Nota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) gemeente Roermond 2023 (Roermond)

Nota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) gemeente Roermond 2023Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond besluit, gelet op artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, Vast te stellen de Nota Voorkomen Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) gemeente Roermond 2023 Hoofdstuk1.Inleiding 1.1Misbruik en Oneigenlijk gebruik (M&O) Rechtmatigheid is één van de kernbegrippen van een goed overheidsbestuur. Burgers en bedrijven moeten erop kunnen vertrouwen dat de gemeente publieke gelden rechtmatig verwerft en besteedt. Op grond van artikel 213 van de Gemeentewet voert de accountant, naast de gebruikelijke controle naar de getrouwheid van de jaarrekening van de gemeente, een toets uit op de financiële rechtmatigheid. Rechtmatigheid houdt in dat wet- en regelgeving wordt nageleefd. Het betreft niet alleen externe wet- en regelgeving (Europees, nationaal, provinciaal), maar ook gemeentelijke regelgeving. Het gaat hierbij zowel om inkomsten als uitgaven van de gemeente. Eén van de rechtmatigheidscriteria, die zijn verankerd in het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), is het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Bij de rechtmatigheidscontrole van de jaarrekening gaat de accountant na of de gemeente over interne procedures beschikt die opzettelijk misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke gelden zoveel mogelijk ondervangen of voorkomen. Gemeentelijke regelingen kunnen gevoelig zijn voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit is bijvoorbeeld het geval als de verplichting om een heffing te betalen of de aanspraak op een uitkering afhankelijk is van gegevens die mensen zelf verstrekken. Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen wordt als misbruik beschouwd. Van oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen is sprake als weliswaar in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving, maar in strijd met het doel en de strekking daarvan wordt gehandeld (de 'mazen van de wet'). Voorop staat het vertrouwen van de gemeente in een goed gebruik door inwoners en instellingen/bedrijven van gemeentelijke financiële regelingen. Dit uitgangspunt sluit ook aan bij het actuele maatschappelijke debat, waarbij gemeentelijk optreden in een juiste verhouding moet staan tot eventuele fouten of een onjuist gebruik. Maar er komen ook situaties van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden voor. Daarvoor moet de gemeente waarborgen en maatregelen treffen, die in verhouding moeten staan tot het risico dat wordt gelopen. Een gemeentelijk M&O beleid biedt hiervoor handvatten. Uitkeringen, subsidies en vergunningen gaan alleen naar inwoners, bedrijven en instellingen die daar recht op hebben. Middelen die de deur uitgaan worden dan ook altijd getoetst aan geldende regelgeving. Intern gelden integriteitsregelingen, is functiescheiding in (financiële) processen doorgevoerd en vindt collegiale toetsing plaats. Het college verantwoordt zich vanaf het verslagjaar 2023 rechtstreeks over de rechtmatigheid aan de raad in de jaarrekening (“de rechtmatigheidsverantwoording”). De externe accountant voert vervolgens alleen nog een controle uit op getrouwheid van die verantwoording. 1.2Een overkoepelend nota Op grond van artikel 212 lid 1 Gemeentewet en het besluit begroting en verantwoording provincies en Gemeenten (BBV) is op 15 december 2022 de Verordening op de inrichting van de financiële organisatie, de regels voor het financiële beheer en de uitgangspunten van het financiële beleid van de gemeente Roermond (de Financiële verordening gemeente Roermond 2023) vastgesteld. De financiële verordening waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan. Conform artikel 25 lid i van de financiële verordening, draagt het college zorg voor beleid en interne regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen en eigendommen. Verder voert de accountant, op grond van artikel 213 lid 3 sub b Gemeentewet, de gebruikelijke controle naar de getrouwheid van de jaarrekening uit en toetst de financiële rechtmatigheid. Na de inwerkingtreding van de verplichte rechtmatigheidsverantwoording (zie hierna) zal uitsluitend naar de getrouwheid van de jaarrekening worden