besproken stukken. Afwijkingen daarvan worden uit eigen beweging of op verzoek gemotiveerd; het doen van voorstellen voor besluitvorming aan de raad, voor zover dit niet op voorstel van het college wordt gedaan; het bespreken van actuele ontwikkelingen bij de door de raad vastgestelde Bestuurlijke Lange Termijn Agenda (BLTA) en waar nodig bijsturen; het gevraagd en ongevraagd adviseren van het fractievoorzittersoverleg; het bevorderen van het op de juiste momenten betrekken van de raad, waarbij onder meer wordt gekeken naar: (wettelijke) termijnen; voldoende tijd voor fracties (en eventueel externen) ter voorbereiding; voortgang van processen; logische volgordelijkheid/ samenloop van stukken; het bevorderen van transparantie van behandelprocessen; het adviseren over de kwaliteit van de aangeleverde stukken om te worden geagendeerd met daarbij de bevoegdheid om stukken in uiterste gevallen gemotiveerd terug te verwijzen; het uitnodigen van ambtenaren, na afstemming met de directie, om zaken technisch te verhelderen of om feitelijke informatie te delen; het jaarlijks opstellen van de procedure voor de behandeling van de vergaderstukken die betrekking hebben op de Planning en Control (P&C) cyclus; het afspreken van contactmomenten met een inwoner, bedrijf, instelling of organisatie (werkbezoeken), en het toezicht houden op bedrijfsvoeringstechnische en huishoudelijke zaken die nodig zijn voor een goede ondersteuning van de raad. Het presidium kan op te stellen agenda’s digitaal of schriftelijk afstemmen, tenzij een van de leden hiertegen bezwaar heeft. Het presidium streeft naar consensus bij de uitoefening van zijn taak. In voorkomende gevallen waarin geen consensus wordt bereikt, stuurt de griffie namens het presidium een bericht aan alle fractievoorzitters met de bij meerderheid gekozen oplossing. Wanneer fractievoorzitters deze oplossing willen corrigeren kunnen ze tot 12:00 uur op de dag na de bijeenkomst van het presidium schriftelijk reageren. Wanneer daarbij een meerderheid in de raad voor aanpassing blijkt, wordt deze doorgevoerd. Nadat de oproep voor de vergadering is verzonden, kan alleen het fractievoorzittersoverleg nog aanpassingen doorvoeren. De vergaderingen van het presidium zijn niet openbaar. Van de vergadering van het presidium wordt een besluitenlijst gemaakt. De besluitenlijst is na vaststelling digitaal beschikbaar voor raadsleden en fractievertegenwoordigers. Paragraaf3Collegevorming Artikel1:10Ondersteuning bij vorming nieuw college Na verkiezingen voor een nieuwe gemeenteraad krijgt de grootste partij, naast ondersteuning door de griffie, desgewenst door de gemeentesecretaris hiertoe beschikbaar gestelde ambtelijke ondersteuning bij de vorming van een nieuw college. Deze ondersteuning eindigt als: het nieuwe college is gevormd; de grootste partij kenbaar heeft gemaakt dat haar pogingen tot het vormen van een nieuw college worden gestaakt, of het fractievoorzittersoverleg heeft besloten dat een ander proces tot collegevorming moet worden ondersteund. Artikel1:11Benoeming wethouders Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie in bestaande uit drie raadsleden. De commissie onderzoekt of de benoeming van de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b eerste, derde en vierde lid, en 41c, eerste lid van de Gemeentewet. Van de kandidaat-wethouder wordt een verklaring omtrent gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens geëist. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoeming tot wethouder. De burgemeester geeft voor aanvang van iedere ambtstermijn opdracht om de kandidaat-wethouder aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. De burgemeester brengt over de benoembaarheid van de kandidaat-wethouder verslag uit aan de raad. Het rapport van de risicoanalyse en de eindconclusie zijn niet openbaar. Paragraaf4Beeldvormende
en (besluitvormende) raadsvergadering Artikel1:12Beeldvormende
en (besluitvormende) raadsvergadering Beslissingen van de raad worden in de regel voorbereid in zogeheten beeldvormende
. In oordeelsvormende vergaderingen kan de raad overleggen met het college. De raad is te allen tijde bevoegd om de voorbereiding van beslissingen in de (besluitvormende) raadsvergadering te doen plaatsvinden. Beslissingen van de raad worden genomen in een (besluitvormende) raadsvergadering. Artikel1:13Vergaderfrequentie en -plaats Beeldvormende vergaderingen kunnen in het oude stadhuis plaatsvinden maar ook op een externe locatie binnen de gemeente. Oordeelsvormende vergaderingen en de (besluitvormende) raadsvergaderingen worden in de regel gehouden in het oude stadhuis. Het presidium kan bepalen dat op een andere locatie binnen de gemeente een beeldvormende vergadering wordt gehouden. Beeldvormende vergaderingen worden in de regel gehouden op een donderdagavond. Oordeelsvormende vergaderingen in de regel op de maandagavond een maand na de beeldvormende vergaderingen over hetzelfde onderwerp. De besluitvormende raadsvergaderingen worden in de regel gehouden op de maandagavond twee weken na de oordeelsvormende vergaderingen. Het presidium stelt voorafgaand aan een nieuw jaar het vergaderschema vast, waarbij in ieder geval gedurende de zomermaanden, rond de kerst en de jaarwisseling periodes van reces in acht worden genomen. Artikel1:14Organisatie van beeldvormende
en (besluitvormende) raadsvergadering De griffie is, onder verantwoordelijkheid van de raad, belast met de voorbereiding en organisatie van de beeldvormende
en de (besluitvormende) raadsvergaderingen. De beeldvormende
worden ingedeeld rondom de volgende vier thema’s: bestuur en middelen; economie en cultuur; ruimte, en sociaal. Er worden maximaal twee thema’s parallel naast elkaar behandeld. Paragraaf5Aanwezigen en pers Artikel1:15Toehoorders en pers in vergaderingen Toehoorders en vertegenwoordigers van de pers wonen openbare (besluitvormende) (raads)vergaderingen bij uitsluitend op de voor hen bestemde plaatsen. Het blijkgeven van tekenen van goed- of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is hen verboden. De voorzitter van de beeldvormende of oordeelsvormende vergadering dan wel de (besluitvormende) raadsvergadering is bevoegd om personen die op enigerlei wijze de orde van de vergadering verstoren te doen vertrekken. De voorzitter kan personen die bij herhaling de orde in de vergadering verstoren voor ten hoogste drie maanden de toegang tot de beeldvormende vergaderingen, de oordeelsvormende vergaderingen respectievelijk (besluitvormende) raadsvergaderingen ontzeggen. Artikel1:16Geluid- en beeldregistraties Degenen die tijdens de beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen dan wel een (besluitvormende) raadsvergadering geluid- of beeldregistraties willen maken, vragen hiervoor toestemming aan de voorzitter respectievelijk de voorzitter van de raad en gedragen zich naar zijn aanwijzingen. Artikel 1:17 Gebruik mobiele apparatuur Als gebruik wordt gemaakt van mobiele communicatiemiddelen tijdens de beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen dan wel (besluitvormende) raadsvergaderingen, mogen deze naar het oordeel van de voorzitter respectievelijk de voorzitter van de raad de orde niet verstoren. Hoofdstuk2Beeldvormende
