Organisatieverordening Gemeente Haaren 2003 (Haaren)

Organisatieverordening Gemeente Haaren 2003Burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren;in zijn vergadering van 18 maart 2003gelet op het besluit van de gemeenteraad van 22 november 2001;gelet op het bepaalde in artikel 160 lid 1 onder c van de Gemeentewet;overwegende dat het wenselijk is om de organisatieaanpassingen waartoe de raad in zijn vergadering van 22 november 2001 heeft besloten vast te leggen in algemene regels met betrekking tot de organisatie en de werkwijze van de ambtelijke organisatie;dat aan de vakbonden in het kader van de hoorbepalingen in de CAR/UWO de mogelijkheid is gegeven om zienswijzen in te brengen; dat de gemaakte opmerkingen zijn verwerkt in de organisatieverordening.BESLUIT:onder intrekking van de Organisatieverordening gemeente Haaren 2000, zoals deze door de raad in zijn vergadering van 22 juni 2000 is vastgesteld;vast te stellen de navolgende HoofdstukIORGANISATIEVERORDENING GEMEENTE HAAREN 2003 Artikel1 Het ambtelijk apparaat wordt ingedeeld in organisatorische eenheden, die worden aangeduid met de algemene benaming: sectoren. Elke sector is onderverdeeld in afdelingen. Artikel2 Sector organisatorische eenheid, als zodanig aangewezen en genoemd in artikel 3 van deze verordening.Afdeling organisatorische eenheid, hangende onder een sector en als zodanig aangewezen in artikel 3 van deze verordening.;Managementteam Het team gevormd door de gemeentesecretaris en de sectordirecteuren van de sector Publiekszaken en de sector Middelen.Gemeentesecretaris De ambtenaar door het college benoemd die gemeentesecretaris en algemeen directeur is.Voorzitter De voorzitter van het MT.Sectordirecteur De ambtenaar die als zodanig door burgemeester en wethouders is benoemd en die verantwoordelijk is voor de leiding van een sector.Afdelingshoofd De ambtenaar die als zodanig door burgemeester en wethouders is benoemd en die verantwoordelijk is voor de leiding van een afdeling.Projectorganisatie Indien bij de beleidsvoorbereiding door het ambtelijk apparaat sprake is van een complexe materie waarbij meerdere disciplines betrokken zijn en een grote slagkracht vereist is, wordt gekozen voor een projectorganisatie met instelling van een stuur- of projectgroep door het college van burgemeester en wethouders.Bestuursopdracht Deze wordt gehanteerd ingeval een nadrukkelijke politieke keuze ten grondslag ligt aan een uit te werken project of beleidsnota. De bestuursopdracht wordt gegeven door het college van burgemeester en wethouders.Integraal advies advies waaruit blijkt dat alle benodigde disciplines uit de organisatie hun inbreng hebben gehad en waarin keuzemogelijkheden en overwegingen welke hebben geleid tot het advies in beeld zijn gebracht. Artikel3 1De ambtelijke organisatie is schematisch weergegeven in bijgevoegd organogram en bestaat uit de navolgende onderdelen:§ Sector Publiekszakenwaaronder resorterend:afdeling Ruimtelijke Ontwikkelingafdeling Ruimtelijk beheerafdeling Burgerzaken§ Sector Middelenwaaronder resorterend:afdeling Algemene zakenafdeling Financiënafdeling Facilitaire zaken 2Om een logische opbouw van de afdelingen te bewerkstelligen worden de afdelingen onderverdeeld in secties. Van enkele secties maakt een beleidsmedewerker/1e medewerker deel uit. Het is mogelijk dat het afdelingshoofd van een van de secties het 1e medewerkerschap op zich neemt. De te onderscheiden secties zijn aangegeven in het bij deze verordening behorende organigram. 3De commandant Brandweer en de Ambtenaar Openbare Veiligheid vallen rechtstreeks onder de gemeentesecretaris. HoofdstukIIDe gemeentesecretaris Artikel4 1Onder bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders staat de gemeentesecretaris aan het hoofd van de ambtelijke organisatie. 2De gemeentesecretaris bevordert en bewaakt de integriteit van de ambtelijke organisatie. 3De gemeentesecretaris is eindverantwoordelijk voor een geïntegreerd en gecoördineerd functioneren van het ambtelijk apparaat, alsmede voor het management van de organisatie. 4De gemeentesecretaris treedt op als voorzitter van het Managementteam, hij beslist zonodig eigenstandig. 5De gemeentesecretaris treedt op als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden. 6De gemeentesecretaris pleegt periodiek overleg met de voorzitter van het college van burgemeester en wethouders teneinde een goede afstemming te bewerkstelligen tussen de bestuursorganen enerzijds en het ambtelijk apparaat anderzijds. 7Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris als voorzitter van het managementteam vervangen door de loco-secretaris. 8De gemeentesecretaris adviseert zelf in geval van zaken waarbij het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester de mening van de (wettelijke) eerste adviseur willen, respectievelijk dienen te kennen. 9Indien daartoe aanleiding bestaat kan de gemeentesecretaris voor sectordirecteuren een instructie vaststellen. Artikel5 1De gemeentesecretaris draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van het college van burgemeester en wethouders. 2De gemeentesecretaris draagt er desgevraagd en uit eigener beweging zorg voor dat de leden en het college van burgemeester en wethouders over alle informatie kunnen beschikken die zij behoeven om hun functie goed uit te kunnen oefenen. 3De gemeentesecretaris draagt zorg voor een gedegen, tijdige en integrale advisering aan het college van burgemeester en wethouders. 4De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor een snel en adequaat verloop van voor het proces van besluitvorming noodzakelijke procedures en voor een voortvarende uitvoering van de besluiten van het college van burgemeester en wethouders. 5De gemeentesecretaris draagt er zorg voor dat door het college van burgemeester en wethouders genomen besluiten worden vastgelegd in een besluitenlijst en dat een presentielijst wordt bijgehouden. 6Ten aanzien van de in dit artikel omschreven taken kan het college van burgemeester en wethouders voor de gemeentesecretaris nadere regels aangeven. Artikel6 Tenzij bij afzonderlijke verordening of besluit geregeld, is het bepaalde in artikel 5 van toepassing voor zover het betreft de daarin opgenomen taken ten aanzien van door, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester ingestelde commissies van overeenkomstige toepassing met dien verstande dat het stellen van nadere regels en richtlijnen als bedoeld in voornoemde artikelen geschiedt door het college van burgemeester en wethouders dan wel de burgemeester. Artikel7 1Voor zover de secretaris bij de uitvoering van de taken op grond van dit hoofdstuk behoefte heeft aan ambtelijke bijstand, kan hij/zij daarvoor een beroep doen op de sectoren en hieronder ressorterende afdelingen. 2De secretaris heeft het recht bij alle ambtenaren van de gemeente Haaren, zowel individueel als per organisatorische eenheid, de inlichtingen in te winnen die voor een goede vervulling van zijn/haar taak noodzakelijk zijn. 3Ten opzichte van het ambtelijk apparaat beschikt de secretaris, indien er tussen hem/haar en een sectordirecteur geen overeenstemming kan worden bereikt, over een aanwijzingsbevoegdheid om aan de sectordirecteuren dan wel aan de hieronder ressorterende afdelingshoofden en/of medewerk(st)ers rechtstreeks die opdrachten te verstrekken die voor een goede invulling van zijn/haar taak nodig zijn. 4Het college van burgemeester en wethouders kan omtrent dit artikel nadere regels stellen. Artikel8 1De gemeentesecretaris staat de burgemeester als bestuursorgaan in diens hoedanigheid van bestuurlijk en beleidscoördinator ter zijde. 2De gemeentesecretaris bevordert hiertoe samen met de burgemeester een goede afstemming tussen de bestuursorganen enerzijds en de ambtelijke organisatie anderzijds. 3Voorts is de gemeentesecretaris de burgemeester behulpzaam bij de bevordering van een goede samenwerking en afstemming ter zake van het functioneren van de bestuursorganen alsmede bij de bewaking van het functioneren van het college van burgemeester en wethouders als collegiaal bestuur. Artikel9 Onverminderd de gezamenlijke verantwoordelijkheid van het managementteam en met inachtneming van de bevoegdheden van de sectordirecteuren heeft de gemeentesecretaris de eindverantwoordelijkheid voor:§ een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van het college van burgemeeester en wethouders en de burgemeester;§ het tijdig en voldoende voorzien van deze bestuursorganen van de nodige ambtelijke adviezen en ondersteuning;§ een voldoende planning van activiteiten en de uitvoering daarvan met inachtneming van het terzake vastgestelde beleid.