gekeken. Eén van de rechtmatigheidscriteria, die zijn verankerd in artikel 2 lid 3 sub b Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), is het beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. In deze nota worden de belangrijkste uitgangspunten, die ten grondslag liggen aan de bestaande maatregelen ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen, beschreven. Deze overkoepelend nota biedt handvatten voor controle en sancties om misbruik en oneigenlijk gebruik tegen te gaan, benoemt welke risicogebieden er zijn en hoe M&O beleid in de bedrijfsvoering is vorm gegeven door middel van het treffen van beheersmaatregelen. Deze nota bevat op zich geen nieuwe regels, maar is dus de tot op heden ontbrekende kapstok boven het reeds bestaande beleid. Er wordt inzichtelijk gemaakt wat er geregeld is op M&O gebied binnen de gemeente Roermond. De uitwerking van het overkoepelend M&O beleid vindt plaats in de specifieke regelingen, verordeningen en processen. De meeste regelingen zijn gebonden aan wettelijke eisen en minimumnormen voor het nemen van maatregelen ter bestrijding van fraude en misbruik. 1.3Leeswijzer In hoofdstuk 2 worden de doelstelling en de algemene uitgangspunten van het M&O beleid belicht. Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van de bestaande M&O beheersmaatregelen. Hoofdstuk 4 benoemt de risicogebieden waarop het beleid betrekking heeft. In hoofdstuk 5 wordt aanvullend ingegaan op het gemeentelijk beleid op het gebied van privacy en databeveiliging, en ondermijning. Deze onderwerpen vallen overigens buiten de strekking van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium, maar kunnen (indirect) wel financiële risico’s met zich meebrengen. Het laatste hoofdstuk 6 is gewijd aan de rapportage en verantwoording in de gemeentelijke P&C cyclus. Hoofdstuk2Doelstelling en uitgangspunten Zoals aangegeven in hoofdstuk 1 moet de aanleiding voor het opstellen van een overkoepelend gemeentelijk M&O beleid vooral gezocht worden in de wettelijke verplichting om over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties verantwoording af te leggen in de jaarrekening. 2.1Definitie: Misbruik en oneigenlijk gebruik De commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) omschrijft de begrippen misbruik en oneigenlijk gebruik als volgt: Misbruik: “Het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen”. Bij misbruik van overheidsgelden is er sprake van het plegen van fraude om zich onrechtmatig overheidsgelden toe te eigenen. Bij fraude passen beheersmaatregelen zoals fraudepreventie, handhaving, fraudeopsporing en sancties. Oneigenlijk gebruik: “Het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan niet gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordingen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan”. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van het in strijd handelen met het doel en de strekking van wet- en regelgeving. Bij oneigenlijk gebruik passen beheersmaatregelen zoals handhaving, voorlichting, analyse toepassing en actualisering wet- en regelgeving. Misbruik is dus onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet. In deze definities gaat het met name over misbruik en oneigenlijk gebruik door inwoners en bedrijven (extern gericht). In deze nota nemen we ook het mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik door medewerkers mee (interne gerichtheid). 2.2Relatie met rechtmatigheid, integriteit en ondermijning Rechtmatigheid Misbruik en oneigenlijk gebruik is één van de drie criteria van rechtmatigheid. Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft een relatie met rechtmatigheid, in die zin dat misbruik een onrechtmatige handeling is, maar bij oneigenlijk gebruik is dat niet het geval. Bij oneigenlijk gebruik wordt feitelijk gehandeld in overeenstemming met wet- en regelgeving. Daarmee zijn dergelijke handelingen niet onrechtmatig. Wel is sprake van handelen in strijd met het doel en de strekking van de wet- en regelgeving. In de Kadernota Rechtmatigheid 2023 zoals deze is gepubliceerd door de commissie BBV wordt ook op de relatie tussen M&O en rechtmatigheid ingegaan. Onder het begrip rechtmatigheid valt ook het Misbruik en Oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving. Dit wordt het M&O-criterium genoemd. Integriteit Bij misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het om derden van buiten de organisatie die gebruik maken van regelingen en/ of bezittingen van de gemeente en is dus extern gericht. Integriteit richt zich op de eigen organisatie en medewerkers en is intern gericht. Dit is geregeld in het gemeentelijke Personeelshandboek (hoofdstuk 12). Daarnaast beschikt de gemeente Roermond over een ‘Gedragscode voor raadsleden van de gemeente Roermond’, ‘Gedragscode voor de burgemeester van de gemeente Roermond’ en ‘Gedragscode voor wethouders van de gemeente Roermond’. Ondermijning Ondermijning is een vorm/uiting van misbruik of oneigenlijk gebruik en kan zich uiten in alle in deze nota genoemde onderwerpen, met name wanneer ondermijning financiële risico’s met zich meebrengt. Ondermijning op het gebied van gezag heeft meer een relatie met integriteit. 2.3Doelstelling M&O beleid Het M&O beleid heeft tot doel het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik van overheidsgelden. Daarmee bestaat het uit preventief beleid als repressief beleid. Bij M&O beleid is met name van belang om vast te stellen dat in de bedrijfsvoering effectieve maatregelen zijn getroffen om misbruik te voorkomen dan wel tijdig op te sporen, en dat daarnaast de wet- en regelgeving duidelijk en te handhaven is. M&O beleid draagt bij aan transparantie en consistentie van gemeentelijk beleid. Het maakt ook mogelijk dat afwegingen worden gemaakt welke beheersmaatregelen nodig en doeltreffend zijn, afgezet tegen de inspanning die zij kosten en het financieel nut ervan. Beheersmaatregelen in het kader van M&O teneinde de betrouwbaarheid van door derden verstrekte gegevens te controleren gaan soms verder dan reguliere interne controles. M&O beleid identificeert ook zwakke plekken in de administratieve organisatie en interne controle. 2.4Uitgangspunten De volgende uitgangspunten liggen ten grondslag aan het M&O beleid van gemeente Roermond. De gemeente werkt vanuit een basishouding van vertrouwen in een juiste omgang met gemeentelijke regelingen door inwoners en instellingen/bedrijven van gemeente Roermond. Maatregelen die worden getroffen ter bevordering van een juist gebruik van gemeentelijke regelingen zijn proportioneel. Dat wil zeggen dat zij in verhouding moeten staan tot de risico’s die worden gelopen. Voorkomen is beter dan genezen. De inzet van beleid en maatregelen is primair gericht op preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik van gemeentelijke regelingen. Beheersmaatregelen worden ingezet op basis van een analyse van de risico's en na afweging van de kosten en de baten. De beheersmaatregelen zijn zowel extern als intern gericht. Intern kijken we naar ons eigen handelen. Extern geldt dat zaken niet de deur uitgaan zonder toetsing aan de geldende wetgeving. Na constatering van een overtreding wordt de rechtmatige situatie zo snel mogelijk hersteld en zo nodig bestraft (boete). De clustermanager waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het treffen van M&O beheersmaatregelen. Bij samenwerkingsverbanden steunen wij op het, daar van toepassing zijnde, M&O beleid. Zodra een samenwerkingsverband geen M&O beleid heeft, is punt 9 van toepassing. Van derden ontvangen gegevens worden indien mogelijk gecontroleerd. 2.5Rollen en verantwoordelijkheden Het in deze nota geformuleerde beleid vormt een kapstok voor de opsomming en inkadering van bestaand beleid en bevat geen nieuwe regels. Rollen en verantwoordelijkheden zijn in lijn met de inrichtingsprincipes van de organisatie. De clustermanager van het cluster waar de betreffende regelingen worden uitgevoerd is verantwoordelijk voor het actueel houden van het specifieke M&O beleid en het treffen van passende M&O beheersmaatregelen voor zijn of haar specifieke risicogebied. Ook legt de clustermanager verantwoording af over de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd, zie hiervoor hoofdstuk zes. De gemeentesecretaris ziet erop toe dat zij deze taak oppakken en dat waar nodig risico's tijdig worden besproken. Het college vervult een kaderstellende rol door het beleid en de periodieke actualisaties daarvan vast te stellen. Hoofdstuk3Beheersmaatregelen Bepaalde regelingen en processen (of onderdelen daarvan) kunnen het risico van misbruik of oneigenlijk gebruik met zich meedragen. Dat is in het bijzonder het geval als er