Beleidsregel vergunningverlening evenementen LelystadIn Lelystad worden jaarlijks zo’n 200 evenementen georganiseerd. Kenmerkend is de grote variëteit. Denk aan straatbarbecues, festivals, braderieën, culturele- en sportevenementen. De bezoekersaantallen per evenement variëren, van enkele tientallen tot duizenden bezoekers en meer. Ook de locaties, waar evenementen plaatsvinden, variëren. Ze kunnen plaatsvinden in het stadshart, maar ook in een woonwijk of het buitengebied, in de openlucht of binnen, in bestaande of tijdelijke bouwwerken. Kortom: er is sprake van een grote diversiteit in aard, doel, omvang en locaties en daarmee samenhangend zijn er grote verschillen in de mogelijke veiligheids- en overlastrisico’s en eventuele maatregelen die genomen moeten worden. Het is belangrijk te constateren dat kleine evenementen niet altijd zonder veiligheidsrisico’s zijn en dat aan grote evenementen niet per definitie een hoog veiligheidsrisico toegeschreven wordt. Om dit te toetsen geldt een vergunnings- of meldingsplicht voor evenementen. De belangrijkste toetsingscriteria voor een veilig en ordelijk verloop van een evenement zijn opgenomen in de Algemene plaatselijke verordening Lelystad (APV). Evenementen worden getoetst aan de belangen van: De openbare orde De openbare veiligheid De volksgezondheid De bescherming van het milieu. Aan de hand van adviezen van diverse in- en externe partners, zoals politie, brandweer GHOR GGD, verkeer en milieu wordt bepaald of een evenement kan plaatsvinden en zo ja, onder welke voorwaarden. Daarbij worden ook de belangen van omwonenden en organisatoren betrokken. In deze beleidsregel wordt toegelicht hoe, vanuit het oogpunt van deze belangen, wordt omgegaan met vergunningaanvragen van evenementen en het toezicht daarop. Schematisch kan dit als volgt worden weergegeven: In deze beleidsregel wordt in hoofdstuk 1 ingegaan op de definitie van een evenement. In hoofdstuk 2 worden de verantwoordelijkheden en het wettelijk kader beschreven. In hoofdstuk 3 komt de evenementenvergunning en de rol van de gemeente bij evenementen aan de orde en in hoofdstuk 4 volgt de toelichting over de behandelaanpak van een vergunningaanvraag. Tenslotte is in hoofdstuk 5 toezicht en handhaving opgenomen. De in deze beleidsregel opgenomen bijlagen maken deel uit van deze beleidsregel. Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid In juli 2020 is het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid1 Home - Evenementenhandboek Veiligheid uitgebracht. Het handboek wil de partijen die betrokken zijn bij een evenement een gemeenschappelijk denkkader bieden. Het geeft een handvat om in gezamenlijkheid inrichting en risico’s van evenementen zoveel mogelijk te analyseren en te realiseren. Het gebruik van het handboek geeft voor organisatoren een boel duidelijkheid. Veelal worden organisatoren geconfronteerd met verschillende regels van gemeenten. Door gebruik van het handboek door gemeenten ontstaat er meer eenduidigheid over het toepassen van de regels. Daar waar in deze beleidsregel geen duidelijkheid wordt gegeven over de uitvoering van de regels, wordt het handboek geraadpleegd als denkkader. In de beleidsregel vergunningverlening evenementen is zoveel mogelijk het stramien aangehouden van het handboek evenementenveiligheid. 1.DEFINITIE EVENEMENT In artikel 2:24 van de Algemene plaatselijke verordening Lelystad (APV) wordt het begrip ‘evenement’ gedefinieerd. Dit artikel luidt als volgt. In deze afdeling wordt onder een evenement verstaan: elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van: bioscoop- en theatervoorstellingen in de reguliere bedrijfsvoering; markten als bedoeld in artikel 160, eerste lid, aanhef en onder g, van de Gemeentewet en artikel 5:22; kansspelen als bedoeld in de Wet op de kansspelen; het in een inrichting in de zin van de Alcoholwet gelegenheid geven tot dansen; betogingen, samenkomsten en vergaderingen als bedoeld in de Wet openbare manifestaties; activiteiten als bedoeld in artikel 2:39; een straatfeest of buurtbarbecue op één dag; sportwedstrijden, binnen de reguliere competitie of binnen de eigen vereniging die plaatsvinden op sportterreinen, in sporthallen of sportzalen, niet zijnde vechtsportwedstrijden en – gala’s als bedoeld in het tweede lid, onder e. Onder evenement wordt mede verstaan: een herdenkingsplechtigheid; een braderie; een optocht op de weg, niet zijnde een betoging als bedoeld in artikel 2:3; een feest, muziekvoorstelling of wedstrijd op of aan de weg; vechtsportwedstrijden of -gala’s. In deze afdeling wordt onder klein evenement verstaan een eendaags evenement waarbij: het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 500 personen; de activiteiten plaatsvinden tussen 09.00 en 00.00 uur; geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 09.00 uur of na 23.00 uur, dan wel in dit tijdsbestek het maximaal toelaatbare geluidsniveau van 75 dB(A) op 10 meter afstand van de luidsprekers; de activiteiten niet plaatsvinden op een rijbaan van een doorgaande weg, (brom)fietspad of anderszins een belemmering vormen voor het verkeer en de hulpdiensten; en slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 25 m2 per object. Evenementen worden onderscheiden in de volgende categorieën: Klein evenement: evenement dat voldoet aan de criteria van het derde lid; A- evenement: evenement waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer; B-evenement: evenement waarbij sprake is van een grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer; C-evenement: evenement waarbij sprake is van een grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer. De APV is het wettelijke kader waarin wordt bepaald dat het verboden is om zonder vergunning van de burgemeester een evenement te houden. De vergunningplicht is vastgelegd in artikel 2:25 van de APV. In de APV en deze beleidsregel ‘vergunningverlening evenementen Lelystad’ kan worden nagegaan welke acties er nodig zijn om uiteindelijk een evenement te kunnen houden. 2.VERANTWOORDELIJKHEDEN EN WETTELIJK KADER 2.1Verantwoordelijkheden De burgemeester is verantwoordelijk voor het handhaven van de openbare orde en voor de generieke handhaving van de openbare veiligheid in de gemeente. In dat kader stelt de burgemeester voorschriften in de evenementenvergunning en ziet hij toe op de naleving daarvan. De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor een ordelijk en veilig verloop van een evenement. Dit geldt zowel in de voorbereidingsfase, de realisatiefase alsook in de afbouwfase. Ook geldt dit in gebouwen waar een evenement wordt gehouden, het evenemententerrein en in de (nabije) omgeving waarvan men gebruik maakt, bijvoorbeeld de openbare weg, parkeerterreinen of een parcours. Bij het voorbereiden, beoordelen en realiseren van een veiligheidsorganisatie van een evenement zijn vele partijen betrokken met ieder een eigen rol en verantwoordelijkheden. Daarover wordt verder ingegaan in de volgende hoofdstukken. 2.2Wettelijk kader De basis van het wettelijk kader voor de organisatie van evenementen, en in het bijzonder de veiligheid bij evenementen, wordt gevormd door: De Gemeentewet (Gem.wet) In de Gemeentewet is de burgemeester aangewezen en belast met het toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. De burgemeester heeft bevoegdheden om voorschriften aan een evenementenvergunning te verbinden, een evenement te verbieden of een evenement voortijdig te beëindigen. Ook kan de burgemeester noodbevelen geven en of noodverordening afkondigen in verband met het beschermen van de veiligheid en gezondheid. Wet veiligheidsregio’s (Wvr) Doel van de Wet veiligheidsregio’s is een efficiënte en kwalitatief hoogwaardige organisatie van brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening, rampenbestrijding en crisisbeheersing onder één regionale bestuurlijke regie te vangen. In de wet is onder andere opgenomen dat het college van burgemeester en wethouders is belast met de organisatie van de brandweerzorg, de rampenbestrijding en crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverlening. Verder geeft de wet bijzondere bevoegdheden aan de burgemeester zoals het gezag bij brand of ongevallen en het opperbevel bij rampen of ontstaan van een ernstige vrees daarvan. De wet vormt de basis van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bgbop). Dit Besluit geeft regels over het