Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor (Noordelijk Belastingkantoor)

Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk BelastingkantoorHET BESTUUR VAN HET NOORDELIJK BELASTINGKANTOOR; Gelet op de Algemene wet bestuursrecht, Hoofdstuk 10; het Burgerlijk Wetboek, Boek 7, Titel 10; de Wet op de collectieve arbeidsovereenkomst; de CAO Waterschappen; artikel 6 lid 6 Gemeenschappelijke Regeling Noordelijk Belastingkantoor, BESLUIT: Het Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen. Artikel1Begripsbepalingen In dit Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor wordt verstaan onder: Awb: Algemene wet bestuursrecht; Mandaat : de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten ex artikel 1:3 van de Awb te nemen en te ondertekenen; Volmacht : de bevoegdheid om namens een bestuursorgaan privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten; Bestuur: bestuur van de gemeenschappelijke regeling Noordelijk Belastingkantoor; Directie : de directeur van het Noordelijk Belastingkantoor; Opdrachtnemer: de publiekrechtelijke rechtspersoon Noordelijk Belastingkantoor; Opdrachtgever: de gemeenschappelijke regeling Noordelijk belastingkantoor; Klachtenfunctionaris: de medewerker die tot taak heeft om alle klachten jegens opdrachtgever conform klachtenreglement en -regelgeving af te handelen; Operationeel manager: de functionaris die belast is met de operationele leiding over de uitvoeringstaken van opdrachtnemer; Budget: een aan een budgethouder toegekend exploitatiebudget of investeringskrediet. Exploitatiebudget: één of meer exploitatieposten en/of ramingen, die in de begroting zijn opgenomen. Een exploitatiebudget kan ook bestaan uit een personeelsbudget. Investeringskrediet: een door het bestuur vastgesteld voorbereidings- of uitvoeringskrediet. Budgethouder: Degene die binnen de kaders van de begroting van opdrachtnemer gemachtigd is om financiële verplichtingen van privaatrechtelijke aard namens het Noordelijk Belastingkantoor aan te gaan. Subbudgethouder (inkoper): degene die binnen de kaders van de bevoegdheden van de budgethouder gemachtigd is om financiële verplichtingen van privaatrechtelijke aard namens het Noordelijk Belastingkantoor aan te gaan. Artikel2Mandaat aan Opdrachtnemer 1.Het Bestuur verleent mandaat en volmacht volgens het bij dit besluit behorende Bevoegdhedenregister, met inachtneming van onderstaande bepalingen aan de Directie, zijnde de opdrachtnemer. 2.Iedere gemandateerde en gevolmachtigde wordt geacht door het bestuur te zijn gemachtigd om in het kader van de uitoefening van de toegekende bevoegdheden het bestuur in en buiten rechte te vertegenwoordigen. 3.De ondertekening van besluiten, correspondentie en contracten die geen regeling vinden in het Bevoegdhedenregister geschiedt door de voorzitter van het Bestuur en de Directeur gezamenlijk. Artikel3Mandaat en ondermandaat 1.De Directie en de Klachtenfunctionaris (opdrachtnemer) is ingevolge het Bevoegdhedenregister bevoegd om namens het Bestuur (opdrachtgever) besluiten te nemen die in dat register zijn benoemd. In de omstandigheden als genoemd in het Bevoegdhedenregister heeft de Directie de bevoegdheid om ondermandaat te verlenen. Artikel4Vervanging bij afwezigheid In geval van afwezigheid van functionarissen, aan wie bij of krachtens het Besluit Mandaat en volmacht Noordelijk belastingkantoor bevoegdheden zijn toegekend, worden deze bevoegdheden conform de bepalingen uit bijlage 2 uitgeoefend door hun plaatsvervanger. Artikel5Instructies Naast de instructies zoals opgenomen in het Bevoegdhedenregister worden ten aanzien van de uitoefening van de (onder)gemandateerde bevoegdheden de volgende algemene instructies gegeven: Bij de uitoefening van de bevoegdheden wordt het daaromtrent gestelde bij of krachtens wetten, besluiten, verordeningen, circulaires, regelingen, aanwijzingen en richtlijnen