sprake is van afhankelijkheid van gegevens die derden aan de gemeente verstrekken. Wettelijke eisen en minimumnormen verbinden aan de meeste regelingen de verplichting om maatregelen ter bestrijding van misbruik te treffen. Dat zijn maatregelen uit landelijke wetgeving en lokale regelgeving die sowieso worden ingezet. Daarnaast zijn extra beheersmaatregelen denkbaar die het risico van misbruik en oneigenlijk gebruik verder terugdringen. Ook beheersmaatregelen die intern zijn gericht zijn relevant. Het gaat dan om zaken zoals integriteitsbeleid, functiescheiding, toegangsrechten tot applicaties etc. Een onderscheid kan worden aangebracht tussen preventieve en repressieve maatregelen (of een mix daarvan). 3.1Preventieve maatregelen Preventieve maatregelen zijn maatregelen die liggen vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering. Preventieve maatregelen betreffen integriteitsbeleid, regelgeving, voorlichting en controle vooraf. Zij zijn gericht op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen. 3.1.1Regelgeving (Gemeentelijke) regelgeving moet zo min mogelijk ruimte bieden voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Onder (gemeentelijke) regelgeving wordt verstaan: verordeningen, beleidsregels, nadere regels en richtlijnen van de gemeente. Adequate en handhaafbare regelgeving is een belangrijke beheersmaatregel in het kader van het M&O beleid. Dit bereiken we doordat onze regelgeving voldoet aan de volgende eisen: Eenvoud, inzichtelijkheid en begrijpelijkheid; Eenduidige definities; Het doel en de doelgroep van de regeling is nauwkeurig bepaald; Rechten, plichten en voorwaarden zijn opgenomen; Er zijn geen overbodige en/of met elkaar strijdige bepalingen; De afhankelijkheid van gegevens afkomstig van derden is zo veel mogelijk beperkt; Mogelijke maatregelen of sancties bij geconstateerd misbruik en oneigenlijk gebruik zijn in de regeling opgenomen; Ingangsdata en overgangsregels zijn in de regeling opgenomen. 3.1.2Voorlichting Wet- en regelgeving wordt door middel van voorlichting onder de aandacht gebracht van belanghebbenden (inwoners, bedrijven en instellingen). Er dient informatie te worden verstrekt over het bestaan van een regeling, aard en doel van de regeling, de specifieke doelgroep, geldende voorwaarden en controle- en sanctiebeleid. Voorlichting draagt in preventieve zin bij aan het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van een regeling. 3.1.3Controle vooraf Controle in de uitvoering is een middel om (de kans

1. op)misbruik en oneigenlijk gebruik te signaleren. Mogelijke M&O gevallen kunnen al een vroegtijdig stadium worden waargenomen. Controle vooraf van gegevens wordt uitgevoerd tot aan het moment van betaling of beschikkingsverlening en geldt daarmee als preventieve maatregel. Controle vooraf richt zich op de toetsing van de juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt. De medewerker gaat na of door de inwoners, bedrijven of instellingen aan de voorwaarden voor bijvoorbeeld een uitkering, subsidie of vergunning wordt voldaan. Deze controles dienen in de reguliere werkprocessen te zijn verankerd. In het intern controleplan wordt bepaald welke controlemethoden worden gebruikt ten aanzien van regelingen. Toetsing van deze controles kunnen variëren van integraal (totale controle), steekproefsgewijs tot incidenteel. Hierbij is van belang de aard en omvang van de doelgroep en hoe misbruikgevoelig een regeling is. Processen waarbij gevoeligheden spelen moeten voldoende maatregelen bevatten om de tijdigheid, juistheid, volledigheid en prestatielevering te toetsen van door belanghebbende(
2. n)verstrekte gegevens. 3.2Repressieve maatregelen Repressieve maatregelen zijn maatregelen die na het moment van beschikken, betalen of ontvangen worden genomen. Het gaat om controle achteraf waarbij M&O kan worden vastgesteld, en sanctionering en/of uitvoering van het maatregelenbeleid na constatering plaatsvindt. 