Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort, 2024 Gelezen het voorstel van de griffier. Gehoord het presidium d.d. 26 februari 2024; gelet op de Gemeentewet; besluit vast te stellen de Verordening voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Montfoort, 2024. In deze verordening is alles geregeld wat te maken heeft met (het werk van) raadsleden en commissieleden in Montfoort, zoals vergaderingen, rechten (zoals het recht van onderzoek en het recht op bijstand), voorzieningen en andere zaken die het werk van de gemeenteraad van Montfoort raken. Voor zover niet al wettelijk geregeld. Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Doel van deze verordening In deze verordening zijn alle Montfoortse regels opgenomen waar de raads- en commissieleden mee te maken hebben bij de uitvoering van hun werkzaamheden. Deze verordening zal in elk geval na elke verkiezingen met de (nieuwe) gemeenteraad en zijn commissieleden besproken worden, maar er kan ook op andere momenten over de hele verordening of afzonderlijke gedeelten daarvan worden gesproken, als daar behoefte aan is of als de actualiteit dat noodzakelijk of wenselijk maakt. 1.2 Begripsomschrijvingen Agendacommissie Commissie ingesteld op basis van artikel 84 Gemeentewet om de agenda’s voor te bereiden van de commissies en de raad. Amendement Een amendement is een voorstel tot wijziging van een officieel document, zoals een voorstel voor een verordening of een raadsbesluit. Een sub-amendement is een voorstel tot wijziging van een amendement. Op basis van het (sub-) amendement kunnen raadsleden veranderingen voorstellen c.q. aanbrengen in een voorstel en/of de besluitvorming, waarbij de in te passen wijziging zo is geredigeerd dat die geschikt is om direct in de verordening of het besluit te worden opgenomen. Ambtelijke bijstand Bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ambtelijke bijstand niet zijnde een verzoek om informatie. Ambtenaar Ambtenaar van de gemeente, niet zijnde een medewerker van de griffie. College Het college van burgemeester en wethouders Commissiegriffier Griffier van een commissie, of diens plaatsvervanger. Commissielid Lid van een commissie, bedoeld in artikel 1, onderdeel e, van het Rechtspositiebesluit raads- en commissieleden. Commissievoorzitter voorzitter van een commissie of diens plaatsvervanger. Document Document als bedoeld in artikel 2.1 van de Wet open overheid (Woo). Fractie Een fractie is een deel van de gemeenteraad dat tot een en dezelfde politieke partij behoort. Gemeentesecretaris de gemeentesecretaris of diens plaatsvervanger. Griffier De griffier van de raad en zijn plaatsvervanger. Initiatiefvoorstel Het recht van initiatief houdt in dat een raadslid of fractie zelf een voorstel voor een verordening of een ander voorstel ter behandeling in de raad kan indienen. Het onderwerp van de verordening of het voorstel is vrij te bepalen. Interpellatie De interpellatie (zie ook artikel 155 Gemeentewet), vaak gehouden in de vorm van een debat, is een controle-instrument van de gemeenteraad en dient tot het krijgen van informatie van (een lid van) het college over een politiek, actueel en gevoelig onderwerp. Voor het houden van een interpellatiedebat is verlof van de raad nodig, dat wil zeggen dat een meerderheid van de raad er mee in moet stemmen om er een debat aan te wijden. Motie Een motie is een korte gemotiveerde verklaring van de raad over een onderwerp waarvan een oordeel, opvatting of wens wordt uitgesproken, een verzoek wordt gedaan of een opdracht wordt gegeven. Onderzoek Een onderzoek als bedoeld in artikel 155a, eerste lid, van de Gemeentewet. Onderzoekscommissie Een commissie als bedoeld in artikel 155a, derde lid, van de Gemeentewet. P&C-cyclus Planning en Control-cyclus bestaande uit de volgende documenten: jaarrekening (terugkijken), voor- en najaarsrapportage (bijstellen begroting), programmabegroting (vooruitkijken). Presidium (art. 83 Gemeentewet) Periodiek overleg van de fractievoorzitters om over verschillende onderwerpen met elkaar van gedachten te wisselen zoals bijvoorbeeld: de plaatsbepaling in de raadzaal en andere min of meer huishoudelijke onderwerpen die de gemeenteraad betreffen. Het presidium is niet openbaar. Raads- en commissieleden mogen wel als toehoorder aanwezig zijn. Protocol Geheimhouding Het Protocol geheimhouding, beslotenheid en vertrouwelijkheid, gemeente Montfoort 2023 Raadscommissie Commissie ingesteld op grond van artikel 82 van de Gemeentewet. Voorstel van orde Voorstel betreffende de orde van de vergadering. Voorzitter Voorzitter van de raad of diens plaatsvervanger. Werkgroep (art. 84 Gemeentewet) Een afvaardiging bestaande uit ten minste vier fracties die, na instelling door de raad, een opdracht ten uitvoer brengt. Wet De Gemeentewet. Hoofdstuk 2 Agendacommissie De raad heeft een agendacommissie, die zich over alles buigt dat met de agenda van de raad (in de breedste zin van het woord) te maken heeft. De agendacommissie gaat over vergaderdata (het vergaderschema) van de raad en de raadscommissies, maar ook over de samenstelling van de agenda’s van de raadscommissies. Het is geen politieke commissie; er worden geen inhoudelijke of richtinggevende besluiten genomen en conceptvoorstellen worden alleen beoordeeld op de begrijpelijkheid van het gevraagde raadsbesluit en de compleetheid. 