Privacyreglement Veilig Thuis Gooi en Vechtstreek (Regio Gooi en Vechtstreek)

Privacyreglement Veilig Thuis Gooi en Vechtstreek Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel1Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: Veilig Thuis: Veilig Thuis als bedoeld in artikel 4.1.1.Wmo 2015; persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; bijzondere persoonsgegevens: informatie over een persoon over ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond, en genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid; persoonsgegevens van gevoelige aard: bijzondere persoonsgegevens, het burgerservicenummer (BSN) en gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en strafbare feiten of daarmee verband houdende veiligheidsmaatregelen; directbetrokkenen: diegenen die huiselijk geweld en/of kindermishandeling begaan of ondergaan, alsmede degene die tot hun huishouden of gezin behoren, voor zover Veilig Thuis directe bemoeienis met hen heeft gehad; betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; gezin of huishouden: de personen die in een gezinsverband leven of hebben geleefd of die een gezamenlijke huishouding voeren of hebben gevoerd; minderjarige: persoon die de leeftijd van 18 jaar nog niet heeft bereikt, niet gehuwd is of meerderjarig is verklaard; ouder: ouder(

1. s)met gezag, adoptiefouder, stiefouder of anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden; wettelijke vertegenwoordiger: de ouder(
2. s)die het gezag uitoefen(t)en over de minderjarige, de voogd, de mentor of curator van personen vanaf 18 jaar die niet in staat zijn tot een redelijke waardering van hun belangen ter zake; dossier: de verzameling geautomatiseerde gegevens met betrekking tot een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan die in de registratie van Veilig Thuis zijn opgenomen; huiselijk geweld: lichamelijk, geestelijk of seksueel geweld of bedreiging daarmee door iemand uit de huiselijke kring; kindermishandeling: elke vorm van voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van vrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel; verwerking van persoonsgegevens: alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met persoonsgegevens. Hierbij kan het gaan om het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, doorzenden, verspreiden, beschikbaar stellen, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens; verwerkingsverantwoordelijke: de organisatie die als verantwoordelijke het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; verwerker: een verwerker is een persoon/organisatie die geen deel uitmaakt van de organisatie van Veilig Thuis, maar wel in ‘opdracht’ van Veilig Thuis persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld de salarisadministratie voor Veilig Thuis uitvoert; gegevensverstrekking: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens; toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de (direct)betrokkene duidelijk verklaart akkoord te gaan met de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens; persoonlijke werkaantekeningen: die gegevens, die naar hun aard niet bedoeld zijn om onder andere ogen dan die van de medewerker zelf te komen; vertrouwenspersoon: een door de gemeente aanwezen persoon die onafhankelijk de jeugdigen of volwassenen op hun verzoek ondersteunt in aangelegenheden die samenhangen met de wettelijke taken en verantwoordelijkheden van Veilig Thuis en die werkzaam is bij een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid; verwijsindex: Verwijsindex risicojongeren als bedoeld in paragraaf 7.1. van de Jeugdwet; burgerservicenummer: burgerservicenummer als bedoeld in artikel 1 van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer; advies: een op de behoefte van de adviesvrager afgestemde set van aanwijzingen, raadgevingen en tips met als doel de adviesvrager in staat te stellen zelf verder te kunnen handelen in situaties van huiselijk geweld of kindermishandeling of bij een vermoeden daarvan; melding: het kenbaar maken aan Veilig Thuis van een situatie of vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling met vermelding van de persoonsgegevens van de betrokkene(n); veiligheidsbeoordeling: besluitvorming door Veilig Thuis over de vervolgstappen die naar aanleiding van de melding gezet worden en over de vraag aan welke professional of instelling de verantwoordelijkheid voor de verdere aanpak van de melding wordt toebedeeld; monitoren: nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan, of directe en stabiele veiligheid wordt hersteld en of gewerkt wordt aan herstel van schade als gevolg van huiselijk geweld of kindermishandeling; huiselijke kring: familielid, huisgenoot, (voormalig) echtgenoot of mantelzorger; zicht op veiligheid: de situatie waarin Veilig Thuis aan de volgende voorwaarden voldoet: er is een actueel beeld van de veiligheid van alle leden van gezinnen en huishoudens; de veiligheid wordt ingeschat aan de hand van een gestandaardiseerd (risicotaxatie-) instrument; de veiligheid wordt beoordeeld in een multidisciplinair overleg. Artikel 2 Reikwijdte van het reglement Dit reglement is van toepassing op de geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, alsmede de niet-geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een dossier zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen en die verband houden met de taken van Veilig Thuis. Artikel 3 Taken van Veilig Thuis 1. Veilig Thuis heeft op grond van de Wmo 2015 en daarbij behorende besluiten, voor zover van belang voor de verwerking van persoonsgegevens, de volgende wettelijke taken: het fungeren als meldpunt voor gevallen of vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling; het naar aanleiding van een melding onderzoeken of daadwerkelijk sprake is van huiselijk geweld of kindermishandeling; het beoordelen van de vraag of - en zo ja tot welke stappen de melding aanleiding geeft; het in kennis stellen van een instantie die passende professionele hulp kan verlenen, van de melding, indien het belang van de betrokkene of de ernst van de situatie daartoe aanleiding geeft; het in kennis stellen van de politie of de RvdK van een melding van (een vermoeden van) huiselijk geweld of kindermishandeling indien het belang van de betrokkene of de ernst van het feit daar aanleiding toe geeft; indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek doet bij de RvdK, het in kennis stellen van het college van burgemeester en wethouders; het op de hoogte stellen van de melder van de stappen die naar aanleiding van zijn melding zijn ondernomen. het geven van advies en zo nodig het bieden van ondersteuning aan ieder die in verband met een vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling om dit advies vraagt. 2. Onderdeel van de wettelijke taken van Veilig Thuis is het uitvoeren van een radarfunctie waaronder monitoren. 3. Veilig Thuis kan in overleg treden met de politie of de hulpofficier van justitie voor overleg over de mogelijkheden van het opleggen van een tijdelijk huisverbod of het (deels) uitvoeren hiervan. 4. Veilig Thuis kan, via de officier van justitie, het initiatief nemen om een beschermingsmaatregel voor een volwassene aan te vragen bij de kantonrechter. 5. Gemeenten en Veilig Thuis kunnen overeenkomen dat Veilig Thuis andere - niet wettelijke taken - in de sfeer van huiselijk geweld en kindermishandeling uitvoert. Artikel 4 Toegang tot het dossier Directe toegang tot het dossier hebben alleen die personen die behoren tot de organisatie van Veilig Thuis die belast zijn met het uitvoeren van Veilig Thuis-taken of degene met wie Veilig Thuis een verwerkersovereenkomst heeft afgesloten en uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de uitvoering van hun taak. Anderen dan zojuist genoemde personen hebben slechts toegang indien een wettelijk voorschrift Veilig Thuis verplicht tot het verlenen van toegang. Artikel 5 Algemene informatie voor de betrokkene over gegevensverwerking Zo spoedig mogelijk na de eerste betrokkenheid van Veilig Thuis worden betrokkenen, waaronder degene die advies vraagt en degene die een melding doet, gewezen op beschikbare bronnen waarin te vinden is hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat en wat hun rechten zijn. Daarnaast worden betrokkenen gewezen op informatie over de organisatie en op de klachtenregeling en krijgen ze uitleg over de wijze waarop Veilig Thuis de taak waarmee betrokkenen te maken krijgen, uitvoert. Hoofdstuk 2 Doel en voorwaarden van de verwerking van persoonsgegevens Artikel 6 Doel van de verwerking van persoonsgegevens Het doel van de verwerking van persoonsgegevens is: het mogelijk maken van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015; het voldoen aan wettelijke verplichtingen in het kader van de uitvoering van de taken zoals genoemd in artikel 4.1.1. Wmo 2015 en verder toegelicht in artikel 3 van dit reglement; het vastleggen van gegevens met het oog op het ontwikkelen van beleid, ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek en advisering; het vastleggen van gegevens die nodig zijn voor een verantwoorde bedrijfsvoering van Veilig Thuis, alsmede het voldoen aan wettelijke verplichtingen die samenhangen met contractvoorwaarden van de gemeente en de toezichthoudende taak van de Inspectie Gezondheidzorg en Jeugd; het mogelijk maken van het wettelijk klachtrecht dat betrokkenen hebben. Artikel 7 Voorwaarden voor een rechtmatige verwerking 1. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met AVG, Uitvoeringswet AVG en (uitvoeringsbesluit en -regeling) Wmo 2015 en bijbehorende regelingen op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. 2. Persoonsgegevens worden voor de in artikel 6 van dit reglement genoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen. 3. Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. 4. In het dossier en rapportages worden de van belang zijnde feiten volledig en naar waarheid aangevoerd. De weergegeven verklaringen van derden worden geverifieerd en er wordt zoveel mogelijk verwezen naar bronnen. Persoonsgegevens moeten juist zijn en zo nodig worden geactualiseerd. Tevens dient Veilig Thuis alle redelijke maatregelen te nemen om persoonsgegevens die onjuist zijn, onverwijld te wissen of te rectificeren. 5. Veilig Thuis neemt passende maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen en waarborgt dat directbetrokkenen hun rechten kunnen uitoefenen. Artikel 8 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens 1. Artikel 6 van de AVG bepaalt zes grondslagen waarop algemene persoonsgegevens mogen worden verwerkt, te weten indien: de betrokkene voor de verwerking van de hem betreffende gegevens zijn toestemming heeft verleend; de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waar de directbetrokkene bij betrokken is; de gegevensverwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting waaraan de Veilig Thuis onderworpen is; de gegevensverwerking noodzakelijk is ter bescherming van een vitaal belang van de betrokkene; de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Veilig Thuis is opgedragen, of de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van Veilig Thuis of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang van de betrokkene op bescherming van de persoonlijke levenssfeer prevaleert. 2. Veilig Thuis kan zonder toestemming van de cliënt persoonsgegevens verwerken, indien dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken genoemd in artikel 4.1.1 Wmo 2015 en nader toegelicht in artikel 3 van dit reglement en de informatieverstrekking vanuit Veilig Thuis plaatsvindt aan de in dit artikel genoemde ketenpartners ten behoeve van de genoemde doeleinden. 3. Veilig Thuis kan ten behoeve van de veiligheidsbeoordeling en indien zij dat voor een beoordeling van de melding relevant acht, de informatie uit de melding aanvullen met informatie uit de volgende bronnen: Veilig Thuis kan bij ketenpartners nagaan óf de directbetrokkenen (de zogenaamde ‘dat’informatie) bij hen bekend zijn. Veilig Thuis kan inhoudelijke informatie (de zogenaamde ‘wat’-informatie) ophalen bij de volgende bronnen: de eigen systemen van Veilig Thuis; andere Veilig Thuis-organisaties; de Basisregistratie Personen (BRP); het Centraal Gezagsregister; de RvdK; de directbetrokkenen zelf, voogd of curator; de politie indien: dit voor inschatting van de veiligheid bij het leggen van het eerste contact noodzakelijk wordt geacht; op basis van de melding duidelijk is, of door Veilig Thuis de inschatting wordt gemaakt, dat mogelijk ook strafrechtelijk onderzoek wordt gedaan. Artikel 9 Verwerking persoonsgegevens van gevoelige aard 1. Veilig Thuis is op grond van de wet bevoegd om bijzondere categorieën van persoonsgegevens en andere persoonsgegevens van gevoelige aard te verwerken voor zover dat noodzakelijk en proportioneel is voor de uitoefening van de wettelijke taken. 2. Veilig Thuis gebruikt het BSN van een betrokkene met het doel te waarborgen dat de in het kader van de uitvoering van Wmo 2015 de daarop rustende bepalingen te verwerken persoonsgegevens op betrokkene betrekking hebben. 3. Op het verwerken van persoonsgegevens van gevoelige aard is artikel 7 van dit reglement van overeenkomstige toepassing. Artikel 10 Verwerking van persoonsgegevens met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen 1. Verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis in het kader van uitvoering van de taken als bedoeld in artikel 3 met gebruik van audio- of visuele hulpmiddelen vindt alleen plaats indien betrokkene hiervoor toestemming heeft verleend. 2. Het maken van een geluidsopname van een gesprek door de betrokken zelf geschiedt in overleg met Veilig Thuis. Alleen wanneer de privacy van de overige deelnemers aan het gesprek gewaarborgd is, kan een geluidsopname van een gesprek worden toegestaan. Dergelijke opnames mogen alleen worden gebruikt als geheugensteun voor betrokkene zelf en niet worden gedeeld met anderen of worden gebruikt in procedures. 3. Het maken van beeldopnamen van een gesprek is niet toegestaan, tenzij hiervoor toestemming van de betrokken gespreksdeelnemers is. Aan het maken van beeldopname kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld. Artikel 11 Informatieverstrekking 1. Als door Veilig Thuis persoonsgegevens worden verkregen bij anderen dan degene die het betreft, brengt Veilig Thuis de betrokkenen zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken na het moment van vastlegging van de hem betreffende gegevens, op de hoogte. 2. Indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Indien de betrokkene al wel twaalf maar nog geen 16 jaar oud is, wordt de informatie als bedoeld in het eerste lid in beginsel zowel aan de betrokkene als de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. Veelal zullen in eerste instantie de ouders met gezag/voogd de gesprekspartners zijn. Indien betrokkenen de leeftijd van twaalf jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, wordt de informatie aan de wettelijk vertegenwoordiger verstrekt. 3. De in het eerste lid genoemde termijn kan telkens met ten hoogste twee weken worden verlengd, voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de taken van Veilig Thuis als bedoeld in artikel 3 lid 1 sub b t/m h van het reglement en dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. 4. Veilig Thuis verstrekt hierbij aan de betrokkene inlichtingen over de herkomst van de persoonsgegevens, tenzij sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 of 6. 5. Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de identiteit van een melder of informant die anders dan als bedoeld in lid 6 niet beroepsmatig informatie heeft verstrekt, tenzij de melder of informant hiervoor uitdrukkelijk zijn toestemming heeft gegeven. 6. Veilig Thuis verstrekt geen inlichtingen over de herkomst van persoonsgegevens die het naar aanleiding van een melding heeft verkregen indien een persoon die in een beroepsmatige, hulpverlenende of pedagogische relatie tot het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring staat, de persoonsgegevens naar aanleiding van een melding heeft verstrekt en het verstrekken van die inlichtingen: een bedreiging vormt of kan vormen voor het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer of zijn huiselijke kring; een bedreiging vormt of kan vormen voor de melder, of medewerkers van de melder, of leidt of kan leiden tot een ernstige verstoring van de vertrouwensrelatie met de huiselijke kring waartoe het slachtoffer of het vermoedelijke slachtoffer behoort. 7. In afwijking van artikel 13 en 14 van dit reglement kan Veilig Thuis de mededeling aan degene die het betreft dat ten aanzien van hem persoonsgegevens worden verwerkt achterwege laten, voor zover dit noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden van kindermishandeling te onderzoeken. 8. Veilig Thuis kan, zonder toestemming van de betrokkene, de melder op de hoogte brengen van de stappen die naar aanleiding van de melding zijn gedaan. De inhoud van deze informatie is afhankelijk van de aard van de melder. Artikel 12 Verwerkingsverantwoordelijke 1. Veilig Thuis is de verwerkingsverantwoordelijk zoals bedoeld in artikel 4 AVG als het gaat om de uitvoering van de (wettelijke) taken van Veilig Thuis. 