wet 1995, de artikelen 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling, besluit het volgende vast te stellen: Vervangingsbesluit archiefbescheiden Veiligheidsregio Midden-

Artikel 17

, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. Blanco pagina’s:

Artikel 17

, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. Opvullen perforatiegaten: uit Aanbeveling Artikel 17, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. Kleurcorrectie: uit Aanbeveling In de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) worden automatische correcties, waaronder kleurcorrectie, afgeraden. Nietjesdetectie:

Artikel 17

, onderdeel b van de Archiefregeling verplicht afdoende eisen te formuleren waaraan de vervanging moet voldoen, waaronder de vormeigenschappen. Scherpte, helderheid: automatisch en midden Aanbeveling Ten behoeve van het behouden van een authentieke weergave van het origineel en de kwaliteit van de scan, worden in naleving van de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) objectieve (voorgeprogrammeerde) normen gebruikt. Als de scan achteraf geraadpleegd wordt, kan iedere gebruiker wel de scan naar eigen behoefte visueel aanpassen met behulp van de viewer: helderheid aanpassen en scherper maken is dan allemaal mogelijk, maar zonder dat de scan zelf verandert. Contrast: handmatig en midden Aanbeveling Afbeeldingen met een hoog contrast kunnen eenvoudiger worden gescand dan beelden met een laag contrast. Volgens de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief 2020) kan het noodzakelijk zijn om zelf de scansettings aan te passen. Bijsnijden (autocrop): uit Aanbeveling De Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) schrijft voor dat autocroppen mag maar dat, indien autocrop wordt toegepast, het gehele origineel zichtbaar blijft om een zo authentiek mogelijke weergave van het origineel te behouden. Om informatieverlies te voorkomen staat autocrop standaard uit. Rechtzetten:

Deze instelling is toegestaan volgens de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze), maar de opnames moeten zo gemaakt worden dat rechtzetten van documenten eigenlijk niet nodig is. Achtergrondonderdrukking: uit Aanbeveling In de Richtlijnen Preservation Imaging (Metamorfoze) wordt voorgeschreven dat documenten met een doorschijnende achtergrond, op een witte ondergrond gedigitaliseerd moeten worden. 3.3 Beheer en onderhoud Onderhoud en servicevoorwaarden staan nader omschreven in de contracten Canon Nederland. Deze contracten zijn opgenomen in Corsa onder contractnummer CT.

1. Inrichting van het vervangingsproces Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel e, en f van de Archiefregeling. Er is beschreven welke handelingen de VRMWB uitvoert om tot vervanging te komen. Het vervangingsproces kent de volgende processtappen: Sorteren en selecteren; Voorbereiden en scannen; Bij- en/of na-scannen; Kwaliteitscontrole en herstelacties; Valideren, registreren en toekennen metadata; Archiveren analoge documenten; Vernietigen analoge documenten t.b.v. vervanging (beschreven in hoofdstuk 5). De Handleiding Digitale postverwerking (link alleen intern/binnen VRMWB toegankelijk) behandeld uitgebreid het behandelen van inkomende en uitgaande poststukken. Onderstaande alinea’s behandelen op hoofdniveau de handelingen zoals vereist voor het vervangingsproces. 4.1 Procedure sorteren en selecteren 1 Alle post die op de centrale locatie van de VRMWB binnenkomt wordt verzameld, gecontroleerd op de juiste adressering en geopend door de administratief medewerker. 2 Archiefwaardige documenten, ofwel documenten die een directe relatie hebben met een werkproces waarvoor de VRMWB verantwoordelijk is worden apart gelegd voor verdere verwerking in het vervangingsproces. 3 Alle documenten die niet aan deze criteria voldoen worden niet gescand en niet geregistreerd. Deze documenten komen dus niet in aanmerking voor vervanging. Documenten die niet in aanmerking komen voor vervanging, worden direct over de postvakjes en districten worden verdeeld. 