Privacyreglement 2024 (Bronckhorst)

Privacyreglement 2024 Besluit College van Burgemeester en Wethouders besluit: Het gemeentebreed uitvoeringsbeleid privacy en privacyreglement gemeente Bronckhorst van 13-02-2018 in te trekken; De Notitie Meldplicht datalekken gemeente Bronckhorst in te trekken; Het gemeentebreed Privacybeleid 2024 vast te stellen; De gemeenteraad te informeren via actieve informatievoorziening. PRIVACYREGLEMENT 2024 Versie 18 december 2023 Inleiding Als inwoner bent u verbonden aan onze gemeente Bronckhorst. Dat betekent dat wij uw persoonsgegevens gebruiken. Hieronder leggen wij u uit hoe de gemeente Bronckhorst met uw persoonsgegevens omgaat. Waarom houden we uw gegevens bij? Om u te kunnen helpen, verwerken we uw persoonsgegevens. Dat begint op het moment van inschrijving in de gemeente Bronckhorst tot aan de aangifte van een overlijden. Zo lang u inwoner van de gemeente Bronckhorst bent, krijgt u op verschillende manieren te maken met de gemeente Bronckhorst. Denk bijvoorbeeld aan uw gemeentelijke belastingaanslag, het vastleggen van een huwelijk, het beoordelen van uw status voor de aanvraag van een vergunning, uitkering of zorgvoorziening of het toevoegen van uw (ver)bouwgegevens aan het kadaster. Alles komt voort uit de taak of verplichtingen die de gemeente Bronckhorst heeft. Wilt u dat de gemeente Bronckhorst iets voor u doet? Bijvoorbeeld door een uitkering aan te vragen? Dan is het eigenlijk altijd nodig om uw persoonsgegevens door te geven. Doet u dat niet? Dan kunnen wij u niet helpen en moeten wij uw aanvraag afwijzen. Wilt u nog iets specifieker weten wanneer welke gegevens van u worden verwerkt? Hieronder staan een groot deel van de verschillende taken en activiteiten van de gemeente Bronckhorst. Als u daar op klikt, leest u meer over welke persoonsgegevens wij daarbij gebruiken. Register van verwerkingen In het register van verwerkingen staat wat gemeente Bronckhorst doet met persoonsgegevens. Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Bijvoorbeeld je naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres of postcode met huisnummer. Wat staat er in het register? Wie verantwoordelijk is voor het gebruik van de persoonsgegevens (zoals de burgemeester). Waarom we persoonsgegevens gebruiken. Waarom we de persoonsgegevens bewaren. Van wie we persoonsgegevens gebruiken en bewaren. Welke categorieën van persoonsgegevens we gebruiken. Hoelang we persoonsgegevens bewaren. Aan wie we de persoonsgegevens geven. Heeft u vragen over het register? Stuur een e-mail naar de Functionaris voor Gegevensbescherming via het contactformulier op de pagina de pagina ‘Contact met’. Welke gegevens verwerken wij? 1.Klantcontact U kunt bellen of via een contactformulier contact opnemen met de gemeente Bronckhorst. U kunt natuurlijk ook langskomen op het Gemeentehuis. U kunt voor verschillende doelen contact met ons opnemen. Komt u langs voor de aanvraag van een vergunning of voorziening? Ook dan hebben we bepaalde persoonsgegevens nodig. Dat is in de wet vastgelegd. Als u contact met ons opneemt vragen wij u meestal om de volgende gegevens: BSN Geboortedatum NAW (naam, adres, woonplaats) en contactgegevens Wij zijn ook bereikbaar via Whatsapp, X en Facebook. De veiligheid om te communiceren via deze kanalen is helaas niet altijd gegarandeerd. Wij raden u daarom aan om zo min mogelijk persoonlijke gegevens via deze kanalen met ons te delen. Persoonsgebonden vragen, zoals over een beschikking, vergunning of dossier worden door ons niet via deze kanalen beantwoord, omdat daar identificatie voor nodig is. Als u uw telefoonnummer achterlaat, nemen wij contact met u op om u van dienst te kunnen zijn. Daarbij worden eerst een aantal identificerende vragen gesteld. 