Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer (Gouda)

Gemeenschappelijke regeling Groene Hart RekenkamerBesluit van de gemeenteraad van de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas houdende regels omtrent de gemeenschappelijke regeling omtrent de rekenkamer (Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer) Hoofdstuk1Inleidende en algemene bepaling Artikel1Begripsomschrijvingen In deze regeling wordt verstaan onder: Wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen; Raden: de raden van de deelnemende gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas; College: college van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk, Gouda, Waddinxveen en Zuidplas; Rekenkamer: de Groene Hart Rekenkamer; Regeling: de gemeenschappelijke regeling ten behoeve van de Groene Hart Rekenkamer. Hoofdstuk2Instelling Artikel2Belang Deze regeling is aangegaan om gezamenlijk de wettelijke opdracht tot het instellen van een rekenkamer op een effectieve en efficiënte wijze vorm en inhoud te geven. Artikel3Gemeenschappelijke rekenkamer 1.De raden richten door deze regeling een gemeenschappelijke rekenkamer op, als bedoeld in artikel 81l van de Gemeentewet. 2.Het gemeenschappelijke orgaan is genaamd ‘Groene Hart Rekenkamer’ en is gevestigd in de gemeente Gouda. 3.De hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer) uit de Gemeentewet zijn van toepassing op de gemeenschappelijke rekenkamer. Hoofdstuk3Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing Artikel4Toetreding en uittreding 1.Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkend gezamenlijk besluit van de deelnemende raden en de raad van de toetredende gemeente. 2.Uittreding uit deze regeling kan geschieden na een daartoe strekkend besluit van de raad van de uittredende gemeente. 3.Dit besluit wordt uiterlijk twaalf maanden voor de beoogde uittredingsdatum aan de raden en de leden van de rekenkamer medegedeeld. 4.Uittreding is mogelijk vier jaar na toetreding tot de regeling. 5.De financiële gevolgen van een uittreding en de daarbij behorende verplichtingen van de uittredende gemeente worden door de raden vastgesteld na het horen van de voorzitter van de rekenkamer. Artikel5Wijziging en opheffing 1.Deze regeling kan zowel op voorstel van de rekenkamer als op voorstel van één van de raden worden gewijzigd bij gelijkluidend besluit van de raden. 2.Deze regeling wordt opgeheven wanneer er slechts één gemeenteraad overblijft in deze regeling. Hoofdstuk4Werkwijze Artikel6Ondersteuning van de rekenkamer 1.De rekenkamer heeft een ambtelijk secretaris. 2.De rekenkamer benoemt, gehoord de programmaraad, een secretaris voor een goede uitoefening van de werkzaamheden van de rekenkamer. 3.De aanstelling van de secretaris vindt plaats bij de griffie van de gemeente Gouda. 4.De secretaris is voor de werkzaamheden voor de rekenkamer, uitsluitend verantwoording schuldig aan de rekenkamer 5.De griffie gemeente Gouda draagt zorg voor de betaling van de vergoeding aan de leden van de rekenkamer. 6.De griffie gemeente Gouda draagt zorg voor de overige betalingen van de rekenkamer, na instemming van de voorzitter van de rekenkamer. 7.Archivering van de documenten van de rekenkamer gebeurt volgens de archiefregels van de gemeente Gouda. Artikel7Het onderzoek 1.De rekenkamer bepaalt welke onderzoeken worden verricht. 2.De onderzoekscapaciteit wordt zoveel mogelijk evenredig verdeeld over de deelnemende gemeenten, maar kan na raadpleging met de programmaraad daarvan afwijken. 3.Als een gemeente meer per inwoner bijdraagt dan het in artikel 10, tweede lid genoemde bedrag, wordt dit meerdere gebruikt voor onderzoek in de betreffende gemeente. 4.De rekenkamer legt jaarlijks een onderzoeksprogramma voor het opvolgende kalenderjaar voor aan de raden. De raden kunnen voorstellen voor onderzoek via de programmaraad aandragen bij de rekenkamer. 