4 Bij twijfel wordt wel geregistreerd en vervangen. Het document valt dan onder de categorie archiefwaardige documenten en volgt het reguliere vervangingsproces. 4.2 Procedure voorbereiden en scannen 1 De archiefbescheiden die wel in aanmerking komen voor vervanging worden scanklaar gemaakt door onder andere het verwijderen van nietjes en worden voorzien van een datumstempel. 2 Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van een vastgesteld scanprofiel, zoals uitgewerkt in hoofdstuk 3 van dit handboek. De documenten worden batch-gewijs gescand (het seriegewijs scannen van meerdere documenten). 3 De gescande documenten komen terecht op de SharePoint locatie ‘Informatiebeheer’ in de document library ‘Inkomende post’. 4.3 Procedure bij- en/of na-scannen Het kan voorkomen dat documenten in aanmerking komen om opnieuw of achteraf gescand te worden. Deze procedure volgt dezelfde stappen zoals beschreven in 4.2 Procedure voorbereiden en scannen. 1 Opnieuw scannen Gewijzigde (bijvoorbeeld met de pen ondertekende) ingekomen, interne en uitgaande documenten die voldoen aan de vervangingscriteria worden ook gescand en opgenomen in de opslaglocatie. Deze documenten worden dan als nieuw document gekoppeld aan de zaak. 2 Achteraf scannen Wanneer analoge documenten in eerste instantie niet zijn gescand, maar het achteraf toch nodig blijkt om het stuk te digitaliseren. Voorbeelden kunnen zijn: Analoge archiefbescheiden die zijn binnengekomen via andere kanalen dan het gebruikelijke postkanaal; Analoge archiefbescheiden die in eerste instantie als niet archiefwaardig zijn bevonden maar achteraf door de proceseigenaar of i-Coach Digitaal Werken toch archiefwaardig worden geacht. 4.4 Procedure kwaliteitscontrole en herstelacties Controle 1: Direct na het scannen vind de eerste controle plaats op de gescande documenten. Er wordt gecontroleerd op: 1 Juistheid Is het document geheel gescand? Zijn de documenten ‘recht’ gescand en is er, bijvoorbeeld door scheefliggen, geen tekst of beeld weggevallen? Is het document overeenkomstig het origineel horizontaal of verticaal gescand? Zijn er tekeningen met valse vouwen gescand en dus met lijntjes die niet op het origineel staan? Komen de afmetingen overeen met het origineel? 2 Volledigheid Zijn alle documenten gescand? Is van iedere pagina de voor- en achterkant gescand? Zijn alle bijlagen gescand? Worden alle kleuren overgenomen? Treedt er geen kleurverlies op? Zijn alle details compleet (zijn lijnen of letters onderbroken, mist er informatie aan de rand van het beeld, zijn beelden gecropt of incompleet)? Komen de kleuren overeen met die van het origineel (bijv. dichtheid van zwarte vlakken)? 3 Leesbaarheid Is het kleinste detail leesbaar gescand (het kleinste lettertype, duidelijke leestekens, ook bijv. decimaalpunten of -komma’s)? Is de scherpte van het beeld vergelijkbaar met het origineel (bijv. minder scherp of te scherp, onnatuurlijke scherpte, halo’s rond de randen)? Als OCR gebruikt wordt, klopt de tekst die wordt herkend? Is er voldoende contrast? Voor tekstbestanden moet een hoog contrast bestaan tussen de tekst en de achtergrond. Er moet een heldere scheiding zijn tussen wit en zwart van de scan. Is er sprake van verlies van pixels, enkele of meerdere, in de scan, wit of zwart? Is er sprake van herhaalde pixels op opvolgende scans (consistente vlek op elke scan op dezelfde plek)? 