Archiefverordening 2023 (Regio FoodValley)

Archiefverordening 2023Het Algemeen Bestuur van Regio Foodvalley gelezen het voorstel van het Dagelijks Bestuur 13 december 2023 gelet op artikelen 40, eerste lid, artikel 30, eerste lid van de Archiefwet 1995 en artikel 52 van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley Besluit vast te stellen de navolgende: Verordening betreffende de bevoegdheden van het Algemeen Bestuur inzake de zorg van het Dagelijks Bestuur voor de informatieobjecten van de Gemeenschappelijke Regeling en het toezicht op het beheer van de informatieobjecten, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening). Hoofdstuk 1 Algemene Bepalingen Artikel1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995 b. de Gemeenschappelijke Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley c. het Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley d. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen Archiefbewaarplaats, waaronder begrepen een digitaal archief (ook wel E-depot genoemd) e. beheerder: degene die ingevolge artikel 3 is belast met het beheer van de informatieobjecten van de Gemeenschappelijke Regeling die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats f. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en programmatuur, met behulp waarvan informatieobjecten kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd g. archivaris: In deze verordening wordt een regioarchivaris aangewezen h. archiefruimte: Een ruimte, bestemd of aangewezen, voor de bewaring van informatieobjecten in afwachting van hun overbrenging of de informatieobjecten die vernietigd worden j. informatieobject Een informatieobject is een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit. Bijvoorbeeld: document, databasegegeven, emailbericht (met bijlagen), (zaak) dossier, internetsite (of een deel ervan), foto/ afbeelding, geluidopname, wiki, blog, etc. k. kwaliteitssysteem Hierin staan de toetsbare eisen waaraan het beheer en de staat van informatie moet voldoen (landelijke archiefregeling, art.16 Hoofdstuk 2 De zorg van het Dagelijks Bestuur voor de informatieobjecten Artikel 2 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid dat is afgestemd op de domeinen informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens en zo nodig daartoe maatregelen te treffen om het informatiebeheer - en informatieobjecten van de Gemeenschappelijke Regeling (zie art.1) te waarborgen op basis van de wet. Artikel 3 De landelijke Archiefregeling verplicht in artikel 16 overheden om ervoor zorg te dragen dat het beheer van de informatieobjecten voldoet aan toetsbare eisen van een door hem toe te passen kwaliteitssysteem Artikel 4 Als archiefbewaarplaats wordt aangewezen: de archiefbewaarplaats van de Gemeente Ede. Artikel 5 Het Dagelijks Bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van alle informatieobjecten en documentaire verzamelingen binnen de Gemeenschappelijke Regeling, ongeacht hun vorm. Artikel6 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van de Gemeenschappelijke Regeling voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de informatieobjecten zijn verbonden. Artikel 7 Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor, dat de vervaardiging en de bewaring van de informatieobjecten geschieden op zodanige wijze, dat het behoud van deze bescheiden tenminste in overeenstemming met de bij of krachtens de wet gestelde eisen, gewaarborgd. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de vervaardiging van bescheiden bestemd voor een overheidsorgaan of andere belanghebbende, van welke bescheiden redelijkerwijze kan worden aangenomen dat zij voor dezen als informatieobjecten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Artikel 8 Het Dagelijks Bestuur stelt voor het beheer van de informatieobjecten van de Gemeenschappelijke Regeling die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht voorschriften vast. Artikel9 Het Dagelijks Bestuur doet tenminste eenmaal in de twee jaar aan het Algemeen Bestuur verslag omtrent hetgeen zij hebben verricht ter uitvoering van de wet. Zij delen daarbij de verslagen die door de archivaris aan hen zijn uitgebracht in verband met het beheer van de archiefbewaarplaats en het toezicht op het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Hoofdstuk 3 Toezicht van de archivaris op het beheer van de informatieobjecten welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 10 Het Dagelijks Bestuur wijst de gemeentearchivaris van Ede aan als regioarchivaris. Artikel 11 De (regio)archivaris ziet erop toe, dat het beheer van de informatieobjecten die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geschiedt overeenkomstig de bepalingen van de wet en de ter uitvoering daarvan gegeven voorschriften. Artikel 12 De (regio)archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem bij artikel 32, tweede lid, van de wet opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 13 De beheerder of beheerders verstrekt/verstrekken aan de archivaris of aan degene die namens hem met het toezicht is belast, alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn en verlenen de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de informatieobjecten alsmede in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin informatieobjecten zijn opgenomen. De (regio)archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de informatieobjecten die nog niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht en de ruimten waarin deze zich bevinden. Artikel 14 De (regio)archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de beheerder(s), alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het Dagelijks Bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 15 De archivaris doet eenmaal per twee jaar verslag aan het Dagelijks Bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht. Hoofdstuk 4 Slotbepalingen Artikel 16 Deze verordening wordt aangehaald als de Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Regio Foodvalley 2023. Artikel 17 Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking. Aldus vastgesteld in de vergadering van 15 december 2023 van het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke regeling Regio Foodvalley