5.De rekenkamer bericht in hoeverre aan een verzoek van een raad zoals bedoeld in het vierde lid wordt voldaan en motiveert dit. 6.Indien op verzoek van een raad een extra onderzoek wordt verricht door de rekenkamer, zijn de daaraan verbonden meerkosten voor rekening van die raad. Artikel8Overleg 1.De voorzitter van de rekenkamer voert ten minste drie keer per jaar overleg met de programmaraad. 2.Bij dit overleg worden in ieder geval het onderzoeksprogramma, de begroting en de jaarrekening van de rekenkamer besproken. 3.De voorzitter van de rekenkamer vraagt bij belangrijke bedrijfsvoeringbeslissingen de programmaraad vooraf om een zienswijze. 4.De voorzitter van de rekenkamer meldt het aan de programmaraad als er zich zaken voordoen waarvan de raden kennis zouden moeten nemen. Artikel9Programmaraad 1.Er is een programmaraad voor de rekenkamer. 2.De programmaraad bestaat uit twee leden van en aangewezen door elk van de raden. 3.Het voorzitterschap van de programmaraad rouleert iedere twee jaar tussen de gemeenten, tenzij de leden in onderling overleg anders overeenkomen. 4.De griffier van één van de deelnemende gemeenten is adviseur van de programmaraad. Het adviseurschap rouleert iedere twee jaar tussen de griffiers van de deelnemende gemeenten. 5.De programmaraad heeft de volgende taken: het geven van een zienswijze op de door de rekenkamer geselecteerde onderzoeksonderwerpen (shortlist) voor het komende kalenderjaar; het geven van een zienswijze op de probleemstelling, onderzoeksvragen en onderzoeksopzet opgesteld door de rekenkamer, voorafgaand aan het offertetraject voor het onderzoek; het geven van een zienswijze op het reglement van orde van de rekenkamer; het gevraagd en ongevraagd adviseren van de raden en de rekenkamer; Hoofdstuk5Financiën Artikel10Bijdragen deelnemende gemeenten 1.De raden stellen, na overleg met de rekenkamer, de rekenkamer de nodige middelen ter beschikking voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. 2.De bijdrage van de deelnemende gemeente bedraagt minimaal € 1,- per inwoner. De bijdrage wordt als volgt berekend: het aantal inwoners van de gemeente op 1 januari van het jaar daaraan voorafgaand, vermenigvuldigd met netto € 1,- per jaar. 3.De minimale bijdrage wordt jaarlijks aangepast op basis van het consumentenprijsindexcijfer voor januari in het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar. 4.De raden kunnen afwijken van het minimumbedrag per inwoner, waarbij dat bedrag ingezet wordt voor additioneel onderzoek voor de betreffende gemeente, zoals bedoeld in artikel 7, derde lid. 5.Elke raad stelt voor een periode van één jaar de jaarlijkse bijdrage aan de rekenkamer vast. Ten minste twee maanden voor afloop van de periode bedoeld in lid 2 stelt een raad opnieuw de jaarlijkse bijdrage vast. 6.Indien het budget niet volledig wordt besteed, blijft het resterende budget, na instemming van de programmaraad, beschikbaar voor de rekenkamer tot een maximum van 15% van het jaarbudget. Het meerdere wordt elk jaar naar evenredigheid teruggestort op de rekening van de gemeenten. Hoofdstuk6Benoeming en rechtspositie Artikel11Benoeming 1.De rekenkamer bestaat uit drie leden, waaronder een voorzitter. 2.De leden van de rekenkamer zijn geen ingezetene van één van de gemeenten. 3.De programmaraad wordt betrokken bij de selectieprocedure van de leden van de rekenkamer. 4.De raden benoemen de leden van de rekenkamer op voordracht van de programmaraad door een gelijkluidend besluit. 5.De leden van de rekenkamer, waaronder de voorzitter, kunnen maximaal één keer voor een periode van zes jaar worden herbenoemd. Artikel12Vergoeding 1.De leden van de rekenkamer ontvangen voor hun werkzaamheden een vaste maandelijkse vergoeding. 2.De vergoeding bedraagt voor de voorzitter € 742,55 per maand en voor gewone leden € 571,10 per maand. 3.De leden van de rekenkamer ontvangen daarnaast een onkostenvergoeding van € 84,10 per maand. 4.De bedragen genoemd in het tweede en derde lid, zijn gebaseerd op de indexering op 1 januari