4 Aanwezigheid van overige beeldfouten Horizontale of verticale strepen; Pixelstoringen door vet of vuil op de lens of glasplaat van de scanner; Weerspiegelingen; Andere vervormingen en effecten. Indien een document aan ten minste één kwaliteitseis niet voldoet, dan wordt een herstelactie uitgevoerd om de kwaliteit te verbeteren. Dit kan betekenen dat het document digitaal wordt hersteld of dat het document in z’n geheel wordt her-scand. Het kan voorkomen dat één of meer van de volgende herstelacties uitgevoerd dienen te worden: Verwijderen perforatiegaten; Roteren; Bijsnijden; Ruisreductie toepassen; Scheefheid corrigeren; Helderheid aanpassen; Contrast aanpassen; Resolutie aanpassen. Indien het document wordt her-scand word te allen tijde wordt eerst gecontroleerd of de lens en/of glasplaat van de scanner schoon is en deze zo nodig schoongemaakt, voordat een herstelactie wordt toegepast. Controle 2: wekelijks controleert de i-Coach Digitaal Werken steekproefsgewijs de kwaliteit van de gescande documenten. Dat gebeurt aan de hand van de onder controle 1 genoemde controlepunten. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 Steekproefmethode. 4.5 Procedure valideren, registreren en toekennen metadata Nadat het scanproces is afgerond, een controle is uitgevoerd en de scans akkoord zijn bevonden, worden de scans geregistreerd en opgenomen in de desbetreffende opslaglocatie en voorzien van de benodigde metadata. Bij de registratie van documenten moet invulling gegeven worden aan de volgende instructies: 1 Registreren Vanuit de batch wordt elk document gekoppeld aan de desbetreffende afdeling. De i-Coach Digitaal Werken controleert tijdens deze stap ook op de juistheid, volledigheid, leesbaarheid van en aanwezigheid van artefacten op de scans. Een aantal velden in het registratiescherm worden bij registratie gedeeltelijk automatisch aangevuld, dit betreft onder andere de gebruikte software, datum en tijd van scannen, model van de scanner. 2 Metadateren De volgende metadata velden dienen handmatig ingevuld te worden, met voor alle documentsoorten in ieder geval verplicht: De bestandsnaam; De behandelaar; Het documenttype (waarbij automatisch de bewaartermijn volgens de geldende selectielijst wordt aangevuld). 3 Doorzetten De documenten worden doorgezet naar de desbetreffende behandelaar en opgenomen in de desbetreffende vakapplicaties of het DMS Corsa (indien het documenten betreft die verder niet in een vakapplicatie verwerkt en beheerd kunnen worden). De behandelaar dient bij het raadplegen en van de documenten nogmaals na te gaan of de aangeboden digitale documenten juist, volledig en bruikbaar zijn en of de gekoppelde metadata juist is en wordt er aanvullende metadata toegevoegd aan de documenten (bijv. inhoudsomschrijving, NAW-gegevens afzender). Indien er onjuistheden voorkomen, dan wordt dit gemeld bij de i-Coach Digitaal Werken. 4 Digitaal beheer Alle documenten die zijn gescand, geregistreerd, gemetadateerd en die doorgezet worden, worden beheerd volgens de in het Handboek Informatiebeheer (link alleen intern/binnen VRMWB toegankelijk) vastgestelde digitale bewaarstrategie. Denk daarbij aan het toewijzen van de juiste autorisaties, het gebruiken van bestandsformaten volgens de open standaarden en het handhaven van diverse procedures voor wat betreft de aankoop en inrichting van applicaties maar ook migratie en conversie. Wekelijks controleert de i-Coach Digitaal Werken steekproefsgewijs de gekoppelde metadata. De uitwerking van deze steekproeven staat in 6.3 Steekproefmethode. 4.6 Procedure archiveren analoge documenten Na afronding van de hierboven beschreven stappen (selecteren, scannen, registreren en controleren), krijgen de reproducties direct de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet
2. De papieren documenten zijn in afwachting van hun vernietiging niet langer te beschouwen als archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet
3. De analoge documenten dienen in afwachting van hun vernietiging tijdelijk te worden opgeslagen. Hierdoor ontstaan de volgende reeksen: Analoge documenten zijn gescand met als resultaat Toelichting Wijze van opslag papieren origineel Vervangen Documenten behorende bij de opslaglocatie en onderdeel uitmakend van het Handboek Vervanging VRMWB. Opslag in dagdozen, gesorteerd op datum en registratienummer. Uitzonderingen (zie 2.2 en 2.3) Documenten vallend onder de uitzonderingen. Wellicht wel gescand en opgenomen in de opslaglocatie, maar het origineel komt niet voor vervanging in aanmerking. Indien uitzonderingen voorkomen worden deze gearchiveerd in analoge dossiers, gesorteerd op datum of registratienummer. Inrichting van het vernietigingsproces t.b.v. vervanging Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de procedurele eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel g van de Archiefregeling. Er is beschreven welke handelingen de VRMWB uitvoert om de analoge documenten (die zijn gescand, gecontroleerd op kwaliteit en opgenomen in de opslaglocatie t.b.v. vervanging) te vernietigen. 5.1 Voorbereiding op vernietiging en vervanging Na het scannen van de documenten, de kwaliteitscontrole en de opname van de digitale reproducties in de opslaglocatie, dienen de analoge documenten te worden vernietigd. De vernietiging van de voor vervanging in aanmerking komende gescande originelen van een bepaald kwartaal vindt pas plaats drie maanden na afsluiting van dat kwartaal (scans van januari t/m maart worden niet eerder vernietigd dan in juli, scans van april t/m mei niet eerder dan oktober, etc.). Deze werkwijze geldt alleen voor de reeks ‘Vervangen’ zoals omschreven in 4.6 Procedure archiveren analoge documenten. De vernietiging van de oorspronkelijke analoge documenten wordt uitgevoerd door een daartoe gecertificeerd gespecialiseerd bedrijf voor het vernietigen van analoge documenten. Hierna hebben de digitale reproducties (door vervanging) juridisch gezien de plaats ingenomen van de oorspronkelijke analoge documenten. 5.2 Controle en verwerking van de uitzonderingen Voorafgaand aan de daadwerkelijke vernietiging t.b.v. vervanging van de analoge documenten wordt een controle uitgevoerd door middel van een steekproef. Bij deze controle wordt nagegaan of: Een document opnieuw gescand moet worden, als ondanks de toegepaste kwaliteitscontroles is geconstateerd dat een document onvolledig is gescand of dat delen daarvan onvoldoende leesbaar zijn; Een document geen intrinsieke waarde vertegenwoordigt; De gevormde reeks van uitzonderingen op de vervanging juist is toegepast. 5.3 Verslaglegging en verklaring van vervanging Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit wordt per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld. Hierin wordt ten minste opgenomen: Een specificatie van de vervangen archiefbescheiden, met eventuele uitzonderingen; De grond op basis waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden; Een beschrijving van de manier waarop vervanging heeft plaatsgevonden; Zie voor een voorbeeld bijlage
4. Een exemplaar van deze verklaring wordt tezamen met een opdrachtbon tot vernietiging opgenomen in de opslaglocatie en blijvend bewaard. Conform Artikel 17, onderdeel d van de Archiefregeling wordt op documentniveau in de opslaglocatie vastgelegd dat vervanging heeft plaatsgevonden. Dit gebeurt al tijdens de 4.5 Procedure valideren, registreren en toekennen metadata. Inrichting van de kwaliteitsprocedures Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de kwaliteitseisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in artikel 26b, onderdeel h van de Archiefregeling. Elke digitale reproductie moet een getrouwe weergave van het origineel vormen. Het vervangingsproces moet zodanig zijn ingericht dat aan die eisen wordt voldaan zodat een constante kwaliteit gewaarborgd en aangetoond kan worden. 6.1 Routinematige controles Routinematige controles vinden dagelijks plaats gedurende het vervangingsproces. Deze controles zijn uitvoerig beschreven in hoofdstuk 4 van dit handboek. 