2.1 Naam en taken Er is een agendacommissie ingesteld ter ondersteuning van het functioneren van de raadscommissies en raadsvergaderingen. De agendacommissie verzorgt de voorbereiding van de agenda’s van de raadscommissies en de gemeenteraad. De agendacommissie stelt de conceptagenda’s voor de raadsvergaderingen op, en bepaalt de tijd en plaats van de vergaderingen. De agendacommissie bepaalt voor de behandelingen van de onderwerpen in de raadscommissies de exacte aanvangs- en eindtijd per onderwerp en de locatie van de vergadering. De agendacommissie bespreekt verzoeken en/of de eigen behoefte (van de raad) om over een bepaald onderwerp of thema een informatiebijeenkomst te organiseren. De agendacommissie bepaalt de inhoud en planning van de informatiebijeenkomsten mede o.b.v. binnengekomen verzoeken, op voorstel van de griffier. De agendacommissie behandelt ook andere verzoeken of aanvragen, zoals een excursie of verzoeken voor het geven van een presentatie aan de raadscommissie. De agendacommissie bespreekt de behandelingsprocedures van de Planning en Control cyclus evenals de wijze van bespreken van de Uitvoeringsagenda. De agendacommissie stelt jaarlijks een conceptvergaderschema op dat ter vaststelling wordt aangeboden aan de raad. 2.2 Voorbereiding op de vaststelling van de agenda’s Het college zendt alle onderwerpen en voorstellen waarover besluitvorming van de raad nodig is, naar de griffie, t.a.v. de agendacommissie. De griffie stelt de stukken ter beschikking aan de agendacommissie. Verzoeken van een raadslid of (een lid van) het college een onderwerp op de agenda voor een commissie of raadsvergadering te plaatsen, worden ingediend bij de griffier en vervolgens door de agendacommissie behandeld. 2.3Samenstelling De agendacommissie bestaat uit de commissievoorzitters en de plv. voorzitters van de commissies en de raad. De voorzitter van de raad, de gemeentesecretaris en de griffier nemen als adviseur deel aan de vergaderingen van de agendacommissie. Bij afwezigheid van de griffier wordt hij vervangen door de commissiegriffier. De agendacommissie wijst uit zijn midden een voorzitter en een plv. voorzitter aan. Vergaderingen De agendacommissie vergadert volgens een vooraf vastgesteld schema. De voorzitter kan bepalen dat een extra vergadering nodig is. De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar. Een vergadering van de agendacommissie vindt alleen doorgang wanneer minimaal twee leden van de agendacommissie aanwezig zijn. De agendacommissie besluit bij gewone meerderheid van stemmen. Bij staken van de stemmen geeft de stem van de voorzitter de doorslag. Het secretariaat van de agendacommissie wordt verzorgd door de raadsgriffier of, bij diens afwezigheid, de commissiegriffier. 2.5 Vangnetregeling In gevallen waarin dit hoofdstuk niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de regels, beslissen de leden van de agendacommissie op voorstel van de voorzitter. Hoofdstuk 3 Presidium De Fractievoorzitters komen periodiek bij elkaar om over verschillende onderwerpen met elkaar van gedachten te wisselen over bijvoorbeeld de plaatsbepaling in de raadzaal en andere min of meer huishoudelijke onderwerpen die de gemeenteraad betreffen. Het presidium is niet openbaar. 3.1 Het presidium Er is een presidium dat bestaat uit de voorzitter en de fractievoorzitters en wordt ondersteund door de griffier of zijn plaatsvervanger. Fractievoorzitters kunnen bij afwezigheid een raadslid -of in het geval van een eenmansfractie een commissielid- aanwijzen dat hen in het presidium vervangt. Het presidium kan anderen uitnodigen deel te nemen aan zijn vergaderingen. Het presidium is een orgaan voor intern beraad dat dient voor overleg: inzake de organisatie en het functioneren van de raad en de raadscommissie voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie en de werkgeverscommissie; over politiek en/of bestuurlijk zwaarwegende onderwerpen. Het presidium vergadert in beslotenheid; raads- en commissieleden mogen als toehoorder aanwezig zijn. Het presidium vergadert 3 á 4 maal per jaar, volgens vooraf vastgesteld schema; Het presidium vergadert ook wanneer de voorzitter of minimaal 2 van de leden dit nodig achten. 