Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023 (Omgevingsdienst Noord-Holland Noord)

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 20231DOELSTELLINGEN Hoofddoelstelling Doelmatig en rechtmatig inkopen zodat maximale maatschappelijke waarde wordt gerealiseerd voor de uit te geven publieke middelen en op een passende wijze verantwoording wordt afgelegd. De Omgevingsdienst Noord-Holland Noord (hierna: OD NHN) leeft daarvoor bestaande wet- en regelgeving en onderhavig beleid na. Daarnaast koopt de OD NHN efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen. De kosten staan in redelijke verhouding tot opbrengsten, welke afweging zoveel mogelijk integraal en voor de langere termijn wordt gemaakt. Het beheersen van publieke middelen en transparantie over de besteding ervan staan centraal. Met dit Inkoopbeleid willen wij daarnaast de volgende doelstellingen realiseren: Maatschappelijk verantwoord inkopen Inkoop is een krachtig en belangrijk instrument om meer ideële en ethische beleidsdoelen te helpen realiseren. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, social return en sociaal ondernemerschap. Maatschappelijk verantwoord inkopen verdient een concrete ambitie: “ja, mits…”, waarbij maatwerk mogelijk blijft. Een professionele opdrachtgever zijn Professionaliteit houdt in dat door de OD NHN als geheel en alle medewerkers afzonderlijk bewust en zakelijk met inkoop wordt omgegaan. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt onder meer tot uitdrukking in betrokkenheid bij de inkoopdoelstellingen, slagvaardige besluitvorming, een zowel naar binnen als buiten toe duidelijke rolverdeling, adequaat risicomanagement, integer handelen en het tonen van respect voor de positie van ondernemers waarmee de organisatie zaken doet, heeft gedaan of mogelijk gaat doen. De OD NHN is betrouwbaar en spant zich in om ondernemers alle informatie te verstrekken die nodig is in het kader van het inkoopproces of het uitvoeren van een opdracht. Er wordt geïnvesteerd in het kennisniveau van medewerkers. Zo min mogelijk administratieve lasten Zowel ondernemers als de OD NHN verrichten administratieve handelingen tijdens en rondom het inkoopproces. Voor een deel is dit noodzakelijk. De OD NHN is zich echter voortdurend bewust van de administratieve lasten voor ondernemers en verlicht deze lasten waar mogelijk. Bijvoorbeeld door te kiezen voor het toepassen van ‘lichtere’ procedures als dit mogelijk is, tijdens een inkoopprocedure geen onnodige barrières op te werpen en proportionele eisen te stellen, door doordacht te digitaliseren en een uniforme werkwijze te hanteren. Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische, economische, organisatorische en procedurele uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoopbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt. 2JURIDISCHE UITGANGSPUNTEN De OD NHN leeft bestaande wet- en regelgeving na. De belangrijkste wet- en regelgeving die van toepassing zijn, zijn de Aanbestedingswet 2012, het Aanbestedingsbesluit en het flankerend beleid. Alle geldende wet- en regelgeving zijn voor de volledigheid opgenomen. 2.1Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De OD NHN neemt bij het uitvoeren van inkoopprocedures om overeenkomsten boven en onder de (Europese) drempelwaarden te sluiten de volgende algemene beginselen in acht: Gelijke behandeling Er mogen geen factoren aanwezig zijn bij een aanbesteding waardoor de ene ondernemer meer kansen krijgt dan de andere ondernemer. Iedereen moet objectief en op dezelfde wijze behandeld worden en iedere ondernemer moet dezelfde informatie krijgen. Non-discriminatie Er wordt geen onderscheid gemaakt op grond van nationaliteit. Transparantie Vooraf moet met een voor iedere ondernemer leesbare beschrijving duidelijk zijn wat er verwacht wordt. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd. De gevolgde procedure dient navolgbaar en dus controleerbaar te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende ondernemers moeten weten waar ze aan toe zijn. Proportionaliteit De bij een inkoopprocedure gestelde eisen, voorwaarden en criteria moeten relevant zijn en in verhouding staan tot het voorwerp en de omvang van de opdracht. 2.2Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De OD NHN neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheids-, motiverings- en vertrouwensbeginsel. 