Financiële verordening Noordelijk Belastingkantoor (Noordelijk Belastingkantoor)

Financiële verordening Noordelijk BelastingkantoorHET BESTUUR VAN HET NOORDELIJK BELASTINGKANTOOR; Gelet op artikel 212 van de Gemeentewet en artikel 108 van de Waterschapswet; Besluit: De verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid alsmede de regels voor financieel beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie van het Noordelijk Belastingkantoor vast te stellen onder gelijktijdige intrekking van het Financieel reglement vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor van 30 oktober 2017 Hoofdstuk1Inleidende bepalingen Artikel1Definities Deze verordening verstaat onder: administratie: het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van het Noordelijk Belastingkantoor en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd; bestuur: het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor; directeur: de directeur van het Noordelijk Belastingkantoor; programma: samenhangende weergave van beleidsdoelen, budgetten en prestaties zoals voorgeschreven in het besluit begroting- en verantwoordingsvoorschriften (BBV); team: iedere organisatorische eenheid binnen het Noordelijk Belastingkantoor met een rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur; Hoofdstuk2Begroting, meerjarenraming en verantwoording Artikel2Begroting, meerjarenraming en programma-indeling Het bestuur stelt de begroting, meerjarenraming en de programma-indeling vast. Artikel3Inrichting begroting en jaarstukken 1.In de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van: baten en lasten per programma; baten en lasten van de exploitatie; structurele en incidentele baten en lasten; de financiële bijdragen van de deelnemers. 2.In de jaarrekening wordt een overzicht gegeven van de realisatie van: baten en lasten per programma; baten en lasten van de exploitatie; structurele en incidentele baten en lasten; de financiële bijdragen van de deelnemers. 3.In de begroting wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie voor nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven. 4.In de jaarrekening wordt van de investeringen de uitputting van de geautoriseerde investeringskredieten en de actuele raming van de totale uitgaven weergegeven. Artikel4Autorisatie begroting, kredieten en begrotingswijzigingen 1.Het bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de totale baten per programma, de investeringskredieten alsmede de algemene dekkingsmiddelen. 2.Bij de begrotingsbehandeling geeft het bestuur aan voor welke nieuwe investeringen hij op een later tijdstip een apart voorstel voor autorisatie van het investeringskrediet wil ontvangen. De overige nieuwe investeringen worden bij de begrotingsbehandeling met het vaststellen van de financiële positie geautoriseerd. 3.Indien de directeur voorziet dat een geautoriseerd budget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, meldt de directeur dit in ieder geval aan het bestuur in de eerstvolgende rapportage als bedoeld in artikel 5 maar eerder indien de overschrijding daar naar zijn oordeel aanleiding toe geeft. De directeur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet met daarbij een voorstel voor dekking binnen de begroting. Indien dekking binnen de begroting niet mogelijk is, wordt een voorstel tot wijziging van de begroting opgesteld. 4.Voor alle investeringen in de loop van het begrotingsjaar die niet in de begroting zijn opgenomen, legt de directeur vooraf aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel en een voorstel voor het autoriseren van een investeringskrediet aan het bestuur voor. Artikel5Kwartaalrapportage 1.De directeur informeert het bestuur door middel van een rapportage per kwartaal over de realisatie van de begroting van het Noordelijk Belastingkantoor. 2.De directeur biedt de kwartaalrapportage aan het bestuur aan binnen zes weken na afloop van het kwartaal dan wel in de eerstvolgende bestuursvergadering 3.In de kwartaalrapportage worden afwijkingen op de ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht. Hoofdstuk3Rechtmatigheidsverantwoording Artikel6Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording 1.Het bestuur stelt vast op welke wijze hij door middel van de paragraaf bedrijfsvoering van de begroting en de jaarstukken, naast de verplichte onderdelen van deze paragraaf, wil worden geïnformeerd over rechtmatigheid. 2.In de rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening rapporteert de directeur aan het bestuur over afwijkingen met een verantwoordingsgrens 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves. 3.In de paragraaf bedrijfsvoering worden de geconstateerde afwijkingen (fouten of onduidelijkheden) groter dan 1% van de totale lasten, inclusief de dotaties aan de reserves, nader toegelicht. Artikel7Voorwaardencriterium 1.Het voorwaardencriterium is het criterium van rechtmatigheid, dat betrekking heeft op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur. 2.De directeur biedt het bestuur jaarlijks ter vaststelling een normenkader rechtmatigheid aan. Dit kader bestaat uit alle relevante (interne) wet- en regelgeving waaruit financiële beheershandelingen kunnen voortvloeien. Artikel8Begrotingscriterium 1.Het begrotingscriterium is een criterium van rechtmatigheid dat betrekking heeft op de grenzen van de baten en lasten in de door het bestuur geautoriseerde begroting van exploitatie en investeringskredieten en de hiermee samenhangende programma’s, waarbinnen de financiële beheershandelingen tot stand moeten zijn gekomen. 2.De begrotingsrechtmatigheid wordt beoordeeld op het niveau waarop de begroting door de raad is geautoriseerd, zoals is opgenomen in artikel