2.Basisregistraties De gemeente Bronckhorst moet verschillende basisregistraties bijhouden. Denk bijvoorbeeld aan de Basisregistratie Personen (BRP), de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) en de Basisregistratie Waardering Onroerende Zaken (WOZ). Deze taken zijn neergelegd in art. 1.4 Wet BRP, artikel 2 van de Wet BAG en artikel 1 Wet WOZ. Welke gegevens we bijhouden, verschilt per systeem. We registreren onder meer uw: NAW-gegevens Geslacht Nationaliteit Geboortedatum Geboorteplaats Gezinsrelatie Burgerlijke staat BSN Administratienummer Gegevens over uw kind(eren) Verblijfplaats Verblijfstitel, als u uit een ander land komt Gezagsverhouding en curatele. Minderjarigen vallen onder het gezag van ouders of van een voogd of verzorger. Dit wordt in het BRP vastgelegd, net als wanneer iemand onder curatele wordt gesteld. Reisdocument Gegevens over uw kiesrecht, als u hiervan bent uitgesloten 3.Belasting en heffingen Als inwoners moet u gemeentelijke belastingen betalen. Dat is in de wet en andere gemeentelijke regels vastgelegd. Daarvoor gebruiken we onder meer uw: BSN NAW- en contactgegevens Geslacht Geboortedatum Geboorteplaats Verblijfplaats en familierelaties Kadastrale gegevens WOZ-waarden Gegevens ondernemingen Uw (kenteken)registraties bij de RDW Arbeids- uitkeringsrelaties Financiële gegevens IBAN-nummer 4.Zorg en ondersteuning De gemeente Bronckhorst is verantwoordelijk voor het goed uitvoeren van de Jeugdwet (art. 2.6 Jeugdwet) en de Wet maatschappelijke Ondersteuning 2015 (artikel 2.1.1). De gemeente Bronckhorst biedt hulp en zorg bij bijvoorbeeld opgroei- en opvoedingsproblemen, jeugdgezondheidszorg, kinderopvang, leerlingenvervoer en het opstellen van een trajectplan. Kinderen van 6 tot 16 jaar zijn leerplichtig en daar houdt de leerplichtambtenaar van de gemeente Bronckhorst toezicht op. Dat moet volgens art. 16 van de Leerplichtwet 1969. Voor al deze zaken legt de gemeente Bronckhorst verschillende gegevens vast, van zowel kinderen als ouders. Dit doen we om ons werk zo goed mogelijk te kunnen doen en u zo goed mogelijk te kunnen helpen. Persoonsgegevens van kinderen: NAW- en contactgegevens Geboortedatum Geslacht BSN/ onderwijsnummer Administratienummer Nationaliteit Inschrijfgegevens gemeente Bronckhorst In-en uitschrijvingen school Verzuimgegevens Gegevens over de gezondheid Persoonsgegevens van ouders: NAW- en contactgegevens BSN Geslacht Geboortedatum IBAN (bij vergoedingen) Inkomensverklaring (bij aanvraag vergoedingen) 5.Werk, uitkering en schulden De gemeente Bronckhorst moet haar inwoners ondersteunen bij financiën, het vinden van een baan (eventueel door middel van re-integratie) en als dat nodig is een uitkering geven. Dit is onder andere geregeld in artikel 7 van de Participatiewet. Om u goed te kunnen helpen en om te kunnen beoordelen of u recht heeft op bepaalde voorzieningen, leggen we uw persoonsgegevens vast. De gemeente Bronckhorst gebruikt hiervoor onder meer de volgende gegevens: NAW- en contactgegevens Geboortedatum BSN Financiële gegevens Bankgegevens Gegevens over de gezondheid (als dat invloed heeft op of u weer aan het werk kunt of een uitkering nodig heeft) Strafrechtelijke gegevens (voor recht op uitkering) Daarnaast wil de gemeente Bronckhorst u helpen als u schulden heeft. De gemeente Bronckhorst krijgt daarom een signaal wanneer u bijvoorbeeld uw huur of energierekening niet meer betaalt. De woningstichting, het energiebedrijf of de zorgverzekeraar geeft dat aan ons door. Ook dit is in de wet geregeld, namelijk in artikel 3 van de Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening. 6.Vergunningen en ontheffingen De gemeente Bronckhorst is verantwoordelijk voor het geven van diverse vergunningen en ontheffingen. Denk bijvoorbeeld aan een omgevingsvergunning, een vergunning voor horeca, parkeren of aan een ontheffing voor laden en lossen. Welke persoonsgegevens daarvoor nodig zijn, hangt van de vergunning of ontheffing af. Dat is in de wet vastgelegd. Voorbeelden zijn: NAW- en contactgegevens Geboortedatum Geslacht Nationaliteit BSN Strafrechtelijke gegevens (voor de beoordeling van een vergunning) 7.Handhaving, toezicht en veiligheid De gemeente Bronckhorst is verantwoordelijk voor toezicht en handhaving op het gebied van leefbaarheid en veiligheid van de openbare ruimte (de wijken in de stad en de dorpen daar omheen). Denk bijvoorbeeld aan het ontruimen van kraakpanden, het sluiten van drugspanden, nazorg bij de terugkeer