2. Veilig Thuis ziet toe op de naleving van alle wettelijke verplichtingen en de bepalingen in dit reglement met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 3. Veilig Thuis treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die ten behoeve van de taken als bedoeld in artikel 3 van dit reglement worden verwerkt. 4. Veilig Thuis ziet erop toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkene die worden vastgelegd in het bestand passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen. Hoofdstuk 3 Inzage, afschrift, correctie, gegevensbeperking en verzet Artikel 13 Inzage en afschrift aan de directbetrokkene 1. Veilig Thuis verstrekt aan de directbetrokkene desgevraagd zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van een (mondeling of schriftelijk) verzoek, inzage in en afschrift van bescheiden die betrekking hebben op betrokkene. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient tijdig (dus binnen voormelde termijn) te worden gedaan. Inzage in of afschrift van relevante stukken uit het dossier kan (gedeeltelijk) worden geweigerd voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander, waaronder die van de jeugdige zelf, daardoor zou worden geschaad. 2. Inlichtingen, inzage in of afschrift van de bescheiden wordt aan de betrokkene geweigerd, indien deze: jonger is dan 12 jaar, of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. 3. Is de directbetrokkene jonger dan 16 jaar, of 16 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de wettelijke vertegenwoordiger inlichtingen dan wel inzage in of afschrift van de bescheiden verstrekt, tenzij het belang van directbetrokkene zich daartegen verzet. 4. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft sprake is van een situatie als bedoeld in lid 5 van dit artikel. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen. 5. Inlichtingen over, inzage in of afschrift van de bescheiden kan worden geweigerd, voor zover de persoonlijke levenssfeer van een ander dan betrokkene daardoor zou worden geschaad dan wel dit noodzakelijk is voor de uitoefening van de wettelijk taken van Veilig Thuis of om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen dan wel een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. 6. Informatie over een anonieme melder of informant en informatie waardoor de identiteit van de melder of informant bekend zou kunnen worden, is niet ter inzage. 7. De in het dossier aanwezige originele bescheiden blijven in het bezit van Veilig Thuis. 8. Persoonlijke werkaantekeningen en rapporten die nog in bewerking zijn, zijn niet ter inzage. 9. Indien een directbetrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, kan gevraagd worden of hij zich kan legitimeren. Artikel 14 Kennisneming door een betrokkene niet zijnde de directbetrokkene 1. Indien in het dossier persoonsgegevens worden verwerkt van een ander dan de directbetrokkene, dan deelt Veilig Thuis aan die ander desgevraagd mede dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt in het dossier. Hiervan wordt alleen afgeweken als de geheimhoudingsplicht dat vereist. 2. Indien de betrokkene als bedoeld in het eerste lid een verzoek doet op grond van lid 1, dient hij de naam te noemen van degene op wiens naam het dossier geregistreerd staat, en dient hij zich te legitimeren. Artikel 15 Recht op correctie en toevoegen eigen verklaring 1. De betrokkene aan wie inzage is verleend dan wel mededeling is gedaan omtrent zijn persoonsgegevens, kan Veilig Thuis schriftelijk verzoeken de hem betreffende persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. 2. Het verzoek bedoeld in lid 1 wordt gedaan door: de wettelijk vertegenwoordiger indien de betrokkene jonger is dan 12 jaar; de wettelijk vertegenwoordiger en/of de betrokkene indien de betrokkene jonger is dan 16 jaar; de betrokkene van 16 jaar of ouder; indien betrokkene jonger is dan 16 jaar, of de leeftijd van 16 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, door de wettelijke vertegenwoordiger, tenzij het belang van betrokkene zich daartegen verzet; Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake? Dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden de verplichtingen in dit reglement in beginsel jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel? Dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen. 3. Veilig Thuis bericht de verzoeker binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre hij aan het verzoek voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie of verwijdering van gegevens, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing. 4. Bij rectificatie van persoonsgegevens stelt Veilig Thuis degene die deze persoonsgegevens heeft ontvangen hiervan in kennis, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vergt. 5. Is de betrokkene het niet eens met gegevens die over hem in het dossier zijn opgenomen, dan kan hij Veilig Thuis verzoeken om een eigen verklaring hierover aan het dossier toe te voegen. Artikel 16 Recht op beperking van de verwerking 1. Een (direct)betrokkene heeft het recht Veilig Thuis te verzoeken om verwerking van persoonsgegevens te beperken. Dit verzoek kan worden toegewezen indien: de juistheid van de persoonsgegevens wordt betwist door de betrokkene, gedurende een periode die Veilig Thuis in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren; de verwerking onrechtmatig is en de betrokkene zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan verzoekt om beperking van het gebruik daarvan; Veilig Thuis de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, maar de betrokkene deze nodig heeft voor het instellen/uitoefenen of de onderbouwing van een rechtsvordering; de betrokkene in afwachting is van een uitspraak van de rechtbank bij een ingevolge artikel 23 van dit reglement ingediend verzoek bij de rechtbank. 2. Veilig Thuis bericht de betrokkene zo spoedig mogelijk en in ieder geval uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek schriftelijk of Veilig Thuis aan het verzoek om gegevensbeperking voldoet. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan verzoeker dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om rectificatie, motiveert de Veilig Thuis de reden van de afwijzing. 3. Indien Veilig Thuis de beperking opheft, stelt zij de betrokkene hierover vooraf in kennis. Artikel 17 Recht van bezwaar 1. De (direct)betrokkene heeft het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die over hem gaan. Dit recht komt een betrokkene alleen toe: als het gaat om persoonsgegevens die Veilig Thuis verwerkt die noodzakelijk zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag. er geen voor Veilig Thuis dwingende gerechtvaardigde gronden zijn bij verwerking van persoonsgegevens die zwaarder wegen dan de belangen, rechten en vrijheden van de betrokkene. 2. Veilig Thuis beoordeelt zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand na ontvangst van het bezwaar of het bezwaar gerechtvaardigd is. Bij complexe of meerdere verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. De mededeling aan de (direct)betrokkene dat de termijn wordt verlengd dient binnen een maand nadat het verzoek is ingediend te worden gedaan. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, beëindigt Veilig Thuis onmiddellijk de verwerking, tenzij er sprake is van dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking die zwaarder wegen dan de belangen, vrijheden en rechten van de betrokkene of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Artikel 18 Kosten van uitoefenen rechten 1. Voor het verstrekken van informatie over de persoonsgegevens die over iemand worden verwerkt, het verstrekken van een kopie van de persoonsgegevens die worden verwerkt, verzoeken om gegevensbeperking en wijzigen of vernietigen van persoonsgegevens worden geen kosten in rekening gebracht. 2. Wanneer verzoeken van een betrokkene kennelijk ongegrond of buitensporig zijn of bij herhaling worden gedaan, of indien een betrokkene om bijkomende kopieën van de persoonsgegevens die over hem worden verwerkt verzoekt, kan Veilig Thuis op basis van de administratieve kosten een redelijke vergoeding in rekening brengen. 3. Indien Veilig Thuis een vergoeding voor inzage in rekening heeft gebracht, en conform artikel 15 van dit reglement op verzoek van de betrokkene tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming is overgegaan, dient dit bedrag te worden teruggegeven aan betrokkene. Hoofdstuk 4 Derdenverstrekking Artikel 19 Derdenverstrekking 1. Veilig Thuis verstrekt alleen met toestemming van de betrokkene inlichtingen over de betrokkene, dan wel afschrift van de bescheiden aan anderen, tenzij bij of krachtens de wet anders is bepaald. Verstrekking mag verder alleen plaatsvinden voor zover hierbij de persoonlijke levenssfeer van een ander daarbij niet wordt geschaad. 