§ de samenhang alsmede een voldoende gecoördineerde en geïntegreerd handelen van de verschillende onderdelen;§ een goede kwaliteit van het management en de organisatie van het ambtelijk apparaat;§ het op doelmatige wijze ter zijde staan van de bestuursorganen van de ambtelijke organisatie;§ het algemeen beheer en de overall van de sectoren. Artikel10 1Indien de gemeentesecretaris verhinderd is zijn/haar ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan mededeling aan burgemeester en wethouders; 2Voor een afwezigheid van langer dan vijf dagen, anders dan door ziekte, behoeft de gemeentesecretaris de toestemming van het college van burgemeester en wethouders; 3Bij afwezigheid wordt de gemeentesecretaris vervangen door de 1e loco-secretaris; bij afwezigheid van zowel de gemeentesecretaris als de 1e loco-secretaris vervangt de 2e loco-secretaris de secretaris. 4Burgemeester en wethouders benoemen de 1e en de 2e loco-secretaris. 5Ingeval van afwezigheid van de 1e en 2e loco-secretaris kunnen burgemeester en wethouders een vervanger aanwijzen. Artikel11 1Tenzij de regeling waarop hun bevoegdheid steunt zich daartegen verzet, kan het college van burgemeester en wethouders/ de burgemeester voor nader door haar/hem aan te geven categoriëen van zaken de uitoefening van een of meer bevoegdheden en de ondertekening van stukken mandateren. 2De gemandateerde bevoegdheid wordt uit naam en onder verantwoordelijkheid van de burgemeester/ het college van burgemeester en wethouders uitgeoefend. Hij/zij geeft te dien aanzien zo nodig nadere aanwijzingen. 3Besluiten tot het verlenen van mandaat worden door mandatarissen verwerkt in een mandateringsregister, dat voor eenieder ter inzage wordt gelegd. HoofdstukIIIDe sectordirecteuren Artikel12 1Het dagelijks beheer en de strategische leiding van de sector is opgedragen aan de onderscheidene sectordirecteuren en voor de brandweer aan de commandant brandweer 2Voor de brandweer wordt de organisatie afzonderlijk bij verordening vastgesteld. Artikel13 1De sectordirecteur is, verantwoordelijk voor een goede coördinatie binnen de sector, zowel ten behoeve van de beleidsvoorbereiding als de beleidsuitvoering. 2Daar waar een zaak tevens het taakgebied van een andere sector raakt, is het sectorhoofd in de eerste plaats verantwoordelijk voor het (tijdig) inschakelen van die andere sector. Artikel14 De sectordirecteuren zijn binnen de door burgemeester en wethouders gegeven richtlijnen en het door dezen gevoerde beleid de verantwoordelijkheid voor:§ een effectieve leiding van de sector;§ de strategische leiding van de sector;§ een kwalitatief goede en integrale beleids- en besluitvoorbereiding en uitvoering alsmede een effectieve werkplanning dienaangaande;§ een goede hantering en toepassing van processen, procedures en prioriteiten;§ het scheppen van voorwaarden voor een goed werkklimaat voor een goed kwaliteitspeil van de medewerk(st)ers;§ een optimale informatieoverdracht zowel aan de medewerk(st)ers als aan de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder(s). Artikel15 De sectordirecteur zorgt voor een regelmatig gestructureerd overleg met de portefeuillehouder(

1. s)over beleidsaangelegenheden die het taakgebied van de sector betreffen. Essentiële punten uit dat overleg worden door hem/haar in de vergadering van het managementteam aan de orde gesteld. Artikel16 De sectordirecteur pleegt regelmatig overleg met de afdelingshoofden binnen zijn sector over:§ het te voeren beleid binnen de afdelingen en het werkoverleg binnen de afdelingen;§ het personeelsbeleid;§ de planning§ het budgetbeheer;§ de voortgang van de werkzaamheden;§ alle overige zaken de sector betreffende, waaronder de informatie die voortvloeit uit de besprekingen in het managementteam en andere overlegvormen. HoofdstukIVDe afdelingshoofden Artikel17 1Het afdelingshoofd is onverminderd de verantwoordelijkheid van de sectordirecteur belast met het operationeel management van zijn afdeling. 2Het afdelingshoofd legt verantwoording af aan de sectordirecteur. 3Het afdelingshoofd ziet erop toe dat het werkoverleg binnen zijn afdeling overeenkomstig de daartoe vastgestelde richtlijnen plaatsvindt. Artikel18 1De afdelingshoofden hebben binnen de door de sectorhoofden gegeven richtlijnen de zorg voor:§ een effectieve operationele leiding van de afdeling;§ de zorg voor het coachen van de medewerkers;§ de verdeling van de werkzaamheden op de afdeling;§ de voortgangsbewaking op de afdeling;§ het toezien op de inhoudelijke kwaliteit en het bepalen van de behoefte aan deskundigheidsbevordering van medewerkers§ het met de medewerkers vorm geven aan het jaarlijks op te stellen afdelingsplan.