6.2 Periodieke controles Periodieke controles vinden incidenteel, per kwartaal of jaarlijks plaats. Het gaat daarbij om: Indicentele controles: Controle op de scanners en scan-instellingen. De leverancier van de scanapperatuur zorgt voor periodiek onderhoud (zie ook 3.4 Beheer en onderhoud). Nadat groot onderhoud aan de scanner heeft plaatsgevonden, gecontroleerd of het scanprofiel nog voldoet aan de vereisten zoals aangegeven in 3.2 Instellingen van dit handboek. Wekelijkse controles: Controle op de registraties en scans. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 6 van dit handboek. Driemaandelijkse controles: Controle op het vernietigingsproces. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 5 van dit handboek. Jaarlijkse controles: Controle op het Handboek Vervanging VRMWB. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 7 van dit handboek. Een externe audit op het vervangingsproces. Deze controle is uitvoerig beschreven in hoofdstuk 7 van dit handboek. 6.3 Steekproefmethode Om de kwaliteit van de werkwijze en scans te beoordelen kunnen er steekproefen uitgevoerd worden. Deze controle vindt plaats nadat de documenten zijn gedigitaliseerd en is ook van toepassing op de gedigitaliseerde documenten die onder retrospectieve vervanging vallen. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens vallen, wordt gebruik gemaaakt van de Acceptable Quality Level-methode (AQL) zoals omschreven in de Handreiking Vervanging van Archief
5. Dit maakt het mogelijk om een weloverwogen steekproef te nemen die ook iets zinnigs zegt over de kwaliteit van de gehele batch (de totale hoeveelheid scans in een week). Geaccepteerd kwaliteitsniveau: Dit is het laagste kwaliteitsniveau dat gemiddeld genomen geaccepteerd wordt. Bijvoorbeeld: in 1% van de aangeleverde documenten mogen fouten zitten. Hoe hoger het controleniveau hoe kleiner de kans dat je een batch goedkeurt ondanks dat het niet voldoet aan het kwaliteitsniveau (=te veel fouten). 6.3.1 Steekproeven op de registraties en scans Binnen de VRMWB worden iedere week gemiddeld 50 analoge documenten geregistreerd en gescand door de administratief medewerker. Per dag komt dit neer op 10 metadataregistraties/scans. De i-Coach Digitaal Werken neemt, naast de dagelijkse kwaliteitscontroles, wekelijks steekproeven op de metadataregistraties en scans. Met deze aantallen komen wij op de volgende methodiek uit: Er wordt gestart met een kwaliteitsniveau van 1% en controleniveau
6. Er worden iedere week 10% van alle registraties en scans gecontroleerd (dit komt neer op 5 metadata registraties/scans). Als er 0-1 fouten zijn geconstateerd dan kun je zeggen dat de kans groot is dat in ieder geval 99% van de registraties/scans kwalitatief goed zijn. In dat geval wordt er geen actie ondernomen. Zodra er 2 of meer fouten zijn geconstateerd in de metadata registraties dan wordt de volgende actie ondernomen: we besluiten het als issue te noteren en te bespreken hoe dit voorkomen kan worden om de kans op hogere kwaliteit te verbeteren. Zodra er 2 of meer fouten zijn geconstateerd in de scans dan wordt de volgende actie ondernomen: de gecontroleerde batch wordt opnieuw gescand. Tijdens de steekproef worden de documenten gecontroleerd op de juistheid, volledigheid, leesbaarheid en aanwezigheid van overige beeldfouten. Wanneer 2 van de 5 opeenvolgende batches worden afgekeurd, gaat het kwaliteitsniveau naar een niveau strenger (van 1% naar 0.65%). Wanneer 10 voorgaande batches zijn goedgekeurd, gaat het kwaliteitsniveau naar een niveau minder streng (van 1% naar 2,5%). Beheer, onderhoud en herziening van het vervangingsproces Wijzigingen in het vervangingsproces kunnen van aanzienlijke invloed zijn op de kwaliteit en duurzaamheid van de opgenomen archiefbescheiden, de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures of de digitale beheeromgeving zelf. Deze procedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting van het vervangingsproces bij de VRMWB niet tot verminderde resultaten leiden en dat het vervangingsproces blijft voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. 