2. Indien de betrokkene minderjarig is, is in plaats van diens toestemming de toestemming van zijn wettelijke vertegenwoordiger vereist, indien hij: jonger is dan 12 jaar of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. 3. Is de directbetrokkene 18 jaar of ouder maar niet in staat tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, dan worden aan de schriftelijke gemachtigde van de directbetrokkene inlichtingen dan wel inzage in of afschrift uit het dossier verstrekt, tenzij het belang van de directbetrokkene zich daartegen verzet. Indien ten aanzien van de directbetrokkene van 18 jaar of ouder een gemachtigde ontbreekt, dan gelden in beginsel de verplichtingen in dit reglement jegens de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon daar bezwaar tegen heeft. Is er geen sprake van een echtgenoot, geregistreerde partner of ander levensgezel, dan gelden de verplichtingen in dit reglement jegens een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige boven de 18 jaar, tenzij deze personen dat eveneens niet wensen. 4. Veilig Thuis kan bij de uitvoering van haar taken zonder toestemming van de betrokkene informatie over de betrokkene verstrekken indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van Veilig Thuis als omschreven in artikel 3 van dit reglement: aan de RvdK en politie, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft; aan een instantie die passende professionele hulp kan verlenen bij huiselijk geweld of kindermishandeling, van een melding van huiselijk geweld of kindermishandeling of een vermoeden daarvan, indien het belang van de betrokkene dan wel de ernst van de situatie waarop de melding betrekking heeft daartoe aanleiding geeft; aan het college, indien Veilig Thuis een verzoek tot onderzoek bij de RvdK doet. De informatieverstrekking is in dat geval beperkt tot het in kennis stellen van het college dat de RvdK verzocht is onderzoek te doen; aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd in geval van een calamiteit; aan de klachtencommissie of tuchtcollege in het geval de betrokkene of een ander daar een klacht heeft ingediend; aan de rechter bij gerechtelijke procedures waar Veilig Thuis bij is betrokken. 5. Zonder toestemming van de betrokkene kan een jeugdige worden gemeld aan de verwijsindex indien wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 7.1.4.1 Jeugdwet. 6. Het in afwijking van de voorgaande leden verstrekken van inlichtingen over de betrokkene aan anderen dan de betrokkene, is uitsluitend toegestaan in een situatie van conflict van plichten. 7. Met inachtneming van de bepalingen uit dit reglement, verschaft Veilig Thuis aan de vertrouwenspersoon als bedoeld in artikel 1.1 Wmo 2015 en artikel 1 van dit reglement van de betrokkene alle inlichtingen en toont Veilig Thuis alle bescheiden die deze voor een juiste uitoefening van zijn taak nodig heeft. Artikel 20 Gegevensverstrekking ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek 1. Zonder toestemming van de betrokkene kunnen ten behoeve van statistiek of wetenschappelijk onderzoek op het gebied van de volksgezondheid, opgroei- en opvoedingsproblemen, psychische problemen en stoornissen, kinderbescherming of jeugdreclassering aan een ander desgevraagd inlichtingen over de betrokkene of inzage in het dossier worden verstrekt indien: het vragen van toestemming in redelijkheid niet mogelijk is en met betrekking tot de uitvoering van het onderzoek is voorzien in zodanige waarborgen, dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet onevenredig wordt geschaad, of het vragen van toestemming, gelet op de aard en het doel van het onderzoek, in redelijkheid niet kan worden verlangd en de gegevens in zodanige vorm worden verstrekt dat herleiding tot individuele natuurlijke personen redelijkerwijs wordt voorkomen. 2. Verstrekking overeenkomstig het eerste lid is slechts mogelijk indien: het onderzoek een algemeen belang dient, het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd, en voor zover de betrokkene tegen een verstrekking niet uitdrukkelijk bezwaar heeft gemaakt. 3. Bij een verstrekking overeenkomstig het eerste lid wordt daarvan aantekening gehouden in het dossier. Artikel 21 Gegevensverstrekking ten behoeve van de beleidsinformatie 1. Veilig Thuis verstrekt kosteloos, conform de wettelijke bepalingen, gegevens aan Onze Ministers van Volksgezondheid, Welzijn en Sport en van Veiligheid en Justitie, om een zorgvuldig en samenhangend jeugdbeleid te kunnen voeren zodat de stelselverantwoordelijkheid kan worden gewaarborgd. 2. Veilig Thuis verstrekt conform de wettelijke bepalingen, kosteloos gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de totstandbrenging van een doelmatig, doeltreffend en samenhangend gemeentelijk beleid ten aanzien van preventie, jeugdhulp, de uitvoering van kinderbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering en Veilig Thuis, ten behoeve van de verwerking, bedoeld in het eerste lid, en ten behoeve van de toegang. Hoofdstuk 5 Bewaartermijnen en vernietiging Artikel 22 Bewaren van persoonsgegevens 1. Na beëindiging van de bemoeienis van Veilig Thuis wordt het dossier ondergebracht in het (digitale) archief van Veilig Thuis. Op de verwerking van persoonsgegevens die zijn ondergebracht in het archief, is het bepaalde in dit privacyreglement onverkort van toepassing. 2. Veilig Thuis bewaart het dossier van een betrokkene dat is aangelegd naar aanleiding van een melding gedurende twintig jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop de bemoeienis is afgesloten. 3. Voor zover aannemelijk kan worden gemaakt dat het bewaren redelijkerwijs in verband met een zorgvuldige uitvoering van de wettelijke taken van Veilig Thuis noodzakelijk is, kan de bewaartermijn worden verlengd. 4. Veilig Thuis vernietigt het dossier na afloop van de in het tweede en derde lid genoemde termijn. Het dossier wordt zonder kennisgeving hiervan aan de betrokkene op wie het dossier betrekking heeft, vernietigd. 5. Inzake de verplichtingen die ingevolge de Archiefwet 1995 en de artikelen 55 en 56 Wet op de jeugdzorg tot 1 januari 2015 rustten op de stichting Bureau Jeugdzorg is artikel 12.3 Jeugdwet van toepassing. Artikel 23 Vernietiging van persoonsgegevens op verzoek 1. Veilig Thuis vernietigt conform het bepaalde in artikel 5.3.5 Wmo 2015 de door haar bewaarde bescheiden binnen drie maanden na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek van degene op wie de bescheiden betrekking hebben. Bij (een gedeeltelijke) afwijzing van een verzoek om vernietiging, motiveert Veilig Thuis de reden van de afwijzing. 2. Het eerste lid geldt niet voor zover het verzoek bescheiden betreft waarvan redelijkerwijs aannemelijk is dat de bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de verzoeker, alsmede voor zover het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet. 3. Een verzoek om vernietiging van de bescheiden wordt in ieder geval ingewilligd indien door de uitkomst van het onderzoek door Veilig Thuis de inhoud van de melding is weerlegd. 4. Het verzoek van een betrokkene zoals bedoeld in het eerste lid, wordt niet ingewilligd indien deze betrokkene jonger is dan 12 jaar of de leeftijd van 12 jaar heeft bereikt en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake. 5. In de gevallen bedoeld in het vierde lid, kan het verzoek ten aanzien van een (direct)betrokkene door een wettelijk vertegenwoordiger worden gedaan. Indien de (direct)betrokkene meerderjarig is en niet in staat kan worden geacht tot een redelijke waardering van zijn belangen ter zake, kan het verzoek worden gedaan door de wettelijke vertegenwoordiger of de schriftelijke gemachtigde van deze directbetrokkene. Indien ten aanzien van de (direct)betrokkene een gemachtigde ontbreekt, kan het verzoek worden gedaan door de echtgenoot, de geregistreerde partner of ander levensgezel van de betrokkene, tenzij deze persoon dat niet wenst of ontbreekt in welke geval het verzoek kan worden gedaan door een ouder, kind, broer of zus van de jeugdige, tenzij deze persoon dat niet wenst. Hoofdstuk 6 Slotbepalingen Artikel 24 Klachten en rechtsbescherming 1. Indien een (direct)betrokkene het niet eens is met een beslissing van Veilig Thuis op een verzoek om inzage in het dossier, afschrift of vernietiging, correctie, aanvulling of beperking van persoonsgegevens, dan kan de betrokken op grond van artikel 35 UAVG binnen zes weken na de beslissing van Veilig Thuis een verzoek bij de burgerlijke rechter indienen om hierover een beslissing te nemen. Is Veilig Thuis onderdeel van een gemeenschappelijke regeling of ander openbaar lichaam, dan kan Veilig Thuis als een bestuursorgaan worden aangemerkt. In dat geval kan de betrokkene op grond van artikel 34 UAVG tegen de beslissing bezwaar maken bij het bestuursorgaan. 