Besluit Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023 (Heemstede)

Besluit Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023 Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Heemstede; gelezen het advies van de gemeentearchivaris van 24 mei 2024; gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995, artikel 6 van de Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling. besluit vast te stellen het volgende: Artikel1 De gemeente Heemstede doet vanaf 1 januari 2018 aan routinematige vervanging van papieren archiefbescheiden door digitale reproducties, waarna deze papieren archiefbescheiden worden vernietigd. De gemeente gaat met terugwerkende kracht vanaf 9 februari 2023 over tot vervanging van archiefbescheiden voor de Intergemeentelijke afdelingen Sociale Zaken en voor team Publiekszaken. Het betreffen archiefbescheiden, die zijn ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken waarvoor de gemeente Heemstede verantwoordelijk is. Artikel2 De routinematige vervanging geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek Vervanging archiefbescheiden Heemstede

1. Artikel3 Dit besluit treedt met terugwerkende kracht in werking op 9 februari
2. Artikel4 Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit Vervanging archiefbescheiden Heemstede
3. Vastgesteld bij besluit van het college van 16 juli 2024.Toelichting De gemeente Heemstede neemt dit besluit tot vervanging vanuit de zorg voor een goede kwaliteit van informatiebeheer. In dat kader is een hybride situatie (papieren archieven in combinatie met digitale archieven) onwenselijk omdat er risico’s dreigen op het vlak van vindbaarheid, toegankelijkheid en volledigheid. Door het opheffen van de hybride situatie kan de organisatie volledig digitaal werken. Volledig digitaal werken sluit daarbij aan bij de ambities van de overheid om alle dienstverlening aan de burger digitaal te laten plaatsvinden. Het besluit tot vervanging is van toepassing op archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt in processen van de gemeente Heemstede. Eventuele uitzonderingen (archiefbescheiden die worden uitgezonderd van het vervangingsproces) zijn beschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden gemeente Heemstede 2023’. Het besluit betreft zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen archiefbescheiden. De uitvoering van de in artikel 1 genoemde vernietiging vindt periodiek plaats met inachtneming van een termijn van 12 weken vanaf de datum van ontvangst of opmaak. Het scannen van de papieren archiefbescheiden en de opslag van de digitale reproducties moeten op hoogwaardig niveau worden uitgevoerd. De gemeente Heemstede heeft hiervoor een reeks kwaliteitswaarborgen ingesteld die zijn beschreven in het ‘Handboek Vervanging archiefbescheiden Heemstede 2023’ en zijn belegd bij het onderdeel Informatie- en Archiefbeheer. Ter inzagelegging Het besluit ligt 6 weken ter inzage in de publiekshal van het gemeentehuis te Heemstede. De openingstijden zijn: maandag t/m woensdag van 08.30 uur tot 17.00 uur; donderdag van 08.30 uur tot 19.30 uur en; vrijdag van 08.30 uur tot 13.00 uur.