7.1 Bevoegdheden voor wijzigingen Het Dagelijks Bestuur is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten en de duurzaamheid van de archiefbescheiden. Het i-Coach Digitaal Werken is integraal verantwoordelijk voor: Het realiseren van de minimum kwaliteitscriteria en resultaten zoals gedefinieerd in de procedures in dit handboek; Het toetsen van voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving; Deze voorstellen dienen schriftelijk (via e-mail) te worden ingebracht; Voorstellen voor wijzigingen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden in geen geval gerealiseerd; Het documenteren van de voorstellen omtrent wijzigingen, de bijhorende besluiten en de daadwerkelijke wijzigingen in bijlage 4; Over de voorgenomen wijzigingen wordt te allen tijden de archivaris geïnformeerd; Over de voorgenomen wijzigingen worden te allen tijden de betrokken organisatieonderdelen geïnformeerd. 7.2 Majeure wijzigingen Majeure wijzingen binnen het vervangingsproces zijn: Veranderingen in de wettelijke eisen die aan vervanging worden gesteld; Reorganisatie en/of opheffing van organisatieonderdelen die een rol spelen binnen de procedures voor vervanging en/of de digitale opslag van vervangen archiefbescheiden; Het aanzienlijk wijzigen van de werkwijze of de volgorde van de handelingen binnen die werkwijze; Wijziging van de reikwijdte van het vervangingsproces; Een radicaal gewijzigde (perceptie van het) belang van de betreffende archiefbescheiden bij de zorgdrager; Wijzigingen in de techische infrastructuur die gevolgen hebben voor het vervangingsproces en/of de kwaliteitsprocedures. Een majeure wijziging kan leiden tot ofwel een belangrijke wijziging in de processen beschreven in dit handboek (zie wijzigingsoverzicht in bijlage 4) ofwel tot een gehele herziening van het vervangingsbesluit. In alle gevallen wordt advies ingewonnen van de gemeentearchivaris. 7.3 Mineure wijzigingen Alle overige wijzingen in het vervangingsproces betreffen mineure wijzgingen die onmiddellijk in het handboek doorgevoerd kunnen worden. Deze wijzigingen moeten tevens worden opgenomen in het wijzigingenoverzicht. Op deze wijze blijft het handboek altijd actueel en kan altijd gereconstrueerd worden op welke wijze de VRMWB invulling geeft aan de gestelde kwaliteitseisen met betrekking tot vervanging. Een mineure wijziging heeft geen invloed op het geldende vervangingsbesluit. Wel dient een mineure wijziging worden opgenomen in het wijzigingsoverzicht in bijlage
7. 7.4 Bij twijfel Als twijfel bestaat over de consequenties van een voorgenomen wijziging, moet met de gemeentearchivaris worden overlegd of sprake is van een majeure of mineure wijziging. Indien het een mineure wijziging valt dit onder 7.3 Mineure wijzigingen. Indien het een majeure wijziging betreft dient bepaald te worden of dit wordt geregistreerd bijlage 4 of leidt tot een algehele herziening van het vervangingsbesluit. 7.5 Beheer Handboek Vervanging VRMWB Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het handboek. Het handboek wordt periodiek aangepast naar aanleiding van deze ontwikkelingen. Dit gebeurt zodra er een mineure of majeure wijziging plaatsvindt. Daarnaast vindt er meerjaarlijks een (externe) audit plaats op het vervangingsproces door de gemeentearchivaris of een aangewezen externe auditor. Deze audit wordt in dezelfde periode uitgevoerd als de door de VRMWB geïnitieerde KPI-audit. Bijlagen Bijlage 1: Wettelijke kaders Archiefwet 1995 De bepaling in artikel 7 van de Archiefwet 1995 maakt vervanging van archiefbescheiden mogelijk: “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.” In dit verband moet wel opgemerkt worden dat er pas sprake is van vervanging op het moment dat het origineel vernietigd wordt. De reproducties krijgen daarna de status van origineel krijgen en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Hiermee wordt voorkomen dat discussie kan ontstaan over wat het origineel is en waar de bewijslast rust. Archiefbesluit 