2. Indien de (direct)betrokkene klachten heeft over de wijze waarop hij is bejegend in verband met bepalingen van dit reglement kan hij zich wenden tot de (onafhankelijke) klachtencommissie van Veilig Thuis en/of een andere door Veilig Thuis hiervoor aangewezen functionaris of procedure. Daarnaast kan de betrokkene bij onvrede over de wijze waarop Veilig Thuis met zijn/haar persoonsgegevens is omgegaan contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens met een verzoek om te bemiddelen of te adviseren of een klacht in te dienen. Artikel 25 Citeertitel en inwerkingtreding 1. Dit reglement kan worden aangehaald als ‘Privacyreglement Veilig Thuis Gooi en Vechtstreek'. 2. Dit reglement treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van de bekendmaking. Vastgesteld in de vergadering van het dagelijks bestuur van de Regio Gooi en Vechtstreek op d.d. 18 juli 2024. M.Van der Lindensecretaris G. Van den Topvoorzitter Toelichting Voorwoord In dit privacyreglement staan de juridische kaders voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis beschreven. Bij ieder artikel wordt een toelichting gegeven. Bij de inhoud van het privacyreglement is zoveel mogelijk aangesloten bij de terminologie, inhoud en gemaakte (beleids-)keuzes van het ‘Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019’. Op de website van de verschillende Veilig Thuis-organisaties is ook informatie te vinden over de werkzaamheden en de verwerking van persoonsgegevens door Veilig Thuis. Let op! De (wettelijke) kaders die in het privacyreglement worden beschreven, moeten worden toegepast op concrete situaties. De omstandigheden van het geval bepalen vervolgens hoe de regels in die situatie toegepast worden. Dit vraagt om het maken van een professionele afweging. Of bijvoorbeeld bepaalde informatie noodzakelijk is, hangt dus af van de concrete situatie. Lijst met gebruikte afkortingen AMHK: Advies- en Meldpunt Huiselijk geweld Kindermishandeling AMvB: Algemene Maatregel van Bestuur AP: Autoriteit Persoonsgegevens AVG: Algemene verordening gegevensbescherming UAVG: Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming Awb: Algemene wet bestuursrecht BSN: Burgerservicenummer BW: Burgerlijk Wetboek EHRM: Europees Hof voor de Rechten van de Mens EVRM: Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens GGZ: Geestelijke gezondheidszorg HR: Hoge Raad Jw: Jeugdwet NIZW: Nederlands Instituut voor Zorg en Welzijn OM: Openbaar Ministerie RvdK: Raad voor de Kinderbescherming TI: Triage-instrument Wgbo: Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst Wmo2015: Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 WvSr: Wetboek van Strafrecht WvSv: Wetboek van Strafvordering Inleiding werkzaamheden Veilig Thuis en omgang met persoonsgegevens Algemeen Veilig Thuis verzamelt bij het uitvoeren van de taken dagelijks diverse informatie over personen over wie een melding wordt gedaan, over wie zorgen zijn of die betrokken zijn bij (een vermoeden van) huiselijk geweld en/of kindermishandeling. Deze informatie kan afkomstig zijn van deze personen zelf, maar ook van anderen, zoals de politie, hulpverleners, particulieren of een sociaal wijkteam. Deze informatie bevat ‘persoonsgegevens’ zoals de naam van iemand, adres en welke problemen er zijn. Dit kunnen ook ‘gevoelige en bijzondere persoonsgegevens’ zijn, zoals het BSN, informatie over de gezondheid, seksuele geaardheid of strafrechtelijke gegevens. Veilig Thuis mag (bijzondere) persoonsgegevens verwerken van alle personen die betrokken zijn bij vermoedens van huiselijk geweld of kindermishandeling. Veilig Thuis mag dit doen zonder toestemming van de persoon over wie de informatie gaat. Maar dit mag alleen als Veilig Thuis een wettelijke taak uitvoert. Daarbij moet de verwerkte informatie noodzakelijk zijn om het doel te bereiken waarvoor deze informatie is of wordt verzameld. Dit houdt in dat uit een melding een reëel vermoeden van huiselijk geweld of kindermishandeling moet kunnen worden afgeleid. Op basis van de verzamelde informatie maakt Veilig Thuis onder andere een veiligheidsbeoordeling. Het doel van een veiligheidsbeoordeling is zicht krijgen op de veiligheid van alle personen binnen het gezin of huishouden en te beoordelen of er vervolgstappen nodig zijn en zo ja, welke. Dossier De informatie die Veilig Thuis verzamelt over kinderen en volwassenen wordt vastgelegd in een digitaal dossier. Het gaat hierbij om informatie die Veilig Thuis nodig heeft om de taken goed uit te kunnen voeren, zoals de melding, de veiligheidsbeoordeling, het onderzoek, de stappen die naar aanleiding van de melding zijn ondernomen, de afspraken die met de directbetrokkenen en met andere partners zijn gemaakt en besluiten die zijn genomen. Het doel van het dossier is het bieden van kwaliteit en continuïteit in de taakuitoefening van Veilig Thuis. Daarnaast biedt het dossier ook inzicht in welke besluiten zijn genomen, de stappen die zijn gezet en welke keuzes hierbij zijn gemaakt. Een goed dossier kan ook voorkomen dat betrokkene(
3. n)steeds opnieuw hetzelfde moet(
4. en)vertellen en draagt bij aan de continuïteit van zicht op veiligheid en/of zorg na overdracht. Het dossier kan ook een rol spelen in de verantwoording van het handelen van een professional en het voeren van een goede administratie als organisatie. Zorgvuldigheid Het verwerken van informatie over personen moet zorgvuldig, juist en correct gebeuren. In de Wet maatschappelijke ondersteuning 2015 (Wmo 2015) en de AVG zijn hiervoor de kaders te vinden. Om een zorgvuldige en een onafhankelijke taakuitoefening te bewaken neemt Veilig Thuis o.a. de volgende regels in acht: Veilig Thuis scheidt feiten en interpretaties; Veilig Thuis verwerkt informatie toetsbaar, transparant en open, waar mogelijk; Veilig Thuis vermeldt de bronnen van informatie en hoe actueel de informatie is; Veilig Thuis past hoor en wederhoor toe; Veilig Thuis draagt informatie zorgvuldig over en; Veilig Thuis betrekt alle relevante informatie in de beoordeling en besluitvorming, dus zowel de positieve als de negatieve factoren. 1 Zie ook hoofdstuk 2.1 van het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019. ‘Feitenonderzoek en waarheidsvinding’ Van belang is dat Veilig Thuis feiten verzamelt die nodig zijn om goed zicht te krijgen op de veiligheidsrisico’s binnen een gezin/huishouden en besluiten te kunnen nemen. Het verzamelen van relevante informatie doet Veilig Thuis door verschillende bronnen te raadplegen zoals de directbetrokkenen zelf. Van belang is dat van de feitelijke juistheid kan worden uitgegaan van de gegevens die in het dossier en rapportage staan vermeld. Veilig Thuis moet goed uitleggen waarom een bepaalde beslissing wordt genomen. Daarin moet duidelijk zijn wat de mening van Veilig Thuis of betrokkene is en wat de feiten zijn. Veilig Thuis doet op basis van de feiten en omstandigheden een veiligheidsbeoordeling en voert onderzoek uit. Daarvoor kan nodig zijn dat Veilig Thuis onderzoekt wat de (juiste) feiten zijn. Dit kan door het voeren van gesprekken met alle directbetrokkenen (gehele cliëntsysteem; alle kinderen vanaf 4 jaar worden gesproken) en gesprekken met bijvoorbeeld de huisarts, school en/of andere, betrokken hulpverleners of (met toestemming van de directbetrokkenen, tenzij sprake is van een uitzonderlijke situatie) vragen aan mensen uit het informele netwerk (familieleden, buren, sporttrainer etc.). Dit wordt aangeduid als ‘waarheidsvinding’. Let wel: Dit is anders dan de strafrechtelijke invulling. Veilig Thuis heeft niet, zoals de politie en het OM de taak om uit te zoeken wat er precies is gebeurd en of er sprake is van een schuldige dader. Soms valt niet of moeilijk vast te stellen wat de relevante en objectieve feiten zijn. Een voorbeeld hiervan is als er ruzie is geweest tussen partners maar zij verschillende informatie geven over wat er is gebeurd en de oorzaak van de ruzie. Het kan zijn dat één van de partners onjuiste informatie geeft, maar vaak zal sprake zijn van een verschillende beleving van de situatie. Voor Veilig Thuis is dan moeilijk vast te stellen wat er precies is gebeurd. Van belang is dat de situatie naar de stand van zaken op dat moment zo feitelijk mogelijk wordt opgeschreven en wordt benoemd wat de visie van de partners hierover is. Ook is van belang dat kenbaar is wat de visie van Veilig Thuis hierop is en waar dit oordeel op is gebaseerd. Is een directbetrokkene het niet eens met dit oordeel? Dat kan en mag. Van belang is dat Veilig Thuis de visie van de directbetrokkenen vermeldt in een rapportage zodat deze voor iedereen die betrokken is ook bekend is. Basiswaarden feitenonderzoek Over de kwaliteit van de rapportages van en feitenonderzoek door Veilig Thuis, maar ook van de Raad voor de Kinderbescherming (RvdK) en Gecertificeerde Instellingen (GI) is veel te doen. Deze organisaties hebben daarom samen met (oud)cliënten negen basiswaarden geformuleerd als het gaat om het goed uitvoeren van feitenonderzoek. 