Treasurystatuut Het Hogeland 2024 (Het Hogeland)

Treasurystatuut Het Hogeland 2024De raad van de gemeente Het Hogeland; gelet op de Wet financiering decentrale overheden; besluit vast te stellen het Treasurystatuut Het Hogeland 2024 Hoofdstuk1.Begrippenkader Artikel1.Definities Derivaten: Financiële instrumenten die hun bestaan ontlenen aan een onderliggende waarde. De onderliggende waarden kunnen financiële producten, zoals leningen of obligaties zijn. Derivaten worden onder andere gebruikt om renterisico’s te sturen en financieringskosten te minimaliseren. Deposito: Rekening waarop geld voor een bepaalde periode vaststaat. EER gebied: Europese Economische Ruimte. Financiering: Het aantrekken van benodigde financiële middelen. Geldstromen: Al die activiteiten die nodig zijn om liquiditeiten te transfereren zowel binnen de organisatie zelf als tussen de organisatie en derden (betalingsverkeer). Intern liquiditeitsrisico: De risico’s van mogelijke wijzigingen in de liquiditeitsplanning en meerjaren investeringsplanning waardoor financiële resultaten kunnen afwijken van de verwachtingen. Kasgeldlimiet: Een bedrag op basis van de Wet Fido ter grootte van een percentage van de totale lasten van de begroting van de gemeente bij aanvang van het jaar. Koersrisico: Het risico dat de financiële activa van de organisatie in waarde verminderen door negatieve koersontwikkelingen. Kredietrisico: De risico's op de waardedaling van een vordering ten gevolge van het niet na kunnen komen van de verplichtingen door de tegenpartij als gevolg van het onvermogen om financiële verplichtingen na te komen. Liquiditeitenbeheer: Het financieren en uitzetten van middelen voor een periode tot één jaar. Liquiditeitenplanning: Een overzicht van de toekomstige inkomsten en uitgaven van de gemeente ingedeeld per tijdseenheid. Publieke taak: De taak van de gemeente tot het dienen van het openbare belang, zoals gedefinieerd in de taakomschrijving van de gemeente in de gemeentewet. Ratingbureaus: kredietbeoordelaars. Renterisico: Het gevaar van ongewenste veranderingen van de (financiële) resultaten van de gemeente door rentewijzigingen. Renterisiconorm: Een bij de aanvang van enig jaar op basis van de Wet Fido gefixeerd percentage van het begrotingstotaal van de gemeente. De jaarlijkse verplichte aflossingen en de renteherzieningen mogen niet meer bedragen dan het gefixeerde rentepercentage van het begrotingstotaal. Rentetypische looptijd: Het tijdsinterval gedurende de looptijd van een geldlening, waarin op basis van de voorwaarden van de geldlening sprake is van een door de verstrekker van de geldlening niet beïnvloedbare, constante rentevergoeding. Rentevisie: Toekomstverwachting over de renteontwikkeling. Saldobeheer: Het beheer van de dagelijkse saldi op de rekeningen. Schatkistbankieren: Het aanhouden van overtollige middelen in de schatkist bij het ministerie van Financiën. Treasuryfunctie: De treasuryfunctie omvat alle activiteiten die zich richten op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële stromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit vier deelfuncties: risicobeheer, gemeentefinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer. Uitzetting: Het tijdelijk toevertrouwen van liquiditeiten aan derden tegen vooraf overeengekomen condities en bedingen. Kortlopende uitzettingen hebben betrekking op een periode tot één jaar en langlopende uitzettingen op een periode van één jaar of langer. Wet Fido: De Wet Financiering decentrale overheden. Wet Hof: De Wet Houdbare Overheidsfinanciën. Hoofdstuk2.Algemene doelstellingen Artikel2.Doelstellingen van de treasuryfunctie Het verzekeren van duurzame toegang tot financiële markten tegen acceptabele condities. Het beschermen van gemeentelijke vermogens- en (rente-)resultaten tegen ongewenste financiële risico’s zoals renterisico’s, koersrisico’s, kredietrisico’s en liquiditeitsrisico’s. Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Fido, de limieten en richtlijnen van dit treasurystatuut en de Wet Hof. Hoofdstuk3.Risicobeheer Artikel3.Uitgangspunten risicobeheer Bij de uitvoering van alle treasuryactiviteiten dienen de regels en bepalingen van dit treasurystatuut, de Wet financiering decentrale overheden (Wet Fido) en de Wet Houdbare Overheidsfinanciën (Wet Hof) in acht te worden genomen. De gemeente mag leningen of garanties uit hoofde van de “publieke taak” uitsluitend verstrekken aan door de gemeenteraad goedgekeurde derde partijen, waarbij vooraf informatie wordt ingewonnen over de financiële positie en de kredietwaardigheid van de betreffende partij. Hiertoe is de “Nota met beleidsregels publieke taak leningen en garanties gemeente Het Hogeland” vastgesteld. De gemeente kan middelen uitzetten indien deze uitzettingen een prudent karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente (voorzichtige) karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd middels de richtlijnen en limieten van dit treasurystatuut. Artikel4.Renterisicobeheer De kasgeldlimiet wordt niet overschreden op grond van de Wet Fido, tenzij het onder punt 3 genoemde optreedt. De renterisiconorm wordt niet overschreden op grond van de Wet Fido. Op grond van artikel 4 en 6 van de Wet Fido kan alleen ontheffing van de grenzen voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm worden verleend door de toezichthouder van Gedeputeerde Staten. Nieuwe leningen of uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie en de liquiditeitenplanning De rentetypische looptijd en het renteniveau van de betreffende lening of uitzetting wordt zo veel mogelijk afgestemd op de actuele rentestand en de rentevisie. Artikel5.Koersrisicobeheer De gemeente beperkt de koersrisico's op uitzettingen uit hoofde van treasury, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: rekening courant, daggeld, spaarrekeningen, deposito's, obligaties en garantieproducten. De gemeente beperkt de koersrisico’s door de looptijd van uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning. Artikel6.Kredietrisicobeheer Uitzettingen van middelen vinden, boven het drempelbedrag op grond van de Wet Fido, uitsluitend plaats bij de Nederlandse staat (schatkistbankieren) of bij medeoverheden. Bij het verstrekken van leningen of garantstelling uit hoofde van de publieke taak worden zoveel mogelijk zekerheden of garanties geëist. Er wordt geen gebruik gemaakt van derivaten. Artikel7.Intern liquiditeitsbeheer De gemeente beperkt haar interne liquiditeitsrisico’s door haar treasuryactiviteiten te baseren op een recente liquiditeitsprognose. Artikel8.Valutarisicobeheer Valutarisico’s worden in de gemeente uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de euro. Hoofdstuk4.Gemeentefinanciering Artikel9.Financiering Financieringen worden enkel aangetrokken ten behoeve van de uitoefening van de publieke taak. Financiering met externe financieringsmiddelen wordt zoveel mogelijk beperkt door primair de beschikbare interne financieringsmiddelen (reserves en voorzieningen) te gebruiken om het renteresultaat te optimaliseren. Toegestane instrumenten bij het aantrekken van financieringen zijn kasgeldleningen, kredietlimieten op rekening courant en onderhandse leningen. Geld wordt uitsluitend aangetrokken op basis van een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie. Artikel10.Uitzettingen Overtollige middelen, boven het drempelbedrag op grond van de Wet Fido, worden uitsluitend uitgezet bij de Nederlandse staat (schatkistbankieren) of in de vorm van leningen bij medeoverheden. Artikel11.Relatiebeheer Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de vier jaar beoordeeld. Bankrelaties dienen zich binnen het EER-gebied te bevinden en moeten ten minste over een A-rating beschikken. Deze rating moet zijn verkregen van één van de volgende erkende ratingbureaus: Moody's, Standard & Poors of Fitch IBCA. Financiële instellingen dienen statutair in Nederland te zijn gevestigd. Bovendien dienen zij onder Nederlands toezicht te vallen, zoals van De Nederlandsche Bank en de Verzekeringskamer. Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Hoofdstuk5.Kasbeheer Artikel12.Geldstromen- en liquiditeitenbeheer Het liquiditeitsgebruik wordt zo veel mogelijk beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen. Hierbij wordt erop toegezien dat de liquiditeitspositie voldoende is om te garanderen dat de verplichtingen tijdig kunnen worden nagekomen. Het betalingsverkeer wordt zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd door één bank. Hoofdstuk6.Administratieve organisatie en interne controle Artikel13.Uitgangspunten administratieve organisatie en interne controle De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van treasuryactiviteiten zijn in artikel 14 en 15 vastgelegd. De administratieve organisatie en interne controle waarborgen dat: de uitvoering rechtmatig en doelmatig is; de treasuryactiviteiten kunnen worden uitgevoerd en bijgestuurd; de risico's worden beheerst; de juistheid, tijdigheid en volledigheid van informatie verzekerd zijn. Bij de uit te voeren treasuryactiviteiten is functiescheiding doorgevoerd met als belangrijkste voorwaarden: iedere transactie wordt door minimaal twee functionarissen geautoriseerd; de uitvoering en controle geschieden door afzonderlijke functionarissen; de uitvoering en de registratie in de financiële administratie geschiedt door afzonderlijke functionarissen. Tegenpartijen wordt opdracht gegeven de bevestiging van iedere transactie te versturen naar de financiële administratie. Artikel14.Verantwoordelijkheden De verantwoordelijkheden met betrekking tot de treasuryfunctie van de gemeente in onderstaande tabel. Functie Verantwoordelijkheden Gemeenteraad Vaststellen van het treasurystatuut. Vaststellen van de paragraaf ‘Financiering’ in de programmabegroting en de jaarrekening. Houden van toezicht op het treasurybeleid en de uitvoering hiervan. Het uitvoeren van de niet aan het college van B&W overgedragen treasuryactiviteiten. College van B&W Uitvoeren van het treasurybeleid binnen de kaders van het treasurystatuut. Aanwijzing functionaris die bevoegd is tot het fiatteren van betalingen (1e of 2e handtekening betaalopdrachten). Het achteraf bekrachtigen van de afgesloten onderhandse leningen (voor zover de Gemeenteraad dit niet aan zich heeft voorbehouden). Rapporteren aan de gemeenteraad over de uitvoering van het treasurybeleid via de paragraaf financiering in de programmabegroting en de jaarrekening. Business Controller Het opzetten van administratieve richtlijnen op het gebied van treasury. Bewaken van de kwaliteit van de treasuryprocessen. Controleren van de volledigheid en betrouwbaarheid van de informatievoorziening van de treasuryfunctie en zo nodig hierover rapporteren aan het college van B&W. Budgetbeheerders en budgethouders Zorgdragen voor het tijdig aanleveren van betrouwbare operationele informatie over geldstromen. Flatteren van betalingen en ontvangsten, ten laste en ten gunste van hun budgetten. Teamleider financiële administratie en belastingen Zorgdragen voor de uitvoering van de treasuryfunctie en naleving van de in dit treasurystatuut beschreven taken en verantwoordelijkheden. Senior medewerker financiële administratie Het uitvoeren van de treasurytaken binnen de kaders van het treasurystatuut. Het opstellen van de rentevisie. Het opstellen en actualiseren van de liquiditeitsprognose. Het aantrekken en uitzetten van gelden in het kader van het saldo- en liquiditeitenbeheer. Het beheren van de geldstromen. Het onderhouden van contacten met banken, geldmakelaars en overige financiële instellingen. Het afsluiten van financiële contracten voortvloeiend uit bovenstaande deelfuncties in overleg met de teamleider Financiële administratie. Het voorbereiden van voorstellen op treasurygebied. Het aanleveren van tijdige, volledige en betrouwbare gegevens aan de gemeentelijke administratie. Het afleggen van verantwoording over de uitgevoerde treasurytaken. Zorg dragen voor verantwoording van de treasuryfunctie in de programmabegroting en de jaarrekening. Medewerkers debiteurenbeheer Overboeken van saldi tussen bankrekeningen. Afhandelen van het contante en girale betalingsverkeer. Aanleveren van tijdige, volledige en juiste gegevens aan de gemeentelijke administratie. Het rapporteren aan de teamleider Financiële administratie over de uitvoering van de aan