3.2 Besluitvorming Elke fractievoorzitter of diens plaatsvervanger heeft in het presidium 1 stem. Bij het staken van de stemmen beslist de voorzitter. Van de vergadering wordt een besluitenlijst gemaakt onder de zorg van de griffier. De besluitenlijst wordt door het presidium in de eerstvolgende vergadering door de leden vastgesteld. Het presidium kan bepalen dat (delen van) het verslag openbaar zijn. 3.3 Vangnetregeling In gevallen waarin dit hoofdstuk niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de regels, beslissen de leden van het presidium op voorstel van de voorzitter. Hoofdstuk 4 Raadscommissies De gemeenteraad kan commissies instellen voor ondersteuning en advisering. In deze commissies mogen raadsleden en niet-raadsleden zitten. De raadscommissie bereidt de besluiten van de gemeenteraad voor. De commissie adviseert de gemeenteraad hierover. Tijdens vergaderingen van de raadscommissie worden insprekers gehoord, krijgen fracties het woord en is er ruimte voor politieke en technische vragen aan het college of de burgemeester; dit, ter voorbereiding op latere besluitvorming. 4.1 Raadscommissies De raad kan bij aanvang van elke raadsperiode, en tussentijds, raadscommissies instellen en opheffen. De op het moment van inwerkingtreding van deze verordening reeds bestaande raadscommissies worden geacht raadscommissies in de zin van deze verordening te zijn; Bij de instelling bepaalt de raad wat de onderwerpen zijn waarover een raadscommissie adviseert; De agendacommissie besluit welke onderwerpen in welke commissie behandeld worden. 4.2 Taken raadscommissie De raadscommissie brengt advies uit aan de raad over die onderwerpen waarop haar werkzaamheden betrekking hebben; De raadscommissie kan advies uitbrengen aan de raad over andere onderwerpen dan bedoeld onder het eerste lid; De raadscommissie voert overleg met het college of de burgemeester over in ieder geval de door hen verstrekte inlichtingen en het gevoerde bestuur ten aanzien van de onderwerpen bedoeld onder lid 1. De raadscommissie die adviseert over financiën volgt in het vergaderschema de P&C-cyclus en is, in ieder geval belast met de voorbereiding van de besluitvorming van de raad aangaande: het jaarlijkse controleprotocol; het aanwijzen alsmede het beëindigen van de relatie met de accountant, als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet; het vaststellen van de jaarrekening, het jaarverslag, de voor- en najaarsrapportage en programmabegroting. 4.3 Samenstelling raadscommissie Per fractie zitten er per onderwerp ten hoogste 2 leden aan tafel. Zowel raadsleden als benoemde commissieleden kunnen lid van de raadscommissie zijn. 4.4 Vergaderfrequentie In de regel vinden de vergaderingen van de raadscommissies plaats op de maandag en dinsdag. De vergaderingen van de raadscommissies vinden plaats in het Huis van Montfoort en vangen aan om 20.00 uur. Er wordt gestreefd naar een eindtijd van de vergadering van 23.00 uur. Als de agenda van de commissievergadering om 23.00 uur nog niet is afgerond zal de vergadering in de regel worden voortgezet op de eerstvolgende reserveavond. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een andere dag, aanvangsuur of eindtijd bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. 4.5 Oproep en voorlopige agenda De agendacommissie zendt ten minste 10 dagen voor een vergadering de commissieleden een schriftelijke/digitale oproep en de voorlopige agenda (zonodig inclusief behandeltijd per onderwerp), met de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 87 van de Gemeentewet bedoelde stukken. Als een aanvullende agenda als bedoeld in artikel 4.6, eerste lid, wordt vastgesteld, wordt deze met de daarbij behorende stukken zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering aan de leden gezonden. 4.6 Aanvullende agenda; vaststellen agenda In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie na het verzenden van een schriftelijke oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. De daarbij behorende stukken worden openbaar gemaakt. Als omtrent de inhoud van stukken op grond van artikel 87, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek (digitaal) inzage, conform het Protocol geheimhouding. Een agenda wordt bij aanvang van een vergadering op voorstel van de commissievoorzitter door de raadscommissie vastgesteld. 4.7 Ter inzage leggen van stukken Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een voorlopige agenda dienen, worden op verzoek voor een ieder digitaal ter beschikking gesteld. Als na het verzenden van de schriftelijke oproep stukken digitaal ter beschikking worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de commissie en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving. Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst. Als omtrent stukken op grond van artikel 87, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de commissieleden op verzoek (digitaal) inzage, conform het Protocol geheimhouding. 4.8 Openbare kennisgeving Commissievergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokaal huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website. 4.9 Presentielijst Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder lid onmiddellijk de presentielijst. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de voorzitter en de griffier door ondertekening vastgesteld. 4.10 Opening vergadering en quorum Een vergadering wordt niet geopend voordat blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal in de raad vertegenwoordigde fracties aanwezig is. Als ingevolge het eerste lid de vergadering niet kan worden geopend, belegt de commissievoorzitter opnieuw een vergadering tegen een tijdstip dat ten minste vierentwintig uur na het bezorgen van de oproeping is gelegen. Op een vergadering als bedoeld in het tweede lid is het eerste lid niet van toepassing. Een raadscommissie kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de ingevolge het eerste lid niet geopende vergadering was belegd alleen beraadslagen of adviseren, als blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende commissieleden tegenwoordig is. 4.11 Spreekrecht burgers Burgers kunnen in een vergadering 5 minuten het woord voeren (spreekrecht) over (niet) geagendeerde onderwerpen. Het woord kan niet gevoerd worden over: een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar en beroep openstaat of heeft opengestaan; benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; een gedraging waarover een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend; een onderwerp waarover de inspreker in de afgelopen drie maanden reeds heeft ingesproken. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit uiterlijk acht uur voor de aanvang van de vergadering aan de commissiegriffier onder vermelding van zijn naam, adres en telefoonnummer en het onderwerp waarover het woord gevoerd wenst te worden. De commissievoorzitter geeft het woord op volgorde van aanmelding. De commissievoorzitter kan van de volgorde afwijken, als dit in het belang is van de orde van de vergadering. De spreker voert het woord, nadat de commissievoorzitter hem dit heeft verleend. De commissievoorzitter kan de deelnemers aan de vergadering toestaan aan insprekers een korte, verhelderende vraag te stellen. Er vindt geen discussie plaats tussen een inspreker en deelnemers van de vergadering. Voor het spreekrecht is per vergadering maximaal 30 minuten beschikbaar. De commissievoorzitter verdeelt de spreektijd evenredig over de sprekers als er meer dan zes sprekers zijn. De commissievoorzitter kan tevens in bijzondere gevallen afwijken van de maximale lengte van de spreektijd. 4.12 Onderwerpen vreemd aan de orde van de dag Tijdens de commissievergaderingen is er de mogelijkheid om onderwerpen die niet op de commissieagenda vermeld staan te bespreken met college en/of commissieleden; Commissie- en raadsleden die hier gebruik van willen maken, melden dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 10 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de voorzitter, door middel van tussenkomst van de griffier; De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen aan de orde worden gesteld, alsmede de spreektijd voor het commissielid, de overige commissieleden, het college en de burgemeester. 4.13 Verslag Naast het audioverslag waar bijdragen op agendapunt- en sprekersniveau zijn terug te luisteren, draagt een commissiegriffier zorg voor verslagen van vergaderingen. Een verslag bevat in ieder geval: de namen van de commissievoorzitter, de griffier, de commissiegriffier, de burgemeester, de wethouders en de commissieleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; een zakelijke samenvatting van het gesprokene, indien noodzakelijk onder vermelding van de namen van de sprekers; een samenvatting van het advies aan de raad, zo nodig onder vermelding van de namen van de commissieleden die mededeling hebben gedaan van hun goed- of afkeuring, en met aantekening van de namen van de commissieleden die zich niet uitgelaten hebben; bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 4.17 door het commissie is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de commissieleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de vergadering waarop het betrekking heeft. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de commissievoorzitter en commissiegriffier. Als verslagen elektronisch beschikbaar zijn, worden ze op de website van de gemeente geplaatst. 