2 https://voordejeugd.nl/actieplan-verbetering-feitenonderzoek/inhoud-actieplan-verbetering-feitenonderzoek/. Is er sprake van (ernstige) onveiligheid: dan kan Veilig Thuis hiervan afwijken, maar dan moet de afwijking zorgvuldig worden gemotiveerd. De basiswaarden zijn: We doen ons best om zo veel mogelijk het hele gezin te zien en te spreken; We kijken naar de belangen van alle betrokkenen, waarbij – als er minderjarigen zijn betrokken- het belang van het kind/de jongere het belangrijkste is. We vertellen in begrijpelijke taal wat we doen en waarom we dat doen. Geluidsopnamen mogen in beginsel worden gemaakt voor eigen gebruik. We spreken af of, wat en hoe wordt opgenomen. We vertellen met wie we praten en aan wie we informatie vragen. We bespreken de informatie die we hebben gekregen en leggen uit wat we met de informatie doen. In onze rapportages staan feiten en meningen. We maken onderscheid tussen wat een feit en wat een mening is. We leggen uit aan het kind/de jongere en de ouders wat er in de rapportage staat. Als we een besluit nemen, leggen we uit waarom we een besluit nemen. Kinderen/ jongeren en ouders nodigen wij uit om te zeggen wat ze vinden. Ze krijgen allemaal de mogelijkheid om te reageren op de informatie en de rapportage. Feitelijke onjuistheden passen we aan en de reacties voegen we toe aan de rapportage. Als we ons niet aan een van deze basiswaarden houden bijvoorbeeld omdat er sprake is van (ernstige) onveiligheid of strafrechtelijk onderzoek, leggen we uit waarom we dat niet doen.3 Zie voor meer informatie https://voordejeugd.nl/actieplan-verbetering-feitenonderzoek/. Deze basiswaarden zien vooral op situaties waarin Veilig Thuis te maken heeft met adviezen en meldingen over gezinnen met minderjarige kinderen en jongeren, maar zijn ook van toepassing op adviezen en meldingen die enkel betrekking hebben op volwassenen. Samenwerking met andere organisaties Een van de uitgangspunten van de Wmo 2015 en Jeugdwet is dat er binnen de hulpverlening en ondersteuning aan kinderen en volwassenen zo veel mogelijk wordt gewerkt conform het principe ‘één gezin, één plan en één regisseur’. Om dit te bereiken zullen professionals van verschillende organisaties moeten samenwerken. Samenwerken als het gaat om het maken van een goede analyse van wat er aan de hand is. En samenwerken bij het maken van een plan als er binnen een gezin of huishouden behoefte is aan ondersteuning op meerdere (leef)gebieden of inzet van gedwongen interventies nodig is. Daarnaast kan er samenwerking tussen strafpartners (politie, openbaar ministerie, reclassering), gemeente en zorginstellingen nodig zijn om tot een effectieve aanpak te komen. Ten aanzien van de doelstelling ‘één gezin één plan’ is nog van belang om op te merken dat de wetgever hiermee niet bedoelt dat gewerkt moet worden met één dossier, maar bedoeld wordt dat de verschillende professionals betrokken bij een gezin een gezamenlijke aanpak nastreven en dat ook ten aanzien van de samenwerking daarbij de (eigen) privacyregels van toepassing zijn.4 Zie ook hoofdstuk 2.3.4 ‘Gezinsdossiers’ van de Wegwijzer: Het dossier in de jeugdhulpverlening – Rechten en Plichten, Samenwerkende Beroepsverenigingen. Om tot een goede samenwerking te komen zijn er door de jaren heen verschillende samenwerkingsverbanden ontstaan, zoals het Zorg- en Veiligheidshuis en jeugdbeschermingstafels. Bij casuïstiek waarbij Veilig Thuis samenwerkt aan veiligheid in het kader van een multidisciplinair verband (zoals bijvoorbeeld MDA++) vervult Veilig Thuis een spilfunctie in de toeleiding naar het multidisciplinaire team. Daarnaast zijn er overleggen tussen de politie en het openbaar ministerie om samenwerkingsafspraken te maken over een specifieke casus. De justitieorganisaties en Veilig Thuis zijn verenigd in het Landelijk Netwerk zorg/straf, dat zich sterk maakt voor de aanpak van huiselijk geweld. De verbeteragenda Veiligheid Voorop is voor de partijen daarbij de leidraad: ze werken eerst samen aan de directe veiligheid en daarna aan risico-gestuurde en vervolgens herstelgerichte zorg en doen waar nodig samen onderzoek naar de feiten.5 Zie voor meer informatie: https://vng.nl/artikelen/veiligheid-voorop-programma-ghnt#ontwikkelagendaVV. Binnen al deze samenwerkingen wordt informatie over personen uitgewisseld. Als dat mogelijk is moet dat anoniem. Dit houdt in dat niet bij alle deelnemers bekend is om wie het gaat. Ook zal duidelijk moeten zijn wie welke rol heeft (is iemand al betrokken bij het gezin of huishouden of sluit iemand aan om als deskundige mee te denken) en wie welke informatie nodig heeft. Bij gegevensuitwisseling binnen een samenwerkingsverband dient verder voor alle partijen duidelijk te zijn wat het doel en de noodzaak van de samenwerking en gegevensuitwisseling is en zullen er samenwerkingsafspraken moeten worden gemaakt. Deze kunnen worden vastgelegd in een convenant. Van belang hierbij is te realiseren dat een convenant de eigen privacyregels niet opzij zet en ook geen grondslag geeft voor de gezamenlijke verwerking binnen het samenwerkingsverband. Sommige professionals ervaren een druk om in de samenwerking met andere organisaties informatie over een iemand te verstrekken. Anderen maken zich zorgen over het te makkelijk en snel uitwisselen van informatie over personen. Ook kan er verschil van mening zijn tussen Veilig Thuis en (direct)betrokkenen over of de (privacy)regels wel goed zijn toegepast. Het is daarom van belang dat de regels over hoe Veilig Thuis met persoonsgegevens omgaat, duidelijk en bij iedereen bekend zijn. (Wettelijk) kader Veilig Thuis Bij de verwerking van persoonsgegevens moet Veilig Thuis zich houden aan wet- en regelgeving. De hoofdregels voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zijn te vinden in de Grondwet, AVG, UAVG, Wmo 2015, Uitvoeringsbesluit Wmo en Jeugdwet. De Grondwet, de AVG en Wmo 2015 In artikel 10 van de Grondwet en diverse internationale verdragen, waaronder artikel 8 van het EVRM, wordt het recht op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer erkend. Dit betekent dat voorkomen moet worden dat door het verwerken en verstrekken van gegevens de privacy van iemand onaanvaardbaar wordt geschonden. Op grond van het tweede en derde lid van artikel 10 van de Grondwet moet de wetgever daarom regels stellen omtrent het omgaan met persoonsgegevens. De AVG en UAVG bevatten algemene normen die gericht zijn op een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens. De Wmo 2015 bevat op een aantal punten een concretisering van de algemene normen van de AVG. Daarnaast hebben medewerkers van Veilig Thuis te maken met andere wet- en regelgeving en beroepscodes waarin regels zijn te vinden over de omgang met persoonsgegevens en dossiers. Is er over bepaalde onderwerpen inzake persoonsgegevens niets geregeld in de Wmo 2015, dan zijn de bepalingen van de AVG leidend. Internationale verdragen Op grond van internationale verdragen als het EVRM, IVRK en Verdrag van Istanboel hebben kinderen en volwassenen het recht op bescherming door de overheid tegen alle vormen van lichamelijk of geestelijk geweld. Artikel 8 EVRM beschermt ook het gezinsleven en recht op privacy. Ingrijpen hierin is alleen toegestaan als dit in duidelijke wettelijke kaders is vastgelegd. In artikel 3 IVRK is bepaald dat het belang van het kind de eerste overweging dient te zijn bij alle maatregelen die kinderen aangaan. Veilig Thuis geeft daarom prioriteit aan de belangen van kinderen en jongeren. In artikel 12 IVRK staat ook dat kinderen het recht hebben om hun mening te vormen én te uiten in alle aangelegenheden die hen betreffen. Alle kinderen vanaf 4 jaar worden dan ook gesproken, en jongere kinderen kunnen in ieder geval worden gezien. Bij alle handelingen vormen hun belangen de eerste overweging. Waar de belangen van kinderen niet parallel lopen met de belangen van volwassenen, laat Veilig Thuis de belangen van kinderen voorgaan.6 Zie een uitspraak van de rechtbank Limburg van 3 april 2018, ECLI:NL:RBLIM:2018:4000, waarin wordt geoordeeld dat het belang van de kinderen op veiligheid dient te prevaleren boven het belang van eiser op bescherming van zijn privacy. Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019 Het Handelingsprotocol Veilig Thuis 2019 (verder: Handelingsprotocol Veilig Thuis) bevat werkafspraken die algemeen geldend zijn voor alle vormen van huiselijk geweld en kindermishandeling voor alle Veilig Thuis organisaties in Nederland. Het Handelingsprotocol geeft voor de medewerker van Veilig Thuis een richtlijn om zorgvuldig te handelen in situaties waar de bemoeienis van Veilig Thuis gepaard kan gaan met onveiligheid voor de directbetrokkenen of voor medewerkers van Veilig Thuis.7 In een uitspraak van het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, ECLI:NL:GHARL:2019:7537 overwoog het hof dat dat het VNG-model Handelingsprotocol AMHK adviezen bevat aan gemeenten over de richtlijnen die zij met betrekking tot de uitvoering van hun taken kunnen meegeven aan Veilig Thuis Voor de gezinnen en huishoudens die te maken krijgen met Veilig Thuis biedt dit protocol het voordeel dat alle medewerkers van Veilig Thuis eenzelfde mate van zorgvuldigheid betrachten. Daarmee wordt bereikt dat de wijze waarop zij door medewerkers van Veilig Thuis worden benaderd, de informatie die zij krijgen, de manier waarop zij op hun rechten worden gewezen, steeds met dezelfde kwaliteit gebeurt. Aan gezinnen en huishoudens die met Veilig Thuis te maken krijgen, geeft het protocol dus inzicht in wat zij van Veilig Thuis kunnen verwachten, hoe zij worden geïnformeerd en wat hun rechten zijn. Voor de professionals buiten Veilig Thuis geeft het protocol een helder inzicht hoe het samenspel tussen hen en Veilig Thuis verloopt en welke afwegingen Veilig Thuis daarbij maakt. Veilig Thuis heeft een zekere mate van discretionaire bevoegdheid om zelf te bepalen hoe zij haar handelen vormgeeft. Veilig Thuis is echter wel gebonden aan de inhoud van het Handelingsprotocol. Dat is dan ook meer dan een interne richtlijn. Het betreft gepubliceerd beleid van de gezamenlijke Veilig Thuis-organisaties. Het Handelingsprotocol heeft mede tot doel om aan gezinnen en huishoudens die met Veilig Thuis te maken krijgen, inzicht te geven in wat zij van Veilig Thuis kunnen verwachten, hoe zij worden geïnformeerd en wat hun rechten zijn.8 Volgens uitspraak Hof Amsterdam van 26 maart 2024 (zaaknummer 200.326.184/01 SKG), rechtsoverweging 3.12. In het privacyreglement is zoveel mogelijk aangesloten bij de inhoud (terminologie, gemaakte keuzes en werkproces) van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Waar nodig bevat het privacyreglement een nadere concretisering van de omgang met persoonsgegevens door Veilig Thuis. Geheimhoudingsplicht en uitzondering hierop Professionals hebben een (wettelijke) geheimhoudingsplicht. Kern van een geheimhoudingsplicht is dat professionals richting anderen zwijgen over wat zij met iemand hebben besproken. Delen van informatie mag alleen als de betrokkene hiervoor toestemming geeft of in bepaalde andere door de wet benoemde situaties. Veilig Thuis heeft op grond van de wet een sterke informatiepositie. Dit houdt in dat Veilig Thuis ook zonder toestemming van de directbetrokkene informatie over de directbetrokkene aan een derde kan vragen, mag ontvangen of kan geven. Voor andere professionals geldt dat zij op grond van artikel 5.2.6 Wmo 2015 een wettelijke bevoegdheid hebben om aan Veilig Thuis informatie te verstrekken die noodzakelijk kan worden geacht om een situatie van huiselijk geweld of kindermishandeling te beëindigen of een redelijk vermoeden daarvan te onderzoeken. Zij kunnen dit doen op verzoek of uit eigen beweging en zonder toestemming van degene die het betreft en indien nodig met doorbreking van de plicht tot geheimhouding op grond van een wettelijk voorschrift of op grond van hun ambt of beroep. Geregistreerde professionals Veilig Thuis werkt met geregistreerde professionals.9 Het kan hierbij gaan om een SKJ/NIP/NVO- en/of BIG-registratie. Zij moeten bij de uitvoering van hun werkzaamheden de voor hen geldende beroepsnormen en richtlijnen in acht nemen. Bij Veilig Thuis werken vertrouwensartsen. De vertrouwensarts adviseert, activeert en informeert (zorg)professionals bij signalen of vermoedens van huiselijk geweld, ouderen- en kindermishandeling. De vertrouwensartsen zijn aangesloten bij de Vereniging Vertrouwensartsen (VVAK). Artikelsgewijze toelichting 1. Algemene bepalingen Artikel 1 Begripsbepalingen a. ‘Veilig Thuis’: In artikel 4.1.1 Wmo 2015 is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders dient zorg te dragen voor de inrichting van een Veilig Thuis-organisatie. b. ‘Persoonsgegeven’: In de AVG wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens zoals het BSN en strafrechtelijke informatie zijn gegevens die extra privacygevoelig zijn. Voor het verwerken hiervan gelden daarom strengere regels dan voor ´gewone´ persoonsgegevens. c. ‘Bijzondere persoonsgegevens’: Zie toelichting onder b en opgesomd onder artikel 9 lid 1 van de AVG. d. ‘Persoonsgegevens van gevoelige aard’: Zie toelichting onder b. e. ‘Directbetrokkene’: Deze definitie is overgenomen uit het Handelingsprotocol Veilig Thuis. f. ‘Betrokkene’: De definitie is overgenomen uit de (U)AVG. De betrokkene is degene over wie de gegevens informatie bevatten. Dit kan een direct betrokkene zijn zoals de minderjarige en een ouder, maar ook een ander (bijvoorbeeld pleegouders of informanten) zijn. In de praktijk kan het voorkomen dat een gegeven op meer personen tegelijk betrekking heeft. Ieder is dan betrokkene voor zichzelf en ‘derde’ ten opzichte van de ander(en). Als zich een vraag voordoet in het kader van verwerking van persoonsgegevens moet daarom eerst de vraag gesteld worden wie betrokkene is ten aanzien van die specifieke vraag, zodat de betrokkene onderscheiden kan worden van ‘derden’. Dit onderscheid is van belang voor het verlenen van inzage of het verstrekken van persoonsgegevens. Het enkele feit dat iemands naam in een rapport vermeld is, heeft niet onmiddellijk tot gevolg dat die persoon als betrokkene kan worden aangemerkt. De gegevens (van een persoon) moeten voldoende zelfstandige betekenis hebben om deze persoon als betrokkene aan te merken. g. ‘Gezin of huishouden’: Deze definitie is overgenomen van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. h. ‘Minderjarige’: Zie artikel 1:233 BW voor definitie van minderjarige. i. ‘Ouder’: Zie artikel 1.1 Jeugdwet. In de definitie van ouder zoals bepaald in artikel 1.1. Jw is de (juridische) ouder zonder gezag niet meegenomen. Deze ouder (en dat geldt ook voor de voogd) kan eventueel ondergebracht worden onder de categorie ‘anderen die de jeugdige als behorend tot hun gezin verzorgen en opvoeden’. j. ‘Wettelijk vertegenwoordiger’: Deze personen worden door de wet aangewezen als vertegenwoordiger van een jeugdige of een volwassene waarover een beschermingsmaatregel door de rechter is uitgesproken. De wettelijk vertegenwoordiger is bevoegd om namens de jeugdige of volwassene beslissingen te nemen. k. ‘Dossier’: Informatie die Veilig Thuis naar aanleiding van een melding of een adviesvraag verzamelt en/of wordt opgeslagen in een dossier. l. ‘Huiselijk geweld’: Deze definitie is overgenomen uit artikel 1.1. Wmo 2015. Onder de begripsomschrijving van huiselijk geweld vallen naast (ex-)partnergeweld vormen van gemeld in afhankelijkheidsrelaties zoals huwelijksdwang, eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking, ouderenmishandeling, geweld tegen ouders en seksueel geweld. m. ‘Kindermishandeling’: Deze definitie is overgenomen uit artikel 1.1 Wmo 2015. Zie verder toelichting onder l. n. ‘Verwerking van persoonsgegevens’: Bij verwerking van persoonsgegevens gaat het om alle handelingen die Veilig Thuis kan uitvoeren met de persoonsgegevens. Van de eerste registratie bij binnenkomst van een zaak tot aan de vernietiging van het dossier. o. ‘Verwerkingsverantwoordelijke’: Het begrip verwerkingsverantwoordelijke is afkomstig uit de AVG. Het begrip doelt op degene die formeel de zeggenschap over de verwerking van persoonsgegevens heeft. Dit is degene die uiteindelijk bepaalt of er gegevens worden verwerkt en zo ja welke persoonsgegevens, wanneer en voor welk doel. In de zin van de AVG is Veilig