hem/haar gemandateerde activiteiten. Financiële administratie Het juist en volledig administreren van de bezittingen, schulden, rechten, verplichtingen, inkomsten, uitgaven, ontvangsten en betalingen in de verplichtingen- en financiële administratie. Medewerkers verbijzonderde interne controle Het uitvoeren van de rechtmatigheidscontrole op de uitgevoerde treasurytransacties en het en hierover rapporteren. Externe accountant Het in het kader van haar reguliere controletaak adviseren en controleren over de feitelijke naleving van het treasurystatuut. Artikel15.Bevoegdheden In onderstaande tabel de bevoegdheden met betrekking tot treasuryactiviteiten en de daarbij benodigde fiattering. Beheer, financiering en uitzetting Bevoegd functionaris (1e handtekening) Autorisatie door (2e handtekening) Beheer Bankrekeningen openen/sluiten/wijzigen Teamleider financiële administratie en belastingen Wettelijk vertegenwoordiger Bankcondities en tarieven afspreken Senior medewerker financiële administratie Teamleider financiële administratie en belastingen Betalingsopdrachten voorbereiden en versturen Medewerkers debiteurenbeheer / belastingen Teamleider financiële administratie en belastingen Senior medewerker financiële administratie Medewerkers financieel beleid / financieel adviseurs Het overboeken van middelen uit de schatkist naar de gemeentelijke bankrekening Medewerkers debiteurenbeheer / belastingen Teamleider financiële administratie en belastingen Senior medewerker financiële administratie Medewerkers financieel beleid / financieel adviseurs Financiering Het vaststellen van kredietlimieten op rekening courant Senior medewerker financiële administratie Teamleider financiële administratie en belastingen Het aantrekken van middelen via kasgeld Senior medewerker financiële administratie Teamleider financiële administratie en belastingen Het aantrekken van middelen via onderhandse leningen Senior medewerker financiële administratie Teamleider financiële administratie en belastingen Uitzettingen Het overboeken van middelen naar de schatkist Geautomatiseerd vanuit huisbankier / Wet schatkistbankieren Geautomatiseerd vanuit huisbankier / Wet schatkistbankieren Het uitzetten van middelen via deposito en/of spaarrekening Senior medewerker financiële administratie Teamleider financiële administratie en belastingen Het verstrekken van leningen conform publieke taak Senior medewerker financiële administratie College van B&W Het garanderen van middelen conform publieke taak Senior medewerker financiële administratie College van B&W Artikel16.Informatievoorziening In onderstaande tabel treft u welke informatie met betrekking tot treasuryactiviteiten door betreffende functionarissen verstrekt dienen te worden. Informatie Frequentie Informatieverstrekker Informatieontvanger Toekomstige uitgaven en ontvangsten voor de liquiditeitenplanning Per kwartaal Budgethouders en budgetbeheerders. Senior medewerker financiële administratie Liquiditeitenplanningen rentevisie Per kwartaal Senior medewerker financiële administratie Teamleider financiële administratie en belastingen Beleidsplannen treasuryfunctie in de paragraaf financiering van de begroting Jaarlijks Senior medewerker financiële administratie Gemeenteraad Verantwoording treasuryactiviteiten in de paragraaf financiering van de jaarrekening Jaarlijks Senior medewerker financiële administratie Gemeenteraad Informatie aan derden (toezichthouder en CBS) zoals genoemd in artikel 8 Wet Fido Indien vereist Senior medewerker financiële administratie Derden Informatie over aangetrokken geldleningen Binnen 30 dagen na afsluiten Senior medewerker financiële administratie College van B&W Hoofdstuk7.Slotbepalingen Artikel17.Intrekken oude regeling Het “Treasurystatuut Het Hogeland 2019” wordt ingetrokken. Artikel18.Inwerkingtreding en citeertitel Dit treasurystatuut treedt in werking met terugwerkende kracht per 1 januari 2024. Dit statuut kan worden aangehaald als “Treasurystatuut Het Hogeland 2024”. Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Het Hogeland op 3 april 2024H.J. Bolding, voorzitterP. Norder, griffier