1. 5.De vergoedingen worden jaarlijks geïndexeerd met dezelfde indexering die geldt voor de vergoeding voor raadsleden. Hoofdstuk7Slotbepalingen Artikel13Inwerkingtreding en evaluatie 1.Deze regeling treedt in werking op 1 januari
2. 2.Deze regeling wordt iedere vier jaar geëvalueerd door de raden in opdracht van de programmaraad. Artikel14Citeertitel Deze gemeenschappelijke regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer. Aldus besloten door de gemeenteraad van de gemeente Bodegraven-Reeuwijk in de openbare vergadering van 20 december 2023drs. J.H. Rijs MMC griffier drs. M.K.A. GraussvoorzitterAldus besloten door de gemeenteraad van de gemeente Gouda in de openbare vergadering van 13 december 2023mr. drs. E.J. Karman-Moerman griffier mr. drs. P. Verhoeve voorzitterAldus besloten door de gemeenteraad van de gemeente Waddinxveen in de openbare vergadering van mr. F.W. van der Dussen griffier drs. E.J. NieuwenhuisvoorzitterAldus besloten door de gemeenteraad van de gemeente Zuidplas in de openbare vergadering vanM.L. Engelsman griffier J.F. Weber voorzitterToelichting bij Gemeenschappelijke regeling Groene Hart Rekenkamer Algemeen De Gemeentewet biedt via artikel 81l gemeenten die gebruik willen maken van dezelfde rekenkamer de mogelijkheid om een dergelijke samenwerking vorm te geven in een gemeenschappelijke regeling. Artikel 1 Begripsomschrijvingen Dit artikel geeft definities. De Gemeentewet schrijft voor dat de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) moet worden toegepast voor samenwerking via een gemeenschappelijke rekenkamer. Bij de toepassing hiervan is een aantal artikelen van de Wgr buiten werking verklaard. Artikel 3 Gemeenschappelijk orgaan Er dient een gemeenschappelijk orgaan te worden opgericht door middel van een gemeenschappelijke regeling, omdat dit zo is voorgeschreven in artikel 81l van de Gemeentewet. De Gemeentewet geeft letterlijk aan dat onder andere de artikelen 1 en 8, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen toegepast dienen te worden bij het instellen van een gemeenschappelijke rekenkamer. De Gemeentewet geeft een regeling voor de decentrale rekenkamer. Deze is met name terug te vinden in hoofdstukken IVa (De rekenkamer) en XIa (De bevoegdheid van de rekenkamer). De gemeente mag daar bij verordening niet van afwijken. Om te onderstrepen dat dit ook geldt voor de gemeenschappelijke rekenkamer in een gemeenschappelijke regeling, wordt hiernaar in dit artikel verwezen. Het gemeenschappelijk orgaan is genaamd Groene Hart Rekenkamer. Een gemeenschappelijk orgaan bezit anders dan een openbaar lichaam geen rechtspersoonlijkheid. Het kan dus niet zelfstandig deelnemen aan het maatschappelijk verkeer en bijvoorbeeld geen arbeidsovereenkomsten sluiten. Personeel dat werkt voor een gemeenschappelijk orgaan moet dus altijd in dienst zijn van één of meer van de deelnemende partijen. In deze gemeenschappelijke regeling is gekozen voor de gemeente Gouda. Een ander verschil is dat het gemeenschappelijk orgaan maar één bestuur heeft en niet zoals het openbaar lichaam een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter. Artikel 4 Toetreding en uittreding Bij toetreding van een gemeente zorgen alle deelnemers ervoor dat er zo spoedig mogelijk een gelijkluidend besluit wordt genomen door de raden. Omdat uittreding tot krimp van de personeelsbezetting kan leiden en ook andere kosten, kunnen de deelnemende gemeenten bepalen dat er kosten zijn verbonden aan de uittreding. Artikel 5 Wijziging en opheffing Ook indien deze regeling dient te worden gewijzigd, zorgen de deelnemers ervoor dat dit op zo spoedig mogelijke termijn gebeurt. Verzoeken voor wijzigingen worden aan de raadsgriffie van de gemeente Gouda toegezonden in verband met de coördinatie van de besluitvorming. Volgens artikel 9 lid 1 van de Wgr dienen bij een regeling voor onbepaalde tijd bepalingen te worden opgenomen over