2.3Wet- en regelgeving met als voorwerp de totstandkoming van overeenkomsten Aanbestedingswet 2012 De Aanbestedingswet 2012 is per 1 april 2013 in werking getreden en geldt voor alle aanbestedingen door (semi-) publieke instellingen in Nederland. Naar aanleiding van drie Europese richtlijnen uit 2014 is de wet gewijzigd; de wijzigingen zijn op 1 juli 2016 in werking getreden. Deze nationale wet bevat zowel regels voor aanbestedingen boven de Europese drempelbedragen, als daaronder. Met deze nationale wet heeft Nederland de Europese richtlijnen voor aanbesteden geïmplementeerd. Daarnaast is op een aantal punten in de wet aanvullende regelgeving opgenomen. Aanbestedingsbesluit Een aantal bepalingen uit de Aanbestedingswet 2012 zijn nader uitgewerkt in een algemene maatregel van bestuur (Aanbestedingsbesluit). Het gaat hier om een uitvoeringsbesluit bij de Aanbestedingswet. Onderdeel van dit besluit zijn het Aanbestedingsreglement Werken 2016 (verplicht bij opdrachten onder de Europese aanbestedingsdrempels), het model Uniform Europees Aanbestedingsdocument en de aangepaste Gids Proportionaliteit. Uniform Europees Aanbestedingsdocument Op 5 januari 2016 heeft de Europese Commissie de uitvoeringsverordening (EU) 2016/7 houdende een standaardformulier voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (hierna: UEA) vastgesteld. Het UEA vervangt bij aanbestedingen zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempels het Nederlandse model Eigen verklaring. Gids proportionaliteit Bij het aanbesteden van opdrachten moet het beginsel van proportionaliteit in acht worden genomen. De Gids Proportionaliteit geeft hier invulling aan. In het Aanbestedingsbesluit is de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. Burgerlijk Wetboek Dit is het algemeen geldende kader voor overeenkomsten en de totstandkoming daarvan. 2.4Wet- en regelgeving met belangrijke bepalingen voor inkopen binnen de OD NHN Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) De OD NHN stelt rondom haar inkopen geen privacygevoelige informatie beschikbaar, tenzij dit voor de uitvoering van de opdracht of een rechtmatig verloop van de procedure noodzakelijk is. Bijvoorbeeld om een ongeoorloofde kennisvoorsprong van de huidige leverancier ten opzichte van andere ondernemers te voorkomen. Als aan personen gerelateerde gegevens worden verstrekt gebeurt dit alleen voor zover dit strikt noodzakelijk is en zo geanonimiseerd mogelijk. Als het verstrekken van privacygevoelige informatie toch noodzakelijk is, dan worden de volgende maatregelen genomen: Privacygevoelige informatie wordt niet online beschikbaar gesteld; Ondernemers dienen de door de OD NHN verstrekte verwerkersovereenkomst te ondertekenen voordat zij de beschikking over de informatie krijgen. Wet open overheid Indien een Woo-verzoek wordt gedaan is van belang dat in artikel 2.57 Aanbestedingswet 2012 een openbaarheidsregeling is opgenomen die voorrang heeft boven de Wet open overheid. Deze bepaling is dwingend van aard. Dit betekent dat de OD NHN informatie rondom inkoop- en aanbesteding bijvoorbeeld niet bekend kan maken indien deze informatie door een ondernemer als vertrouwelijk is verstrekt of als die informatie kan worden gebruikt om de mededinging te vervalsen. Wet- en regelgeving van toepassing op specifieke inkoopbehoeftes Bij specifieke inkopen kan specifieke wet- en regelgeving een rol spelen, bijvoorbeeld arbeids- of omgevingsrecht. De behoefte van de OD NHN leveringen of diensten wordt in dat geval mede gevormd door specifieke wet- en regelgeving die ziet op het voorwerp van de opdracht; de door ondernemers te leveren prestaties dienen hier op elk moment aan te voldoen. 2.5Algemene beginselen bij Inkopen Uniforme procedures, voorwaarden en documenten De OD NHN streeft ernaar om uniforme procedures, voorwaarden en documenten te hanteren. Uniformiteit draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en met name lokaal als ook landelijk niet steeds met verschillende documenten en regelingen te worden geconfronteerd. Daarnaast draagt standaardisering bij aan het borgen van de kwaliteit rondom en het doelmatig uitvoeren van inkoopprocedures binnen de OD NHN. Bij iedere overeenkomst horen voorwaarden. De OD NHN hanteert bij alle contractuele relaties die zij aangaat de volgende algemene inkoopvoorwaarden: De VNG Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten inclusief addendum regio NHN; De Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) Hierin staan algemene voorwaarden en standaardbepalingen voor de te sluiten overeenkomsten. Slechts bij uitzondering is het mogelijk om in te stemmen met de voorwaarden van de leverancier. Elke keer dat gebruik gemaakt wordt van de voorwaarden van de leverancier moet hier door een deskundige met kennis van overeenkomsten naar worden gekeken of de voorwaarden kunnen worden geaccepteerd en wat hier de gevolgen van zijn. Binnen de OD NHN vormen de centraal beheerde en ontsloten standaarddocumenten, zoals een inkoopplan, offerte-aanvraag, gunningsbrieven, overeenkomsten en opdrachtbrieven voor alle medewerkers, de basis voor in het kader van inkoop uit te voeren handelingen. Deze worden periodiek geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd. 2.6Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de op dat moment vigerende (onder)mandaat- en volmachtregeling van de OD NHN. De organisatie is slechts gebonden aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. 