4.14 Aantal spreektermijnen Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raadscommissie anders beslist. Spreektermijnen worden door de commissievoorzitter afgesloten. Commissieleden mogen in een termijn niet meer dan éénmaal het woord voeren over hetzelfde onderwerp of voorstel. Bij de bepaling hoeveel malen een commissielid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde of een interruptie. De commissievoorzitters zijn bevoegd spreektijden in te perken ter voldoening aan hun plicht de in de agenda voor de behandeling van bepaalde punten toegemeten tijd te bewaken zoals genoemd in artikel 4.5, lid 1. 4.15 Voorstellen van orde Commissieleden kunnen tijdens een vergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raadscommissie beslist hier terstond over. 4.16 Handhaving orde en schorsing De commissievoorzitter zorgt voor de handhaving van de orde in de vergadering. Hij kan de commissie voorstellen aan een commissielid dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, het verdere verblijf in de vergadering te ontzeggen. Over het voorstel wordt niet beraadslaagd. Na aanneming daarvan verlaat het commissielid de vergadering onmiddellijk. Zo nodig doet de commissievoorzitter hem verwijderen. Bij herhaling van zijn gedrag kan het commissielid bovendien voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering worden ontzegd. Hij kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en, als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord, de vergadering sluiten. Hij roept sprekers tot de orde als deze zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaten, afwijken van het in behandeling zijnde onderwerp, andere sprekers herhaaldelijk interrumperen, dan wel anderszins de orde verstoren. Sprekers die hieraan geen gevolg geven, kunnen door hem het woord ontnomen worden over het aanhangige onderwerp. 4.17 Deelname aan de beraadslaging door anderen De raadscommissie kan op enig moment besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. 4.18 Advies; geen stemmingen 1. Als de commissie een advies aan de raad uitbrengt, beslissen de leden op voorstel van de commissievoorzitter over de inhoud van het advies. 2. In het advies worden opgenomen de standpunten van alle fracties en commissieleden. 3. In een vergadering vinden geen stemmingen plaats, met uitzondering van over geheimhouding en met betrekking tot de orde 4.19Toepassing verordening op besloten vergaderingen Op besloten vergaderingen is deze verordening van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 4.20 Verslag besloten vergadering Conceptverslagen van besloten vergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de commissieleden digitaal ter beschikking gesteld conform het protocol Geheimhouding. Deze verslagen worden zo spoedig mogelijk in een besloten vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de commissie een besluit over het al dan niet openbaar maken van het verslag. De vastgestelde verslagen worden door de commissievoorzitter en de commissiegriffier ondertekend. 4.21 Opheffing geheimhouding Indien de raad op grond van artikel 89, derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt daarover, indien de raadscommissie die geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, in een besloten vergadering met de raadscommissie overleg gevoerd. 4.22 Toehoorders en pers De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen openbare vergaderingen bijwonen. Het geven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden. De commissievoorzitter is bevoegd toehoorders die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren, te doen vertrekken. Toehoorders die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren kan hij voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de vergadering ontzeggen. 4.23 Geluid- en beeldregistraties Degenen die in de vergaderzaal tijdens de vergadering geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan mededeling aan de commissievoorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. 4.24 Vangnetregeling In gevallen waarin dit hoofdstuk niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van deze regels, beslissen de leden van de raadscommissie, op voorstel van de commissievoorzitter. Hoofdstuk 5 Raadsvergaderingen Aan het hoofd van de gemeente staat de gemeenteraad. De raad neemt beslissingen over allerlei belangrijke zaken in de gemeente. Of het nu gaat om gemeentelijke belastingen of de bouw van een sporthal, het begint met een besluit van de gemeenteraad. Kaders stellen, een belangrijke rol van de gemeenteraad, betekent dat de raad de grote lijnen van het beleid van de gemeente bepaalt en via de begroting aangeeft wat het mag kosten. De raad kan het college richtlijnen meegeven, voordat het college ergens mee aan de slag gaat. De raad heeft ook een belangrijke controlerende taak. Het college voert het beleid uit, maar de raad houdt de vinger aan de pols. Besluitvorming van de gemeenteraad vindt plaats in openbare raadsvergaderingen. 