Paragraaf1Aard, samenstelling en taken beeldvormende
:1Beeldvormende vergadering Vergadering waarin technische en/ of informatieve vragen kunnen worden gesteld waarmee een vraagstuk wordt verkend en afgebakend, het maatschappelijk veld kan worden gehoord en de knelpunten en keuzes worden geïnventariseerd. Artikel2:2Oordeelsvormende vergadering Vergadering waarin de diverse fracties het onderlinge debat kunnen voeren, argumenten kunnen uitwisselen en politieke vragen kunnen stellen met als doel tot een goede belangenafweging te komen waarbij ook de voor- en nadelen van het betreffende vraagstuk of de ontwerpbeslissing worden afgewogen. Artikel2:3De voorzitters van de beeldvormende en de oordeelsvormende vergaderingen De raad benoemt de voorzitters van de beeldvormende en de oordeelsvormende vergaderingen. Een raadslid of een fractievertegenwoordiger kan tot voorzitter worden benoemd. De voorzitter van een beeldvormende vergadering en een oordeelsvormende vergadering neemt niet aan de beraadslagingen en stemmingen deel. De voorzitter van een beeldvormende vergadering en een oordeelsvormende vergadering heeft tot taak: het leiden van de vergadering en het daarbij bewaken van de beschikbaar gestelde vergadertijd; alle deelnemers aan de vergadering zo goed mogelijk tot hun recht te laten komen binnen de mogelijkheden van dit Reglement van Orde; het, gehoord de vergadering, afsluiten van de beeldvormende vergadering respectievelijk de oordeelsvormende vergadering met een advies aan het presidium over het gewenste vervolgproces voor het besproken onderwerp; het handhaven van de orde; het doen naleven van dit reglement van orde. Artikel2:4Aanwezigheid van de raadsadviseur en de griffier Ter ondersteuning van een beeldvormende en/ of een oordeelsvormende vergadering fungeert een raadsadviseur en/ of de griffier. De griffier en zijn door de raad aangewezen plaatsvervanger(s) kunnen in iedere beeldvormende en oordeelsvormende vergadering aanwezig zijn. Artikel2:5Deelneming van de fracties aan de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering Een deelnemer aan een beeldvormende en/ of een oordeelsvormende vergadering kan zowel een raadslid als een fractievertegenwoordiger zijn. Iedere fractie is bevoegd om met één raadslid of fractievertegenwoordiger aan een beeldvormende en/ of een oordeelsvormende vergadering deel te nemen. Hij wordt geacht namens zijn fractie het woord te voeren. In bijzondere gevallen kunnen het presidium of het fractievoorzittersoverleg besluiten tot het houden van een beeldvormende en/ of een oordeelsvormende vergadering waaraan meer dan één raadslid of fractievertegenwoordiger per fractie kunnen deelnemen. Artikel2:6Aanwezigheid van het college Voor de leden van het college en de burgemeester geldt een doorlopende uitnodiging voor alle beeldvormende
om daarin aanwezig te zijn, en om in de oordeelsvormende vergaderingen informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen, tenzij expliciet anders is aangegeven. De leden van het college en de burgemeester kunnen in een oordeelsvormende vergadering aan de beraadslagingen deelnemen als het voorstel of onderwerp van het college afkomstig is. Op uitnodiging van het fractievoorzittersoverleg, het presidium of de voorzitter kan een lid van het college of de burgemeester ook aan andere beraadslagingen deelnemen. Het fractievoorzittersoverleg, het presidium of de voorzitter van de vergadering kunnen leden van het college, de burgemeester of anderen uitdrukkelijk uitnodigen in de vergadering aanwezig te zijn om informatie te verstrekken en aan de beraadslagingen deel te nemen. Paragraaf2Voorbereiding en orde van de beeldvormende
:7Oproep en agenda De griffie stuurt namens het presidium ten minste vijf dagen voor een beeldvormende en een oordeelsvormende vergadering een oproep aan alle raadsleden en fractievertegenwoordigers onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de beeldvormende en/ of de oordeelsvormende vergadering. Artikel 2:8 Beschikbaarheid vergaderstukken Vergaderstukken behorend bij de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder via de raadswebsite ontsloten. Als op de stukken de verplichting tot geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier en verleent deze inzage aan de personen die de besloten vergadering mogen bijwonen. Artikel2:9Openbare kennisgeving De beeldvormende
en de agenda met bijbehorende stukken worden door plaatsing op de raadswebsite ter openbare kennis gebracht. Op de raadswebsite wordt ook de mogelijkheid tot inspreken toegelicht. Artikel2:10Opening beeldvormende of oordeelsvormende vergadering; quorum De voorzitter opent de beeldvormende of oordeelsvormende vergadering op het vastgestelde uur, als van meer dan de helft van de raadsfracties een vertegenwoordiger aanwezig is. Als een kwartier na het vastgestelde aanvangstijdstip niet het vereiste aantal fracties vertegenwoordigd is, vervalt de beeldvormende of oordeelsvormende vergadering en wordt het geagendeerde onderwerp aangehouden tot een volgende beeldvormende of oordeelsvormende vergadering. De griffier of raadsadviseur legt de namen van de wel aanwezige deelnemers vast als verslaglegging van de vervallen beeldvormende of oordeelsvormende vergadering. Artikel2:11Spreekregels in beeldvormende
Een deelnemer, de burgemeester en leden van het college of ambtelijke ondersteuners die namens hen het woord voeren spreken vanaf hun zitplaats of van de spreekplaats en richten zich tot de voorzitter. Artikel2:12Vergaderprocedure Voorafgaand aan de bespreking vormt de voorzitter zich een beeld van de door de deelnemers te leveren inbreng en geeft hij aan hoe hij de bespreking wil laten verlopen. Artikel2:13Voorstellen van orde in beeldvormende
De voorzitter en iedere deelnemer kan tijdens een beeldvormende of een oordeelsvormende vergadering mondeling een voorstel van orde doen, dat kort kan worden toegelicht. Een voorstel van orde kan uitsluitend betrekking hebben op de orde van de betreffende beeldvormende of oordeelsvormende vergadering. Over een voorstel van orde beslist de beeldvormende of oordeelsvormende vergadering terstond. Artikel2:14Handhaving orde; schorsing Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als de spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de vergadering waarin dit gebeurt over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de vergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – als na de heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de vergadering sluiten. Artikel2:15Spreekrecht burgers en belanghebbenden in oordeelsvormende vergadering Burgers en belanghebbenden kunnen in een oordeelsvormende vergadering: hun zienswijze geven, en/ of informatie verschaffen over onderwerpen waarover het gemeentebestuur zeggenschap heeft. Het geven van de zienswijze of het verschaffen van informatie heeft plaats in de oordeelsvormende vergadering waar het onderwerp geagendeerd is. De