van (ex-)gedetineerden en cameratoezicht om de openbare orde te controleren. Maar het gaat ook om het voorkomen van strafbare feiten en het ondersteunen van het opsporen van strafbare feiten door de politie. Dit is van algemeen belang, namelijk voor de veiligheid van u en uw omgeving. Ook in deze gevallen is het nodig om persoonsgegevens vast te leggen, denk bijvoorbeeld aan: NAW- en contactgegevens (van de betrokkene en eventuele familieleden) BSN Aliassen en bijnamen Geboortedatum Geboorteplaats Beeldmateriaal van betrokkene Aard, oorzaak, omvang en locatie van algemeen of specifiek hinderlijk gedrag Strafrechtelijke gegevens Financiële gegevens Andere bijzondere persoonsgegevens zoals over seksuele geaardheid, godsdienst en politieke gezindheid 8.Cameratoezicht De gemeente Bronckhorst kan camera’s ophangen in en om gemeentelijke gebouwen. Het cameratoezicht is in de eerste plaats voor de beveiliging van personen, gebouwen, terreinen en zaken die aan de zorg van de gemeente Bronckhorst zijn toevertrouwd. De gemeente Bronckhorst heeft hier ook een zogenoemd ‘gerechtvaardigd belang’ om deze veiligheid te kunnen waarborgen. Als er iets is gebeurd, kunnen de mensen die daarbij betrokken waren geïdentificeerd worden via de camerabeelden. Dat zijn dan strafrechtelijke gegevens. Dat die beelden gebruikt mogen worden, staat in art. 33 lid 2 sub b van de UAVG. De gemeente Bronckhorst heeft een camera protocol om bovenstaand verder uit te diepen. Andere bronnen waar uw gegevens vandaan komen U kunt zelf de gemeente Bronckhorst om hulp vragen. Maar de gemeente Bronckhorst kan u ook hulp aanbieden. De gemeente is verantwoordelijk voor onder andere zorgmijders, het vroeg signaleren van schuldproblemen, nazorg van (ex)-gedetineerden en de toeleiding naar verplichte geestelijke gezondheidszorg. Daarnaast heeft de gemeente Bronckhorst diverse meldpunten, zoals voor kindermishandeling of overlast. Dat is allemaal wettelijk geregeld. Wij hebben de plicht om dergelijke meldingen te onderzoeken. En dan kan het zijn dat wij contact met u opnemen. De gemeente Bronckhorst krijgt dus niet alleen informatie van uzelf, maar ook uit andere bronnen. Wanneer en van wie is afhankelijk van uw specifieke situatie. Denk bijvoorbeeld aan de volgende partijen: Andere gemeente Centraal Administratie Kantoor (CAK) Sociale Verzekeringsbank (SVB) Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen (UWV) Partijen genoemd in art. 64 Participatiewet Basisregistratie Personen (BRP) Belastingdienst Gerechtsdeurwaarder Schuldeisers Rijksdienst Wegverkeer (RDW) Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) Politie Regionaal Informatie en Expertise Centrum (RIEC) Met wie delen wij uw gegevens? Om ons werk goed te kunnen doen, werken we als gemeente Bronckhorst samen met verschillende partners, instellingen, aanbieders en andere overheidsinstellingen. Denk bijvoorbeeld aan: Sociale Verzekeringsbank (SVB) Zorgaanbieders Maatschappelijke dienstverleners Verwijzers (zoals een huisarts) Schuldhulpverleners Partijen die namens de gemeente Bronckhorst handelen UWV Re-integratiebureaus Met alle partijen waarmee we samenwerken, hebben we goede afspraken gemaakt over het beschermen van uw privacy. Die afspraken staan in de wet of in een contract dat wij met deze partijen hebben. Uw gegevens bij de overheid en in de Basisregistratie Personen (BRP) Niet alleen de gemeente Bronckhorst gebruikt uw persoonsgegevens. Alle overheidsinstanties in Nederland gebruiken gegevens van u. Een globaal overzicht krijgt u via de website ‘Mijn Overheid’. Daar ziet u welke gegevens van u zijn geregistreerd bij de verschillende overheidsorganisaties. Hier kunt u een overzicht krijgen van uw gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP). Ook kunt u hier terecht voor een globaal overzicht van gegevens over uw huis, zoals de WOZ-waarde. Via de website van Rijksoverheid ziet u welke organisaties er in de Basisregistratie Personen (BRP) kunnen kijken om hun werkzaamheden uit te oefenen. Doorgifte aan andere landen De gemeente Bronckhorst bewaart de gegevens alleen binnen de Economische Europese