5.1 De voorzitter De voorzitter is belast met: het leiden van de vergadering; het handhaven van de orde; het doen naleven van het reglement van orde; hetgeen de Gemeentewet of dit reglement hem verder opdraagt. 5.2 Fracties Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na naamswijziging. 5.3 Tijd en plaats van vergaderen De vergaderingen van de raad vinden in de regel plaats op maandag, vangen aan om 20.00 uur en worden gehouden in de raadszaal van het Huis van Montfoort. Er wordt gestreefd naar een eindtijd van de vergadering van 23.00 uur. Als de agenda van de raadsvergadering om 23.00 uur nog niet is afgerond zal de vergadering in de regel worden voortgezet op de avond van de volgende dag. Deze vergadering zal in de regel worden gehouden in het Huis van Montfoort. De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen. Hij voert hierover, tenzij er sprake is van een spoedeisende situatie, overleg met de agendacommissie. 5.4 Oproep en agenda De voorzitter zendt ten minste 10 dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een schriftelijke/digitale oproep en de voorlopige agenda met de daarbij behorende stukken. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van een schriftelijke/digitale oproep een aanvullende agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken aan de leden gezonden. Op de stukken, bedoeld in het eerste en tweede lid, is artikel 5.5, derde lid, van toepassing. De agenda wordt bij aanvang van een raadsvergadering door de raad vastgesteld. 5.5 Ter inzage leggen van stukken Stukken die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op een agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke/digitale oproep digitaal ter beschikking gesteld. Als na het verzenden van de schriftelijke/digitale oproep nog stukken digitaal ter beschikking worden gesteld, wordt hiervan mededeling gedaan aan de leden van de raad en zo mogelijk door middel van openbare kennisgeving. (Elektronisch beschikbare stukken) Stukken die digitaal beschikbaar zijn worden op de website van de gemeente geplaatst. Stukken waaromtrent op grond van artikel 87 van de wet geheimhouding is opgelegd, blijven in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent deze de raadsleden op verzoek (digitaal) inzage, conform het Protocol geheimhouding. 5.6 Openbare kennisgeving Raadsvergaderingen worden ten openbare kennis gebracht door aankondiging in een lokaal huis-aan-huisblad en door plaatsing op de gemeentelijke website. In spoedeisende gevallen kan de openbare kennisgeving uitsluitend langs digitale weg plaatsvinden. 5.7 Presentielijst De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld. 5.8 Zitplaatsen De voorzitter, de leden van de raad en de griffier hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen. Indien daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien. De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de wethouders, secretaris en overige personen, die voor de vergadering zijn uitgenodigd. 5.9 Opening en sluiting vergaderingen; quorum De voorzitter opent de vergadering op het vastgestelde uur indien het daarvoor door de wet vereiste aantal leden van de raad blijkens de presentielijst aanwezig is. Wanneer een kwartier na het vastgestelde tijdstip niet het vereiste aantal leden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen der afwezige leden, dag en uur van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet. Voor de opening van de vergadering spreekt de voorzitter de volgende woorden uit: ‘Voorafgaande aan deze vergadering waarin wij samen komen om de belangen van de gemeente Montfoort en haar inwoners te dienen, spreken wij de hoop uit dat onze arbeid vrucht zal dragen. Mogen wij kracht en inspiratie putten uit onze geloofs- en levensovertuiging met een juiste waardering voor elkaars mening’. Na de sluiting van de vergadering spreekt de voorzitter de volgende woorden uit: ‘Aan het eind van deze raadsvergadering spreken wij de hoop uit dat het werk wat gedaan is en de besluiten die genomen zijn mogen gedijen en strekken tot heil van onze gemeente. Moge daar vrede en welzijn heersen’. 5.10 Aantal spreektermijnen Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde of interruptie. 