Verordening op het audit-comité gemeente Goirle (Goirle)

Verordening op het audit-comité gemeente Goirle Paragraaf1Algemene bepalingen Artikel1.Definities In deze verordening wordt verstaan onder: de wet: de gemeentewet; de raad: de gemeenteraad; burgerraadslid: door de raad overeenkomstig artikel 7a van het Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van Goirle 2021 aangewezen burgerraadsleden, niet zijnde raadsleden; de voorzitter: de voorzitter van het audit-comité; het college: het college van burgemeester en wethouders; de accountant: de in de controleverordening gemeente Goirle bedoelde accountant, die belast is met de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening; het controleprotocol: de jaarlijkse schriftelijke opdracht van de gemeenteraad aan de accountant inzake de controle van de jaarrekening. In het controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere kaders voor de inhoud van het onderzoek. Het protocol bevat concrete aanwijzingen voor de reikwijdte van de accountantscontrole, de normstellingen en de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. Artikel2.Instelling 1.Er is een werkgroep ten behoeve van de raad, genaamd het audit-comité; 2.Het audit-comité is onder meer belast met voorbereiding van de uitoefening van de taken van de raad als bedoeld in de controleverordening ex artikel 213 van de Gemeentewet Artikel3.Samenstelling 1.Het audit-comité bestaat uit vijf leden en drie plaatsvervangers. 2.Raadsleden en burgerraadsleden kunnen benoemd worden als lid. Een meerderheid van het aantal leden is raadslid. 3.De leden van het audit-comité worden aan het begin van een nieuwe zittingsperiode van de raad door de raad benoemd. 4.De fractievoorzitters dragen hiervoor kandidaten aan en doen daarvan opgave aan de griffier. 5.De zittingsperiode eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad. 6.Hij/zij die ophoudt raadslid of burgerraadslid te zijn kan geen lid meer van de audit-comité zijn. 7.De raad is bevoegd, al dan niet op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd, een lid te ontslaan. 8.Een lid, de voorzitter en hun plaatsvervangers kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de voorzitter van de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd. 9.De portefeuillehouder financiën en de controller zijn adviserend lid van het audit-comité. 10.De accountant, de voorzitter van de Rekenkamercommissie, de gemeentesecretaris of, in overleg met de gemeentesecretaris, andere ambtenaren kunnen als adviseur bij het audit-comité worden uitgenodigd. Artikel4.Voorzitter Het audit-comité wijst uit zijn midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter aan. Artikel5.Secretaris Het secretariaat van het audit-comité wordt verzorgd door de griffier. ParagraafIITaak audit-comité Artikel6. De audit-comité heeft de volgende taken: Het in overleg met college en controller voorbereiden van de aanbesteding van de accountantscontrole en selectieprocedure van de accountant. Het adviseren aan de raad m.b.t. de te benoemen accountant. De voorbereiding en advisering aan de raad met betrekking tot de jaarlijkse opdrachtverlening aan de accountant vervat in een programma van eisen en het formuleren van een eventuele bijzondere opdracht. Het voeren van overleg met de accountant op verzoek van de raad, van het comité zelf, dan wel op verzoek van de accountant waarbij in ieder geval overlegd wordt over:

1. a)het concept-programma van eisen en de eventuele bijzondere opdracht
2. b)de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen
3. c)tussentijds rapportage (managementletter)
4. d)evaluatie functioneren accountant. Het voorbereiden van de selectieprocedure van leden van de Rekenkamercommissie en advisering aan de raad over de (her)benoeming. Het namens de raad voeren van overleg met accountant, Rekenkamercommissie, college en controller om de diverse controlerende taken, met behoud van de eigen verantwoordelijkheden, zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. Gevraagd en ongevraagd adviseren over de verbetering van planning en control. Volgen van de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen uit rapportages van de accountant, de Rekenkamercommissie, eventuele eigen onderzoeken van de raad en onderzoeken op basis van artikel 213a van de Gemeentewet. ParagraafIIIWerkwijze audit-comité Artikel7.Oproepen/vaststellen van de agenda/openbaarheid vergaderingen 1.De vergaderingen zijn niet openbaar, maar als geagendeerde onderwerpen daarom vragen, kan de voorzitter bepalen dat een vergadering openbaar is. 2.Het audit-comité vergadert zo dikwijls als de voorzitter het nodig oordeelt of het door ten minste twee leden schriftelijk met opgaaf van redenen wordt gevraagd. 3.De voorzitter bepaalt in overleg met de griffier de voorlopige agenda van de vergadering. 4.Deze agenda wordt 10 dagen voor de vergadering toegezonden aan de leden van het audit-comité. Aan de overige leden van de raad, alsmede het college, wordt eveneens een afschrift van de agenda toegezonden. 5.Het audit-comité stelt bij aanvang van de vergadering de definitieve agenda vast. Artikel8.Verslaglegging 1.Van ieder besproken onderwerp in een vergadering wordt, onder de zorg van de griffier een verslag opgesteld. 2.Het verslag bevat een beknopte zakelijke weergave van het besprokene. 3.Aan de overige leden van de raad, alsmede het college, wordt eveneens een afschrift van het verslag toegezonden. Artikel9.Advisering 1.Het audit-comité stelt een voorstel op waarin adviezen genoemd in artikel 6 zijn opgenomen. 2.Het audit-comité streeft naar advisering bij algemene stemmen, waar sprake is van minderheidsstandpunten worden deze gemotiveerd toegelicht. 3.Het college wordt daarbij de gelegenheid geboden om schriftelijk te reageren op de bevindingen en de adviezen van het audit-comité. Deze schriftelijke reactie maakt eveneens onderdeel uit van de beraadslaging in de raad. 4.Het college legt het raadsvoorstel door tussenkomst van de Regiegroep en een oordeelsvormende raadsbijeenkomst, voor aan de raad. Artikel10.Uitleg regeling Bij twijfel over de betekenis of de toepassing van deze regeling en in gevallen waarin deze regeling niet is voorzien, beslist de voorzitter van het audit-comité. Artikel11.Citeertitel Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam “verordening op het audit-comité gemeente Goirle” Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Goirle van 23 september 2008. , de voorzitter , de griffier