2.7Klachtenregeling In het kader van een inkoopprocedure kan het voorkomen dat tussen de OD NHN en leveranciers ontevredenheid ontstaat over hoe door partijen in de procedure gehandeld wordt. Dit kan leiden tot een klacht. De OD NHN is gehouden op grond van titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht een klacht behoorlijk en zorgvuldig te behandelen. Daarom heeft de OD NHN een klachtenmeldpunt ingericht; dit is een onafhankelijke externe partij. Klachten worden afgehandeld conform de Standaard Klachtafhandeling bij Aanbesteden (ontwikkeld door de Rijksoverheid). Leveranciers die een klacht hebben over een specifieke inkoopprocedure kunnen deze kenbaar maken ingediend middels het klachtenformulier op klachtenmeldpuntaanbesteden.nl/odnhn. 2.8Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoopbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit door het Dagelijks Bestuur, waarbij het Management Team een advies heeft gegeven en de algemeen directeur heeft ingestemd. Een afwijkingsbesluit vindt plaats ná consultatie en akkoord inkoopadviseur. En voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is. Indien het Dagelijks Bestuur een besluit tot afwijking van dit Inkoopbeleid neemt, betekent dit NIET dat de afwijking daarmee rechtmatig is. 3ETHISCHE- EN MAATSCHAPPELIJKE UITGANGSPUNTEN In hoofdstuk 1 geeft de OD NHN aan maatschappelijk verantwoord te willen inkopen. In dit hoofdstuk wordt uitgewerkt welke uitgangspunten ten aanzien van maatschappij en milieu hierbij in acht genomen moeten worden. 3.1Integriteit Deelnemers aan een aanbestedingsprocedure moeten altijd integer handelen. Dit geldt zowel voor de medewerkers van de OD NHN als voor mogelijke leveranciers. Voor medewerkers is dit vastgelegd in het personeelshandboek en de gedragscode waarin onder andere is opgenomen dat medewerkers bij belangverstrengeling terugtreden en de juiste verhouding tussen kwaliteit en prijs altijd voorop zullen stellen. Het feit dat inkopen corruptiegevoelig is, betekent dat de OD NHN daarnaast extra aandacht moeten besteden aan inbedding in de organisatie, de bevoegdheden en de middelen van de inkopers. Scheiding van bevoegdheden is een eenvoudige en vaak al doeltreffende manier om corruptie te voorkomen. Voor leveranciers betekent integriteit dat als men een kennisvoorsprong heeft die onevenredig groot is en niet ongedaan gemaakt kan worden, men niet mag meedingen naar een opdracht. De OD NHN wil alleen zaken doen met integere leveranciers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van leveranciers is mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van zogenaamde wettelijke uitsluitingsgronden en het opvragen van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. 3.2Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen betekent dat de OD NHN let op de effecten van de inkoop op milieu en sociale aspecten. Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen is het hanteren van doelstellingen met betrekking tot klimaat en milieu en diversiteit en inclusie in alle fasen van het inkoopproces zodat daadwerkelijk producten of diensten worden geleverd die aan deze criteria voldoen. De OD NHN zal bij elke opdracht stilstaan bij de mogelijkheden van Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen en afhankelijk van aard en omvang van de opdracht in meerdere of mindere mate hieraan invulling geven op de volgende manieren: Bij marktverkenning of -consultatie wordt geïnventariseerd wat de markt te bieden heeft op dit gebied en welke kosten daar aan verbonden zijn; Duurzaamheids- en sociale criteria worden opgenomen in het bestek of programma van eisen; Gunningscriteria worden opgesteld die duurzaamheid van de offerte meer belonen; Gecontroleerd wordt of de leverancier gemaakte afspraken ten aanzien van duurzaamheid en sociale aspecten daadwerkelijk nakomt. 3.3Social Return on Investment (SROI) Social return is het overheidsbeleid om zoveel mogelijk mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt gelijke kansen te bieden en zo regulier mogelijk te laten werken naar vermogen. Het uiteindelijke doel is deze mensen aan werk of werkervaring te helpen. De OD NHN kiest er voor om te werken volgens de uitgangspunten van het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN). Rekening houdend met proportionaliteit zal de OD NHN social return met name toepassen bij opdrachten boven de Europese aanbestedingsdrempel bij leveranciers met een strategische betekenis voor de OD NHN. Voorwaarde is dat door beide partijen ingeschat wordt dat er een kans van slagen is voor social return. Naast het opnemen van social return als voorwaarde in de aanbesteding zijn er meer mogelijkheden om social return te bevorderen, bijvoorbeeld door: Het toepassen van bijzondere uitvoeringsvoorwaarden en gunningscriteria; Het voorbehouden van opdrachten aan onder andere zogenoemde Sociale Werkbedrijven; Kleine percelen via de percelenregeling uit de aanbesteding te houden, zodat wij die via een onderhandse procedure bij geselecteerde sociale ondernemers kan plaatsen. In het inkoopdossier wordt transparant gemaakt welke afwegingen rondom social return zijn gemaakt. 3.4Klimaatbewust Inkopen De OD NHN onderschrijft het Klimaatverdrag van Parijs