§ het budgetbeheer aangaande de binnen zijn afdeling uit te voeren taken;§ het inhoudelijk meewerken aan de “zware” stukken van de afdeling;§ het houden en bewaken van de werkoverleggen op de afdeling. 2Het afdelingshoofd neemt deel aan het sectoroverleg. HoofdstukVHet Managementteam Artikel19 1Het managementteam is samengesteld uit:§ de gemeentesecretaris, tevens voorzitter;§ de directeuren van de sector Publiekszaken en Middelen; 2Het managementteam kan besluiten niet-leden uit te nodigen de vergadering bij te wonen. 3Managementleden vervangen in voorkomende gevallen elkaar. 4Het managementteam vergadert periodiek met de afdelingshoofden. Artikel20 Het managementteam dient binnen het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde en geschreven beleid de volgende zaken ter hand te nemen:§ het managementteam bevordert een geïntegreerde wijze van werken, stemt de activiteiten van de verschillende sectoren op elkaar af en bewerkstelligt het oplossen van eventuele knelpunten. Ten aanzien van werkzaamheden die in aanmerking komen voor interdisciplinaire (projectgewijze) aanpak over afdelingen heen worden nadrukkelijke afspraken gemaakt.§ het managementteam draagt er zorg voor dat de processen van projecten worden bewaakt in tijd, capaciteitsbesteding, kosten, kwaliteit en presentatie en rapporteert aan de bestuursorganen over de tijdige voortgang van de projecten;§ het managementteam coördineert een effectief proces van beleidsadvisering, -voorbereiding en –uitvoering en bewaakt de voortgang daarvan. Daartoe behoort ook het doen opstellen van meerjarenbeleidsplannen en het aanreiken van hoofdkaders daartoe;§ het managementteam ontwikkelt een strategisch samenhangend middelenbeleid ( te weten personeel, informatie, organisatie, automatisering, financiën, huisvesting en aanschaffingenbeleid) en ziet toe op de uitvoering daarvan;§ het managementteam adviseert het college van burgemeester en wethouders over aangelegenheden van algemene aard het gehele apparaat betreffende, voor zover de bevoegdheden daartoe niet tot een van de afdelingen kunnen worden gerekend.§ Het managementteam bevordert het toepassen van verdere mogelijkheden van delegatie en mandaat binnen de organisatie. Artikel21 Het managementteam heeft de bevoegdheid die maatregelen en voorzieningen te treffen die nodig zijn om taken te kunnen vervullen, een en ander binnen het door het college van burgemeester en wethouders gevoerde beleid. Artikel22 Het managementteam komt minimaal maandelijks bijeen. Artikel23 1De voorzitter vertegenwoordigt het managementteam naar de bestuursorganen. Bij afwezigheid wordt hij/zij vervangen door de loco-secretaris. 2Voor zover stukken uitgaan van het managementteam worden deze ondertekend door de voorzitter. Artikel24 1Tenminste twee maal per jaar worden werkbesprekingen georganiseerd tussen het managementteam en het college van burgemeester en wethouders. In het gestructureerde overleg komen met name strategische zaken aan de orde zoals beleidsontwikkelingen en bezinning op problemen, die een beleidsrelevantie op lange termijn hebben, aan de orde. 2Indien in deze bespreking beslissingen worden genomen, worden deze in verslagvorm vastgelegd. HoofdstukVIProcedures en spelregels Artikel25 1Voor zover de voorzitter, in aanvulling op hetgeen daaromtrent in deze verordening is bepaald, dit nodig acht, stelt de voorzitter van het managementteam in overleg met de sectordirecteuren procedures en planningen vast voor de behandeling van zaken die door het bestuur aan het ambtelijk apparaat ter voorbereiding c.q. uitvoering zijn opgedragen. 2Ten aanzien van daartoe door de voorzitter van het managementteam aangegeven categorieën van zaken wordt een systeem van voortgangssignalering bijgehouden.Mede aan de hand van dit systeem overlegt de voorzitter met de sectordirecteuren over de voortgang van de werkzaamheden, zowel in de voorbereidende als in de uitvoerende fase. 3Indien de uitvoering van werkzaamheden niet volgens planning verloopt , stelt de betrokken sectordirecteur de voorzitter van het managementteam daarvan onmiddellijk op de hoogte. 4Onverminderd de bevoegdheden van de voorzitter van het managementteam draagt de sectordirecteur zorg voor de voortgang in de behandeling en de juiste voorbereiding c.q. de uitvoering van zaken binnen zijn sector. Artikel26 1Indien een zaak, welke tevens het taakgebied van een andere sector raakt, moet uitmonden in een advies aan een van de bestuursorganen, draagt de primair met de voorbereiding c.q. uitvoering belaste sector zorg voor het tot stand komen van een geïntegreerd advies. Indien dit voor een goede oordeelsvorming wenselijk is, kan/kunnen de daarbij betrokken afdeling(
