Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008 (Bloemendaal)

Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008 HoofdstukBegripsomschrijvingen Artikel1 In deze verordening wordt verstaan onder: gesprekken: evaluatiegesprekken namens de raad met de burgemeester; evaluatiecommissie: de evaluatiecommissie bedoeld in artikel 2; adviseurs: wethouder(

1. s)of gemeentesecretaris die de commissie van informatie voorzien; commissaris: commissaris van de Koningin in de provincie. Algemene bepalingen Artikel2 1.De raad stelt een evaluatiecommissie in, die gesprekken voert met de burgemeester. 2.De evaluatiecommissie voert ten minste drie gesprekken per ambtsperiode. Procedure en tijdschema Artikel3 1.De griffier agendeert en organiseert de evaluatiegesprekken. 2.Drie van de gesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft. Samenstelling commissie Artikel4 1.De raad kiest de evaluatiecommissie uit zijn midden, in beginsel ten minste acht weken voor het formele gesprek bedoeld in artikel 3, lid 2. 2.De evaluatiecommissie bestaat uit maximaal de fractievoorzitters uit de raad 3.De raad benoemt geen plaatsvervangende leden. 4.Bij ziekte of langdurige afwezigheid van een commissielid kiest de raad een vervanger. 5.De evaluatiecommissie laat zich bijstaan door de griffier. 6.De evaluatiecommissie kan zich laten informeren door wethouder(
2. s)en gemeentesecretaris. Voorzitterschap van de evaluatiecommissie Artikel5 1.De evaluatiecommissie wijst uit haar midden een van de leden aan als voorzitter. 2.De voorzitter leidt het gesprek. 3.De voorzitter treedt, voor zover nodig, op als woordvoerder. 4.De evaluatiecommissie kan zich laten bijstaan door een externe gespreksleider. Geheimhouding Artikel6 1.De evaluatiecommissie legt in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de verslagen en het behandelde tijdens het gesprek of de vergadering. 2.De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan. 3.Betrokkenen voorkomen dat op enigerlei wijze de vertrouwelijkheid en geheimhouding in gevaar komt. In de voorbereiding kunnen betrokkenen daarom alleen gebruik maken van eigen kennis en ervaring, van openbare bronnen en van voor dit doel vertrouwelijk verkregen informatie van de adviseurs. Het op andere wijze inwinnen van inlichtingen of informatie of overleg met derden is niet toegestaan. 4.De evaluatiecommissie en haar leden verstrekken geen inzage in de verslagen noch informatie daarover en over het behandelde tijdens de gesprekken aan raadsleden die geen lid zijn van de evaluatiecommissie, noch aan anderen, behoudens het bepaalde in artikel 7, lid 1 en artikel 9, lid 4. 5.De evaluatiecommissie, noch de raad heft de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, op. 6.De evaluatiecommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van documenten, voeren van de correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 7.De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de evaluatiecommissie van kracht. 8.Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier, de adviseurs en de externe gespreksleider. Voorbereiding gesprek Artikel7 1.De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, het voorgaand evaluatieverslag in te zien. 2.De leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren. 3.Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de evaluatiecommissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en bespreekpunten. 4.Het commissielid dat niet in staat is het gesprek bij te wonen, deelt dit tijdig mee. 5.Bij verhindering van meer dan één lid van de evaluatiecommissie zorgt de griffier voor een nieuwe afspraak. Het gesprek Artikel8 1.De gesprekken en de vergaderingen vinden plaats in beslotenheid. 2.Tijdens het gesprek hebben zowel de leden van de evaluatiecommissie als de burgemeester de mogelijkheid hun mening over en ervaringen met de geagendeerde bespreekpunten toe te lichten. 3.Uitgangspunt bij het gesprek is de profielschets waarop de burgemeester is benoemd. 