5.11 Deelname aan de beraadslaging door anderen Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de wet, kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging. 5.12 Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over. 5.13 Beraadslaging De raad kan op voorstel van de voorzitter of een lid van de raad beslissen over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. Op verzoek van een lid van de raad of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslaging voor een door hem te bepalen tijd te schorsen teneinde het college of de leden de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode verstreken is. 5.14 Handhaving orde; schorsing Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: De voorzitter het nodig oordeelt hem aan het in acht nemen van dit reglement te herinneren; Een lid hem interrumpeert. De voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. Indien een spreker zich in beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen uitlaat, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Indien de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin zulks plaats heeft, over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijden schorsen en – indien na heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten. 5.15 Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag kort en bondig toelichten. 5.16 Beslissing De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing. 5.17 Stemming; procedure hoofdelijke stemming De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de wet van beraadslaging en deelneming aan de stemming te hebben onthouden. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad. Bij hoofdelijke stemming roept de voorzitter de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij het daarvoor bij loting aangewezen raadslid en verloopt verder kloksgewijs. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit. 5.18 Volgorde stemming over amendementen en moties Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken. 5.19 Stemming over personen Een raadslid kan om een stemming over personen voor het doen van een benoeming, voordracht of aanbeveling vragen. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de wet van deelneming aan de beraadslaging en stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau. 5.20 Verslag en besluitenlijst Naast het audioverslag waar bijdragen op agendapunt- en sprekersniveau zijn terug te luisteren, draagt de griffier zorg voor verslagen van raadsvergaderingen. Uit een verslag blijkt in ieder geval: de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en de raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de overige personen die het woord gevoerd hebben; een aantekening van welke raadsleden afwezig waren; een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest; Gedane toezeggingen; een overzicht van het verloop van elke stemming met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de raadsleden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de raadsleden die zich overeenkomstig de wet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist; de tekst van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen, en bij het desbetreffende agendapunt, de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van artikel 5.11 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen. Een conceptverslag wordt gelijktijdig met de verzending aan de raadsleden verzonden aan de overige personen die het woord hebben gevoerd in de raadsvergadering waarop het betrekking heeft. Vastgestelde verslagen worden ondertekend door de voorzitter en griffier. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de raadsvergadering openbaar gemaakt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Digitaal beschikbare verslagen en besluitenlijsten worden op de website van de gemeente geplaatst. 5.21 Ingekomen stukken Bij de raad ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst die aan de raadsleden wordt toegezonden en ter inzage wordt gelegd. De griffier voorziet de ingekomen stukken van een voorlopig behandeladvies. De raad stelt de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. 5.22 Toepassing reglement op besloten vergaderingen Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. 5.23 Verslag besloten vergadering Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend voor de raadsleden digitaal ter beschikking gesteld, conform het Protocol geheimhouding. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een besloten raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet openbaar maken van het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter en de griffier ondertekend. 5.24 Opheffing geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, lid 3, van de wet voornemens is de geheimhouding op te heffen wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd. 5.25 Toehoorders en pers Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare raadsvergaderingen uitsluitend bij op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. 5.26 Geluid- en beeldregistraties Degenen die van een openbare raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, doen hiervan mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar diens aanwijzingen. 