3.2.1Controle achteraf Controle van gegevens achteraf wordt uitgevoerd na het uitkeren/innen van bedragen, dan wel nadat de beschikking is verleend. Daarmee is het een repressieve maatregel. Zoals hierboven beschreven, zijn de belangrijkste beheersmaatregelen opgenomen in de dagelijkse uitvoering/werkprocessen en het management en monitoring daarvan. In control termen praten we dan over de eerstelijns controle. Daarnaast toetst periodiek de VIC (=Verbijzonderde interne controle) in de tweede lijn, het bestaan en de werking van interne beheersmaatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit betreft een controle achteraf. De basis hiervoor is het door het college jaarlijks vast te stellen interne controleplan. In dit plan zijn de gemeentelijke risicovolle processen benoemd en is duidelijk aandacht voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Daarnaast wordt er jaarlijks een frauderisicoanalyse opgesteld, waarin per proces de risico’s met de getroffen beheersmaatregelen zijn opgenomen. Het controlebeleid dient afgestemd te zijn op de aard en omvang van de activiteit en de doelgroep. Dit bepaalt mede de mix van specifieke beheersmaatregelen. Voorbeelden van te gebruiken controlemiddelen zijn: gewaarmerkte gegevens, onderzoeken ter plaatse, externe accountantsverklaring, gebruik van externe informatie, eisen van aanvullende stukken etc. 3.2.2Maatregelen en/of sancties Sancties worden opgelegd als reactie op een vaststelling van misbruik, alleen misbruik is immers onrechtmatig en moet worden hersteld en/of beboet. Het uitgangspunt is dat sancties zijn vastgelegd in de voor het desbetreffende beleidsinstrument (bijvoorbeeld subsidies, belastingen, heffingen, etc.) geldende regelgeving en dat ten minste het behaalde voordeel wordt weggenomen. De maatregelen en/of sancties moeten voldoen aan de beginselen van behoorlijk bestuur. Dit houdt onder andere in dat maatregelen en sancties proportioneel moeten zijn in relatie tot het vergrijp. Uitgangspunt is dat het behaalde voordeel wordt teruggevorderd en er indien nodig een boete wordt opgelegd. Sancties dienen in gelijke gevallen op een gelijke wijze te worden toegepast. Concreet leidt het tot terugvordering van te veel betaalde bedragen, naheffing van ten onrechte gederfde ontvangsten en intrekking van een ten onrechte verstrekte vergunning. Afhankelijk van de ernst van de situatie wordt aangifte gedaan bij de politie. Als een medewerker intern de afspraken overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Maatregelen en/of sancties hiervoor zijn opgenomen in de cao. Door voorlichting over en het toepassen van maatregelen en/of sancties bereiken we een preventieve werking. 3.3Evaluatie Regelgeving wordt gebruikelijk periodiek geëvalueerd. In een evaluatie dient ook plaats te zijn voor de effectiviteit van genomen maatregelen ter voorkoming van misbruik en oneigenlijk gebruik en de toereikendheid van controlewerkzaamheden. Het M&O beleid kan hierop worden aangepast. Hoofdstuk4Risicogebieden M&O beleid wordt toegepast bij regelingen waar een risico bestaat op misbruik en oneigenlijk gebruik. De hoogte van een risico is afhankelijk van de kans dat het zich voordoet en de (financiële) impact die het heeft voor de gemeente. Afhankelijk hiervan wordt de intensiteit van de inzet van beheersmaatregelen bepaald. Algemeen wordt aangenomen dat risicogebieden kunnen worden gekoppeld aan één of meerdere van de volgende risico-indicatoren: omgaan met vertrouwelijke informatie omgaan met geld of middelen omgaan met materialen machts- en beoordelingspositie aanschaffen van goederen, diensten en aanbestedingen handhaven solistisch handelen werken in de invloedssfeer van burgers en of bedrijven applicatiebeheer (toegang tot systemen, wachtwoorden en inlogcodes) BIBOB-werkzaamheden 4.1Risicovolle processen In het jaarlijks op te stellen intern controleplan zijn de processen benoemd, waarop de toetsing op misbruik en oneigenlijk gebruik plaatsvindt. De belangrijkste risicogebieden zijn: Inkoop en aanbesteding De interne controle op inkopen en aanbestedingen is goed te organiseren. Bovendien is door de wettelijke aanbestedingsprocedure de afhankelijkheid van de informatieverstrekking van bedrijven tamelijk beperkt. Het bij de gemeente Roermond vastgestelde aanbestedingsbeleid geeft voldoende aandacht aan het M&O beleid. Betalingen De interne controle op betalingen is goed te organiseren. Maatregelen zoals functiescheiding en 4-ogenprincipe zowel binnen de financiële administratie als de vakafdelingen is essentieel om te voorkomen dat nepfacturen worden betaald, dan wel medewerkers geld overmaken naar een eigen rekening of die van een tussenpersoon. Verstrekken van subsidies Subsidieverlening is een kritisch proces