Ambtsinstructie voor de griffier gemeente Enschede 2024De raad van de gemeente Enschede; Gelezen het voorstel van de werkgeverscommissie, Gelet op: Artikel 107a, tweede lid en artikel 107e Gemeentewet besluit vast te stellen de volgende Ambtsinstructie voor de griffier gemeente Enschede 2024: Artikel1Definities Deze instructie verstaat onder: werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie, waaraan door de raad de werkgeversfunctie van de griffier is gedelegeerd griffie: de ambtelijke organisatie ter ondersteuning van de raad griffier: functionaris als bedoeld in art. 107a van de Gemeentewet presidium: een commissie als bedoeld in artikel 81, lid 1, van de Gemeentewet bestaande uit fractievoorzitters klein presidium: een subcommissie van het presidium als bedoeld in het bepaalde in art. 6 van de Verordening op het presidium van de raad raad: de raad van de gemeente Enschede raadscommissie: een door de raad ingestelde commissie als bedoeld in artikel 82, 83 en 84 van de Gemeentewet rekenkamer: de rekenkamer van de gemeente Enschede als bedoeld in artikel 81 van de Gemeentewet personeelsvertegenwoordiging (pvt): de taak van de pvt is overleggen met de griffier en de ondernemingsraad van de gemeente Enschede over het werk en de arbeidsomstandigheden. De pvt bestaat uit minstens 3 raadsgriffiemedewerkers. De leden van de pvt worden aangewezen door de medewerkers van de raadsgriffie (zie pagina 24) Artikel2Algemene taken en bevoegdheden griffier 1.De griffier is verantwoordelijk voor en bevordert goede en doelmatige ambtelijke bijstand aan de raad en kan bij de uitvoering daarvan een beroep doen op de gemeentelijke organisatie. De griffier voert hierover structureel overleg met de gemeentesecretaris en burgemeester en rapporteert eventuele knelpunten aan het raadspresidium. 2.De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad. 3.De griffier neemt besluiten namens de gemeenteraad, werkgeverscommissie en/of burgemeester op basis van delegatie- en mandaatbesluiten 4.De griffier verleent vanuit zijn wettelijke taak en deze ambtsinstructie gevraagd en ongevraagd advies en ondersteuning aan de gemeenteraad, de door de gemeenteraad ingestelde commissies, werkgroepen en de individuele leden. 5.De griffier is ten aanzien van de gemeenteraad verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van beleid, procedures en processen ten behoeve van democratische besluitvorming. 6.De griffier geeft ambtelijk leiding aan en draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet. 7.De griffier geeft ambtelijk leiding aan en draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a Gemeentewet. 8.De griffier verleent de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van vergaderingen van de gemeenteraad en raadscommissies. 9.De griffier bevordert de verhoudingen tussen de raad, het college, de ambtelijke organisatie en inwoners van de gemeente. 10.De griffier is verantwoordelijk voor de toegankelijkheid van de mogelijkheden tot het spreekrecht en de participatie in het voorbereidingstraject naar besluitvorming in de raadsvergadering. 11.De griffier is de vertrouwenspersoon voor de raads- en commissieleden en kan deze functie eventueel extern beleggen. Artikel3belangenbehartiger van de raad 1.De griffier maakt deel uit van de bestuurlijke driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris die zorgt voor voldoende onderlinge afstemming. 2.De griffier en de gemeentesecretaris voeren periodiek overleg over de raadsplanning, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen gemeenteraad en college. 3.De griffier voert als ambtelijk opdrachtgever periodiek overleg met de gemeentelijke accountant over onder andere de controle op de jaarrekening. 4.De griffier voert periodiek overleg met de raadsvoorzitter en/of de plaatsvervangend raadsvoorzitter en voor zover nodig met het Presidium over het bestuurlijk besluitvormingsproces en over de huishouding van de raad. 5.De griffier vertegenwoordigt de gemeenteraad in interne en externe overlegsituaties. 6.De griffier zet zich in om de toezichthoudende rol van de gemeenteraad richting gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen te versterken. Artikel4Arbeidsovereenkomsten en leidinggeven 1.De griffier is bevoegd, namens de raad, besluiten te nemen tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met, alsmede tot het uitoefenen van het werkgeverschap ten aanzien van, op de griffie werkzame medewerkers, zoals dit door de raad aan de griffier is gemandateerd. 