wijziging, opheffing, toetreding en de gevolgen van uittreding. Hierin is met dit artikel voorzien. Aangezien het een gemeenschappelijk orgaan betreft en geen rechtspersoonlijkheid bezit, hoeven geen afspraken te worden opgenomen over de gevolgen voor het vermogen van de rechtspersoon. Artikel 6 Ondersteuning van de rekenkamer lid 3: De bij de aanstelling horende rechtsvorm wordt in overleg met de rekenkamer door de griffie bepaald. Artikel 8 Overleg Om een goede communicatie tussen de rekenkamer en de raden te bevorderen wordt tenminste drie keer per jaar overleg gevoerd tussen de voorzitter van de rekenkamer en vertegenwoordigers van de raden. Het overleg heeft onder andere de volgende functies: het adviseren over de ontwerpbegroting alvorens deze voor zienswijze aan de raden wordt voorgelegd, het bespreken van de jaarrekening alvorens deze wordt vastgesteld en het bespreken van andere belangrijke bedrijfsvoeringsbeslissingen. Artikel 9 Programmaraad De raden kunnen een programmaraad instellen die fungeert als het aanspreekpunt voor de rekenkamer. De raden kunnen zelf het aantal leden en de taken van de programmaraad bepalen, maar is niet verplicht een programmaraad in te stellen. Zij kunnen het bijvoorbeeld ook aan de rekenkamer overlaten. De programmaraad wordt niet betrokken bij: De besluitvorming van de rekenkamer over het starten van een onderzoek; De uitvoering van onderzoeken; De vaststelling van de rapporten, aanbevelingen en conclusies. Ook hebben de leden van de programmaraad geen inzage in de documenten en inlichtingen die de rekenkamer in het kader van een specifiek onderzoek heeft vergaard. Artikel 10 Begroting Volgens artikel 34 van de Wgr wordt de begroting door het gemeenschappelijk orgaan vastgesteld. Dat is de Groene Hart Rekenkamer. Met het vaststellen van de begroting wordt niet de hoogte van de bijdrage van de deelnemers aan de regeling vastgesteld. Met andere woorden: de begroting wordt vastgesteld aan de hand van de door de raden ter beschikking gestelde financiële middelen. De datum in deze bepaling is gebaseerd op artikel 34 Wgr. Bij het opstellen van een begroting moet de indexering worden geschat. De werkelijke indexering is pas na afloop van een kalenderjaar bekend. Nacalculatie vindt plaats op basis van de cijfers van het CBS (contractuele loonkosten per maand, CAO-sectoren Overheid). De rekenkamer brengt gedurende het kalenderjaar voorschotbedragen in rekening gebaseerd op het in de begroting toegekende bedrag. Na afloop van een uitvoeringsjaar verantwoordt de rekenkamer zich via de jaarrekening over de uitgevoerde werkzaamheden en de werkelijk gemaakte kosten. Onderuitputting in enig jaar kan worden gecompenseerd in volgende jaren. Reservevorming is dus mogelijk en ook wenselijk. In overleg met de accountant en een vertegenwoordiging van de raden en op basis van een inventarisatie van mogelijke extra incidentele kosten, worden een streefomvang en een maximum van de algemene reserve afgesproken. Reservevorming betekent niet dat de rekenkamer een eigen vermogen heeft. Het geld is en blijft van de deelnemende gemeenten. Na verloop van deze periode maakt de rekenkamer een voorstel voor de eindafrekening. Daarbij wordt aandacht besteed aan een gewenste startreserve voor de nieuwe periode en de financiële compensatie voor gemeenten waarvoor de onderzoeksinspanning over de hele periode bezien achter is gebleven. Artikel 11 Benoeming Na afloop van de wettelijke periode kan het lid van de rekenkamer worden herbenoemd voor een nieuwe periode. In deze regeling is gekozen voor maximaal één herbenoemingsperiode. De raden herbenoemen het lid van de rekenkamer op voordracht van de programmaraad door een gelijkluidend besluit. Artikel 12 Vergoeding Artikel 81o Gemeentewet bepaalt dat de vergoeding die de leden van de rekenkamer voor hun werkzaamheden ontvangen en de tegemoetkoming in de kosten die zij ontvangen, in de gemeenschappelijke regeling worden geregeld.