Ruimte (EER). Een deel van de gegevens slaan we op in datacenters in Bronckhorst zelf, of bij het regionale ICT samenwerkingsverband in Doetinchem. Ook maakt gemeente Bronckhorst gebruik van zogenaamde ‘cloud-applicaties’. Die gegevens worden in Nederland of andere EU landen bewaard. Uw persoonsgegevens zijn dus altijd op hetzelfde Europese niveau beschermd. Bewaartermijnen De gemeente Bronckhorst maakt en krijgt heel veel informatie. Die informatie is belangrijk voor de organisatie van de gemeente Bronckhorst zelf, maar ook om te kunnen laten zien waarom de gemeente Bronckhorst bepaalde dingen doet. Dit is nodig voor de publieke verantwoording, rechtsvinding en vanuit cultuurhistorisch oogpunt. Er zijn daarom regels die er voor zorgen dat overheidsorganisaties hun informatie goed bewaren. Die regels staan in de Archiefwet en de regels zijn voor de gemeente Bronckhorst uitgewerkt in de zogenaamde ‘selectielijst’. Daarin staat precies hoe lang de gemeente Bronckhorst verschillende soorten informatie moet bewaren om het daarna te vernietigen. Hoe lang informatie bewaard moet worden, hangt van het soort informatie af. En of de informatie bijvoorbeeld is gebruikt bij een rechtszaak. Sommige informatie mag zelfs nooit worden vernietigd en moet eindeloos worden bewaard. Heeft u een vraag over bewaartermijnen? Stel ze dan aan onze Functionaris Gegevensbescherming via de pagina ‘Contact met’. Wat zijn uw rechten? Denkt u dat uw persoonsgegevens onjuist verwerkt worden? Of wilt u liever niet dat bepaalde persoonsgegevens bij de gemeente Bronckhorst bewaard blijven? U kunt uw eigen persoonsgegevens inzien en deze als dat nodig is laten verbeteren of verwijderen. U kunt: Om inzage vragen in uw persoonsgegevens zodat u kunt controleren of die gegevens juist zijn en goed in het systeem staan. Ons vragen de persoonsgegevens te wijzigen, te verbeteren of aan te vullen als deze onvolledig zijn. Ons vragen om de verwerking te beperken, gegevens te wissen of bezwaar maken tegen het vastleggen van de gegevens. Vragen om extra informatie. Een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming of rechtsreeks bij de autoriteit Persoonsgegevens. Dat laatste kunt u doen via de website ‘Autoriteit Persoonsgegevens’. De Autoriteit zal u vaak vragen eerst contact op te nemen met de Functionaris Gegevensbescherming van de gemeente Bronckhorst voor de behandeling van uw klacht. Heeft u eerder toestemming gegeven voor het vastleggen van bepaalde gegevens? Dan kunt u die toestemming weer intrekken. Toestemming geven is eigenlijk bijna nooit vereist. Dus er zijn slechts een aantal situaties waarin dit van toepassing is. Hoe kunt u een aanvraag doen? Op onze website kunt u het juiste formulier vinden: Zelf regelen | Gemeente Bronckhorst Vraagt u om inzage of kopieën van uzelf of van een ander? Dan vragen wij u altijd om u eerst te identificeren. We moeten namelijk zeker weten dat u bent wie u zegt te zijn. Dat is om uzelf en om anderen te beschermen. Identificatie kan plaatsvinden op de volgende manieren: Elektronisch door het verzoek via het digitale formulier op de pagina ‘Recht van inzage’ in te dienen. U wordt dan door middel van DigiD geïdentificeerd. Komt u naar het Gemeentehuis? Dan moet u een geldig legitimatiebewijs laten zien. Een kopie is onvoldoende. Wilt u namens iemand anders een verzoek indienen? Dat kan door samen met die persoon en zijn/haar DigiD het digitale formulier voor verzoeken in te vullen. Komt u liever naar het gemeentehuis? Zorg dan voor een schriftelijke machtiging én een geldig identificatiebewijs van zowel u als een (kopie van het) identiteitsbewijs van degene om wie het gaat. Wilt u de persoonsgegevens van uw kind bekijken? Dan kijken we eerst in ons systeem of u het ouderlijk gezag heeft. Bij algemene vragen is inloggen met DigiD niet nodig. Liever telefonisch contact of langskomen op het Gemeentehuis? Dat kan ook. Wij noteren uw gegevens en u wordt gebeld voor het maken van een afspraak. Neem dan een geldig legitimatiebewijs mee. Contactgegevens: Adres: Gemeente Bronckhorst Postbus 21000 8900 JA Bronckhorst Telefoonnummer: