Verordening ambtelijke bijstand Apeldoorn (Apeldoorn)

Verordening ambtelijke bijstand ApeldoornDe raad van de gemeente Apeldoorn; gelezen het voorstel nummer 77-2024 d.d. 7 juni 2024; gelet op artikel 33, derde lid, van de Gemeentewet; besluit vast te stellen de Verordening ambtelijke bijstand Apeldoorn; Paragraaf1.Algemene bepalingen Artikel1.Definities 1.In deze verordening wordt verstaan onder: ambtelijke bijstand: bijstand, verleend door onder het gezag van het college werkzame ambtenaren; bijstand: ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere ondersteuning niet zijnde een verzoek om informatie; fractie: fractie als bedoeld in artikel 6 van het Reglement van Orde van de raad; fractie-assistent: fractie-assistent als bedoeld in artikel 1 van de Verordening fractieassistentie; geringe omvang: een dusdanig omvang dat de taakuitoefening van de betreffende ambtenaar niet aanmerkelijk wordt belemmerd en het schriftelijke advies en/of de ambtelijke bijstand binnen aanvaardbare proporties blijft; portefeuillehouder; het collegelid dat conform de portefeuilleverdeling van het college is belast met het onderwerp waarop de vraag om feitelijke informatie of ambtelijke bijstand betrekking heeft. 2.In deze verordening wordt mede verstaan onder raadslid: fractievertegenwoordiger. 3.Individuele (raads)leden van een commissie kunnen geen beroep doen op deze verordening. Paragraaf2.Verzoeken om informatie of bijstand Artikel2.Verzoek om informatie 1.Een raadslid kan een onder het gezag van het college werkzame ambtenaar verzoeken om: feitelijke informatie van geringe omvang; mondelinge objectieve toelichting of uitleg ten aanzien van overwegend technische, inhoudelijke informatie waar geen politiek-bestuurlijke duiding aan is gegeven; inzage in bij burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende openbare, schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat; een afschrift van bij burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende openbare, schriftelijke stukken en ander materiaal dat gegevens bevat. 2.Een verzoek bedoeld in het eerste lid kan namens een raadslid gedaan worden door een fractie-assistent, voor zover het openbare informatie betreft. 3.De ambtenaar bedoeld in het eerste lid verstrekt zo spoedig mogelijk de verzochte openbare informatie, voor zover deze daarover kan beschikken, aan het raadslid. 4.Verzoeken om informatie of mondeling advies van de raad of leden van de raad worden rechtstreeks gericht aan de betreffende ambtenaar. De ambtenaar stelt hiervan de portefeuillehouder en zo nodig de gemeentesecretaris op de hoogte. 5.Het raadslid kan de griffie verzoeken de informatie te delen met de raad. 6.Indien een verzoek om informatie als bedoeld in het eerste lid door de betreffende medewerker wordt geweigerd, omdat er bijvoorbeeld geheimhouding of een ingevolge de Wet open overheid niet openbare status op de informatie rust, maakt het raadslid dat om informatie heeft verzocht hiervan melding bij de griffier. De griffier stelt de gemeentesecretaris van deze weigering in kennis en verzoekt de gemeentesecretaris het verzoek om informatie aan het college voor te leggen. Het college beslist zo spoedig mogelijk. Artikel3.Verzoek om ambtelijke bijstand 1.Een raadslid kan een onder het gezag van het college werkzame ambtenaar verzoeken om ambtelijke bijstand van geringe omvang of schriftelijk advies (zgn. kleine ambtelijke bijstand). Een verzoek kan namens een raadslid gedaan worden door een fractie-assistent. De verzochte bijstand of het schriftelijk advies wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de ambtenaar in redelijkheid kan worden gevergd. Als de ambtenaar de verzochte bijstand of het schriftelijk advies niet kan verlenen, treedt de ambtenaar in overleg met de gemeentesecretaris. 