brandveilig gebruik van voor mensen toegankelijke plaatsen en regels over de basishulpverlening op die plaatsen. Het betreft dan plaatsen die in georganiseerd verband worden gebruikt zoals straten, pleinen en groenstroken en waar constructies (bouwsels) zoals tribunes, podia, (circus) tenten aanwezig zijn die kortstondig worden gebruikt en waar groepen mensen verblijven (o.a. evenementen). De Algemene wet bestuursrecht (Awb) In de Algemene wet bestuursrecht worden kaders aangegeven voor het aanvragen en verlenen van beschikkingen zoals evenementenvergunningen. In de wet staan onder andere regels over het omgaan met vergunningaanvragen, het bekend maken daarvan en over het indienen van bezwaar en beroep. De Algemene plaatselijke verordening Lelystad (APV). Zoals in hoofdstuk 1 is aangegeven vormt de APV de grondslag voor het verlenen van een evenementenvergunning. Een vergunningaanvraag voor een evenement wordt getoetst aan de belangen die in de APV zijn opgenomen. Die belangen hebben betrekking op: De openbare orde; De openbare veiligheid; De volksgezondheid; De bescherming van het milieu. In de APV is ook bepaald dat de burgemeester nadere regels kan vast stellen. Dit zijn extra verplichtingen voor de vergunningaanvrager. Deze nadere regels kunnen betrekking hebben op de meldingsplicht, vechtsportevenementen of -gala’s, brandveiligheidsvoorschriften, constructieve voorschriften, bepalingen voor Koningsdag en Bevrijdingsdag, verplichte communicatie en afwijkingen van de standaard geluidbepalingen. In Lelystad heeft de burgemeester nadere regels vastgesteld2 De geldende nadere regels evenementen zijn te raadplegen onder www.overheid.nl bij lokale regelgeving. De Verordening fysieke leefomgeving Lelystad 2021 (VFL) In juli 2021 is in Lelystad de Verordening fysieke leefomgeving Lelystad 2021 in werking getreden. In deze Verordening zijn de regels uit verschillende verordeningen samengevoegd die betrekking hebben op de fysieke leefomgeving. Zo zijn ook delen van de APV overgeheveld naar deze verordening. In het kader van evenementen zijn bijvoorbeeld de regels van geluid opgenomen in de VFL. De VFL wordt na inwerkingtreding van de Omgevingswet verwerkt in het omgevingsplan. De Omgevingswet treedt per 1 januari 2024 in werking. Beleidsregel vergunningverlening evenementen Lelystad In deze beleidsregel ‘vergunningverlening evenementen Lelystad’ is nader beschreven op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan het wettelijk kader en de verkrijging van een evenementenvergunning. Overige wetgeving Niet alleen de hiervoor genoemde wetten spelen een rol bij een vergunningaanvraag voor evenementen. Er zijn tal van wetten die ook van belang kunnen zijn bij het organiseren van een evenement. Voorbeelden daarvan zijn3 Het overzicht is niet limitatief bedoeld: Alcoholwet; Warenwet; Wet publieke gezondheid; Wet milieubeheer; Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus; Wegenverkeerswet 1994; Wet natuurbescherming; Woningwet Besluit bouwwerken leefomgeving; Zondagswet. Een nadere toelichting over deze en andere wettelijke bepalingen en richtlijnen die van belang kunnen zijn bij evenementen, zijn in de bijlagen van deze beleidsregel opgenomen. Deze bijlagen maken deel uit van deze beleidsregel. 3.VERGUNNINGEN EN DE ROL VAN DE GEMEENTE 3.1Evenementenvergunning De burgemeester verleent de evenementenvergunning op grond van artikel 2:25 van de APV. De vergunning bevat voorschriften en beperkingen waaronder het evenement mag plaatsvinden. Ook kunnen de nadere regels zoals vermeldt in artikel 2:25A van de APV van toepassing zijn. Voorafgaand aan het verlenen van een vergunning, is de vergunningaanvraag getoetst door verschillende partijen, zoals de politie, de Veiligheidsregio en diverse gemeentelijke afdelingen zoals verkeer en vervoer. Voornoemde partijen adviseren vervolgens de gemeente op de vergunningaanvraag. Dit wordt in hoofdstuk 4 verder toegelicht. Tijdens het evenement kan er worden gehandhaafd als de organisator zich niet houdt aan de voorschriften van de vergunning. Afhankelijk van de overtreding is handhaving maatwerk. Dit kan uiteenlopen van het herstellen van het naleven van een voorschrift, tot het beëindigen van het evenement. In hoofdstuk 5 wordt toezicht en handhaving verder beschreven. Artikel 2:25 en artikel 2:25A luiden als volgt. Artikel 2:25Evenementenvergunning Het is verboden zonder of in afwijking van een vergunning van de burgemeester een evenement te organiseren. Bij de indiening van de vergunningaanvraag worden de gegevens, bedoeld in artikel 2.3 van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, aangeleverd voor zover voor het evenement een gebruiksmelding zou moeten worden gedaan op grond van artikel 2:1, eerste lid, van het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen. Geen vergunning is vereist voor een klein evenement, als de organisator ten minste acht werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester op een daartoe vastgesteld meldingsformulier. De burgemeester kan binnen acht werkdagen na ontvangst van de melding besluiten een klein evenement te verbieden, als er aanleiding is te vermoeden dat daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. Het verbod is niet van toepassing op een wedstrijd op of aan de weg, in situaties waarin voorzien wordt door artikel 10 juncto 148 van de Wegenverkeerswet 1994. Het derde lid is niet van toepassing op krachtens artikel 2:24, tweede lid, onder e, genoemde vechtsportwedstrijden of -gala’s. Het derde lid is niet van toepassing op een evenement dat plaatsvindt in een gebouw en het gebruik niet overeenkomt met de gebruiksvergunning of – melding van dat gebouw. Onverminderd het bepaalde in artikel 1:8 kan de burgemeester een vergunning als bedoeld in eerste lid weigeren als de organisator of de aanvrager van de vergunning in enig opzicht van slecht levensgedrag is. Onverminderd het bepaalde in artikel 1:8 kan de burgemeester een vergunning geheel of gedeeltelijk weigeren indien: de vooraankondiging van een B- of een C-evenement niet vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de jaarkalender wordt vastgesteld is ingediend; een A-evenement niet tenminste acht weken voor aanvang van het evenement is ingediend; een B- of C-evenement niet tenminste zestien weken voor aanvang van het evenement is ingediend; het evenement niet past binnen het evenementenvergunningenbeleid en de locatieprofielen van Lelystad. Op de aanvraag om een vergunning is paragraaf 4.1.3.3 van de Algemene wet bestuursrecht (positieve fictieve beschikking bij niet tijdig beslissen) niet van toepassing. Artikel 2:25ANadere regels De burgemeester kan in het belang van: de openbare orde; de openbare veiligheid; de volksgezondheid; de bescherming van het milieu; nadere regels stellen ten aanzien van de in artikel 2:24, eerste lid, bedoelde activiteiten en evenementen en categorieën evenementen zoals bedoeld in artikel 2:24, tweede en vierde lid. 3.2Meldingsplicht en vergunningsplicht Onderscheid melding en vergunning Niet alle publieksactiviteiten in de openbare ruimte van de gemeente Lelystad zijn een Vergunning plichtig evenement. Kleinschalige activiteiten, zoals een niet commercieel straatfeest of een buurtbarbecue zijn in het algemeen op grond van artikel 2:24 van de APV en de nadere regels evenementen4 de nadere regels evenementen zijn te raadplegen via www.overheid.nl bij lokale regelingen zelfs meldingsvrij. In de gemeente Lelystad is er bij de overige activiteiten een onderscheid in meldings-plichtige en vergunnings-plichtige evenementen. Meldingsplicht Evenementen die voldoen aan de voorwaarden van een klein evenement zoals bedoeld in artikel 2:24, derde lid, van de APV, zijn niet vergunning-plichtig maar moeten wel gemeld worden. Als algemene richtlijn geldt dat het bij meldingen overwegend gaat om kleinschalige activiteiten met lage bezoekersaantallen, waarbij geen sprake is van aanvullende (verkeers- of veiligheids)maatregelen of benodigde inzet door de gemeente of de hulpdiensten. Als bij toetsing blijkt dat de melding niet voldoet aan de voorwaarden, geldt in principe een vergunningplicht. Er wordt dan contact opgenomen met de organisator om meer duidelijkheid te krijgen over het evenement en op welke wijze de melding verder moet worden afgedaan. De burgemeester heeft de mogelijkheid om een klein evenement te verbieden als