Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen (Heerenveen)

Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad HeerenveenDe raad van de gemeente Heerenveen Gelet op artikel 84, 87, 147 en 149 Gezien de circulaire benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester, uitgave oktober 2017 Gezien de handreiking burgemeesters, benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, uitgave december 2020 Besluit: Vast te stellen de “Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen” Artikel1Begripsbepalingen In deze verordening wordt verstaan onder: Gesprek: klankbordgesprek van de raad met de burgemeester; Commissie: commissie die door de raad is benoemd om de klankbordgesprekken te voeren; Voorzitter: voorzitter van de commissie zoals bedoeld onder 2; Referenten: derden die de commissie kunnen informeren over het werk van de burgemeester waaronder wethouder(s), gemeentesecretaris, griffier, collega-bestuurders, ondernemers, politiefunctionaris, officier van justitie, ambtenaren en/of samenwerkingspartners; Commissaris: commissaris van de Koning in de provincie Friesland Artikel2Algemene bepalingen 1.De raad voert gesprekken met de burgemeester en stelt daarvoor een commissie in. 2.De commissie voert eens per jaar een gesprek. 3.Indien de leden van de commissie en/of de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt de commissie tussentijds een gesprek. 4.In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats. Artikel3Procedure en tijdschema 1.De griffier agendeert en organiseert de gesprekken. 2.De gesprekken worden gevoerd voorafgaand aan de gesprekken die de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft. 3.De griffier onderhoudt hiertoe de contacten met het Kabinet van de commissaris van de Koning. Artikel4Samenstelling commissie 1.De commissie bestaat uit maximaal zoveel raadsleden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn en wordt benoemd door de gemeenteraad. 2.Iedere fractie kan uit haar midden een raadslid voordragen ter benoeming door de raad. 3.De commissie kent geen plaatsvervangende leden, tenzij vervanging wegens langdurige afwezigheid aan de orde is. De vervanger wordt benoemd op voordracht van de raadsfractie. 4.Een lid van de commissie houdt op lid te zijn op het moment dat hij geen lid meer is van de gemeenteraad, op eigen verzoek of als de raad van oordeel is dat het lid niet langer geschikt is de functie van lid van de commissie te vervullen. 5.De commissiesamenstelling geldt voor de duur van de zittingsperiode van de raad. 6.De commissie laat zich bijstaan door de griffier. 7.De commissie kan zich laten bijstaan door een (externe) adviseur. Artikel5Voorzitterschap van de commissie 1.De commissie wijst uit haar midden één van de leden aan als voorzitter. 2.Bij verhindering van de voorzitter benoemd de commissie uit zijn midden een tijdelijk voorzitter. 3.De voorzitter leidt het gesprek, waarborgt het open en lerende karakter van het gesprek, waakt voor politiek geladen bijdragen en let op de gelijkwaardigheid van het gesprek. 4.De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als contactpersoon en als woordvoerder naar buiten. 5.De commissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Artikel6Geheimhouding 1.De commissie legt in elke vergadering, met toepassing van artikel 84 en 87 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens de gesprekken. 2.De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3.Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van hun eigen kennis en ervaring, informatie van andere raadsleden, openbare bronnen en voor dit doel, in samenspraak met de burgemeester, vertrouwelijk verkregen informatie van referenten. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is uitgesloten. 4.De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken, aan raadsleden die geen lid zijn van de commissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7 lid 1 en artikel 9 lid

1. 5.De commissie, noch de raad zal de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, opheffen. 6.De commissie treft, met inachtneming van artikel 10 van deze verordening, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijd van de gesprekken. 7.De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht. 8.De geheimhouding is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de referenten en een mogelijk externe gespreksleider. Artikel7Voorbereiding van het gesprek 1.De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de voorgaande verslagen in te zien. 2.De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3.De commissie bepaalt tijdig, voor het opstellen van de agenda, in samenspraak met de burgemeester, welke referenten zullen worden geraadpleegd, welke informatie aan hen zal worden gevraagd en op welke wijze deze informatie zal worden verwerkt. Artikel 6 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing. Van ieder gesprek wordt een verslag opgemaakt, dat als inbreng dient bij het klankbordgesprek. 4.Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging: die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 5.Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee. 6.Bij verhindering van meer dan twee leden van de commissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Artikel8Het gesprek 1.Het gesprek vindt plaats in beslotenheid. 2.Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de commissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3.Uitgangspunt bij het gesprek gedurende de ambtstermijn is de profielschets waarop de burgemeester is (her)benoemd, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. 4.De volgende onderwerpen komen tijdens het gesprek aan bod: Terugblik op gemaakte afspraken voorgaand gesprek Reflectie op profielschets/rollen burgemeester Reflectie op rollen raad Toekomstverkenning Gemeentelijke ontwikkelingen Gevolgen van ontwikkelingen voor invulling ambt burgemeester/gemeenteraad Afspraken Artikel9Verslaglegging 1.Van het gesprek wordt een verslag gemaakt. Het gespreksverslag wordt niet openbaar gemaakt. 2.Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3.Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4.De griffier stelt het verslag in conceptvorm en het verslag wordt door de voorzitter van de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 5.Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd. 6.De verslagen van de gevoerde gesprekken wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester. Artikel10Archivering 1.De griffier draagt zorg voor een vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het origineel van het vastgestelde verslag. 2.Archivering gebeurt volgens de eisen die de Archiefwet stelt. 3.De leden van de commissie zorgen dat alle stukken waarover zijzelf beschikken in het kader van de gesprekken, onmiddellijk worden vernietigd. 4.Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Artikel11Onvoorziene gevallen 1.In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet of wanneer twijfel bestaat over de toepassing van deze verordening, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter. Artikel12Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze regeling treedt in werking op de dag na bekendmaking. 2.Op dat moment vervalt de verordening “Functioneringsgesprek burgemeester gemeente Heerenveen” van 28 november
2. Artikel13Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: “Verordening klankbordgesprekken burgemeester en gemeenteraad Heerenveen”. Aldus vastgesteld in de vergadering van 28 maart 2024 De griffier, Mevrouw L. Roest-Jonkers De voorzitter, mevrouw M.A. Fokkens-Kelder