vanwege de afhankelijkheid van door instellingen verstrekte gegevens. Subsidies binnen de gemeente Roermond worden verstrekt op basis van de subsidieverordening. Het financiële belang bepaalt de mate van M&O beleid. Salarissen en declaraties De interne controle op personeelslasten is goed te organiseren. Enkele belangrijke aandachtspunten zijn: de juiste verwerking van premies en salarisschalen in de salarisadministratie, juiste en tijdige verwerking mutaties in- en uitdiensttreding van personeel ed. Als de organisatie hieromtrent goed is geregeld, zijn geen bijzondere risico’s aan de orde. Vergunningverlening en handhaving Vergunningverlening en handhaving hebben betrekking op wezenlijke overheidstaken en er spelen vaak grote publieke belangen met mogelijke (financiële en politiek-bestuurlijke) gevolgen. De aanvrager van een vergunning kan gelet op de grote afhankelijkheid van de gemeente bij het al dan niet verkrijgen van een vergunning baat hebben bij het verstrekken van onjuiste informatie. In de praktijk vindt (ambtelijk) overleg met aanvragers en overtreders plaats. Dat is niet alleen een waardevol communicatiemoment met inwoners en bedrijven/instellingen, maar ook een belangrijk middel om te waarborgen dat de juiste informatie op tafel komt en onnodige controles en sancties worden voorkomen. Niettemin zijn vergunningverlening en handhaving - op grond van ervaring – M&O gevoelig en is een streng beleid geboden. Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen maakt de gemeente gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). Deze gegevens in het BRP moeten juist zijn, mede om misbruik en oneigenlijk gebruik van genoemde documenten te voorkomen. Een streng M&O beleid is noodzakelijk. Belastinginkomsten Heffing en invordering van belastingen vindt plaats op basis van objectieve gegevens die bijvoorbeeld worden verkregen via het bevolkingsregister, het kadaster en taxateurs. Functiescheiding als interne maatregel vormt een waarborg voor M&O. Bepaalde belastingen zijn wel afhankelijk van gegevensverstrekking door belanghebbenden (zoals bijvoorbeeld toeristenbelasting en parkeerbelasting). Ook de procedure van kwijtschelding is risicogevoelig, omdat deze bij automatische verlening sterk afhankelijk is van de juistheid van inkomensregelingen. Hier zijn aanvullende M&O maatregelen nodig en daarmee een gematigd M&O-beleid. Verstrekken uitkeringen Het risico van onbetrouwbare gegevensverstrekking is aanwezig, gezien de sterke persoonlijke belangen van derden en de omstandigheid dat betrouwbaarheid van de gegevens van de client allesbepalend zijn voor het proces. Verstrekken voorzieningen Wmo en Jeugd De gemeente is verantwoordelijk voor het aantonen van de juiste en rechtmatige besteding van de middelen voor de uitvoering van de Jeugdwet en de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Huren en pachten/ transacties onroerend goed De gemeente is verantwoordelijk voor het in rekening brengen van de juiste huren en pachten. Het hanteren van juiste tarieven en het verkrijgen van de juiste informatie van derden bij transacties met betrekking tot onroerend goed. Memoriaal proces Het risico bij dit proces zijn de ongeautoriseerde memoriaalboekingen, waardoor het identificeren van afwijkingen wordt bemoeilijkt. Enkele belangrijke aandachtspunten zijn 4-ogenprincipe en goedkeuring van memoriaalboekingen. 4.2Bestaand beleid De gemeente Roermond kent diverse beleidsregels die (mede) toezien op het voorkomen en bestrijden van misbruik en oneigenlijk gebruik. Het gaat onder meer om regelingen op de volgende beleids- en aandachtsgebieden: Gedragscode integriteit Gedragscode voor de burgemeester Gedragscode voor de raadsleden Gedragscode voor de wethouders Regeling melden vermoeden misstand Omgangsvormenbeleid Vertrouwenspersoon Algemene statuten, verordeningen en nota’s Hoofdstuk5Privacy en databeveiliging, en ondermijning Misbruik en oneigenlijk gebruik heeft niet alleen betrekking op misbruik van middelen. Het kan ook gaan om misbruik van data. Dit kan inbreuk op privacy betreffen met identiteitsfraude als meest vergaande vorm. Het kan ook gaan om het lekken van vertrouwelijk informatie of persoonsgegevens. 