2.Een raadslid kan de griffier verzoeken om ambtelijke bijstand die niet van geringe omvang is (zgn. grote ambtelijke bijstand). Een verzoek kan niet namens een raadslid gedaan worden door een fractie-assistent. De verzochte ambtelijke bijstand wordt zo spoedig mogelijk verleend, voor zover dit naar het oordeel van de griffier in redelijkheid kan worden gevergd. Als de griffier de verzochte bijstand niet kan verlenen, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris om één of meer ambtenaren aan te wijzen die de verzochte ambtelijke bijstand verlenen. 3.Wanneer de gemeentesecretaris van mening is dat zich een geval voordoet waarin géén schriftelijk advies of ambtelijke bijstand kan of behoort te worden verstrekt c.q. verleend, legt de gemeentesecretaris het verzoek om schriftelijk advies of ambtelijke bijstand voor aan het college en doet de gemeentesecretaris daarvan mededeling aan de indiener van het verzoek. Het college beslist zo spoedig mogelijk. 4.De gemeentesecretaris deelt dit besluit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid door of namens wie het verzoek is ingediend. De griffier of het raadslid kan de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris en zo nodig het raadslid in overleg te treden over het alsnog laten verlenen van de ambtelijke bijstand of het schriftelijk advies. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. 5.De gemeentesecretaris weigert het verzoek om ambtelijke bijstand of het schriftelijk advies als: naar diens oordeel niet aannemelijk is gemaakt dat de ambtelijke bijstand of het schriftelijk advies betrekking heeft op raadswerkzaamheden; dit naar diens oordeel het belang van de gemeente kan schaden; of het verlenen van de verzochte ambtelijke bijstand of het schriftelijk advies naar diens oordeel in redelijkheid niet kan worden gevergd. Artikel4.Verantwoording Voor zover en zolang de ambtenaar werkzaamheden verricht in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand aan de raad, valt deze onder de verantwoordelijkheid van de griffier en legt de ambtenaar over deze werkzaamheden slechts verantwoording af aan de griffier. Artikel5.Vertrouwelijkheid informatie 1.Alle informatie die de ambtenaar, het raadslid en de griffier met elkaar delen in het kader van het verlenen van ambtelijke bijstand is vertrouwelijk. 2.Wanneer een andere ambtenaar betrokken dient te worden bij de uitvoering van de ambtelijke bijstand, is de toestemming van het betreffende raadslid benodigd. In dat geval zijn de bepalingen van deze verordening eveneens van toepassing op deze ambtenaar. 3.Als het college of één of meer leden van het college informatie wenst over een verzoek om ambtelijke bijstand of over de inhoud van verleende ambtelijke bijstand, wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot de griffier. De griffier overlegt het verzoek met het betrokken raadslid en informeert verzoeker over de uitkomst. Artikel6.Geschil over verstrekte informatie en verleende ambtelijke bijstand 1.Een raadslid dat niet tevreden is over de aan het raadslid verstrekte informatie en verleende ambtelijke bijstand, kan de griffier verzoeken hierover in overleg te treden met de gemeentesecretaris. 2.Als overleg met de gemeentesecretaris niet leidt tot een ook voor het raadslid bevredigende oplossing, kan deze de burgemeester verzoeken met de griffier en de gemeentesecretaris (en zo nodig het raadslid zelf) in overleg te treden over de aan het raadslid verstrekte informatie en verleende ambtelijke bijstand. De burgemeester geeft zo spoedig mogelijk gehoor aan dit verzoek. Artikel7.Verstrekking van informatie over verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand De gemeentesecretaris of de aangewezen ambtenaar geven van de door hen verstrekte informatie of verleende ambtelijke bijstand kennis aan de desbetreffende portefeuillehouder, indien zij moeten of kunnen vermoeden dat zulks in het belang is van een goede bestuursvoering. Artikel8.Evaluatie 1.Na afronding van de werkzaamheden evalueren de griffier, het raadslid en de aangewezen ambtenaar het proces rondom de gevraagde en verleende ambtelijke bijstand die niet van geringe omvang is. 2.Indien een raadslid niet tevreden is over door een ambtenaar verleende bijstand treedt de procedure van artikel 6 in werking. Paragraaf3.Slotbepalingen Artikel9.Intrekken De Verordening ambtelijke bijstand vastgesteld door de raad op 14 maart 2002 wordt ingetrokken. Artikel10.Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van het Gemeenteblad waarin deze verordening wordt geplaatst. Artikel11.Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening ambtelijke bijstand Apeldoorn. Vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 13 juni 2024, de Griffier,S.M. Stamde Voorzitter,A.J.M. HeertsToelichting Algemeen Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand moet de raad een verordening vaststellen. Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan. In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad. De griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om bijstand die niet van geringe omvang is. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de (ambts)instructie van de griffier. De griffier vervult, via de gemeentesecretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere ambtelijke organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op de reguliere ambtelijke organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de gemeentesecretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de gemeentesecretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie Raadsleden willen informatie met zo min mogelijk barrières. Om deze wens te faciliteren en efficiënt uit te voeren kan een raadslid altijd een raadsadviseur vragen om advies en de raadsadviseur zal, indien nodig, de vraag doorzetten naar de desbetreffende expert. Artikelsgewijs In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld. Artikel

1. Definities Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie. Artikel
2. Verzoek om informatie Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en derde lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan een onder het gezag van het college werkzame ambtenaar kunnen richten. Een verzoek met betrekking tot openbare informatie kan ook namens een raadslid door een fractie-assistent worden gedaan. De ambtenaar verstrekt deze informatie zo spoedig mogelijk (tweede lid). Het is belangrijk dat een informatieverzoek als instrument wordt ingezet waarvoor het bedoeld is: objectieve informatie¬winning ter ondersteuning bij het opstellen van initiatiefvoorstellen, amendementen of moties. De ambtenaar kan bij het (mondeling) verstrekken van informatie een loyaliteitsconflict ervaren richting het college van B&W. De ambtenaar kan in een zogenoemde spagaat terechtkomen. Het is belangrijk dat een raadslid zich van deze precaire situatie bewust is en de positie van de ambtenaar respecteert. Het is dus nadrukkelijk de bedoeling dat raadsleden een informatieverzoek aan een ambtenaar als objectieve informatiebron gebruiken. Dat wil zeggen: het instrument kan niet worden gebruikt om bij een gevoelig dossier een ambtenaar uit te horen over de eigen persoonlijke of de mening en het stand¬punt van het college van B&W. De Gemeentewet hanteert de begrippen “geheim” en “besloten” en kent het begrip “vertrouwelijk” (of “niet openbaar”) niet. Uit jurisprudentie blijkt dat de strekking van de begrippen vrijwel altijd gelijk is, maar “geheim” is formeel beter geregeld. Er zijn in de wet waarborgen ingebouwd om onnodig gebruik te voorkomen, onder meer door te bepalen wie geheimhouding op mag leggen, wie deze op kan heffen en op grond waarvan. Voor “vertrouwelijk” is dat niet geregeld en daardoor kan er onduidelijkheid ontstaan over de juridische consequenties. Het is dan ook beter de kwalificaties “vertrouwelijk” en “niet openbaar” niet te gebruiken voor stukken in het verkeer tussen raad en college of burgemeester. Verzoeken die betrekking hebben op documenten die niet-openbare of vertrouwelijke informatie betreffen of stukken waarop geheimhouding is gelegd en die berusten bij het college of de burgemeester of stukken waarop geheimhouding rust vanuit de raad, worden aan de griffier gericht. Daarbij wordt er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een dergelijk besluit over de informatie of opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid dergelijke informatie of geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat het besluit over de informatie heeft genomen dan wel de geheimhouding heeft opgelegd. Artikel