voorzitter verleent burgers en belanghebbenden in beginsel aan het begin van de oordeelsvormende vergadering het woord. Wanneer de voorzitter het in het belang van de orde van de oordeelsvormende vergadering acht, kan hij besluiten burgers en belanghebbenden het woord te verlenen op een door hem te bepalen moment in de vergadering. De voorzitter verleent burgers en belanghebbenden het woord in de volgorde die hij in het belang van de orde van de oordeelsvormende vergadering acht. Het woord kan door burgers of belanghebbenden niet gevoerd worden over een al door het gemeentebestuur genomen besluit waartegen bezwaar of beroep openstaat of heeft opengestaan; benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen. Degene die van het spreekrecht gebruik wil maken meldt dit uiterlijk om 12:00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam en contactgegevens als e-mailadres en telefoonnummer. Maximaal vijf burgers en belanghebbenden die zich tijdig hebben aangemeld voor het spreekrecht en ook bij aanvang van de oordeelsvormende vergadering aanwezig zijn, worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld maximaal vier minuten het woord te voeren. Burgers en belanghebbenden die zich namens een zelfde organisatie of groepering hebben aangemeld voor het spreekrecht, moeten één vertegenwoordiger naar voren brengen die namens de gehele organisatie of groepering het woord voert. Als een onderwerp in de drie maanden voorafgaand aan een oordeelsvormende vergadering al eerder in een oordeelsvormende vergadering aan de orde is geweest, is inspreken niet mogelijk. Artikel2:16Sprekersplein Bij het Sprekersplein, voorafgaand aan een beeldvormende vergadering, kunnen burgers en belanghebbenden inspreken over een onderwerp dat niet is geagendeerd voor een oordeelsvormende vergadering. Bij het Sprekersplein kunnen zij: hun zienswijze, en/ of informatie verschaffen over onderwerpen waarover het gemeentebestuur zeggenschap heeft. Degene die wil inspreken, meldt dit uiterlijk om 12:00 uur op de dag van de vergadering aan de griffie. Naast het onderwerp waarover hij het woord wil voeren, vermeldt hij zijn naam en contactgegevens als e-mailadres en telefoonnummer. Maximaal vijf burgers en belanghebbenden die zich tijdig hebben aangemeld voor het inspreken en ook bij aanvang van het Sprekersplein aanwezig zijn, worden door de voorzitter in de gelegenheid gesteld maximaal vier minuten het woord te voeren. Burgers en belanghebbenden zich die namens een zelfde organisatie of groepering hebben aangemeld voor het inspreken, moeten één vertegenwoordiger naar voren brengen die namens de gehele organisatie of groepering het woord voert. Als er meer dan vijf tijdige aanmeldingen voor het inspreken zijn ontvangen, kan de voorzitter op basis van urgentie afwijken van de volgorde van aanmelding en/ of het maximaal aantal burgers en belanghebbenden die willen inspreken. Artikel2:17Verslaglegging van beeldvormende
Verslaglegging van beeldvormende
die plaatsvinden in het oude stadhuis gebeurt door (het beschikbaar stellen van een) videoregistratie van de beeldvormende
. Paragraaf3Besloten beeldvormende
:18Algemeen Het presidium kan besluiten tot het agenderen van een besloten beeldvormende en/ of oordeelsvormende vergadering. De voorzitter kan besluiten een openbare beeldvormende of oordeelsvormende vergadering in beslotenheid te vervolgen. Bij een besloten beeldvormende en/ of oordeelsvormende vergadering kunnen slechts aanwezig zijn de voorzitter, de griffier en/ of zijn door de raad aangewezen plaatsvervanger, de raadsadviseur, raadsleden, fractievertegenwoordigers, de burgemeester, de leden van het college, de gemeentesecretaris alsmede ambtenaren, voor zover de voorzitter hun daartoe toestemming geeft. Op besloten vergaderingen is dit reglement van orde van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Artikel2:19Verslag Van een besloten vergadering kan een afzonderlijk verslag gemaakt worden. Als er een afzonderlijk verslag wordt gemaakt, wordt dit niet verspreid, maar berust dit verslag bij de griffier. Wanneer er sprake is van verslaglegging van een besloten vergadering, wordt dit verslag zo spoedig mogelijk in een beeldvormende respectievelijk oordeelsvormende vergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze vergadering neemt de beeldvormende respectievelijk oordeelsvormende vergadering een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het verslag. Als iemand hierover het woord wenst te voeren, dan gebeurt dit in een besloten beeldvormende of besloten oordeelsvormende vergadering. Wanneer er sprake is van verslaglegging van een besloten vergadering, wordt het vastgestelde verslag door de voorzitter ondertekend en door de griffier van de vergadering medeondertekend. Artikel2:20Opheffen geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid, van de Gemeentewet van plan is de verplichting tot geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, gaat hij daartoe niet over dan nadat de beeldvormende vergadering respectievelijk de oordeelsvormende vergadering dat de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd in de gelegenheid is gesteld in een besloten vergadering zijn gevoelen over dit voornemen aan de raad ter kennis te brengen. Hoofdstuk3Raadsvergaderingen Paragraaf1Voorbereiding Artikel3:1Oproep De voorzitter stuurt tenminste vijf dagen voor een raadsvergadering de raadsleden een oproep onder vermelding van de vergaderdag en verdere verwijzing naar de raadswebsite voor tijdstip, plaats, voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken. De agenda en de bijbehorende stukken, met uitzondering van die informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust, worden via de raadswebsite ontsloten. Artikel3:2Afwijkende vergaderdag en -plaats De voorzitter kan in bijzondere gevallen een andere dag of plaats aanwijzen om te vergaderen. Hij voert hierover, tenzij sprake is van een spoedeisende situatie, overleg in het fractievoorzittersoverleg. Artikel3:3Agenda Voordat de oproep wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda van de raadsvergadering vast. In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de oproep een aanvullende voorlopige agenda opstellen. Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van de raadsvergadering wordt deze met de daarbij behorende stukken via de raadswebsite ontsloten, met uitzondering van die informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. Artikel3:4De portefeuillehouder Voor de leden van het college en de gemeentesecretaris geldt een doorlopende uitnodiging om in de raadsvergadering aanwezig te zijn. Op uitnodiging van de voorzitter – al dan niet op verzoek van een raadslid – kunnen zij aan de beraadslagingen deelnemen. Als een lid van het college wil deelnemen aan de beraadslagingen, doet hij hiertoe een verzoek aan de voorzitter. Artikel3:5Publicatie van stukken Vergaderstukken behorend bij de agenda worden gelijktijdig met het verzenden van de oproep voor een ieder via de raadswebsite ontsloten. Als na het verzenden van de oproep aanvullende stukken via de raadswebsite worden ontsloten, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadsleden en wordt dit zo mogelijk ter openbare kennis gebracht. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust, blijft in afwijking van het eerste lid onder berusting van de griffier. Artikel3:6Openbare kennisgeving Raadsvergaderingen worden door aankondiging en plaatsing op de raadswebsite ter openbare kennis gebracht. De raadswebsite bevat: de agenda met de te bespreken onderwerpen en de daarbij behorende stukken; de datum, aanvangstijd en plaats van de vergadering. Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust, blijft in afwijking van het tweede lid, onder a. onder berusting van de griffier. Paragraaf2Orde van de vergadering Artikel3:7Presentielijst De griffier draagt zorg voor het bijhouden van de presentielijsten van raadsvergaderingen. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekent ieder raadslid de presentielijst waarop de raadsleden in genummerde volgorde zijn vermeld. Aan het einde van elke vergadering wordt die lijst door de griffier door ondertekening vastgesteld. Artikel3:8Zitplaatsen De voorzitter, de raadsleden, de griffier, de raadsadviseurs, en de leden van het college hebben een vaste zitplaats, door de voorzitter na overleg in het fractievoorzittersoverleg bij aanvang van iedere nieuwe zittingsperiode van de raad aangewezen. Als daartoe aanleiding bestaat, kan de voorzitter de indeling herzien na overleg in het fractievoorzittersoverleg. De voorzitter draagt zorg voor een zitplaats voor de overige personen die voor de vergadering zijn uitgenodigd. Artikel3:9Opening van de vergadering; quorum De voorzitter opent de vergadering op het tijdstip als vermeld op de agenda, als het daarvoor door de Gemeentewet vereiste aantal raadsleden blijkens de presentielijst aanwezig is. Wanneer een kwartier na het tijdstip als vermeld op de agenda niet het vereiste aantal raadsleden aanwezig is, bepaalt de voorzitter, na voorlezing van de namen van de afwezige leden, dag en tijdstip van de volgende vergadering, met inachtneming van artikel 20 van de Gemeentewet. Artikel3:10Vaststelling van de agenda De raad stelt na de opening de agenda van de raadsvergadering vast. Op voorstel van een raadslid of de voorzitter kan de raad bij de vaststelling van de agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of afvoeren en de volgorde of wijze van behandeling van de agendapunten wijzigen. Als de raad een onderwerp onvoldoende voorbereid acht voor beraadslaging, kan hij het onderwerp terugverwijzen naar het college of de oordeelsvormende vergadering. Voorafgaand aan de beraadslaging rond het eerste agendapunt waarmee na 23:00 uur een aanvang wordt gemaakt, doet de voorzitter een ordevoorstel over de verdere afhandeling van de agenda van de betreffende raadsvergadering. Artikel3:11Primus bij hoofdelijke stemming Voorafgaand aan de raadsvergadering trekt de voorzitter via loting een volgnummer. Bij het raadslid met het corresponderende nummer op de presentielijst begint een eventuele hoofdelijke stemming. De voorzitter deelt bij de opening van de vergadering mee welk volgnummer is geloot en met welk raadslid dit nummer correspondeert. Artikel3:12Vragen over de actualiteit Op de agenda van iedere raadsvergadering wordt, direct na de opening, een agendapunt “Vragen over de actualiteit” opgenomen. Bij dit agendapunt kunnen raadsleden vragen stellen over de actualiteit die voor de gemeente van belang is. Bij dit agendapunt gelden de volgende regels: de voorzitter inventariseert bij aanvang van het agendapunt welke fracties welke vraag wil stellen over welk onderwerp (één vraag per fractie); de vragen moeten kort en duidelijk geformuleerd worden; de vragen worden terstond beantwoord. Als dit niet mogelijk is, wordt de vraag uiterlijk binnen een week schriftelijk beantwoord; na de beantwoording kan de vragensteller het woord worden verleend om een verhelderende vraag te stellen; tijdens dit agendapunt worden geen interrupties toegestaan, kan geen verlof worden gevraagd tot het houden van een interpellatie en kunnen geen moties worden ingediend. In afwijking van deze bepaling kan het presidium of fractievoorzittersoverleg bepalen om vragen over de actualiteit te verplaatsen naar een oordeelsvormende vergadering. Artikel3:13Verslaglegging De griffier draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering op de raadswebsite geplaatst. Verslaglegging van de raadsvergadering gebeurt door het beschikbaar stellen van een videoregistratie van de raadsvergadering. Artikel3:14Hamerstukken, stemverklaring Als de voorzitter vaststelt dat geen van de raadsleden over een geagendeerd voorstel het woord wenst te voeren, wordt het voorstel geacht zonder beraadslaging en zonder hoofdelijke stemming te zijn aangenomen. Voorstellen die door het presidium of de oordeelsvormende vergadering zijn aangemerkt als vermoedelijk hamerstuk, worden in de raad als hamerstuk geagendeerd. Voordat in de raadsvergadering de hamer valt, kan een raadslid over een hamerstuk nog het woord vragen voor het afleggen van een stemverklaring. Artikel3:15Brieven aan de raad, memo’s en collegevoorstellen ter informatie aan de raad, Lijst Toezeggingen, Moties en Schriftelijke Vragen en de Bestuurlijke Lange Termijn Agenda Bij de raad ingekomen Brieven aan de raad, memo’s en collegevoorstellen ter informatie aan de raad, Lijst Toezeggingen, Moties en Schriftelijke Vragen en de Bestuurlijke Lange Termijn Agenda worden door het presidium voorzien van een afdoeningsadvies en op lijsten geplaatst die ter besluitvorming aan de raad worden voorgelegd. Artikel3:16Spreekregels De voorzitter spreekt vanaf zijn zitplaats. Sprekers die het woord vragen en verleend krijgen richten zich tot de voorzitter. De raadsleden spreken vanaf het spreekgestoelte. De leden van het college spreken vanaf het spreekgestoelte. Overige aanwezigen spreken vanaf het spreekgestoelte. Als een raadslid een spreker wil interrumperen, stelt hij zich op achter een interruptiemicrofoon. De voorzitter kan bepalen dat de raadsleden en de overige aanwezigen vanaf een andere plaats spreken. Artikel3:17Aantal spreektermijnen De beraadslaging over een onderwerp of voorstel geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de voorzitter anders beslist. De spreektermijn wordt door de voorzitter afgesloten. Een raadslid voert in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel. Het derde lid is niet van toepassing op: de rapporteur van een commissie; een raadslid dat een amendement, subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde. Artikel3:18Spreektijd De voorzitter kan na overleg met het fractievoorzittersoverleg spreektijden bepalen. Artikel3:19Handhaving orde; schorsing Een spreker mag in zijn betoog niet worden gestoord, tenzij: de voorzitter het nodig oordeelt hem aan het opvolgen van dit reglement van orde te herinneren; een raadslid hem interrumpeert, waarbij de voorzitter kan bepalen dat de spreker zonder verdere interrupties zijn betoog zal afronden. Als een spreker zich beledigende of onbetamelijke