Archiefverordening Gemeente Heerde 2024 (Heerde)

Archiefverordening Gemeente Heerde 2024De Raad van de gemeente Heerde; gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heerde d.d. 19 maart 2024 gelet op artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995; overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop besluit vast te stellen de: Archiefverordening gemeente Heerde 2024 1.Algemene bepalingen Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet door burgemeester en wethouders aangewezen archiefbewaarplaats c. archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte d. archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris in casu de streekarchivaris zoals benoemd volgens artikel 2, lid 2 van de Gemeenschappelijke Regeling Streekarchief Epe, Hattem en Heerde. e. beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen, bewaard, geordend en geraadpleegd. g. wet: de Archiefwet 1995 2.De zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit. Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijke bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit kan worden gewaarborgd. Artikel3Informatiebeleid Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor samenhang tussen het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel4Personeel Het college van burgemeester en wethouders dragen zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle gemeentelijke archiefbescheiden en documentaire verzamelingen, ongeacht hun vorm. Artikel5Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel6Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgenomen voor de voorziene kosten van het onderhoud van de archieven. Artikel7Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archievenbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel9Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archievenbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen aan de archivaris. Artikel10Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. Artikel11Archiefbeheer derden Burgemeester en wethouders zien erop toe dat, bij gemeenschappelijke regelingen of bij deelname door de gemeente in privaatrechtelijke rechtspersonen die publiekrechtelijke taken uitvoeren, het beheer van archiefbescheiden bij deze regelingen en rechtspersonen volgens de bepalingen in de wet wordt uitgevoerd. Artikel12Verantwoording Burgemeester en wethouders doen jaarlijks aan de raad verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van artikel 30 van de wet. Zij overleggen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 3.Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel13Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel14Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel15Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene die met het toezicht is belast, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel16Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel17Informatie archivaris De archivaris geeft informatie over de resultaten over van de uitoefening van toezicht. Indien noodzakelijk wordt ook het college van burgemeester en wethouders geïnformeerd. De archivaris geeft aan welke handelingen en voorzieningen in strijd zijn met de geldende wetgeving en welke verbeterings- en/of herstelmaatregelen moeten worden genomen. Artikel18Verslag archivaris De archivaris brengt jaarlijks verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats als ook over de wijze waarop de uitvoering van het toezicht op het beheer heeft plaatsgevonden. Artikel19Advies archivaris De archivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen c.q. onderdelen die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats. Artikel20Wijzigen De beheerder doet aan de archivaris tijdig mededeling van het voornemen een voorstel te doen tot: Opheffing, samenvoeging of splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon Bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijke archiefruimte Verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden Ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem Voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen 4.Slotbepalingen Artikel21Intrekking oude verordening De Archiefverordening van de gemeente Heerde 11 april 2016, zoals vastgesteld in de vergadering van de raad van de gemeente Heerde van 11 april 2016 wordt ingetrokken, gelijktijdig met de inwerkingtreding van deze verordening. Artikel22Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking na bekendmaking. Artikel23Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Heerde 2024. Aldus besloten in de openbare raadsvergadering van 27-05-2024.griffier, voorzitter,