3. Verzoek om ambtelijke bijstand Ook verzoeken om bijstand van geringe omvang kunnen aan een onder het gezag van het college werkzame ambtenaar worden gericht. Als de ambtenaar de verzochte bijstand niet kan verlenen, treedt de ambtenaar in overleg met de gemeentesecretaris. Verzoeken om bijstand van niet geringe omvang moeten aan de griffier gericht worden. Als de griffier of de griffiemedewerkers de verzochte ondersteuning niet kunnen leveren, verzoekt de griffier de gemeentesecretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de gemeentesecretaris om aan het college voor te leggen of de ambtelijke bijstand wel of niet kan worden verleend. Daarbij worden de in het vijfde lid genoemde ‘weigeringsgronden’ betrokken. Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de gemeentesecretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (derde lid). Artikel
4. Verantwoording De ambtenaren worden voor de tijd dat ze ambtelijke bijstand verrichten voor de raad, onttrokken aan de verantwoordelijkheid van het college. Zij vallen rechtstreeks onder verantwoordelijkheid van de griffier, die hen aanstuurt als ware de griffier opdrachtgever. Rechtspositioneel blijft de ambtenaar wel onder het college vallen en blijft de ambtenaar werken in een hiërarchische verhouding met zijn leidinggevende en uiteindelijk de gemeentesecretaris. Artikel
5. Vertrouwelijke informatie Dit artikel voorkomt dat de betreffende ambtenaar in een spagaat tussen raad en college terecht komt. Als een raadslid om ambtelijke bijstand verzoekt, moet het raadslid ervan uit kunnen gaan dat de ambtenaar bij het verrichten van die werkzaamheden onafhankelijk opereert van het college. Alle informatie die wordt gedeeld tussen ambtenaar en raadslid is vertrouwelijk. Wanneer een portefeuillehouder informatie zou willen hebben over de (inhoud van) verleende ambtelijke bijstand, mag de portefeuillehouder de betreffende ambtenaar hier niet op bevragen, maar richt de portefeuillehouder zich tot de griffier. Om te verzekeren dat een ambtenaar niet door collegeleden onder druk wordt gezet om toch inlichtingen te verschaffen over het verzoek van een raadslid, is bepaald dat collegeleden zich voor informatie direct tot het betrokken raadslid wenden en niet tot de behandelend ambtenaar. Dit biedt bovendien een extra waarborg voor de onafhankelijke behandeling van een verzoek om informatie of ambtelijke bijstand. Artikel
6. Geschil over verleende ambtelijke bijstand Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verstrekte informatie of verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt deze bij uitstek geschikt voor de taak als bruggenbouwer. De ambtenaar die informatie verstrekt of ambtelijke bijstand verleent blijft echter wel onderdeel van de reguliere ambtelijke organisatie. Het verstrekken van informatie en het verlenen van ambtelijke bijstand hoort tot de normale uitoefening van zijn taak. Als de ambtenaar dit gedeelte van diens taak niet goed uitoefent, behoudt het college dus de mogelijkheid om de ambtenaar hierop aan te spreken. Artikel
7. Verstrekking van informatie over verzoeken om informatie en ambtelijke bijstand Voor een goed samenspel van de verschillende bestuursorganen is het van belang dat de portefeuillehouder door de gemeentesecretaris of de betrokken ambtenaar kennis geven van de verstrekte informatie of de verleende ambtelijke bijstand. Afhankelijk van de aard van de zaak is dat meer of minder relevant voor een goede bestuursvoering. Dat is een professionele inschatting van de ambtenaar. Artikel
8. Evaluatie Verzoeken om ambtelijke bijstand van niet geringe omvang komen niet vaak voor. Het is een goede zaak in een lerende organisatie om elke keer als in zulke gevallen ambtelijke bijstand is verleend deze te evalueren.