5.27 Amendementen en subamendementen Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Er wordt alleen beraadslaagd over amendementen en subamendementen die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst getekend hebben. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. 5.28 Moties Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. De indiening en behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft. Een motie vreemd aan de orde van de dag over een niet op de agenda opgenomen onderwerp dient bij de vaststelling van de voorlopige agenda te worden aangekondigd. De indiening en behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. 5.29 Initiatiefvoorstel Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de voorzitter. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van het college. Het college kan binnen vier weken nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst. 5.30 Collegevoorstel Een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet ingetrokken zonder toestemming van de raad. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt. 5.31 Interpellatie Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Over verzoeken die ten minste 48 uur voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. 5.32 Schriftelijke vragen Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier, waarbij de vragen schriftelijk worden beantwoord. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester. Schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen 15 werkdagen nadat de vragen zijn ingediend, tenzij het college of de burgemeester gemotiveerd aan kan geven waarom beantwoording niet binnen de gestelde termijn kan plaatsvinden. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsleden toegezonden. De vragensteller kan na schriftelijke beantwoording in de eerstvolgende raadsvergadering nadere inlichtingen vragen over het door het college of de burgemeester gegeven antwoord, tenzij de raad anders beslist. 5.33 Inlichtingen Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de wet schriftelijk in bij de griffier. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, in ieder geval binnen 10 werkdagen nadat het verzoek is ingediend. 5.34 Vragenhalfuur Tijdens de raad is er een vragenhalfuur. Raadsleden die tijdens het vragenhalfuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp ten minste 10 uur voor aanvang van het vragenhalfuur bij de voorzitter. Alleen onderwerpen met een urgent karakter kunnen tijdens het vragenhalfuur gesteld worden, overige vragen kunnen in de commissies besproken worden. De voorzitter bepaalt de volgorde waarin aangemelde onderwerpen tijdens het vragenhalfuur aan de orde worden gesteld alsmede de spreektijd voor de vragensteller, de overige raadsleden, het college en de burgemeester. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. De voorzitter kan aan andere raadsleden het woord verlenen om hetzij aan de vragensteller, hetzij aan het college of de burgemeester vragen te stellen over hetzelfde onderwerp. Tijdens het vragenhalfuur worden geen moties ingediend en geen interrupties toegelaten. 5.35 Vangnetregeling In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter. Hoofdstuk 6 Instructie griffier Conform artikel 107a, lid 2 Gemeentewet stelt de raad in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. 6.1 Algemene ondersteuning De griffier draagt zorg voor een goede en doelmatige ondersteuning van en advisering aan de raad en door de raad ingestelde commissies. Hij is het aanspreekpunt voor raadsleden in contacten met de ambtelijke organisatie als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder c, van de Gemeentewet. 6.2 Agenda vergaderingen De griffier ondersteunt de raad en zijn commissies bij het opstellen van de agenda van de raads- en commissievergaderingen. 6.3 Voorbereiding en verloop vergaderingen De griffier staat de voorzitter van de raad en de voorzitters van de door de raad ingestelde commissies terzijde, bij hun zorg voor een goede voorbereiding en een goed verloop van hun vergaderingen. 6.4 Aanwezigheid en verslaglegging vergaderingen De griffier is aanwezig bij de raadsvergaderingen en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. De griffier of zijn plaatsvervanger is aanwezig bij de vergaderingen van de raadscommissies en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging daarvan. De griffier draagt zorg voor de verzending van de voorlopige agenda, notulen en overige stukken aan raadsleden. 6.5 Organisatie griffie De griffier geeft leiding aan de griffie. De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie. De commissiegriffier(
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.