van rijks-, provinciale en gemeentelijke wetgevers of bestuursorganen in acht genomen. Bij de uitvoering van de bevoegdheden wordt zorg gedragen voor een duidelijke, heldere, gestructureerde en tijdige vorm van communicatie die passend is bij de betreffende werkzaamheden en die aansluit bij de wensen van de mandaatverleners. De mandaatverlener kan de gemandateerde per geval of in het algemeen instructies geven ter zake van de gemandateerde of bij volmacht gegeven bevoegdheden. De reguliere administratieve procedures dienen door alle gemandateerden en gevolmachtigden te worden nageleefd. Het verzenden van stukken uit hoofde van dit besluit, zonder dat deze door het secretariaat zijn geregistreerd, is niet toegestaan. Bij de uitoefening van de bevoegdheden dient te worden gehandeld overeenkomstig de vastgelegde afspraken inzake de administratieve organisatie. Artikel6Aangaan financiële verplichtingen 1.Het aangaan van financiële verplichtingen dient schriftelijk te geschieden, in de vorm van een contract, bevestigingsbrief of (digitale) bestelbon. 2.In afwijking van het bepaalde in het eerste lid dient het aangaan van omvangrijke financiële verplichtingen als gevolg van (geplande) projectwerkzaamheden vooraf te worden overlegd met de opdrachtgever, waarna deze de directeur informeert. De directeur beoordeelt of de betreffende financiële verplichting door hem(haar)zelf wordt aangegaan, dan wel aan het bestuur dient te worden voorgelegd. 3.Financiële verplichtingen mogen slechts worden aangegaan voor zover het budget dat aan een budgethouder is toegekend, toereikend is. Bij een dreigende overschrijding van een exploitatiebudget of van een investeringskrediet meldt de budgethouder dit zo spoedig mogelijk aan de directeur. In een dekkingsvoorstel dient te worden aangegeven ten laste van welke post(en) de overschrijding dient te komen. Bij een dreigende overschrijding door een sub-budgethouder de sub-budgethouder gehouden dit zo spoedig mogelijk aan de budgethouder te melden. De budgethouder stelt een dekkingsvoorstel op. 4.De directeur is budgethouder en is als zodanig bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximumbedrag van € 50.000, -. 5.De directeur is daarnaast bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een bedrag hoger dan € 50.000, - mits het routine-investeringen betreft die in de begroting zijn opgenomen. 6.Subbudgethouders (inkopers) zijn bevoegd tot het aangaan van financiële verplichtingen tot een maximumbedrag van € 12.500, -. 7.De directeur wijst via een afzonderlijk besluit subbudgethouders aan. De Controller beheert een lijst van aangewezen subbudgethouders. 8.Facturering en betaling in het kader van de in lid 1 en 2 vermelde financiële verplichtingen geschiedt rechtsgeldig door de ondertekening van de opdrachten daartoe door de budgethouder. 9.Facturering en betaling in het kader van de in lid 1 vermelde financiële verplichtingen geschiedt rechtsgeldig door ondertekening van de budgethouder of de subbudgethouder (inkoper). Artikel7Beperkingen mandaat en volmacht 1.Het mandaat, het ondermandaat en de volmacht zoals opgenomen in het bijbehorende Bevoegdhedenregister heeft geen betrekking op het afdoen van onderwerpen die beleidsgevoelig zijn. 2.Onderwerpen worden geacht beleidsgevoelig te zijn indien: zij leiden tot een afwijking of uitbreiding van vastgesteld beleid; zij bestuurlijk gevoelig zijn; besluitvorming door het bestuur gewenst is; dit door het bestuur kenbaar is gemaakt. Artikel8Ondertekening 1.Een in het in (onder)mandaat genomen besluit wordt als volgt ondertekend: “Namens het Bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor, …. (naam en functie van de gemandateerde of gevolmachtigde)”. 2.De ondertekening door een plaatsvervanger is als volgt: “Namens het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor, … (naam plaatsvervanger), plaatsvervangend … (functie van de gemandateerde of gevolmachtigde)”. Artikel9Overgangsregelingen en datum inwerkingtreding Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 juni