4.De volgende onderwerpen worden tijdens het gesprek besproken: a.de burgemeester als voorzitter van de raad en zijn rol in het presidium of overleg met de fractievoorzitters; de burgemeester in het proces van dualisme; de burgemeester als voorzitter van het college; de burgemeester als coördinator van beleid, kwaliteitsbewaker met toepassing van artikel 170 Gemeentewet; e.de burgemeester die invulling geeft aan de eigen portefeuille, waaronder de handhaving van de openbare orde en veiligheid; de burgemeester en zijn contacten met de inwoners, organisaties en bedrijven; de burgemeester als ambassadeur en gezicht van de gemeente in de regio, provincie, rijk en Europa; h.de burgemeester en zijn contacten met ambtenaren, met name de gemeentesecretaris, de griffier en het management van de gemeentelijke organisatie; de burgemeester en zijn nevenfuncties en integriteit; de burgemeester en zijn, aan de profielschets gerelateerde, competenties. 5.In een tweede deel van het gesprek kan worden gesproken over de ontwikkelingen van de gemeente. Verslaglegging Artikel9 1.Door de griffier wordt het evaluatieverslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de evaluatiecommissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld. 2.Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek. 3.Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene. 4.Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd. Archivering Artikel10 1.De griffier draagt zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. 2.Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de griffier vernietigd. Slotartikelen Artikel11 Deze verordening treedt in werking één dag na de bekendmaking ex artikel 139, tweede lid van de Gemeentewet en vervalt per 1 januari 2009. Artikel12 Deze verordening wordt aangehaald als Verordening Evaluatiegesprekken burgemeester en raad Bloemendaal 2008. Aldus besloten in de openbare vergadering Van de raad der gemeente Bloemendaal, gehouden op 29 mei 2008. W.H. de Gelder , voorzitter. H.W. de Vries , griffier Gepubliceerd in het Weekblad Kennemerland Zuid d.d. 12 juni 2008. In werking: 13 juni 2008. Vervallen: 1 januari 2009. TOELICHTING AlgemeenDe verordening is bedoeld als een hulpmiddel. Deze helpt om het proces van evaluatiegesprekken tussen de burgemeester en de raad structureel en transparant te maken. Artikel 2Lid 2 geeft een bandbreedte voor het aantal te voeren gesprekken tijdens de ambtsperiode van een burgemeester van 6 jaar. De commissaris van de Koningin voert gedurende die termijn 3 voortgangsgesprekken met de burgemeester. De raad zou in ieder geval voorafgaand aan die gesprekken, dus drie maal per ambtsperiode, een evaluatiegesprek met de burgemeester moeten voeren. Het verdient echter aanbeveling dat de raad een hogere frequentie aanhoudt. Een jaarlijks evaluatiegesprek met de burgemeester en de raad heeft als voordeel dat de gesprekken over een kortere periode gaan waarbij – tijdens een formeel moment - zowel de burgemeester als de raad regelmatiger van elkaar horen hoe over elkaars functioneren wordt gedacht. Artikel 3Lid 2: ‘Drie van de gesprekken worden gevoerd vier weken voorafgaand aan de voortgangsgesprekken die de commissaris van de Koningin met de burgemeester heeft’. De termijn van vier weken is gekozen om voldoende tijd te hebben om het verslag van het evaluatiegesprek op te stellen en door de gesprekdeelnemers te laten vaststellen (zie artikel 9 van de verordening). De burgemeester heeft dan binnen een redelijke termijn duidelijkheid en het verslag kan vervolgens dienen als basis voor het voortgangsgesprek dat de commissaris van de Koningin met de burgemeester voert. Artikel 4In lid 1 wordt in afwijking van de voorbeeld-verordening over een termijn van in beginsel acht weken gesproken. Zonder deze toevoeging zou de verkiezing van een evaluatiecommissie dit jaar misschien wel eens te laat kunnen zijn geweest. In lid 2 er is gekozen voor de commissie uit maximaal de fractievoorzitters uit de raad te laten bestaan. De commissie mag dus ook kleiner van omvang zijn. Het Presidium stelt voor de commissie uit alle fractievoorzitters