1. 3.Bij investeringsprojecten wordt de begrotingsrechtmatigheid beoordeeld op het niveau van het totaal gevoteerde kredietbedrag. Een overschrijding van het jaarbudget, passend binnen het totaal bedrag van het krediet, wordt daarmee als rechtmatig beschouwd. 4.Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Afwijkingen worden als acceptabel aangemerkt in de volgende situaties: Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren. De overschrijding is geautoriseerd door middel van de vaststelling van een tussentijdse rapportage. Lid a t/m b zijn tevens van toepassing indien sprake is van een onderschrijding van de begroting. Bij afwijkingen van de begroting (onderschrijdingen van de laten en/of over- en onderschrijdingen van de baten) die in de laatste drie maanden van het begrotingsjaar zijn ontstaan en die niet zijn opgenomen in de 3e kwartaalrapportage exploitatie Noordelijk Belastingkantoor is sprake van tijdige melding als deze afwijkingen bij de jaarrekening worden gemeld en toegelicht. 5.Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen het bestaande beleid van het Noordelijk Belastingkantoor, worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Hoofdstuk4Financieel beleid Artikel9Waardering & afschrijving vaste activa 1.De directeur doet voorstellen aan het bestuur met betrekking tot de wijze waarop vaste activa worden gewaardeerd en afgeschreven. 2.Het bestuur stelt de regels vast voor de waardering en afschrijving op vaste activa. Artikel10Reserves en voorzieningen 1.De directeur biedt het bestuur jaarlijks in de begroting en de jaarrekening een overzicht van de reserves en voorzieningen aan. 2.Dit overzicht bevat, voor zover van toepassing, in ieder geval: het doel, de actualiteitswaarde en de omvang van de reserves; het doel, de actualiteitswaarde en de omvang van voorzieningen; de relatie met het weerstandsvermogen en de weerstandscapaciteit. Artikel11Financieringsfunctie 1.De directeur zorgt bij het uitoefenen van de financieringsfunctie voor: het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma’s binnen de door het bestuur vastgestelde kaders van begroting uit te voeren; het beheersen van de risico’s verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico’s, koersrisico’s en kredietrisico’s; het beperken van de kosten van leningen en het bereiken van een voldoende rendement op uitzettingen; het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities. 2.De directeur neemt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie de richtlijnen in acht, zoals opgenomen in het Treasury statuut Noordelijk Belastingkantoor. Hoofdstuk5Financieel beheer en interne controle Artikel12Administratie De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor: het sturen en beheersen van activiteiten en processen van het Noordelijk Belastingkantoor als geheel en van de teams; het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, schulden en contracten c.a.; het verschaffen van informatie over de besteding van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en de ter zake geldende wet- en regelgeving; de controle op de registratie van gegevens als zodanig en de verantwoording zoals bedoeld in onderdeel d. Artikel13Interne controle 1.De directeur zorgt ten behoeve van de jaarrekening, de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor een adequate controle op de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheersmaatregelen. 2.De adviseur interne controle is verantwoordelijk voor de uitvoering van en de rapportage over de interne controle. De rapportage wordt vastgesteld door het managementteam. 3.Indien daartoe aanleiding is neemt de directeur maatregelen tot herstel. Artikel14Misbruik en oneigenlijk gebruik De directeur is verantwoordelijk voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen van het Noordelijk Belastingkantoor. Hoofdstuk6Financiële organisatie Artikel15Financiële organisatie 1.De directeur draagt zorg voor en legt vast: dat de financiële organisatie eenduidig is ingedeeld; dat taken, functies, bevoegdheden en verantwoordelijkheden adequaat zijn gescheiden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd; dat mandaten en volmachten zijn verleend voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten; de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening van de financieringsfunctie; de kostenverdeelsleutels voor het eenduidig toewijzen van de lasten en baten aan de producten en de programma’s. 2.De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van functionarissen die kunnen beschikken over budgetten zijn geregeld in het Mandaatbesluit Noordelijk Belastingkantoor. Hoofdstuk7Slotbepaling Artikel16Inwerkingtreding en citeertitel 1.Dit reglement treedt in werking met terugwerkende kracht op 1 januari
2. 2.Dit reglement wordt aangehaald als: Financiële verordening Noordelijk Belastingkantoor Aldus vastgesteld in de vergadering van het bestuur van het Noordelijk Belastingkantoor van 13-05-2024Namens deze,de voorzitter, de heer J. Bartelds de secretaris, de heer H. Julsing.