1. Op die datum vervalt het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor van 12 maart
2. Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor. Bij dit besluit horen 2 bijlagen: Bijlage 1: Bevoegdhedenregister. Bijlage 2: Plaatsvervangerslijst. Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor van 13 mei
3. Namens deze, de voorzitter, de heer J. Bartelds de secretaris de heer H. JulsingBijlage1Bevoegdhedenregister, behorende bij het Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor Nr. Bevoegdheid Bevoegd orgaan Mandaat/Volmacht Ondermandaat of -volmacht toegestaan? Aanwijzing/clausulering ondermandaat of -volmacht 1 Het publiceren of beschikbaar stellen aan derden van besluiten of standpunten van het bestuur. Bestuur Directeur nee 2 Het voeren van correspondentie op ambtelijk niveau ter voorbereiding of afdoening van bestuurlijk overleg tussen (leden van) het bestuur. Bestuur Directeur nee 3 Het voeren van correspondentie ter uitvoering van de door het bestuur genomen besluiten. Bestuur Directeur ja Aan de operationeel manager. 4 Het voeren van niet-beleidsgevoelige correspondentie waarbij inlichtingen van feitelijke aard worden gevraagd of gegeven. Bestuur Directeur ja Aan de operationeel manager. Er dient bij het verstrekken van gegevens rekening te worden gehouden met de privacy van personen en rechtspersonen. 5 Het afdoen van niet-beleidsgevoelige zaken die tot de functie behoren. Bestuur Directeur ja Aan de operationeel manager. 6 De benoeming en het ontslag van medewerkers met een vaste aanstelling. Bestuur Directeur nee 7 De benoeming en het ontslag van medewerkers met een tijdelijke aanstelling. Bestuur Directeur ja Aan de operationeel manager 8 Het voorbereiden, aangaan en wijzigen van overeenkomsten, betreffende organisatiebrede personeelsaangelegenheden, zoals bijvoorbeeld het opzetten van een opleidingsplatform of het aangaan van een leaseovereenkomst met een leasemaatschappij voor bedrijfsauto’s. Bestuur Directeur nee Uitgezonderd zijn overeenkomsten met rechtspositionele gevolgen. 9 Het vaststellen van de functie -beschrijving en -waardering van medewerkers Bestuur Directeur nee Uitgezonderd zijn de functiebeschrijving en -waardering van de directeur. 10 Het beoordelen, alsmede het uitvoering geven aan rechtspositieregelingen van de medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor. Bestuur Directeur nee 11 Het afdoen van reiskostendeclaraties inzake woon-werkverkeer en dienstreizen van de medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor. Bestuur Directeur ja Aan de operationeel manager. 12 Het beslissen op verzoeken tot het volgen van opleidingen, bijscholingscursussen, symposia, thema- en studiedagen en excursies en tot het deelnemen in externe commissies en werkgroepen door de medewerkers van het Noordelijk Belastingkantoor. Bestuur Directeur ja Aan de operationeel manager. 13 Het verzorgen van aangiften en afdrachten loonbelasting, omzetbelasting, pensioenaanspraken en sociale verzekeringspremies. Bestuur Directeur ja Aan de Controller aan de organisatie c.q. functionaris die de salarisadministratie verzorgt m.b.t. aangiften en afdrachten loonbelasting, pensioenaanspraken en sociale verzekeringspremies. 14 Het voeren van correspondentie inzake Arbo-zaken. Bestuur Directeur ja Aan de HRM-adviseur. 15 Het in behandeling nemen van klachten die een gedraging van een bestuursorgaan, een bestuurslid of een medewerker van het Noordelijk Belastingkantoor betreffen. Bestuur Klachtenfunctionaris ja Directeur en teamleiders Teamleiders alleen voor wat betreft klachten m.b.t. medewerkers van het betreffende team. 16 Het beschikken over de post onvoorzien als die jaarlijks in de begroting wordt opgenomen. Bestuur Directeur nee Tot deze bevoegdheid behoort niet het beschikken ter dekking van een overschrijding van een investeringskrediet. 