de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt. Vergunningplicht Als een evenement niet vergunningsvrij of melding plichtig is, moet er een vergunning worden aangevraagd op grond van artikel 2:25 van de APV. Afhankelijk van de behandelclassificatie, of het een A, B of C evenement betreft, wordt de behandelprocedure bepaald. Een evenementenvergunning is in ieder geval vereist bij alles wat aan festiviteiten of activiteiten plaatsvindt in de open lucht en/of in het openbaar gebied of plaatsen en gebouwen die in principe niet voor deze festiviteiten of activiteiten bedoeld zijn. Voorbeelden van situaties wanneer een evenementenvergunning is vereist: Het evenement is voor publiek toegankelijk, bijvoorbeeld een muziekfeest; Een themamarkt of braderie. Bij dergelijke markten gaat het niet alleen om de verkoop, maar ook om het vermaak. Daarmee is een dergelijke markt een evenement en is een evenementenvergunning nodig; Een evenement in een tent, open lucht of bestaand gebouw, maar die plaats wordt normaal niet voor een dergelijk evenement gebruikt. Een voorbeeld van een dergelijke locatie is een sporthal een schuur of een fabriekshal. Een voorbeeld van een activiteit is een open dag in een fabriek, school of bij de brandweerkazerne; Een wedstrijd op of aan de weg. Een voorbeeld van een wedstrijd is een wielerronde. Naast de ontheffing op grond van de Wegenverkeerswet is een evenementenvergunning vereist. De evenementenbepaling is hier aanvullend op de bepalingen van de Wegenverkeerswet. Verder geldt ook een vergunningplicht als het gaat om een activiteit die niet behoort tot de normale bedrijfsvoering van een bedrijf of instelling. Dit is ook het geval als er in een inrichting activiteiten plaatsvinden die een zodanige uitstraling op de omgeving hebben, dat voorschriften gesteld moeten worden in het belang van de openbare orde en veiligheid. Denk hierbij aan het aanstellen van extra beveiligers of verkeersregelaars om een en ander in goede banen te leiden of het creëren van extra parkeerplaatsen vanwege de grote toeloop. Wanneer is geen evenementenvergunning vereist? Voor besloten feesten die niet in het algemeen toegankelijk zijn en op eigen terrein plaatsvinden, is doorgaans geen evenementenvergunning nodig. Bijvoorbeeld een bruiloftsfeest of een bedrijfsfeest, waar aan de hand van uitnodigingenlijsten publiek aanwezig is en er geen sprake is van voor het publiek toegankelijke verrichting van vermaak. Er moet dus sprake zijn van duurzaam onderling verband dat bestaat tussen het gezelschap. Maar wanneer een feest een “besloten” karakter heeft en er publiekelijk kaarten worden verkocht en/of reclame wordt gemaakt, is er sprake van een evenement. Ook kunnen andere aspecten een rol spelen die een evenementenvergunning noodzakelijk maken in het belang van de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieu. Denk hierbij aan evenementen waarbij meerdere grote objecten worden geplaatst (springkussens, (party)tenten, foodtrucks, attracties) of waarbij meer geluid wordt geproduceerd dan normaal. Ook kan brandveiligheid een rol spelen met betrekking tot veilige vluchtwegen en aanwezigheid van brandblussers etc., op moment dat een besloten feest in een ruimte wordt gehouden die daarvoor niet bestemd is (b.v. in een boerenschuur of sportzaal). Een ander aspect is het aantal bezoekers aan een evenement. Veel bezoekers op een bepaalde locatie kan leiden tot een risico van de openbare orde of een verstoring van het woon- en leefklimaat. Evenementen in een horeca-inrichting of sociaal-cultureel centrum Voor evenementen, activiteiten en festiviteiten in een horeca-inrichting of sociaal cultureel centrum is geen evenementenvergunning vereist, mits het gebruik past binnen het gebruik van de inrichting. Een andere meer incidenteel plaatsvindende activiteit dan het gelegenheid geven tot dansen (bijv. het optreden van een (bekende) band, een houseparty, optreden van een bekende disc-jockey) kan wel als een evenement worden aangemerkt. Opgemerkt wordt dat het gaat om een activiteit die niet behoort tot de normale bedrijfsvoering. Dit is ook het geval als er in een inrichting activiteiten plaatsvinden die een zodanige uitstraling op de omgeving hebben, dat voorschriften gesteld moeten worden in het belang van de openbare orde en veiligheid. Denk hierbij aan het aanstellen van extra beveiligers of verkeersregelaars om een en ander in goede banen te leiden of het creëren van extra parkeerplaatsen vanwege de grote toeloop. Bepaalde sportactiviteiten door sportverenigingen Reguliere wedstrijden en toernooien op sportvelden vinden plaats onder toezicht van een sportbond die is aangesloten bij sportkoepel NOC*NSF, bijvoorbeeld de KNVB. Hiervoor hoeft geen evenementenvergunning te worden aangevraagd. De buitensportcomplexen zijn immers berekend op deze activiteiten. De burgemeester hoeft daarom niet iedere keer te beoordelen of een wedstrijd of toernooi kan worden gehouden. Dit geldt ook voor locaties voor recreatieve sportactiviteiten die hiervoor zijn ingericht. Voor andere activiteiten, ook als deze op een sportcomplex plaatsvinden, moet wel een evenementenvergunning worden aangevraagd, omdat de openbare orde, de zedelijkheid of de volksgezondheid of de bescherming van het milieu in het geding kan zijn. Voorbeelden zijn o.a. overnachtingsweekeinden, kindervakantiespelen of de viering van Koningsdag. Maar ook als er buiten reguliere sportwedstrijden wedstrijden plaatsvinden waarbij een grote toeloop wordt verwacht. Voor vechtsportevenementen moet altijd een evenementenvergunning worden aangevraagd. Op feesten die worden gehouden in de inrichting na afloop van een sporttoernooi zijn de regels voor wat betreft de alcoholwetvergunning, de sluitingstijden, het Activiteitenbesluit en het bestuursreglement van toepassing. 3.3De rol van de gemeente bij vergunningverlening De gemeente heeft de regie op het vergunningenproces. De gemeente: bepaalt de behandelaanpak; vraagt advies aan bij de relevante partijen zoals de politie, de veiligheidsregio (brandweer en GHOR GGD (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio), Provincie, Waterschap, Rijkswaterstaat, Staatsbosbeheer etc..; vraagt advies aan relevante gemeentelijke diensten zoals omgevingsvergunningen en mobiliteit; bundelt en weegt de adviezen; organiseert de multidisciplinaire afstemming, zo nodig met de organisator; is de centrale spil in de informatieprocessen en besluitvorming. Zoals aangegeven zijn verschillende gemeentelijke diensten betrokken bij evenementen: Team Stadstoezicht heeft de regie in het evenementenvergunningenproces. Dit team neemt de vergunningaanvraag in behandeling, draagt zorg voor het uitzetten en beoordelen van de adviezen en organiseert de multidisciplinaire overleggen. Uiteindelijk draagt team Stadstoezicht ook zorg voor de besluitvorming van de vergunningaanvraag en het publiceren van de vergunningaanvraag en de vergunning; Team Stadstoezicht heeft ook een rol in het toezicht en de handhaving van een evenement. Zij heeft een signalerende en handhavende rol tijdens de opbouwfase, het evenement en de afbouwfase, maar ook in de afhandeling van klachten van evenementen; Team mobiliteit adviseert over de ingediende verkeersplannen; Team Veiligheid heeft een adviserende rol bij evenementen om evenementen veilig te laten verlopen; Team Omgevingsplan en vergunningen speelt een rol bij het toetsen van de constructieve veiligheid van onder andere tenten en podia; Team BOR: verantwoordelijk voor de voor en -naschouw van het evenemententerrein, uitschakelen van VRI (verkeerslichten), wateraansluitingen, het openen en sluiten van stroomkasten en waterputten etc..; Team milieu en duurzaamheid adviseert over de voorschriften in de evenementenvergunning over de geluidsnormering en aspecten als flora en fauna en stikstof; Team EZ voert het beleid uit van ‘Lelystad Evenementenstad’. In het kader daarvan vindt afstemming plaats tussen de accountmanager evenementen en het vergunningenteam van Stadstoezicht. Rol Stichting Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL) ECL kan organisatoren ondersteunen en adviseren bij hun vergunningaanvraag. Ook kijkt ECL naar alternatieve mogelijkheden als soortgelijke evenementen gelijktijdig gepland zijn. Als sprake is van nieuwe evenementen die niet in de hierna genoemde jaar evenementenkalender zijn opgenomen, onderzoekt