uitdrukkingen veroorlooft, afwijkt van het in behandeling zijnde onderwerp, een andere spreker herhaaldelijk interrumpeert, dan wel anderszins de orde verstoort, wordt hij door de voorzitter tot de orde geroepen. Als de betreffende spreker hieraan geen gevolg geeft, kan de voorzitter hem gedurende de raadsvergadering waarin dit gebeurt over het aanhangige onderwerp het woord ontzeggen. De voorzitter kan ter handhaving van de orde de raadsvergadering voor een door hem te bepalen tijd schorsen en – als na heropening de orde opnieuw wordt verstoord – de raadsvergadering sluiten. Artikel3:20Beraadslaging De raad kan, op voorstel van de voorzitter of een raadslid, besluiten om over één of meer onderdelen van een onderwerp of voorstel afzonderlijk te beraadslagen. Op verzoek van een raadslid of op voorstel van de voorzitter kan de raad besluiten de beraadslagingen voor een door de voorzitter te bepalen tijd te schorsen, om de raadsleden of de leden van het college de gelegenheid te geven tot onderling nader beraad. De beraadslagingen worden hervat nadat de schorsingsperiode is verstreken. Artikel3:21Deelneming aan de beraadslaging door overige aanwezigen De raad kan bepalen dat anderen dan de in de vergadering aanwezige raadsleden, de burgemeester, leden van het college en de griffier deelnemen aan de beraadslaging. Een beslissing daartoe wordt op voorstel van de voorzitter genomen voordat met de beraadslaging van het betreffende agendapunt wordt begonnen. Paragraaf3Stemmingen Artikel3:22Stemverklaring Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten. Artikel3:23Beslissing De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist. Nadat de beraadslagingen zijn gesloten formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing, waarna de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt. Artikel3:24Algemene bepalingen over stemming De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval, dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden opmerken dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd, of zich overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming hebben onthouden. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door ‘voor’ of ‘tegen’ te verklaren, zonder enige toevoeging. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn hoofdelijke stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot de volgende stem is uitgebracht of, in het geval van de laatste stem, de stemming is gesloten. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas daarna, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit. Artikel3:25Volgorde stemming over amendementen en moties Als op een aanhangig voorstel een amendement is ingediend, wordt eerst over dat amendement gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft. Als twee of meer amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en het tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over het voorstel gestemd en vervolgens over de motie. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken. Artikel3:26Stemming over personen Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje. Het stembureau onderzoekt of het aantal ingeleverde stembriefjes gelijk is aan het aantal raadsleden dat ingevolge het tweede lid verplicht is een stembriefje in te leveren. Wanneer de aantallen niet gelijk zijn, worden de stembriefjes vernietigd zonder deze te openen en wordt een nieuwe stemming gehouden. Bij twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad, op voorstel van het stembureau. Onder de zorg van de griffier worden de stembriefjes zo spoedig mogelijk na vaststelling van de uitslag vernietigd. Artikel3:27Herstemming over personen Als bij de eerste stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, volgt een tweede stemming. Als ook bij deze tweede stemming niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, volgt een derde stemming. De derde stemming is tussen de twee personen, op wie bij de tweede stemming de meeste stemmen zijn uitgebracht. Wanneer bij de tweede stemming op meer dan twee personen de meeste stemmen zijn uitgebracht, dan volgt een tussenstemming. Bij een eventuele tussenstemming wordt uitgemaakt tussen welke twee personen de derde stemming plaatsheeft. Als bij tussenstemming of bij de derde stemming de stemmen staken, beslist terstond het lot. Artikel3:28Beslissing door het lot bij stemming over personen Wanneer het lot moet beslissen, worden de namen van hen tussen wie de beslissing moet plaatshebben, door de voorzitter op afzonderlijke, geheel gelijke, briefjes geschreven. Deze briefjes worden, nadat zij door het stembureau zijn gecontroleerd, op gelijke wijze gevouwen, in een stembokaal gedeponeerd en geschud. Vervolgens neemt de voorzitter een van de briefjes uit de stembokaal. Degene wiens naam op dit briefje voorkomt, is gekozen. Paragraaf4Bevoegdheden, instrumenten van de raadsleden Artikel3:29Amendementen en subamendementen Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging over het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter, tenzij de voorzitter oordeelt dat mondelinge indiening volstaat. Intrekking door de indiener van het amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Artikel3:30Moties Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter. De behandeling van een motie over een aanhangig onderwerp of voorstel vindt tegelijk met de beraadslaging over dat onderwerp of voorstel plaats. Over een motie vreemd aan de orde van de dag wordt een besluit genomen in de vergadering waarin zij is ingediend. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Wanneer een motie van wantrouwen is aangenomen kan een extra agendapunt aan de agenda worden toegevoegd om een raadsbesluit tot het verlenen van ontslag te behandelen, tenzij de wethouder(s) uit eigen beweging direct ontslag heeft (hebben) genomen. Artikel3:31Voorstellen van orde Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde over de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over. Artikel3:32Initiatiefvoorstellen Raadsleden kunnen een initiatiefvoorstel indienen in het gebruikelijke format voor raadsvoorstellen. Een initiatiefvoorstel moet schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend, om in behandeling genomen te kunnen worden. Het voorstel wordt na indiening toegestuurd aan het college om de gelegenheid te bieden richting de raad wensen en bedenkingen kenbaar te maken, alvorens de raad erover besluit. Het presidium plaatst het voorstel pas op een agenda, nadat het college zijn wensen en bedenkingen kenbaar heeft gemaakt of ten minste drie weken daartoe de gelegenheid heeft gehad. Intrekking door de indiener van een initiatiefvoorstel is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond. Artikel3:33Collegevoorstellen Een voorstel aan de raad dat vermeld staat op de agenda van een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering of raadsvergadering, kan niet door het college worden ingetrokken zonder toestemming van de raad. De raad kan van oordeel zijn dat een voorstel niet verder wordt behandeld of voor aanpassing, aanvulling of advies terug aan het college moet worden gezonden. Daarbij kan een termijn worden gesteld waarbinnen dit moet gebeuren. De raad kan bepalen óf, en zo ja, in welke vergadering een aangepast, aangevuld of van advies voorzien voorstel opnieuw wordt geagendeerd. Artikel3:34Interpellaties Het verzoek tot het houden van een interpellatie wordt, behoudens in naar het oordeel van de voorzitter spoedeisende gevallen, tenminste 48 uur voor de aanvang van de raadsvergadering schriftelijk bij de voorzitter ingediend. Het verzoek bevat een duidelijke omschrijving van het onderwerp waarover inlichtingen worden verlangd, alsmede de te stellen vragen. De voorzitter brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders. Bij de vaststelling van de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering na indiening van het verzoek wordt het verzoek in stemming gebracht. De raad bepaalt op welk tijdstip tijdens de vergadering de interpellatie wordt gehouden. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad hen hiertoe verlof geeft. Artikel3:35Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester Schriftelijke vragen worden kort en duidelijk geformuleerd. De vragen kunnen van een toelichting worden voorzien. De vragen worden schriftelijk beantwoord, tenzij daarin is aangegeven dat mondelinge beantwoording wordt verlangd. De vragen worden via de griffier bij de voorzitter van de raad ingediend. De griffier draagt er zorg voor dat de vragen zo spoedig mogelijk via de raadswebsite worden ontsloten en ter kennis van het college worden gebracht. Schriftelijke beantwoording vindt zo spoedig mogelijk plaats, maar in ieder geval binnen dertig dagen, nadat de vragen zijn binnengekomen. Mondelinge beantwoording vindt zo mogelijk plaats in de eerstvolgende raadsvergadering. Als beantwoording niet binnen deze termijn kan plaatsvinden, stelt het college de vragensteller en griffier hiervan gemotiveerd in kennis, waarbij zo mogelijk de termijn aangegeven wordt, waarbinnen beantwoording zal plaatsvinden. De antwoorden van het college worden door de griffier zo spoedig mogelijk via de raadswebsite ontsloten voor de raad, tenzij er sprake is van mondelinge beantwoording, zoals bedoeld in het eerste lid. Artikel3:36Inlichtingen Als een raadslid over een onderwerp inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid van de Gemeentewet verlangt, wordt een verzoek daartoe schriftelijk ingediend bij het college of de burgemeester via de griffier. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester. De verlangde inlichtingen worden in principe mondeling of schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende raadsvergadering gegeven. De gestelde vragen en het antwoord vormen een agendapunt voor de vergadering, waarin de antwoorden zullen worden gegeven. Artikel3:37Hoorzitting De raad kan, op voorstel van de voorzitter of één of meer raadsleden, besluiten een hoorzitting te houden. Per hoorzitting wordt de procedure door het presidium vastgesteld. Artikel3:38In ontvangst nemen van petities De raad en afzonderlijke raadsleden kunnen in een raadsvergadering petities van burgers of groepen van burgers in ontvangst nemen. Daartoe wordt bij de vaststelling van de agenda een agendapunt ingelast. Burgers of groepen van burgers die een petitie willen aanbieden, doen hiervan uiterlijk om 16.00 uur van de dag waarop de raadsvergadering plaatsvindt mededeling aan de griffier. Een petitie wordt in ontvangst genomen door: de voorzitter, als de petitie aan de raad is gericht; de betreffende fractievoorzitter of zijn vervanger, als de petitie aan een fractie is gericht; het betreffende raadslid, als de petitie aan dat raadslid is gericht. Het agendapunt waarbij de petitie in ontvangst wordt genomen heeft een maximale tijdsduur van 10 minuten. De voorzitter kan weigeren het aanbieden van een petitie in de vergadering toe te laten als hij van mening is dat het aantal handtekeningen onder de petitie geen blijk geven van voldoende representativiteit bij dat onderwerp. Paragraaf5Voorjaarsnota, begroting en jaarrekening Artikel3:39Procedure voorjaarsnota en begroting Met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet stelt het presidium na advies van de auditcommissie de procedure van voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling van de voorjaarsnota en de begroting vast. Artikel3:40Planning en Control-documenten Het presidium kan, na overleg met het college, momenten bepalen waarop de Planning & Control documenten ontvangen moeten zijn. Artikel3:41Procedure jaarrekening Met inachtneming van het bepaalde in de Gemeentewet stelt het presidium na advies van de auditcommissie de procedure van voorbereiding, onderzoek, behandeling en vaststelling van de jaarrekening, het jaarverslag en een eventueel indemniteitsbesluit vast. Paragraaf6Lidmaatschap van andere organisaties Artikel3:42Verslag, verantwoording Een raadslid, een lid van het college, de burgemeester of de gemeentesecretaris, die door de gemeenteraad is aangewezen tot lid van het algemeen bestuur van een openbaar lichaam of van een ander gemeenschappelijk orgaan, ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen, heeft het recht verslag te doen over zaken die in het algemeen bestuur als bedoeld aan de orde zijn. Door de raad gewenste bespreking van dit verslag kan de voorzitter verwijzen naar de oordeelsvormende vergadering. Ieder raadslid kan aan een persoon, als bedoeld in het eerste lid, schriftelijke vragen stellen. De regels voor het stellen van schriftelijke vragen zijn van overeenkomstige toepassing. Wanneer een raadslid een persoon, als bedoeld in het eerste lid, ter verantwoording wenst te roepen over zijn wijze van functioneren als zodanig, besluit de raad over het toestaan daarvan. De regels voor het vragen van inlichtingen zijn van overeenkomstige toepassing. Dit artikel is van overeenkomstige toepassing op andere organisaties of instituties, waarin de raad één van zijn raadsleden heeft benoemd. Paragraaf7Besloten raadsvergadering Artikel3:43Algemeen Op een besloten raadsvergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Als overeenkomstig het bepaalde in artikel 23, tweede lid van de Gemeentewet de deuren worden gesloten, verlaten de toehoorders en alle andere aanwezigen behalve de voorzitter, de griffier en de raadsleden, de raadsvergadering. Als de raad vervolgens besluit tot het houden van een besloten raadsvergadering, beslist hij tevens welke personen alsnog de beraadslagingen kunnen bijwonen. Artikel3:44Verslag Van een besloten raadsvergadering worden een afzonderlijke besluitenlijst en een afzonderlijk verslag in concept gemaakt. Deze worden niet openbaar gemaakt, maar berusten bij de griffier. Het verslag en de besluitenlijst worden zo spoedig mogelijk in een raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze raadsvergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. Als niemand hierover het woord wenst te voeren, dan kan dit ook in een openbare raadsvergadering. Als de stukken aanleiding geven tot het maken van op- of aanmerkingen, wordt voor de behandeling van deze aangelegenheid tot een besloten zitting overgegaan. Het vastgestelde verslag en besluitenlijst worden door de voorzitter van de raad ondertekend en door de griffier medeondertekend. Artikel3:45Opheffen geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid van de Gemeentewet van plan is de verplichting tot geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, gaat hij daartoe niet over dan nadat het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd in de gelegenheid is gesteld in een besloten vergadering zijn gevoelen over dit voornemen aan de raad ter kennis te brengen. Hoofdstuk4Slotbepalingen Artikel4:1Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement van orde niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement van orde, beslist de raad op voorstel van de voorzitter van de raad. Artikel4:2Intrekking oude regeling Het Reglement van Orde raad Zutphen 2019, zoals vastgesteld bij besluit van 23 september 2019, wordt ingetrokken. Artikel4:3Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 juni 2024. Artikel4:4Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024. Aldus besloten in de openbare vergadering vande raad van de gemeente Zutphen,gehouden op: 8 juli 2024De voorzitter, de griffier,Toelichting Algemene toelichting Het reglement van orde is opgesteld naar aanleiding van de per 18 augustus 2023 ingevoerde werkwijze van de raad van de gemeente Zutphen. Deze werkwijze maakt onderscheid tussen een beeldvormende, oordeelsvormende en een besluitvormende fase. Daarnaast biedt de werkwijze ruimte voor overleg en het uitwisselen van informatie met het college alsmede het geven van advies aan het college. Het reglement van orde bestaat uit vier hoofdstukken, te weten: 1. Algemene bepalingen Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op het gehele functioneren van de raad. 2. Beeldvormende
Hierin staan de bepalingen waarin beeldvormende
worden gereglementeerd.
en (besluitvormende) raadsvergadering Artikel 1:12 Beeldvormende
en (besluitvormende) raadsvergadering Dit artikel geeft de kern van de werkzaamheden weer die in de beeldvormende
en de (besluitvormende) raadsvergadering worden gedaan, namelijk het ‘voorbereiden’ respectievelijk het ‘nemen’ van beslissingen. Het voorbereiden gebeurt in de beeldvormende
, het nemen van de beslissingen in de (besluitvormende) raadsvergadering. Maar volgens het tweede lid kan de raad altijd beslissen om ook de voorbereiding van een beslissing in de (besluitvormende) raadsvergadering te laten plaatsvinden. De voorbereiding van beslissingen door de beeldvormende
wordt in hoofdstuk 2 uitgewerkt. Het nemen van beslissingen door de raad wordt in hoofdstuk 3 uitgewerkt. Met opzet wordt er gesproken van ‘beslissingen’. Het begrip ‘besluit’ heeft een specifiekere betekenis, die daaraan door de Algemene wet bestuursrecht (artikel 1:3, eerste lid) wordt toegekend. Artikelen 1:13 Vergaderfrequentie en -plaats en 1:14 Organisatie van beeldvormende en oordeelsvormende vergadering en (besluitvormende) raadsvergadering In deze artikelen wordt geregeld dat vergaderingen van de beeldvormende vergaderingen op de donderdagavond plaatsvinden en de oordeelsvormende vergadering en raad op de maandagavond plaatsvinden. De griffie is belast met de praktische organisatie. Het college is in de regel belast met het verzorgen van de inhoudelijke vergaderstukken. Paragraaf 5 Aanwezigen en pers Artikelen 1:15 Toehoorders en pers in vergaderingen, 1:16 Geluid- en beeldregistraties en 1:17 Gebruik mobiele apparatuur Deze artikelen betreffen vrij gebruikelijke ordemaatregelen. Hoofdstuk 2 Beeldvormende
Paragraaf 1 Aard, samenstelling en taken beeldvormende
:1 Beeldvormende vergadering en 2:2 Oordeelsvormende vergadering Deze artikelen regelen het bestaan van beeldvormende
. Het is de bedoeling dat iedereen precies weet waar hij qua tijdstippen en aard van de vergadering aan toe is. Beeldvormende
zijn dan ook strak in de tijd gepland. Als de taak van de vergadering nog niet was afgerond, dan zal er in een volgende beeldvormende vergadering of oordeelsvormende vergadering een vervolg moeten plaatsvinden. Artikelen 2:3 De voorzitters van de beeldvormende
, 2:4 Aanwezigheid van de raadsadviseur en de griffier, 2: 5 Deelneming van de fracties aan de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering en 2:6 Aanwezigheid van het college Deze artikelen geven voorschriften over het voorzitterschap, inclusief de taken van de voorzitter en regelen de ondersteuning van de raadsadviseur/ de griffier en de aanwezigheid van de fracties en het college. Belangrijk is dat er één lid vanuit elke fractie - dat mag dus ook een fractievertegenwoordiger zijn - aanwezig is in een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering, die namens de fractie spreekt. Een uitzondering hierop is echter mogelijk. Het college kan zich in de vergaderingen ambtelijk laten ondersteunen door de gemeentesecretaris of andere ambtenaren. Paragraaf 2 - Voorbereiding en orde van de beeldvormende
Artikelen 2:7 Oproep en agenda, 2:8 Beschikbaarheid vergaderstukken en 2:9 Openbare kennisgeving Deze artikelen geven regels voor de voorbereiding van beeldvormende
. Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting. Artikel 2:8, tweede lid kan wellicht vragen oproepen. De inzage van geheime stukken bij de griffier, kan gebeuren door personen die een besloten beeldvormende en/ of oordeelsvormende vergadering bij mogen wonen, dus ongeacht of ze aanwezig zullen zijn. Dit zijn dus alle raadsleden en alle fractievertegenwoordigers, voor zover deze de eed of belofte hebben afgelegd. Artikel 2:10 Opening beeldvormende of oordeelsvormende vergadering; quorum, 2:11 Spreekregels in beeldvormende
, 2:12 Vergaderprocedure,2:13 Voorstellen van orde in beeldvormende
, 2:14 Handhaving orde; schorsing, 2:15 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in oordeelsvormende vergadering, 2:16 Sprekersplein en 2:17 Verslaglegging van beeldvormende
Deze artikelen regelen de orde van beeldvormende
. Artikel 2:12 regelt dat de voorzitter een voorstel voor de wijze van bespreking kan doen in de vergadering. Het vaste stramien van twee termijnen is losgelaten. Wanneer deelnemers zich niet in de voorgestelde procedure kunnen vinden, opent artikel 2:13 de mogelijkheid de voorgestelde wijze van bespreken aan te passen. Een belangrijk artikel is artikel 2:15, waarin het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden wordt geregeld. Voor elk spreekrecht geldt dat burgers en belanghebbenden - die ook van buiten Zutphen afkomstig kunnen zijn - hun zienswijze kunnen geven en informatie kunnen verschaffen. Uitzonderingen hierop staan in het zesde en tiende lid. Verslaglegging van een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering gebeurt door het beschikbaar stellen van een videoregistratie van die vergadering. Paragraaf 3 Besloten beeldvormende
:18 Algemeen Een besloten vergadering is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement in acht genomen moeten worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Dit artikel spreekt verder voor zich. Artikel 2:19 Verslag Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 2:20 Opheffen geheimhouding In het aangehaalde artikel wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de verplichting tot geheimhouding van informatie op te heffen, als de beeldvormende of oordeelsvormende vergadering de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd. In dit artikel is ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor. Hoofdstuk 3 Raadsvergaderingen Zowel de artikelen van dit hoofdstuk als de toelichtingen daarop zijn voor een belangrijk deel ontleend aan het modelreglement van de VNG. Paragraaf 1 Voorbereiding Artikel 3:1 Oproep Raadsleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd worden ook de voorlopige agenda en de stukken ontsloten via de raadswebsite. Artikel 3:2 Afwijkende vergaderdag en -plaats In het vergadersysteem van de raad zijn de vergaderavonden op grond van artikel 1:13, tweede lid voor de beeldvormende
en de raadsvergadering vastgelegd. De voorzitter is volgens dit artikel bevoegd om hierop in bijzondere gevallen uitzonderingen te maken, in overleg met het fractievoorzittersoverleg. Artikel 3:3 Agenda Het presidium bepaalt hoe de agenda’s eruit komen te zien. Dit is echter een voorlopige vaststelling van de raadsagenda, want de raad stelt deze in zijn vergadering pas definitief vast. In de dagelijkse praktijk is het niet altijd mogelijk om ruim een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteit van de dag. Het tweede lid maakt het mogelijk dat In een dergelijke situatie de voorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende voorlopige raadsagenda kan opstellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Het gaat hierbij om situaties waarbij in redelijkheid het presidium niet meer gekend kan worden en er grote belangen zijn en er stukken aan de voorlopige agenda worden toegevoegd. De raad kan bij het vaststellen van de agenda bepalen of dit wordt overgenomen. Artikel 3:4 De portefeuillehouder Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat portefeuillehouders (burgemeester of wethouder) en gemeentesecretaris door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en door de voorzitter worden uitgenodigd aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit laat onverlet dat voor hen een doorlopende uitnodiging geldt. Artikel 3:5 Publicatie van stukken In dit artikel gaat het enerzijds om de bijbehorende stukken waarvan in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.) en anderzijds om informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust. Artikel 3:6 Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet. Paragraaf 2 Orde van de vergadering Artikel 3:7 Presentielijst De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet. Artikel 3:8 Zitplaatsen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 3:9 Opening van de vergadering; quorum De vergadering kan beginnen, als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering, als het vereiste aantal leden niet op komt dagen. Artikel 3:10 Vaststelling van de agenda In dit artikel wordt expliciet vastgelegd, dat de raad bij aanvang van de vergadering de agenda vaststelt en ook elke wijziging in de agenda kan aanbrengen die hij nodig oordeelt. Dit gebeurt uiteraard bij meerderheid van stemmen. Verder is in het derde lid vastgelegd dat de voorzitter na 23.00 uur een ordevoorstel doet over de verdere afhandeling van de agenda. Artikel 3:11 Primus bij hoofdelijke stemming Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van hoofdelijk stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering. Deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing. Artikel 3:12 Vragen over de actualiteit Dit artikel stelt de regels voor het stellen van actuele vragen. Artikel 3:13 Verslaglegging Dit artikel regelt de verslaglegging van de raadsvergadering en het opmaken en beschikbaar stellen van een wettelijk verplichte besluitenlijst. De vrijheid wordt gelaten om woordelijke verslaglegging los te laten en de mogelijkheid wordt geopend om videoverslaglegging in te zetten. Artikel 3:14 Hamerstukken, stemverklaring Om een raadsvergadering efficiënt te laten verlopen en de tijd zoveel mogelijk te besteden aan de politiek heikele onderwerpen wordt gewerkt met hamerstukken. Daarnaast is het de insteek dat discussies in de beeldvormende
niet in de raadsvergadering worden overgedaan. Artikel 3:15 Brieven aan de raad, memo’s en collegevoorstellen ter informatie aan de raad, Lijst Toezeggingen, Moties en Schriftelijke Vragen en de Bestuurlijke Lange Termijn Agenda Over de brieven aan de raad, memo’s en collegevoorstellen, de Lijst Toezeggingen, Moties en Schriftelijke Vragen en de Bestuurlijke Lange Termijn Agenda worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een dergelijk stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dan kan dit onderwerp door tussenkomst van het Presidium worden behandeld via de beeldvormende
. Artikel 3:16 Spreekregels Dit artikel geeft de regels over het spreken in de raadsvergadering. Dit artikel behoeft daarmee geen verdere toelichting. Artikel 3:17 Aantal spreektermijnen In dit artikel worden de regels gegeven over het aantal spreektermijnen. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Artikel 3:18 Spreektijd Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. Artikel 3:19 Handhaving orde; schorsing De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Dit artikel is slechts een aanvulling op de Gemeentewet. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikelen 1:15 tot en met 1:17 van dit reglement. Artikel 3:20 Beraadslaging Om de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een onderwerp of voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Als de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 3:17). Artikel 3:21 Deelneming aan de beraadslaging door overige aanwezigen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. Paragraaf 3 Stemmingen Artikel 3:22 Stemverklaring Stemverklaringen moeten kort zijn en een toelichting betreffen op het stemgedrag en niet oproepen tot nieuwe reacties. Het verwoorden van een aanvullende inhoudelijke argumentatie is dus niet gepast. Ze mogen ook niet het karakter krijgen van een extra spreektermijn om daarmee een gelegenheid te hebben voor een laatste reactie op de vorige spreker. Inhoudelijke inbreng hoort thuis in de twee spreektermijnen. Stemverklaringen worden allemaal gegeven voorafgaand aan de stemming. Artikel 3:23 Beslissing Deze bepaling beoogt niet meer dan vast te leggen dat ook nog een beslissing over het voorstel (als er een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen. Artikel 3:24 Algemene bepalingen over stemming Als een lid te kennen geeft hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Verlangt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. De regeling in het tweede lid kan toepassing krijgen, als de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 3:
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.