2. en)vragen hun inbreng naar het bestuur toe zichtbaar te maken. 2Indien er over een uit te brengen advies geen (volledige) overeenstemming kan worden bereikt tussen de betrokken afdelingen, kan het managementteam in uitzonderingsgevallen bepalen dat een niet primaire afdeling in de gelegenheid wordt gesteld een aanvullend advies uit te brengen met betrekking tot een afwijkend standpunt. Hierbij dient de planning als bedoeld in artikel 25, eerste lid, in acht genomen te worden dan wel een te verwachten overschrijding te worden gesignaleerd. 3Ingeval er geen integraal advies wordt uitgebracht kan de gemeentesecretaris dit, al of niet voorzien van een eigen advies, voorleggen aan het college van burgemeester en wethouders. Artikel27 1Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college van burgemeester en wethouders een kader aan voor de beleidsvoorbereiding door het ambtelijk apparaat. Dit kan onder meer resulteren in het instellen van stuur- en projectgroepen. 2Het managementteam stelt nadere regels vast met betrekking tot de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de projectleiders en de deelnemers aan stuur- en projectgroepen. 3In een projectopdracht wordt in ieder geval een nadere aanduiding gegeven van c.q. nader ingegaan op:§ de probleemstelling;§ het beoogde resultaat van die opdracht;§ de verhouding tot het collegeprogramma c.q. de bestuurlijke uitgangspunten;§ de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de andere sector;§ de omschakeling van externe instanties;§ een raming van de beschikbaar te stellen middelen (financiën en menskracht);§ de procedure van besluitvorming;§ de termijnen;§ de bevoegdheden; Artikel28 1Ten aanzien van aangelegenheden waarin zulks gewenst wordt geacht, geeft het college van burgemeester en wethouders een kader aan voor de inbreng van het ambtelijk apparaat bij het maken van beleid. Dit kader wordt aangeduid met de benaming “bestuursopdracht”. 2In een bestuursopdracht wordt in ieder geval een nadere aanduiding gegeven van c.q. nader ingegaan op:§ de probleemstelling;§ het beoogde resultaat van die opdracht;§ de verhouding tot het collegeprogramma ;§ de procesverantwoordelijkheid en de inschakeling van de andere sector;§ de inschakeling van externe instanties;§ een raming van de beschikbaar te stellen middelen (financiën en menskracht)§ de procedure van besluitvorming;§ de termijnen;§ de bevoegdheden. 3Indien een aangelegenheid daartoe naar aard/omvang aanleiding geeft, legt het betrokken afdelingshoofd deze aan de gemeentesecretaris voor ter beoordeling van de vraag of een bestuursopdracht dient te worden voorbereid. 4Na vaststelling van de bestuursopdracht door het college van burgemeester en wethouders ziet de gemeentesecretaris toe op de uitvoering daarvan. Artikel29 1Op grond van de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet worden in afzonderlijke verordeningen in elk geval de navolgende aangelegenheden geregeld: de organisatie van de administratie van het beheer van vermogenswaarden; de controle van de administratie van het beheer van vermogenswaarden; 2Burgemeester en wethouders geven ten aanzien van de in het vorige lid bedoelde verordening nadere regels door middel van een uitvoeringsbesluit en instructies voor functionarissen belast met financiële zaken HoofdstukVIISlotbepaling Artikel30 Deze verordening kan worden aangehaald als “Organisatieverordening gemeente Haaren 2003” en treedt in werking met ingang van acht dagen na bekendmaking. Artikel31 Indien het college van burgemeester en wethouders of de gemeentesecretaris dit nodig acht of tenminste om de twee jaren, vindt een evaluatie plaats en wordt beoordeeld of deze verordening aanpassing behoeft. Haaren, 18 maart 2003Burgemeester en wethouders van Haarensecretaris, burgemeester,R.L. Bussenius F.H.G.M. Ronnes