ECL in afstemming met de gemeente welke mogelijkheden er zijn. ECL neemt geen vergunningaanvragen in behandeling, dat doet de gemeente. Ook kan ECL namens de gemeente een aantal facilitaire zaken verzorgen, zoals vuilnisbakken afzetmateriaal. De regionale jaarkalender evenementen De gemeente stelt jaarlijks een jaarkalender evenementen op. De jaarkalender evenementen wordt gehanteerd om de betrokken partijen al vroegtijdig in de bij hun rol en verantwoordelijkheid passende positie te brengen. Jaarlijks worden de bij de gemeente bekende organisatoren gevraagd of zij voor 1 november van ieder kalenderjaar de gewenste data voor het betreffende of nieuwe evenement in het opvolgende jaar willen melden. De meldingen leiden tot een eerste overzicht van initiatieven die men in Lelystad en in Flevoland wil organiseren. Het overzicht wordt aangevuld met nieuwe initiatieven die zich aandienen. In het streven van Lelystad om met een evenwichtig aanbod haar imago en positie als evenementenstad te versterken is het belangrijk dat de jaarkalender wordt afgestemd met het gemeentelijke team dat verantwoordelijk is voor citymarketing, zodat initiatieven getoetst kunnen worden aan de citymarketingstrategie en de imagoversterkende werking van de initiatieven. Na deze afstemming wordt door de gemeente de jaarkalender evenementen opgesteld en ter vaststelling voorgelegd aan de burgemeester. Hierbij wordt op basis van de behandelscan een eerste globale inschatting gemaakt van de impact van de evenementen op het gebied van openbare orde en veiligheid en de (regionale) effecten daarvan voor de hulpverleningsdiensten. Dit geeft de geëigende behandelaanpak (reguliere aanpak dan wel risicoaanpak) en de bijbehorende behandeltermijn aan. Het doel van de jaarkalender evenementen is daarmee meerledig. De kalender verschaft duidelijkheid aan organisatoren en belanghebbenden (zoals bewoners en bedrijven); De accountmanager evenementen kan al vroegtijdig adviseren in het licht van de imagoversterkende werking van initiatieven; De gemeente is in staat tijdig het proces tot completeren van de formele vergunningaanvraag te starten; De gemeente is in staat het proces van beoordeling en advisering voor te bereiden; De hulpverleningsdiensten zijn in staat te anticiperen op de impact van een activiteit in regionaal perspectief en kunnen als zodanig tijdig bekijken of er voldoende bezetting is; De kalender geeft inzicht in spreiding van evenementen zodat bijvoorbeeld dezelfde soort of grote evenementen niet gelijktijdig plaatsvinden. Ook geeft het duidelijkheid over de beschikbaarheid van locaties. De gemeente levert de vastgestelde jaarkalender aan bij de Veiligheidsregio. Ook nadat de jaarkalender is vastgesteld, kunnen nog aanvragen binnenkomen. Deze aanvragen zullen per geval en in relatie tot de reeds vastgestelde jaarkalender bekeken worden. Dit betekent niet dat deze aanvragen op voorhand worden uitgesloten van een vergunning. Bij de behandeling van deze aanvragen wordt getoetst aan de weigeringsgronden van de APV en de nadere regels evenementen. De burgemeester kan (de aanvraag voor) een evenementenvergunning, geheel of gedeeltelijk weigeren als de vooraankondiging van een B- of een C-evenement niet vóór 1 november van het jaar, voorafgaand aan het jaar waarin de jaarkalender wordt vastgesteld, is ingediend. Vergunningaanvragen voor B- en C evenementen die na 1 november worden ingediend worden eerst kwalitatief getoetst. Als deze toets positief uitvalt en als er geen ander toegelaten evenement op de kalender op dezelfde locatie of hetzelfde tijdstip plaatsvindt, (met een marge van drie weken voor of na een soortgelijke activiteit), wordt het evenement op de kalender geplaatst. Dit betreft slechts een voorlopige toestemming voor het gebruik van de betreffende locatie op de aangegeven data. Organisatoren die hun evenement op de kalender geplaatst zien, kunnen er niet zonder meer van uitgaan dat hun evenement daadwerkelijk kan doorgaan. Hiertoe moet het volledige vergunningentraject doorlopen worden. De burgemeester heeft altijd de bevoegdheid om, als daar voldoende aanleiding voor is, de vergunning te weigeren, gedeeltelijk te weigeren of, als deze al verleend is, in te trekken of te wijzigen. Dit laatste zal in de regel alleen gebeuren als sprake is van gewijzigde omstandigheden die vooraf niet te voorzien waren. Denken aan bijvoorbeeld ( een dreiging van) rellen, stakingen, noodweer, een ramp, of nationale rouw. De regionale evenementenkalender De jaarkalender evenementen van alle gemeenten in Flevoland wordt aangeleverd bij de Veiligheidsregio. De Veiligheidsregio stelt vervolgens een regionale evenementenkalender op. Deze geeft gemeenten in Flevoland en hulpverleningsdiensten inzicht in de spreiding van evenementen over locaties en tijdstippen. Hiermee kan de benodigde capaciteit vanuit de hulpverleningsdiensten worden geïnventariseerd en wordt tijdig inzicht verschaft over samenvallende aandachts- en risicovolle evenementen. De Veiligheidsregio beheert de regionale evenementenkalender. De kalender geeft een totaaloverzicht van alle aandacht- en risicovolle evenementen binnen de regio. Het veiligheidsbureau adviseert aan de hand van de regionale evenementenkalender de Veiligheidsdirectie over de risico’s bij het samenvallen van aandachts- en risicovolle evenementen in de regio. Het is mogelijk dat na het aanbieden van de evenementenkalender bij de Veiligheidsdirectie alsnog aanvragen voor evenementen worden ingediend. Bij het constateren van knelpunten biedt het veiligheidsbureau de regionale evenementenkalender met een aanvullend advies aan bij de Veiligheidsdirectie. 4.HET VERGUNNINGENPROCES 4.1Uitgangspunten vergunningenproces evenementen De vergunningprocedure van de gemeente is afgestemd op de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid (HEV). Ook het in deze beleidsregel genoemde handboek Evenementen Veiligheid is volledig afgestemd op de HEV 2018. De HEV 2018 beschrijft hoe uitvoering gegeven kan worden aan de veiligheidsketen (preventie, preparatie, respons en nafase) bij evenementen. Daarin zijn de volgende uitgangspunten opgenomen: een evenement is een voor publiek toegankelijke samenkomst of vermakelijkheid waarvoor een vergunning of ontheffing is vereist; de burgemeester is verantwoordelijk voor het toezicht op c.q. de handhaving van de openbare orde en openbare veiligheid bij evenementen; de organisator van een evenement is primair verantwoordelijk voor een veilig en ordelijk verloop van een evenement. (Dat laat onverlet dat ook deelnemers/toeschouwers bij dat evenement een eigen verantwoordelijkheid hebben en houden voor hun eigen veiligheid en die van anderen). Vergunningen en ontheffingen van het bevoegd gezag zijn belangrijke instrumenten om eisen te stellen aan de organisator bij een (dreigende) aantasting van de openbare orde en veiligheid; de OOV diensten (van de veiligheidsregio’s, politie en gemeenten) ondersteunen de vergunningverlener bij het beantwoorden van drie kernvragen: Wat is er aan de hand, en hoe erg is dat? Wie moeten daar wat aan doen? Hoe doen zij dat, en waarmee? De (niet) wettelijke adviesplicht van de OOV diensten hangt af van het soort evenement. De HEV 2018 gaat uit van drie soorten evenementen: Een regulier evenement; Een aandacht evenement; Een risicovol evenement. De behandelscan van de HEV 2018 is een hulpmiddel bij het bepalen van het soort evenement waaronder de aanvraag valt. 4.2Soorten evenementen Bij de behandeling van een vergunningaanvraag voor evenementen worden in Lelystad de volgende soorten evenementen aangehouden. Deze soorten evenementen opgenomen in artikel 2:24 van de APV. A-evenement: evenement waarbij sprake is van een beperkte impact op de omgeving en beperkte gevolgen voor het verkeer; B-evenement: evenement waarbij sprake is van een grote impact op de directe omgeving en/of gevolgen voor het verkeer; C-evenement: evenement waarbij sprake is van een grote impact op de stad en/of regionale gevolgen voor het verkeer. Aan de hand van een behandelscan wordt bepaald waaronder de vergunningaanvraag valt en wordt de aanvraag verder behandeld. 