5.1Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) Om gegevens van de inwoners binnen Europa beter te beschermen, is vanaf 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Voor de uitvoering van haar taken is informatie-uitwisseling noodzakelijk. De AVG legt vast onder welke voorwaarden de gemeente persoonsgegevens mag verzamelen en bewaren. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: naam, adres, geboortedatum, BSN, medische informatie en geloofsovertuiging. We moeten als gemeente een register bijhouden met een beschrijving van alle processen en de persoonsgegevens die daarin verwerkt worden. Afspraken met andere organisaties leggen we vast in een Verwerkersovereenkomst. Het college heeft op 16 maart 2021 het privacybeleid gemeente Roermond 2021-2023 vastgesteld. Dit is een “paraplubeleid” met algemene uitgangspunten waaraan de hele gemeente moet voldoen bij het verwerken van persoonsgegevens. Jaarlijks wordt door de Functionaris Gegevensbescherming verslag gedaan aan het college over alle privacy aangelegenheden en het voldoen aan de AVG. 5.2Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) Per 1 januari 2020 is voor gemeenten de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht geworden. De BIO is een set van maatregelen geordend van beleid, processen en procedures tot technische maatregelen die met elkaar zorgen voor een goede beveiliging van de informatie. Bij informatiebeveiliging gaat het om drie aspecten van informatie: Beschikbaarheid (is de informatie op de benodigde tijdstippen beschikbaar) Integriteit (is de informatie juist en actueel) Vertrouwelijkheid (is de informatie alleen toegankelijk voor wie er bij moeten). De uitwerking van dit normenkader is vastgelegd in het Informatiebeveiligingsbeleid gemeente Roermond, dit wordt vastgesteld door het college in 2023. Het nieuwe normenkader (de BIO) is gebaseerd op internationale richtlijnen voor informatiebeveiliging. Door het hanteren van deze internationale richtlijnen is het voor alle externe partijen duidelijk waar de gemeente aan wil voldoen. Het is hierdoor ook duidelijk wat de gemeente verwacht van externe partijen waar zij zaken mee doet. Jaarlijks wordt een zelfevaluatie uitgevoerd naar het voldoen aan alle BIO-normen conform de ENSIA-methodiek. Eenduidige Normatief Single Information Audit, landelijk vastgesteld door het Rijk en verplicht voor alle gemeenten. Het verslag van deze zelfevaluatie wordt door het college vastgesteld en ter verantwoording aan de raad gestuurd. 5.3Ondermijning Een bijzondere vorm van misbruik is “ondermijnende criminaliteit”. Een exacte definitie daarvan is moeilijk in één zin samen te vatten. Grofweg betekent het de vermenging van de onderwereld en de bovenwereld, de sluipende bedreiging van de integriteit van het openbaar bestuur, overheidsmedewerkers en bedrijfsleven, bedreigde bestuurders en medewerkers, afpersingspraktijken, de innesteling van criminele elementen in buurten en woonwijken. De Wet Bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Bibob) is een belangrijk instrument om ondermijning effectief tegen te gaan. De Wet Bibob geeft gemeenten de mogelijkheid zich te beschermen tegen het risico dat zij ongewild criminele activiteiten faciliteren. Met behulp van de Wet Bibob kunnen gemeenten onderzoeken of de persoon “met wie zij zaken doet” betrouwbaar en integer is. De gemeente kan zo voorkomen dat er onbedoeld medewerking wordt verleend aan misbruik van vergunningen, subsidies, vastgoedtransacties of bijvoorbeeld aanbestedingsopdrachten. Hoofdstuk6Verantwoording Om inzicht te krijgen in de wijze waarop het M&O beleid wordt uitgevoerd en wordt nageleefd moet verantwoording worden afgelegd. Dit wordt gerealiseerd door zoveel als mogelijk aan te sluiten bij de reguliere planning & controlcyclus. Met de invoering van de nieuwe landelijke wetgeving, de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording door het college van B&W, vindt de verantwoording plaats in een nieuw onderdeel van de jaarrekening “De rechtmatigheidsverantwoording”. Dit met een nadere toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording, inclusief de nadere toelichting in de paragraaf bedrijfsvoering, in zijn oordeel over de getrouwheid van de jaarstukken. Aldus besloten door het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Roermond in zijn vergadering van 14 november 2023.Het college van burgemeester en wethouders,de secretaris, J. van Puttende burgemeester, Y.F.W. Hoogtanders