in paragraaf financiering van begroting) jaarlijks teammanager team Financiën college raad verantwoording treasuryactiviteiten (via paragraaf financiering in de jaarrekening) jaarlijks medewerker team Financiën (treasurer) college raad voortgang van de treasuryactiviteiten (via de managementrapportage) periodiek teammanager team Financiën college informatie aan derden (toezichthouder en CBS), zoals vermeld in artikel 8 Wet fido kwartaal medewerker team Financiën (treasurer) derden Toelichting Algemene toelichting In de Wet financiering decentrale overheden (Wet fido) worden de kaders gesteld voor een verantwoorde, prudente (zorgvuldige/ risicomijdende) en professionele inrichting en uitvoering van de treasuryfunctie van decentrale overheden. De Wet fido definieert de treasuryfunctie daarbij als alle activiteiten die zich richten op het sturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op: de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico's. Het gemeentebestuur van Zutphen onderkent het belang van een verantwoord en adequaat beheer van haar financiële middelen. Mede als gevolg van de Wet fido wenst het gemeentebestuur haar activiteiten op het gebied van treasury op een zo transparant en beheersbaar mogelijke wijze in te richten. Hiervoor worden twee instrumenten op het gebied van treasury gehanteerd. Allereerst dit treasurystatuut, waarin de beleidsmatige infrastructuur van de treasuryfunctie wordt vastgelegd in de vorm van doelstellingen, randvoorwaarden en richtlijnen. Het treasurystatuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk. Naast het treasurystatuut worden jaarlijks de specifieke beleidsvoornemens respectievelijk de uitvoering van het beleid op het gebied van treasury weergegeven. Dit gebeurt in de paragraaf financiering van de begroting en het jaarverslag. Bij het opstellen van het treasurystatuut is rekening gehouden met de bepalingen van de wettelijke kaders in de Gemeentewet, de Wet fido en daarmee samenhangend de Uitvoeringsregeling financiering decentrale overheden, de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo) en het Besluit begroting en verantwoording gemeenten en provincies (BBV). Om de transparantie van het treasurystatuut te bevorderen is, voor zover dit relevant is, aansluiting gezocht bij de door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties opgestelde “Handreiking Treasury”. In dit treasurystatuut zijn allereerst het begrippenkader en de doelstellingen van de treasuryfunctie geformuleerd. Deze worden vervolgens geconcretiseerd voor de verschillende deelgebieden van treasury, te weten: risicobeheer, gemeentefinanciering, uitzettingen en kasbeheer. Vervolgens zijn in dit statuut de organisatorische randvoorwaarden van de treasuryfunctie geformuleerd. Daarbij ligt het accent op de eenduidigheid bij de verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tot slot zijn de uitgangspunten vastgelegd voor de informatie die noodzakelijk is om het gehele proces beheersbaar en meetbaar te maken en te houden. De taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden alsmede de bepalingen over de informatievoorziening zijn neergelegd in de bijlage 1, zoals die bij dit Treasurystatuut behoort. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Begripsomschrijvingen In dit artikel worden de in dit statuut gebruikte begrippen omschreven. De meeste begrippen spreken voor zich, zodat deze geen nadere toelichting behoeven. Bij het begrip derivaten (onderdeel b.) wordt als toelichting nog vermeld dat de onderliggende waarde een financieel product, zoals een lening of obligatie, kan zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Artikel 2 Doelstellingen treasuryfunctie In dit artikel zijn de algemene doelstellingen van de treasuryfunctie beschreven. Deze doelstellingen spreken voor zich. Artikel 3 Uitzettingen, leningen,garant- en borgstellingen uit hoofde van de publieke taak Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 4Uitzettingen uit hoofde van treasury In feite wordt in dit artikel herhaald wat elders in hogere wet- en regelgeving is bepaald. Omwille van de duidelijkheid is deze bepaling echter in dit statuut opgenomen. Artikel 5 Gemeentefinanciering In dit artikel zijn de algemene uitgangspunten bij het aantrekken van financieringen vermeld. Deze uitgangspunten behoeven geen nadere toelichting. Artikel 6 Saldobeheer Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 7 Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. In de bijlage 1 bij dit statuut zijn de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de treasuryactiviteiten neergelegd, net als dat in de bijlage 1 de informatievoorziening over de treasuryfunctie is neergelegd. De inhoud van de bijlage sluit aan bij de praktijk, zoals die in de loop der tijd is gevormd. Omwille van eenvoudige besluitvorming zijn de vermelde zaken in een bijlage opgenomen. Hiermee wordt voorkomen dat als er zich wijzigingen voordoen bij de in de bijlage 1 vermelde zaken, het gehele statuut aangepast moet worden. Artikel 8 Hardheidsclausule Op grond van dit artikel kunnen de raad en het college één of meer artikelen van dit statuut buiten toepassing laten of daarvan afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van het financieel beheer en de inrichting van de financiële organisatie, leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard. Dit kan echter alleen in die gevallen die niet zijn voorzien ten tijde van het vaststellen van de statuut. Wordt een geval onder de hardheidsclausule gebracht, dan heeft dit tot gevolg dat dit statuut op dat punt moet worden aangepast. Het geval is immers voorzienbaar geworden. Artikel 9 Intrekking oude regeling Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 10 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 11 Citeertitel Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.