4.3Behandelscan evenementen Op basis van de behandelscan wordt bepaald of een evenement een A-, B-, of C evenement is. Aan de hand van de gegevens van de evenementenaanvraag wordt de scan ingevuld en wordt er gekeken welke risico’s er zijn voor de openbare orde, openbare veiligheid, de volksgezondheid en/of het milieu. Op basis van de uitkomst van de scan kunnen nadere adviezen worden gevraagd bij de adviserende partners. Op basis van de behaalde puntenscore wordt per activiteit beoordeeld waaronder het evenement valt en welke risico’s aan het evenement zijn verbonden. Hieronder wordt de behandelaanpak en behandel/indieningstermijn van het soort evenement aangegeven. Categorie Omschrijving Behandelaanpak Termijn A Evenement, waarbij het (zeer) onwaarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Reguliere aanpak Mono disciplinaire advisering door adviespartners 8 weken B Evenement, waarbij het mogelijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Keuze reguliere aanpak of risicoaanpak Mono disciplinaire advisering door adviespartners of een gecoördineerde risicoaanpak, multidisciplinaire advisering en voorbereiding door de adviespartners. 16 weken C Evenement, waarbij het (zeer) waarschijnlijk is dat die gebeurtenis leidt tot risico’s voor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu en maatregelen of voorzieningen vergen van het daartoe bevoegd gezag om die dreiging weg te nemen of de schadelijke gevolgen te beperken. Risicoaanpak Een gecoördineerde risicoaanpak, multidisciplinaire advisering en voorbereiding door de adviespartners. 16 weken 4.4Behandeling vergunningaanvraag Voor alle A-evenementen geldt op basis van artikel 2:25 van de APV dat de aanvraag tot vergunning uiterlijk 8 weken voor het evenement bij de gemeente moeten worden aangeleverd. De indieningstermijn voor B en C -evenementen is 16 weken. Deze tijd is nodig omdat de aanvraag en bijbehorende plannen ter advisering naar de hulpverleningsdiensten gestuurd worden. De vergunningaanvraag wordt via de volgende stappen behandeld: Aanmelden evenement voor de jaarkalender evenementen; Indienen van de vergunningaanvraag door de organisator; Behandeling van de vergunningaanvraag door de gemeente; Besluit nemen op vergunningaanvraag door gemeente. Ad 1Aanmelden evenement voor de jaarkalender evenementen Organisatoren die hun evenement aangemeld hebben voor de jaarkalender evenementen, ontvangen van de gemeente een ontvangstbevestiging. Aanmelden voor de jaarkalender wil nog niet zeggen dat er een vergunningaanvraag is ingediend. Wel ontvangt de organisator een bericht met daarin het verzoek om een vergunningaanvraag in te dienen welke indieningstermijn daarvoor geldt. De termijn van indienen is afhankelijk van het soort evenement waaronder het betreffende evenement valt. Dat betekent dat een vergunningaanvraag minimaal respectievelijk 8 weken (voor een A-evenement) of 16 weken (voor een B of C evenement) voor aanvang evenement moet zijn ingediend. Het vergunningenproces start pas als de daadwerkelijke vergunningaanvraag is ingediend. Als een nieuwe organisator zich meldt wordt gecheckt of het beoogde evenement niet samenloopt met andere op de jaarkalender opgenomen evenementen. Denk hierbij aan meerjarige evenementen die al sinds jaar en dag in Lelystad worden georganiseerd. Is dat wel het geval wordt gekeken of de twee evenementen gelijktijdig georganiseerd kunnen worden of er wordt gezocht naar een alternatieve datum. Ad 2Indienen van de vergunningaanvraag door de organisator Een vergunningaanvraag moet aan een aantal indieningsvereisten voldoen. Indieningsvereisten Afhankelijk van het soort evenement, moet een organisator in ieder geval de volgende stukken aanleveren: een compleet ingevuld aanvraagformulier via de website van de gemeente; een indelingstekening van het evenemententerrein; draaiboek of klein veiligheidsplan (A evenement). indien van toepassing: constructieve gegevens en veiligheidscertificaten van de te plaatsen objecten, podia, tribunes en tenten; een volwaardig veiligheidsplan (B- en C evenement); een gezondheidsplan (vaak onderdeel van een veiligheidsplan); een geluidsplan (bij grote muziekevenementen); crowdmanagementplan (bij grote evenementen met veel publiek); een mobiliteitsplan (circulatie, parkeren, borden, omleidingen) en een berekening verkeersmodel; een afvalplan; milieuplan. In een veiligheidsplan staat welke maatregelen de organisator neemt om de openbare orde, gezondheid en veiligheid tijdens het evenement te waarborgen en hoe de organisator optreedt bij incidenten. Het gezondheidsplan, dat veelal onderdeel uitmaakt van het veiligheidsplan, is gericht op de risico's voor het evenement op gezondheidskundig/geneeskundig vlak. Voor het mobiliteitsplan en het veiligheidsplan zijn modellen beschikbaar. Waar mogelijk stelt de gemeente locatietekeningen beschikbaar aan de hand waarvan de gevraagde indelingstekeningen kunnen worden opgesteld. In de bijlage zijn locatietekeningen opgenomen waar veelvuldig evenementen worden georganiseerd. Ad 3Behandeling van de vergunningaanvraag door de gemeente. Een vergunningaanvraag wordt door de gemeente ingeboekt op datum van ontvangst en formeel gecontroleerd op tijdigheid en volledigheid. De organisator ontvangt hierover een bericht. Als de aanvraag niet tijdig is ingediend kan de gemeente besluiten de aanvraag buiten behandeling te laten. Als de aanvraag niet compleet is of meer aanvullende informatie nodig is, wordt de organisator eenmaal gevraagd de ontbrekende gegevens binnen twee weken aan te leveren. De beslistermijn wordt opgeschort naar de termijn voor het aanleveren van de aanvullende gegevens. Worden de gevraagde gegevens niet (op tijd) aangeleverd dan kan de gemeente besluiten de vergunningaanvraag buiten behandeling te laten. Ingediende aanvragen worden gepubliceerd. Daarbij wordt de mogelijkheid geboden voor belanghebbenden om een zienswijze in te dienen over de aanvraag. Meldingen worden ook gepubliceerd, alleen hierover kan geen zienswijze worden ingediend. Vooroverleg Na ontvangst van de vergunningaanvragen voor de risicovolle B- en C-evenementen wordt een vooroverleg georganiseerd. In dit overleg wordt de aanvraag onder regie van de gemeente besproken met de in- en externe adviespartners. Ook de organisator wordt uitgenodigd om aan dit overleg deel te nemen. Adviezen van advies instanties/hulpverleningsdiensten Om een goede afweging te kunnen maken of een evenement kan worden georganiseerd en onder welke voorwaarden, zijn de adviezen van de adviesinstanties noodzakelijk. Zij adviseren vanuit een eigen expertise en van deze adviezen wordt slechts in uitzonderlijke gevallen afgeweken. Onder andere wordt advies gevraagd aan: Politie: openbare orde (crowd-management, crowd-control riot-control), mobiliteit (statisch & dynamisch verkeersmanagement), bewaken & beveiligen en opsporing; Brandweer: brandveiligheid en externe veiligheid; Veiligheidsregio Flevoland Gooi en Vechtstreek; GHOR GGD, Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio. Acute- en publieke gezondheidszorg; OFGV -Omgevingsdienst Flevoland en Gooi en Vechtstreek- : milieu en natuur; Gemeente: geluid, verkeer, terreinen, openbare orde; Provincie : Natuur, wegen; Rijkswaterstaat: wegen en water aspecten; Waterschap: zaken die betrekking hebben op dijken, water en afvoer van water. Ad 4Besluit nemen op vergunningaanvraag door gemeente. Een vergunning kan ingevolge artikel 1:8 van de APV geweigerd worden in het belang van: De openbare orde; De openbare veiligheid; De volksgezondheid; De bescherming van het milieu. Verder kan een vergunning op grond van artikel 2:25, achtste lid, van de APV geweigerd worden als de organisator of vergunning aanvrager in enig opzichte van slecht levensgedrag is. Een vergunning kan ook geweigerd worden op grond van artikel 2:25, negende lid. Daarin is het volgende bepaald. ‘Onverminderd het bepaalde in artikel 1:8 kan de burgemeester kan een vergunning geheel of gedeeltelijk weigeren indien: de vooraankondiging van een B- of een C-evenement niet vóór 1 november van het jaar voorafgaand aan het jaar waarin de jaarkalender wordt vastgesteld is ingediend; een A-evenement niet tenminste acht weken voor aanvang van het evenement is ingediend; een B- of C-evenement niet tenminste zestien weken voor aanvang van het evenement is ingediend; het evenement niet past binnen het evenementenvergunningenbeleid en de locatieprofielen van Lelystad.’ Aan de hand van de hiervoor genoemde weigeringsgronden vindt advisering plaats door de adviespartners. Op de vergunningaanvragen wordt risicogericht geadviseerd. Dit houdt in dat het advies gebaseerd is op de benodigde maatregelen op grond van een reëel beeld van risico’s op het evenement. De aanwezigheid van het risico is daarbij leidend en niet de aanwezigheid van de regel. Dit vergt steeds maatwerk omdat geen een evenement hetzelfde is. Volledigheidshalve wordt opgemerkt dat de grondslag van de adviezen wel gelegen zijn in de wet- en regelgeving echter, er wordt daarbij gekeken naar de geest van de wet. Vergunningen van A-evenementen worden, bij een positieve advisering van de in- en externe adviespartners onder mandaat verleend namens de burgemeester. Aan de vergunning worden voorschriften verbonden in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid en het milieu. B- en C-evenementen zijn niet gemandateerd en worden, bij een positieve advisering van de in- en externe adviespartners, door de burgemeester zelf verleend. Verleende vergunningen worden gepubliceerd. Belanghebbende hebben dan de mogelijkheid om bezwaar aan te tekenen tegen de vergunning. Bij negatieve advisering Bij een gemotiveerd negatief advies van de adviespartners zal de gemeente eerst een overleg met de organisator beleggen om de knelpunten op te lossen. De aanvraag en de daarbij verzamelde adviezen worden voorgelegd aan de burgemeester. De burgemeester besluit of de vergunning al dan niet verleend wordt. 4.5Wat gebeurt er na vergunningverlening? Voorbereidend coördinatieoverleg Na vergunningverlening wordt er, indien nodig, voordat het evenement plaatsvindt, een overleg georganiseerd waarbij het toezicht en de handhaving worden gecoördineerd. De voorschriften worden met de organisator afgestemd en er worden nadere afspraken gemaakt inzake controle en toezicht. Schouw De staat van een terrein kan voorafgaande aan het evenement worden geschouwd. Hiervan wordt een schouwrapport opgesteld. Na het evenement vindt een naschouw plaats waarbij de staat van het terrein wordt vergeleken met de schouw vóór het evenement. Multidisciplinaire schouw risicovolle evenementen Na vergunningverlening en voor aanvang van alle B- en C-evenementen vindt een multidisciplinaire schouw plaats. De schouw is gericht op het constateren van veiligheidsrisico’s en is bedoeld om veiligheidsrisico’s te voorkomen. De diensten met toezichthoudende taken schouwen het terrein aan de hand van de gestelde vergunningsvoorwaarden. De gemeente is integraal verantwoordelijk voor het uitvoeren van de schouw samen met de betrokken diensten. De organisator wordt onmiddellijk geïnformeerd over knelpunten die tijdens de schouw aan het licht komen. De geconstateerde gebreken moeten voor aanvang van het evenement door de organisator worden opgelost. Lukt dit niet of zijn de gebreken dusdanig ernstig dat dit niet mogelijk is dan kan het evenement alsnog niet plaatsvinden en wordt de vergunning ingetrokken. Evaluatie Alle B en C-evenementen worden zo spoedig mogelijk na afloop van het evenement onder verantwoordelijkheid van de gemeente geëvalueerd met de organisatie. A-evenementen worden alleen geëvalueerd indien dit nodig wordt geacht. De uitkomsten daarvan worden meegenomen in de voorbereiding van het evenement voor het volgende jaar. Bij de evaluatie wordt de effectiviteit van de getroffen maatregelen ten aanzien van de risico’s beoordeeld en worden conclusies getrokken die in het daaropvolgende jaar kunnen leiden tot een nog betere opzet. Ook het verloop van het evenement wordt in dit licht besproken. Bij het overleg zijn in ieder geval de (senior) vergunningverlener en de onderscheidenlijke adviseurs en toezichthouders betrokken. De insteek van de evaluatie is dat de uitkomsten leiden tot concrete verbeteringen op alle fronten. Bij geconstateerde ernstige overtredingen kunnen eventuele consequenties voor volgende jaren of andere evenementen worden aangegeven. De burgemeester wordt geïnformeerd over de bevindingen van de evaluatie. De uitkomst van deze evaluatie kan gevolgen hebben zoals; er is geen beletsel voor een volgende vergunningverlening; de betreffende deelplannen vragen om aanpassing; er worden andere of strengere voorschriften verbonden aan de het evenement; er kunnen minder strenge voorschriften worden verbonden aan het evenement; de wijze van informatievoorziening aan omwonenden wordt aangepast; er worden in de toekomst geen vergunningen meer verstrekt voor het betreffende evenement in ongewijzigde vorm. Ook eventuele op- en aanmerkingen c.q. klachten van belanghebbenden uit de buurt worden meegenomen in de evaluatie. Op onderdelen kan er naar aanleiding van specifieke omgevingsgerichte hinderaspecten voor een aanvrager aanleiding zijn om voor een volgende editie een activiteit te wijzigen. Van de evaluatie wordt een verslag gemaakt, dit verslag wordt ook aan de organisator uitgereikt. De evaluatie is mede bepalend voor de afspraken die gemaakt worden bij een volgende editie van het evenement. De organisator van het betreffende evenement kan eventuele aanpassingen doorvoeren in de planvorming en de voorbereiding van de aanvraag tot vergunning bij een opvolgende editie van het evenement. 5.TOEZICHT EN HANDHAVING Er wordt toezicht gehouden op de naleving van de vergunningvoorschriften bij een evenement. Zo nodig wordt er gehandhaafd. Enerzijds wil Lelystad een gastvrije stad zijn die bol staat van de initiatieven en evenementen. Anderzijds moeten organisatoren van deze activiteiten en evenementen de veiligheid kunnen waarborgen. Een bezoeker moet zich veilig voelen bij een evenement. Het is aan de gemeente om in het spanningsveld tussen deze verschillende belangen de balans aan te brengen. De focus ligt daarbij op het waarborgen van de veiligheid en gezondheid. In het voorkomende geval kan dit betekenen dat deze aspecten moeten prevaleren boven de gastvrijheid. Zowel in de begeleiding van organisatoren in het vergunningverleningstraject als bij toezicht en handhaving wil Lelystad de balans tussen ambities en veiligheid in stand houden. De gemeente wil daarbij binnen de gestelde kaders organisatoren van evenementen voldoende lucht geven om initiatieven te kunnen ontplooien en evenementen te kunnen organiseren. 5.1Uitgangspunt: vertrouwen in de organisator Voor het toezicht- en handhavingsbeleid bij evenementen betekent dit dat de gemeente het vertrouwen in organisatoren heeft dat zij de vergunningsvoorschriften en de andere op het evenement van toepassing zijnde regels maximaal naleven. De organisator krijgt de lucht en ruimte om zijn verantwoordelijkheid te nemen en te houden. De organisator is verantwoordelijk voor een veilig, ordelijk en rustig verloop van een evenement. Door middel van private diensten zoals beveiliging, EHBO en dergelijke kan een organisator er voor zorgen dat voor, tijdens en na het evenement de veiligheid en orde gewaarborgd wordt. Dit laat onverlet dat de gemeente en partners toezicht kunnen houden en indien nodig te handhaven als niet wordt voldaan aan de vergunningvoorschriften. Voor het houden van toezicht is er een toezichts- en handhavingsprotocol5 Toezichts- en handhavingsprotocol evenementen | Gemeente Lelystad vastgesteld. 5.2De vergunning als leidraad voor toezicht en handhaving Zoals eerder aangegeven ligt de wettelijk toebedeelde taak van de gemeente bij evenementen op het gebied van openbare orde en veiligheid. Dit vertaalt zich in een transparant proces rondom vergunningverlening en toezicht en handhaving. In het vergunningverleningsproces worden de plannen van organisatoren zorgvuldig getoetst en afgestemd met de betrokken hulpverleningsdiensten. Daar waar nodig worden er op basis van de risicoanalyse en de adviezen van de hulpverleningsdiensten (aanvullende) vergunningsvoorschriften opgesteld. Deze (aanvullende) vergunningsvoorschriften richten zich op de openbare orde, openbare veiligheid, volksgezondheid en milieubescherming. De organisator is verantwoordelijk voor de naleving van de gestelde vergunningsvoorschriften om zo het evenement beheersbaar, veilig en ordelijk te laten verlopen. De gestelde voorschriften gelden voor het gebied waar het evenement wordt georganiseerd en waar eventuele neveneffecten optreden. Het evenemententerrein wordt daarmee tijdelijk aan de openbaarheid onttrokken; dit betekent dat er geen andere activiteiten kunnen plaatsvinden dan die in de vergunning onder de daartoe gestelde voorschriften zijn toegestaan. De gemeente heeft daarbij de verantwoordelijkheid om toe te zien