1995 Artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 bepaalt dat in een vervangingsbesluit rekening gehouden moet worden met de volgende aspecten: De taak van het overheidsorgaan; De verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen; De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed; En het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Op grond van artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 mag een vervangingsbesluit alleen genomen worden als de vervanging zal plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Artikel 6, tweede lid van het Archiefbesluit 1995 stelt als eis dat de zorgdrager bij de bekendmaking van een vervangingsbesluit (zoals hierboven vermeld) melding maakt van de wijze waarop toepassing is gegeven aan Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Artikel 6, derde lid van het Achiefbesluit 1995 geeft aan dat nadere regels voor vervanging kunnen worden vastgelegd in een ministeriële regeling. Deze nadere regels zijn opgenomen in de Archiefregeling en hebben daardoor formeel gezien alleen betrekking op vervanging van voor blijvende bewaring in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit handboek worden deze aanvullende eisen toegepast op alle te vervangen archiefbescheiden, dus ook de op termijn voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden. Artikel 8 van het Archiefbesluit geeft aan dat een verklaring van de vervanging opgemaakt moet worden. Hierin moet een specificatie opgenomen worden van de bescheiden die vervangen zijn en moet aangegeven worden hoe de vervanging heeft plaatsgevonden. Deze verklaring wordt voor blijvende bewaring opgenomen in het archief van de organisatie die het vervangingsbesluit heeft genomen. Archiefregeling Artikel 17 van de Archiefregeling schrijft voor dat van alle archiefbescheiden te allen tijde de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten kunnen worden vastgesteld, zoals bijvoorbeeld vervanging. Op grond van artikel 19, tweede lid, van de Archiefregeling moet de uitvoering van elke beheerhandeling door middel van metagegevens gekoppeld worden aan de betreffende archiefbescheiden. Artikel 26, onderdeel b van de Archiefregeling geeft aan dat, in het kader van het toegepaste vervangingsproces, inzicht gegeven moet worden in de volgende aspecten: De reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; De inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; Voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; De criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart-wit; De wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; De inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; Het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; De kwaliteitsprocedures. Bijlage 2: Retrospectieve vervanging Bij retrospectieve vervanging digitaliseert men bestaande documentverzamelingen of archiefbestanddelen onder beheer van de VRMWB. De minimale vereisten zoals gesteld in dit handboek gelden ook voor retrospectieve vervanging. Het betreft hier vaak eenmalige projecten met als doel een bepaalde fysieke collectie digitaal op alle locaties beschikbaar te krijgen om zo sneller en beter te kunnen werken of om ruimteopslag door fysieke archieven terug te dringen. Dergelijke trajecten kunnen (mits er intern overeenstemming is over mensen, middelen, et cetera) meeliften op bestaande scanvoorzieningen. De governance op deze trajecten is dan meteen ingeregeld en bestaande voorzieningen en richtlijnen, zoals deze ook voor routinematige vervanging worden gehanteerd, worden toegepast. Aanvullend zal de documentlogistiek en aanvullende vereisten vanuit de opdrachtgever worden ingeregeld. Dit betreft bijvoorbeeld het vervoer van documenten naar de scanstraat, eventuele speciale bevoegdheden van het scanpersoneel, extra beveiliging van ruimten en eventuele afwijkingen in het vernietigingsproces, evenals de mogelijke inzet van marktpartijen die scan- en andere gerelateerde taken overnemen. In het geval van uitbesteding stelt de VRMWB eisen aan en houdt toezicht op de werkzaamheden en de kwaliteit van het geleverde. Retrospectieve vervangingstrajecten worden voornamelijk als afzonderlijke projecten beschouwd. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten: Voor ieder retrospectief vervangingstraject dient het Dagelijks Bestuur een passend vervangingsbesluit te nemen, waarin wordt verwezen naar de eisen zoals gesteld in dit Handboek Vervanging VRMWB; Tenminste de minimale (kwaliteits)eisen uit dit handboek worden gehanteerd voor de te vervangen archiefbescheiden; Aanvullende en specifieke eisen of wensen ten aanzien van digitalisering, metadatering en opname in een archiefsysteem zijn altijd mogelijk maar worden beoordeeld op haalbaarheid en juistheid (conform wet- en regelgeving); Adequate verslaglegging en projectdocumentatie worden per retrospectief project vastgelegd en onderhouden, dit inclusief een projectplan dat ter advisering wordt voorgelegd aan de archivaris; Van de vervanging wordt een formele verklaring opgesteld conform Artikel 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, evenals op grond waarvan de vervanging is geschied. Deze verklaring dient te worden bewaard dor het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden berusten (de VRMWB). De verantwoordelijkheid voor retrospectieve vervanging berust bij de proceseigenaar wiens archiefbescheiden het betreft. De VRMWB blijft altijd eindverantwoordelijk waardoor er altijd een eindcontrole door de VRMWB dient plaats te vinden. De beleids-, toezichthoudende en ondersteunende afdelingen worden altijd betrokken bij vervangingstrajecten. Vanuit hun expertise en formele rol bieden zij advies en ondersteuning bij het adequaat inrichten van scantrajecten, aansluiting op archiefsystemen en het inrichten van een duurzame archivering en toegankelijkheid an de digitale documenten conform wet- en regelgeving, alsmede het daadwerkelijk realiseren van de digitalisering. Bijlage 3: Verklaring van vervanging4 Toelichting op dit model: standaard wordt de verklaring van vervanging ondertekend door de i-Coach Digitaal Werken en de Gemeentearchivaris als het gaat om vervangingsprocessen die centraal lopen. Indien een andere locatie dan de centrale locatie vervanging toe gaat passen en zodoende gebruik gaat maken van het Afsprakenmodel afwijkende procedure (link alleen intern binnen VRMWB toegankelijk), dient de verklaring van vervanging te worden ondertekend door zowel de i-Coach Digitaal Werken, Gemeentearchivaris als een aangewezen verantwoordelijke van de desbetreffende decentrale locatie. Ondergetekenden [voorletter(s)+achternaam], i-Coach Digitaal Werken en beheerder van de archiefbescheiden van de VRMWB, en [voorletter(s)+achternaam], gemeentearchivaris, [voorletter(s)+achternaam], [Functie aangewezen verantwoordelijke decentrale locatie] verklaren hierbij: Dat overeenkomstig het besluit vervanging archiefbescheiden inclusief bijlagen van het Dagelijks Bestuur van [dd-mm-jj] de volgende fysieke archiefbescheiden vernietigd zijn: Fysieke archiefbescheiden uit de periode [maand+jaar] t/m [maand+jaar] De vervangen papieren archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum]. Tilburg, [datum] [voorletter(s)+achternaam] i-Coach Digitaal Werken [voorletter(s)+achternaam] Gemeentearchivaris [voorletter(s)+achternaam] Functie aangewezen verantwoordelijke Bijlage 4: Wijzigingsoverzicht Handboek Vervanging VRMWB Leg bij een wijziging in de omschrijving daarvan ook vast wat de oorspronkelijke situatie was. Voorbeeld: als hard- of software gewijzigd wordt, zorg dan dat de oorspronkelijke hard- of software in de wijziging vermeld wordt. Dit zodat later altijd eenvoudig gereconstrueerd kan worden welke wijzigingen zijn doorgevoerd. Datum invoering wijziging Omschrijving van de wijziging