17 Het beslissen op verzoeken om financiële bijdragen van derden toe te wijzen tot een maximum bedrag van € 2.500, -. Bestuur Directeur nee Er dient een verband te bestaan tussen de taken van het Noordelijk Belastingkantoor en het doel dat met de verleende bijdrage wordt nagestreefd. 18 De aanwijzing en wijziging van subbudgethouders (inkopers). Bestuur Directeur ja Aan de budgethouder. Van de aanwijzing wordt in alle gevallen melding gedaan aan de directeur. 19 Het verlenen van toestemming tot overschrijding van een budget ten laste van het budget van een andere budgethouder, mits de som ervan budgetneutraal is en het resultaat dus de totale begroting blijft. Bestuur Directeur nee De Directeur meldt de verschuiving zo spoedig mogelijk aan de Controller. 20 Het treffen van voorbereidingen, aangaan van afspraken en adviseren in het kader van het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor, en het uitvoeren van het financieel beheer in de zin van het Financieel Reglement Noordelijk Belastingkantoor. Bestuur Directeur ja Aan de Controller . De bepalingen van het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor dienen hierbij in acht te worden genomen. 21 Het nemen van privaatrechtelijke invorderingsmaatregelen en het verrichten van betalingen voortvloeiende uit privaatrechtelijke rechten en verplichtingen van het Noordelijk Belastingkantoor. Bestuur Directeur ja Aan de Controller. Publiekrechtelijke invorderingsmaatregelen zijn van deze bevoegdheid uitgezonderd. 22 Het aangaan en wijzigen van verzekeringen, het geven van informatie ten behoeve van premievaststelling, alsmede het aanmelden en afwikkelen van claims van de verzekeringsmaatschappij. Bestuur Directeur Ja Aan de Controller . 23 Het uitvoeren van de deelfuncties risicobeheer, bedrijfsfinanciering, kasbeheer en debiteuren- en crediteurenbeheer zoals opgenomen in het Treasurystatuut Noordelijk Belastingkantoor. Bestuur Directeur ja Aan de Controller. 24 Het voorbereiden van en adviseren omtrent het treasurybeleid en de treasuryparagrafen in de jaarrekening en begroting. Bestuur Directeur ja Aan de Controller. 25 Het beslissen op verzoeken om in te stemmen met rechtstreeks beroep. Bestuur Directeur nee Met uitzondering van die gevallen waar de directeur zelf het primair besluit heeft genomen; deze worden door het bestuur afgedaan. 26 Het beslissen op aanvragen in het kader van de Wet Open Overheid. Bestuur Directeur ja Aan de Klachtenfunctionaris. 27 Het beslissen op aanvragen in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Bestuur Directeur nee 28 Het geheel of gedeeltelijk oninbaar verklaren van een belasting Bestuur Directeur nee 29 Het ondertekenen van verklaringen van vernietiging van archiefstukken en lijsten van te vernietigen documenten. Bestuur Directeur ja Aan de Controller. 30 Het aanpassen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid indien veranderde wet- en regelgeving (inclusief rechtspraak) deze aanpassingen vereisen (zoals bijvoorbeeld aangepaste drempelbedragen). Bestuur Directeur nee 31 Het voorbereiden en na besluitvorming verder uitvoeren van aanbestedingen betreffende de bedrijfsvoering van het Noordelijk Belastingkantoor Bestuur Directeur nee
4. Het initiëren en uitvoeren projecten in het kader van de bedrijfsvoering van het Noordelijk Belastingkantoor Bestuur Directeur nee 33 Het aanbieden van de kwartaalrapportages en de jaarrekening Bestuur Directeur nee Bijlage2:Plaatsvervangerslijst Behorende bij het Besluit Mandaat en Volmacht Noordelijk Belastingkantoor. Functionaris Plaatsvervanger Directeur Operationeel manager en vice versa Controller Directeur en operationeel manager Nader aangewezen inkopers Een inkoper van hetzelfde team dan wel een teammanager