2.De ‘arbeidsvoorwaardenregeling Enschede’, alsmede toekomstig door de gemeentesecretaris vastgestelde wijzigingen van de arbeidsvoorwaarden en CAO zijn overeenkomstig van toepassing op de op de griffie werkzame ambtenaren. Indien de griffier van oordeel is dat toepassing daarvan een ongewenste of onredelijke situatie oplevert, kan de griffier na overleg met de personeelsvertegenwoordiging en werkgeverscommissie besluiten hiervan af te wijken 3.De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de gemeentelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand. 4.De griffier is verantwoordelijk voor het waarborgen van de integriteit van de griffie en bevordert respectvol handelen en daarmee een gezond werkklimaat op de griffie. 5.De griffier geeft hiërarchisch leiding aan op de griffie gedetacheerde personen die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren en is opdrachtgever van inhuur via externe bureaus. 6.De griffier is verantwoordelijk voor het bedrijfsmatig functioneren van de griffie en pleegt voor een goede gezamenlijke bedrijfsvoering van de gemeente periodiek overleg met de gemeentesecretaris. 7.De griffier bevordert de bedrijfsvoering van de griffie en bevordert de duale bedrijfsvoering binnen de gemeente. Hij of zij ontvangt ambtelijke bijstand van faciliterende afdelingen zoals HR, ICT, financiën en facilitair. Hij of zij pleegt hierover overleg met de gemeentesecretaris. 8.De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, bevordert een gezonde financiële huishouding. 9.De griffier heeft regelmatig overleg met de voorzitter van de werkgeverscommissie. Artikel5Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1.De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol van de griffier ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren. 2.De griffier heeft als lid van de bestuurlijke driehoek periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester, de gemeentesecretaris en op afroep de plaatsvervangend voorzitter van de raad, tevens voorzitter van het presidium, inzake de coördinatie van beleids- en besluitvormingsprocessen, de zorgplicht goed bestuur (art 170 Gemeentewet) en de strategische opgaven van het gemeentebestuur. 3.De griffier en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg over het beleid ten aanzien van HRM en organisatieontwikkeling, gemeentelijke communicatie- en participatiebeleid, de kwaliteit van de (bestuurlijke) informatievoorziening, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college. Artikel6Agendering 1.De griffier ondersteunt het presidium, het klein presidium of andere door de raad in te stellen commissies bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raadscommissies en de raadsinformatiebijeenkomsten. 2.De griffier adviseert het presidium en het klein presidium of een ingediend voorstel rijp is voor agendering in de raad en controleert daartoe de voorstellen van de raad. 3.De griffier ondersteunt en adviseert het Presidium en het Klein Presidium ten aanzien van de (strategische) raadsplanning. Artikel7Bestuurlijke besluitvorming 1.De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. 2.De griffier bewaakt de tijdigheid en kwaliteit van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester aan de raad op basis van de leidraad informatievoorziening, het protocol voor geheimhouding en andere door de raad vast te stellen kaders. 3.De griffier beoordeelt de door het college aan de raad voorgelegde voorstellen, brieven en overige informatie op grond van de door of namens de raad vastgestelde kaders, richtlijnen en overige (werk)afspraken en beziet daarbij tevens of aan alle voor de raad relevante aspecten voldoende aandacht is besteed, zodat de raad zo goed mogelijk in staat wordt gesteld zijn kaderstellende en controlerende rol te vervullen. De griffier onderneemt nadere actie wanneer de hiervoor bedoelde toetsing daartoe aanleiding geeft. Hij zendt stukken - indien nodig - voor aanvulling en correctie retour. 4.De griffier bewaakt samen met de (bestuursadviseurs van
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.