Thuis de verwerkingsverantwoordelijke. Als de bevoegdheden niet in één hand liggen is er sprake van een gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid of dat elk van de verwerkingsverantwoordelijken aansprakelijk is voor het geheel van de gegevenswerking. p. ‘Verwerker’: Het begrip verwerker is eveneens afkomstig uit de AVG. Een verwerker is een organisatie/persoon die geen deel uitmaakt van de organisatie van Veilig Thuis. De verwerker verleent in opdracht beroepsmatig (administratieve) diensten waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, zoals het uitvoeren van de personeelsadministratie. Ook kan een verwerker het geheel van de apparatuur, waarmee het geautomatiseerde gedeelte van een registratie gevoerd wordt, onder zich houden. Veilig Thuis maakt samen met de verwerker schriftelijke afspraken over de verwerking van de persoonsgegevens en legt deze vast in een verwerkersovereenkomst. q. ‘Gegevensverstrekking’: Het betreft hier verstrekking aan zowel de (direct)betrokkene (inzage en afschrift, zie artikel 15 en verder) als aan een derde (derdenverstrekking, zie artikel 17). r. ‘Toestemming’: Het gaat hierbij om toestemming als grondslag om gegevens over een persoon te mogen te verwerken. Om te kunnen spreken van een daadwerkelijke toestemming van de betrokkene zijn drie punten essentieel. (I) De betrokkene moet ten eerste in vrijheid zijn wil kunnen uiten. (II) Ten tweede moet de wilsuiting betrekking hebben op een bepaalde (categorie van) gegevensverwerking. (III)Ten derde moet de betrokkene voor een goede oordeelsvorming over de noodzakelijke inlichtingen beschikken; met andere woorden betrokkene moet goed worden geïnformeerd over waarvoor hij toestemming geeft en kunnen overzien welke gevolgen met de verwerking/delen van de gegevens kunnen samenhangen. Dit zal bij een melding niet vaak het geval zijn. Dit is de reden dat Veilig Thuis in beginsel niet met toestemming kan en hoeft te werken als het gaat om het verwerken van persoonsgegevens bij de uitvoering van de wettelijke taken. s. ‘Persoonlijke werkaantekeningen’: Dit zijn aantekeningen van een medewerker van Veilig Thuis over indrukken, vermoedens of vragen die hij heeft. De persoonlijke werkaantekeningen dienen als geheugensteuntje. Een medewerker moet in alle vrijheid zijn gedachten en ideeën in het kader van de werkzaamheden kunnen vormen. Om die reden zijn deze niet ter inzage. De bedoeling is dat de werkaantekeningen uiteindelijk worden verwerkt in een verslag of rapportage en dan worden vernietigd. In het Handelingsprotocol Veilig Thuis staat hierover het volgende beschreven: “Uitspraken van rechters en klachtencommissies maken duidelijk dat alle aantekeningen die van belang zijn voor een goede taakuitoefening vastgelegd moeten worden in het dossier. Er is nauwelijks ruimte voor persoonlijke werkaantekeningen die buiten het dossier kunnen worden gehouden, ook al niet omdat persoonlijke werkaantekeningen hun informele karakter verliezen als de beroepskracht ze intern met collega’s van Veilig Thuis deelt. Vanaf dat moment behoren ze, waar ze ook worden bewaard, officieel tot het dossier en zijn ze ter inzage. Gelet op de werkwijze van Veilig Thuis, waarin veelvuldig intern overleg wordt gevoerd en vaak meer beroepskrachten bij een cliëntsysteem zijn betrokken, behoren alle gegevens die worden vastgelegd tot het officiële dossier.“ t. ‘Vertrouwenspersoon’: Hierbij is aangesloten bij artikel 1.1 van de Wmo 2015. De betrokkene kan zich laten bijstaan door een onafhankelijke vertrouwenspersoon van Jeugdstem (was: AKJ). Het kan hierbij gaan om een vertrouwenspersoon van een instantie die door de gemeente is aangewezen om cliënten te ondersteunen. Of om iemand uit het eigen netwerk. Aan de door de gemeente aangewezen vertrouwenspersoon wordt in het Uitvoeringsbesluit Wmo 2015 een aantal bevoegdheden toegekend. Dit is de reden dat in het privacyreglement alleen over door de gemeente aangewezen vertrouwenspersoon wordt gesproken. u. ‘Verwijsindex’: In paragraaf 7.1.1. van de Jeugdwet zijn de bepalingen over de verwijsindex te vinden. De verwijsindex risicojongeren (VIR) is een digitaal systeem dat risicosignalen van hulpverleners over jongeren (tot 23 jaar) bij elkaar brengt. Door de meldingen in de verwijsindex weten hulpverleners sneller of een kind ook bekend is bij een collega, zodat zij kunnen overleggen over de beste aanpak. Veilig Thuis kan zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger en zo nodig met doorbreking van de op grond van zijn ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige melden aan de verwijsindex indien hij een redelijk vermoeden heeft dat de jeugdige 10 artikel 1.1 Jeugdwet is een definitie van jeugdige gegeven. De definitie ‘jeugdige’ omvat niet alleen minderjarigen, maar ook jongmeerderjarigen. door een of meer van de hierna genoemde risico’s in de noodzakelijke condities voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd. Het gaat om ‘risicosignalen’, dus er moeten aanwijzingen zijn dat er echt iets aan de hand is. In de VIR staat alleen geregistreerd dat er een melding is gedaan. De aard van de melding en de behandeling worden niet bijgehouden. Die informatie blijft in het dossier bij de betreffende hulpverlener. Een melding omvat alleen: • identificatiegegevens van de jongere (aan de hand van het burgerservicenummer); • identificatiegegevens van de meldende instantie; • datum van de melding; • contactgegevens van de meldende instantie. 11 Zie voor meer informatie www.handreikingmelden.nl. Op grond van de Jeugdwet zijn gemeenten nu nog verplicht om zorg te dragen voor een verwijsindex. De verplichting komt te vervallen. 12 Zie: https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/detail?id=2021Z21937&did=2021D46754. v. Het ‘Burgerservicenummer’, afgekort als het BSN, is een uniek en tot de persoon herleidbaar nummer. Het is gevoelige informatie en mag alleen worden gebruikt als dat op grond van de wet is toegestaan. Veilig Thuis is wettelijk verplicht om het BSN van directbetrokkenen in het dossier op te nemen en te gebruiken en in de onderlinge communicatie met bijvoorbeeld de gemeente. 13 Artikel 5.2.9 Wmo 2015. w. ‘Advies’: Deze definitie is overgenomen uit de Begrippenlijst van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder ook hierna artikel 3 lid 1 sub a over de adviesfunctie van Veilig Thuis. x. ‘Melding’: Deze definitie is overgenomen uit de Begrippenlijst van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder ook artikel 3 lid 1 sub c over meldingen bij Veilig Thuis. y. ‘Veiligheidsbeoordeling’: Het doel van veiligheidsbeoordeling is dat Veilig Thuis: • zicht krijgt op de veiligheid in het gezin of huishouden; • tot het besluit komt bij welke instelling of professional de verantwoordelijkheid wordt belegd voor het nemen van de vervolgstappen waar de melding aanleiding toe geeft. Veilig Thuis is verantwoordelijk voor het zicht op veiligheid zodra Veilig Thuis kennis heeft genomen van het spoedeisend karakter van een melding. In alle andere gevallen draagt Veilig Thuis die verantwoordelijkheid vanaf het moment dat de veiligheids- beoordeling heeft plaatsgevonden. Veilig Thuis is in ieder geval verantwoordelijk voor het zicht op veiligheid op de zesde werkdag na binnenkomst van de melding. Ook als de veiligheidsbeoordeling op dat moment nog niet is afgerond. 14 Zie voor meer informatie hoofdstuk 7 Handelingsprotocol Veilig Thuis. z. ‘Monitoren’: Monitoren is een onderdeel van de radarfunctie van Veilig Thuis. De doelen van monitoren zijn: • nagaan of aan de veiligheidsvoorwaarden wordt voldaan; • directe veiligheid, en later stabiele veiligheid voor alle directbetrokkenen; • Veilig Thuis heeft inzicht in de stappen die zijn gezet tot herstel van de opgelopen schade als gevolg van het huiselijk geweld of de kindermishandeling. Monitoren valt onder de wettelijke taken van Veilig Thuis waarop de sterke informatiepositie van Veilig Thuis van toepassing is. Dit betekent dat Veilig Thuis geen toestemming nodig heeft voor het voeren van overleg met of het informeren van externe partijen in het kader van het monitoren. Wel dienen de directbetrokkenen hierover te worden geïnformeerd. 15 Zie voor meer informatie hoofdstuk 13 en 14.3 Handelingsprotocol Veilig Thuis. aa. ‘Huiselijke kring’: Deze definitie is overgenomen uit artikel 1.1.1 Wmo 2015. bb. ‘Zicht op veiligheid’: Deze definitie is overgenomen uit de Begrippenlijst van het Handelingsprotocol Veilig Thuis. Zie verder ook artikel 3 lid 1 sub c over meldingen bij Veilig Thuis en het Kwaliteitskader Veilig Thuis – Zicht op veiligheid