of de vergunningsvoorschriften nageleefd worden en daar waar nodig handhavend op te treden. Een goed evenementenbeleid en veilige evenementen staan of vallen met adequaat toezicht en handhaving waarbij de medewerking van alle betrokkenen essentieel is. 5.3Controle en toezicht Op basis van het VTHUP (Vergunningen en Toezicht en HandhavingsUitvoeringprogramma) en het toezichts- en handhavingsprotocol wordt het aantal controles en de aard van het toezicht bepaald. Daarnaast wordt aan de hand van eerdere ervaringen met de organisator en het evenement bepaald of en hoe de controle op de naleving van de vergunningsvoorschriften wordt vormgegeven. Specifieke risico’s kunnen om een verhoogde alertheid en controle vragen. Het uitgangspunt is dat de organisator op de hoogte is van de voorschriften die er gesteld zijn aan het evenement en de geldende wet- en regelgeving. Diverse partijen kunnen niettemin toezicht houden om er zeker van te zijn dat de organisator zich aan de voorschriften houdt en daarmee dat het evenement op een veilige manier plaatsvindt. Beoordelingstermijn voor overtredingen. Een maatregel kan gevolgen hebben voor meerdere evenementen van één organisator. Wanneer een organisator bijvoorbeeld meerdere evenementen per jaar organiseert en er bij één van die evenementen ernstige overtredingen zijn begaan, kunnen er voor de andere evenementen van die organisator extra vergunningsvoorschriften opgesteld worden, dan wel kan de vergunning worden gewijzigd, ingetrokken of geweigerd. De beoordelingstermijn kan teruggaan tot maximaal twee jaar. Hierbij worden alle bestuurlijke maatregelen van de afgelopen twee jaar meegenomen. Proportionaliteit en subsidiariteit Een maatregel moet altijd voldoen aan de vereisten van proportionaliteit en subsidiariteit. De maatregel mag niet verder strekken dan strikt noodzakelijk en bij de keuze uit verschillende bevoegdheden zal geen zwaardere bevoegdheid worden gebruikt dan welke op basis van redelijkheid gewenst is. Handhavingsmaatregelen bij overtredingen zijn primair gericht op herstel van de situatie in de normale toestand. De maatregelen zijn dus niet gericht op het straffen van de organisator. Multidisciplinair handhavingsprotocol Om te voorkomen dat organisatoren onevenredig veel verschillende bezoeken van handhavers krijgen en om het totaaloverzicht in beeld te krijgen, vindt er afstemming plaats tussen de toezichthoudende partijen. Er kan bij complexe evenementen worden besloten te werken met een multidisciplinair handhavingsprotocol en coördinatie van toezicht en handhaving. Vastgesteld wordt op welke elementen toezicht noodzakelijk is en wie dit toezicht uit gaat voeren; het gaat daarbij om de werkafspraken tussen alle toezichthoudende partijen. Een coördinerend toezichthouder van de gemeente heeft in dit proces de regie. Tijdens het evenement Op basis van het toezichts- en handhavingsprotocol houden de diensten met toezichthoudende taken toezicht tijdens het evenement. Wanneer overtredingen van vergunningsvoorschriften worden geconstateerd volgt er eerst een afstemming met de organisatie om ter plekke het probleem op te lossen. Lukt dat niet wordt het toezichts- en handhavingsprotocol toegepast. Van de constateringen wordt een rapportage opgemaakt. Bij ernstige overtredingen wordt het bestuur geïnformeerd. 5.4Handhaving Als blijkt dat de organisator zich niet aan de voorschriften heeft gehouden kunnen er consequenties aan verbonden worden. Een maatregel kan variëren van een bestuurlijke waarschuwing tot onmiddellijke stillegging van het evenement. In eerste instantie wordt er na constatering van een overtreding eerst gewaarschuwd met het doel de situatie te herstellen. Afhankelijk van de aard en ernst van de geconstateerde overtreding of het niet nakomen van afspraken beslist de gemeente welke bestuurlijke maatregel passend is. De burgemeester, dan wel het college, beschikt over diverse bestuurlijke instrumenten om de openbare orde en veiligheid te beschermen. BIJLAGEWET- EN REGELGEVING, RICHTLIJNEN EN BELEID BIJ TOETSING VAN EVENEMENTENAANVRAGEN Hieronder is wet- en regelgeving en zijn richtlijnen en beleidsregels opgenomen waaraan een vergunningaanvraag voor een evenement kan worden getoetst. Dit overzicht is niet limitatief bedoeld. Afhankelijk van het soort evenement kan ook aan andere regels worden getoetst. Veiligheid Naast de in hoofdstuk 2 genoemde wettelijke kaders waarin diverse bevoegdheden zijn opgenomen om op te treden als de veiligheid in het geding is, is er nog een aantal instrumenten beschikbaar om de veiligheid bij een evenement zoveel mogelijk te beheersen. Wettelijk kader voor brandveiligheid Sommige aspecten, zoals brandveiligheid, worden door meerdere wetten bepaald. Vergunning of melding Belangrijk voor het kader is of het evenement wordt gehouden in: een bouwwerk als bedoeld in het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) of een overige plaats, als bedoeld in het Bgbop. Dit bepaalt namelijk de grondslag van de eventueel benodigde vergunning of melding: een omgevingsvergunning brandveilig gebruik, soms nodig voor een evenement in een gebouw, wordt opgesteld op basis van de Omgevingswet; een gebruiksmelding voor het gebruik van een bouwwerk geschiedt op basis van het Bbl; een gebruiksmelding voor een overige plaats geschiedt op basis van het Bbgbop, vallende onder de Wet Veiligheidsregio’s. Advies rondom toepassingen brandveiligheid Bij de voorbereiding van evenementen en daarmee het eventueel adviseren door de brandweer, is de volgende wet- en regelgeving voor de brandveiligheid van belang: de Algemene Plaatselijke Verordening (APV); het Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl); het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop). De evenementenvergunning op basis van de APV is een vergunning die voor het houden van een evenement is vereist, tenzij een melding voldoende is. De gemeente en de adviserende overheidsdiensten worden, in geval van meer risicovolle activiteiten, in staat gesteld om te adviseren over de brandveiligheid bij evenementen en eventueel nadere eisen te stellen. Brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen Op 1 januari 2018 is het “Besluit Brandveilig Gebruik en basishulpverlening Overige Plaatsen” (Bgbop) in werking getreden. Met de komst van dit Besluit gelden er voor het hele land dezelfde regels met betrekking tot de brandveiligheid bij evenementen. In dit besluit wordt onder andere beschreven waaraan een bouwsel, zoals een tent bij een evenement, moet voldoen. Ook worden de indieningsvereisten opgenomen om een verblijfsruimte aan deze voorwaarden te kunnen toetsen. In de APV is een bepaling opgenomen dat gegevens met betrekking tot dit Besluit aangeleverd kunnen worden bij de vergunningaanvraag voor het evenement (artikel 2;25, lid 2, van de APV). Besluit bouwwerken leefomgeving (Bbl) Voor een inpandig evenement, in een gebouw of bouwwerk, waarbij meer dan 150 personen tegelijkertijd aanwezig zijn, moet op basis van het Bbl een gebruiksmelding worden gedaan. Voor een evenement in een gebouw of bouwwerk is, bij afwijkend gebruik, op basis van het Bbl eveneens een gebruiksmelding nodig. Als de lokaliteit wordt gebruikt waarvoor deze bestemd is, is er geen gebruiksmelding nodig. Voorbeelden hiervan zijn een filmfestival in een bioscoop of een dansfeest in een dansgelegenheid. Als een pand of ruimte anders gebruikt wordt dan waarvoor deze bestemd is dan moet mogelijk een gebruiksmelding gedaan worden of een gebruiksvergunning worden aangevraagd. Afhankelijk van welke activiteit er wordt georganiseerd, kan tevens een melding vereist zijn of een evenementenvergunning. Voorbeelden hiervan zijn een personeelsfeest in een fabriekshal, of een open dag in een bedrijf. Deze melding of vergunning is noodzakelijk om de openbare orde en (brand)veiligheid te kunnen waarborgen. Richtlijn voor Constructieve Toetsingscriteria bij een aanvraag voor een Evenementenvergunning Alle evenementen kennen hun eigen publiek en eigen specifieke randvoorwaarden en voorzieningen. Het is niet efficiënt en uniform als elk plaatselijk bestuur zijn eigen regels opstelt voor de technische eisen aan constructieve onderdelen. Objecten (bouwsels), zoals podia, tribunes, tenten en decor-schermen worden getoetst aan duidelijke en eenduidige regels. Door de vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland en het Centraal Overleg Bouwconstructies is de “Richtlijn voor constructieve toetsingscriteria bij een aanvraag voor een evenementenvergunning6 Documenten | Vereniging-BWT.nl via deze link kunt u de actuele versie vinden van de richtlijn constructieve toetsingscriteria voor evenementen” vastgesteld. Deze richtlijn geeft eenduidige veiligheidseisen op basis waarvan op een verantwoorde manier (beheersbaar risico) een evenement kan worden voorbereid en een vergunning kan worden verleend. Zo wordt duidelijkheid gegeven aan zowel organisatoren, leveranciers van tenten, podia en tribunes e.d., als aan de verschillende overheden die een evenementenvergunning moeten verlenen. De richtlijn is ook als zodanig opgenomen in het Nederlands Handboek Evenementenveiligheid, dat als denkkader wordt gehanteerd bij deze beleidsregel. Verder is de richtlijn opgenomen in de nadere regels evenementen. Dit houdt in dat een voorschrift in de evenementenvergunning kan worden opgenomen om zich te houden aan deze richtlijn. Wegenverkeerswet De Wegenverkeerswet 1994 schrijft de wegbeheerders in Nederland voor om bij het uitvoeren van bepaalde verkeersmaatregelen verkeersbesluiten te nemen. Voor evenementen betekent dit dat een verkeersbesluit nodig kan zijn als wegen worden afgesloten en/of omleidingsroutes moeten worden geregeld. Indien de gemeente een verkeersbesluit neemt inzake wegafsluitingen en omleidingsroutes kan dit tot gevolg hebben dat er verkeersmaatregelen moeten worden getroffen. Indien dit van toepassing is wordt dit in de evenementenvergunning opgenomen. Mobiliteitsplan Zoals in hoofdstuk 4.4 is aangegeven kan een mobiliteitsplan worden gevraagd als indieningsvereiste bij een vergunningaanvraag. Een evenement kan impact hebben op de normale verkeersdrukte en de rust in de omgeving. Er moet voorkomen worden dat omwonenden en bedrijven uit de buurt niet langer bereikbaar zijn of ernstig gehinderd worden. Als veroorzaker van een gewijzigde verkeerssituatie is de organisator verantwoordelijk voor de realisatie van een mobiliteitsplan. Door het nemen van de juiste maatregelen en een tijdige communicatie hierover kan de hinder zoveel mogelijk beheersbaar worden gemaakt. Het mobiliteitsplan wordt getoetst door de hulpdiensten en de wegbeheerders van de diverse wegen (o.a. gemeente, provincie, Rijkswaterstaat, Waterschap). In het mobiliteitsplan van een evenement wordt in ieder geval de organisatie van de verwachte vervoersmodaliteit (modal split) beschreven van, naar en rondom het evenemententerrein voor: de bezoekers; de organisatie (personeel en vrijwilligers); de leveranciers; speciale gasten en VIP’s; de hulpdiensten. Het plan omvat daarnaast: de bijbehorende routes en benodigde maatregelen voor een goede doorstroom (zoals van en naar parkeervoorzieningen, maar ook de bereikbaarheid van bedrijven en omwonenden); de mogelijke obstakels op routes en welke maatregelen nodig zijn om ze weg te nemen of te omzeilen; de logistieke routes en processen die nodig zijn voor de materialen en goederenstroom; de impact op de reguliere verkeersdrukte en de omgeving rondom het evenemententerrein en welke maatregelen nodig zijn om overlast te voorkomen dan wel te reduceren; hoe alle bewegingen en verkeersstromen op elkaar worden afgestemd; welke afspraken en maatregelen nodig zijn om alle bewegingen te stroomlijnen en risico’s te voorkomen (denk aan extra verlichting, e.d.); een tekening van de tijdelijke verkeersmaatregelen per fase (hekken, verkeers- en redactieborden, parkeerverboden, verkeersregelaars, etc.); welke aanpassingen en maatregelen nodig zijn om adequaat te kunnen inspelen op een incident of crisis; een communicatieplan waarin duidelijk wordt gemaakt op welke wijze en wanneer alle betrokkenen geïnformeerd worden over de toegankelijkheid van het evenement en de omgeving waar de omleidingen en afzettingen worden toegepast. De uitvoering van het mobiliteitsplan maakt onderdeel uit van de vergunning. Het is dan ook de organisator niet togestaan om zelf aanpassingen te verrichten aan het plan op moment dat de vergunning verleend is. Regeling verkeersregelaars 2009 (vallend onder de Wegenverkeerswet) Bij een evenement op de openbare weg, waarbij het verkeer voor de veiligheid van de deelnemers en de weggebruikers moet worden geregeld, kan het zijn dat verkeersregelaars worden vereist. Deze verkeersregelaars worden aangesteld door of namens de burgemeester. Er worden twee soorten verkeersregelaars onderscheiden: Beroepsverkeersregelaars: personen met verkeersregelende taken voortvloeiend uit zijn/haar beroep. Voor de inzet geldt dat er een goedgekeurd verkeersplan moet zijn (behorend bij de evenementenvergunning) waarin de inzet is vastgelegd. Zij ontvangen een taakinstructie van de opdrachtgever (de organisator); Evenementenverkeersregelaars: personen die voor een periode van maximaal 12 maanden als verkeersregelaar worden aangesteld middels een aanwijzingsbesluit van de burgemeester en die kunnen worden ingezet bij evenementen in die betreffende periode. Zij moeten in het bezit zijn van een instructieverklaring van de politie, afgegeven door de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL). Zij kunnen uitsluitend worden ingezet bij evenementen waar de gemeente een vergunning voor heeft afgegeven met bijbehorend verkeersplan. De organisator moet (digitaal) een lijst met de gegevens van de in te zetten verkeersregelaars beschikbaar kunnen stellen aan de politie ten tijde van het evenement of kort daarvoor. Een evenementenverkeersregelaar kan alleen worden ingezet voor eenvoudige verkeersregelende taken zoals een stopteken bij een oversteekplaats tijdens de avondvierdaagse of het wijzen van bestuurders naar de bestemde parkeerplaats. Het zelfstandig regelen van het verkeer op een kruispunt voor alle rijrichtingen is geen taak voor de evenementenverkeersregelaar, maar voor beroepsverkeersregelaars, politie en marechaussee. Wat mag wel? Aanwijzingen geven die voor zijn taak op de aangewezen locatie noodzakelijk zijn. Ondersteunende maatregelen nemen (bijv. borden en hekken plaatsen) zoals door de organisatie met de wegbeheerder is afgesproken. Wat mag niet? Op een zelf te kiezen plaats het verkeer regelen. Het verkeer op een andere wijze regelen dan door de organisatie is aangegeven in de post- en taakinstructie (en zoals de organisatie heeft afgesproken met de wegbeheerder). Andere aanwijzingen geven dan hem zijn opgedragen. Aanwijzingen geven vanuit of vanaf een voertuig. Dat betekent dat de aanwijzingen die een verkeersregelaar geeft terwijl hij/zij rijdt, geen officiële aanwijzingen zijn en niet door andere weggebruikers hoeven te worden opgevolgd. Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) Op alle beveiligingsorganisaties in Nederland is de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr) van toepassing en daarvoor geldt onder andere het volgende: Onder beveiligingswerkzaamheden wordt verstaan: het bewaken van de veiligheid van personen en goederen of het waken tegen verstoring van de orde en rust op terreinen en in gebouwen (Wpbr artikel 1. c); Het is verboden zonder vergunning een beveiligingsorganisatie in stand te houden en beveiligingswerkzaamheden aan te bieden; Een particuliere beveiligingsorganisatie mag alleen medewerkers aanstellen die toestemming hebben van de korpschef van de Nationale Politie. Aan het verkrijgen van deze toestemming worden vakbekwaamheidseisen en betrouwbaarheidseisen gesteld; Een beveiligingsorganisatie moet de wettelijke bepalingen rond inhuur van personeel, het dragen van uniformen e.d. in acht nemen; Een beveiligingsbedrijf moet de werkzaamheden bij een evenement tijdig aanmelden bij de politie; Iedere evenementenbeveiliger dient in het bezit zijn van een geldig legitimatiebewijs particuliere beveiligingsorganisatie. De gemeente kan ten behoeve van het bewaken van de veiligheid van personen en goederen of het waken tegen verstoring van de orde tijdens een evenement, verplichten om beveiligers in te zetten. Het inzetten van evenementenbeveiliging hangt af van de risico analyse van een evenement. Regulering Vechtsportgala’s, een handreiking voor gemeentelijk beleid Door de Vechtsportautoriteit is een handreiking regulering vechtsportgala’s7 Regulering vechtsportgala’s: handreiking voor gemeentelijk beleid (vechtsportautoriteit.
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.