Beleidsregels Evenementen Barendrecht 20241Inleiding Evenementen geven kleur aan Barendrecht, zorgen voor verbondenheid en maken onze gemeente nóg leuker om te wonen. Door het jaar heen zijn er vele leuke (sport) evenementen en activiteiten in ons dorp zoals de winter- en zomerfair in de oude dorpskern, de doorkomst van de Roparun, de wielerronde, Koningsdag en vele buurt initiatieven. Maar het kan nóg bruisender. Goed georganiseerde evenementen met een divers karakter dragen daaraan bij. Vrijwilligers en professionals werken hard aan een gevarieerd evenementenaanbod voor de Barendrechtse inwoners. Als gemeente werken we graag mee aan het ondersteunen van al deze evenementen in ons dorp. Vanzelfsprekend is het belangrijk dat bezoekers en omwonenden van evenementen zorgeloos kunnen genieten en evenementen veilig en ordelijk verlopen. De organisator, de veiligheidspartners en de gemeente zorgen samen voor alles wat daarvoor nodig is, met als resultaat een succesvol evenement. Een evenement op poten zetten vraagt om een dosis creativiteit, lef, inzicht en organisatorisch vermogen. We vinden het belangrijk dat organisatoren van evenementen zo eenvoudig mogelijk in Barendrecht een evenement kunnen organiseren. Er komt al genoeg kijken bij het organiseren van een evenement, dus als wij als gemeente dit proces kunnen verlichten, doen we dat. Daarom hebben we de huidige beleidsregels evenementenvergunningen en de notitie evenementenbeleid 2009 herzien. In deze vernieuwde beleidsregel geven wij onder andere aan wat de kaders voor evenementen zijn. Ook IS een overzicht met mogelijke evenementenlocaties opgenomen, dat samen met de Veiligheidsregio Rotterdam Rijnmond en de politie tot stand is gekomen. Het doel van deze beleidsregel Evenementen is: Geven van een toetsingskader om evenementen veilig, beheersbaar en ordelijk te laten verlopen. Geven van duidelijkheid en transparantie voor organisatoren, bezoekers en omwonenden. Geven van duidelijkheid over de dienstverlenende en ondersteunende rol van de gemeente bij evenementen. Op de website van onze gemeente is alle praktische informatie opgenomen, hier kunt u ook de aanvraag voor een evenementenvergunning doen. 2Beleidsdoelstellingen Beleidsdoelstellingen De gemeente kent diverse beleidsdoelstellingen die zijn opgenomen in het meerjarenprogramma 2022-2026 en die van invloed zijn op voorliggende beleidsregel Evenementen. Een sociaal dorp met een eigen identiteit We stimuleren evenementen die bijdragen aan de uitgangspunten die zijn opgenomen in het meerjarenprogramma, die passen bij het karakter van ons dorp en haar inwoners en vanzelfsprekend bijdragen aan de sociale cohesie. Evenementen hebben tot doel het samen doen en meedoen van burgers te versterken. We zien graag een goede balans tussen levendigheid, veiligheid en leefbaarheid. Evenementen sluiten aan bij de behoefte van (kwetsbare) doelgroepen en beogen zoveel mogelijk doelgroepen te bereiken. Een groen en bruisend dorp We zijn trots op het rijke culturele en sportieve verenigingsleven dat Barendrecht kent. We hebben prachtige sport- en cultuurvoorzieningen en verenigingen. In Barendrecht worden veel sportieve evenementen georganiseerd, denk aan de wielerronde, de halve marathon en de doorkomst van de Roparun. We streven ernaar om zowel het aantal bezoekers als de deelname aan culturele en sportieve evenementen te vergroten. 3Uitgangspunten evenementen Op alle evenementen zijn de voorwaarden en bepalingen van de Algemene Plaatselijke Verordening Barendrecht van toepassing. Er zijn evenementen waarvoor een vergunning nodig is en er zijn evenementen die vergunningsvrij zijn. Artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Barendrecht (APV) geeft aan voor welke evenementen er wel of geen vergunning nodig is. Wat is een evenement? Een evenement is een voor publiek toegankelijke activiteit, op of aan de openbare weg of op openbaar terrein, zoals een buurtfeest, braderie, muziekvoorstelling, feest, optocht of herdenkingsbijeenkomst. Soort evenement We maken onderscheid tussen commerciële en nietcommerciële evenementen. Een commercieel evenement is een evenement dat georganiseerd wordt om er geld mee te verdienen. Voor evenementen met een winstoogmerk zijn leges verschuldigd. De hoogte is geregeld in de legesverordening. Voor evenementen met een maatschappelijke doelstelling gelden geen leges. Uitgangspunten evenementen De huidige evenementen willen we behouden maar er is ook ruimte voor vernieuwing. Hierbij wordt o.a. gedacht aan eendaagse evenementen op het gebied van sport en cultuur gecombineerd met culinaire activiteiten, zoals een culinaire fietsen/of wandeltocht door Barendrecht, een sportief evenement met een bepaalde missie (denk aan het bevorderen van een gezonde levensstijl) maar ook een meerdaags evenement zoals een winterfestijn. De locaties die in de bijlage bij deze beleidsregel zijn opgenomen, zijn tot stand gekomen na grondig onderzoek naar geschikte evenementenlocaties door alle adviserende interne en externe partners. Hierbij is gekeken naar geschiktheid, bereikbaarheid, veiligheid, omgevingsveiligheid en leefbaarheid. Niet alle locaties zijn op dit moment planologisch geregeld. De evenementenlocaties zoals opgenomen in de bijlage en die nog niet planologisch zijn geregeld, zullen via de nieuwe Omgevingswet procedure geregeld moeten worden. Tot dat moment wordt, bij een aanvraag voor een evenementenvergunning voor locaties die niet in het tijdelijke omgevingsplan (voorheen het paraplubestemmingsplan) zijn opgenomen, bepaald of een omgevingsvergunning nodig is. Als er in de toekomst andere geschikte potentiele evenementenlocaties beschikbaar komen, kunnen deze aan de lijst worden toegevoegd. Uiteraard kunnen er ook locaties worden verwijderd als deze om welke reden dan ook niet meer voldoen. Een evenement is toegankelijk voor iedereen dus ook voor mensen met een beperking. Een evenement is primair lokaal. De gemeente kan subsidie verlenen voor bepaalde evenementen. We respecteren de Zondagswet en staan op zondag (muziek)evenementen toe na 13.00 uur. Het initiatief voor een evenement ligt altijd bij de organisator van een evenement. De gemeente heeft een ondersteunende rol bij het organiseren van evenementen. 4Betrokken partners Evenementen brengen in de regel kleine of grote veiligheidsrisico's met zich mee. Daarom geldt op grond van de Algemene plaatselijke verordening (APV) van de gemeente Barendrecht een meldings- of vergunningsplicht voor evenementen. Bij de organisatie van evenementen zijn verschillende partijen betrokken met eigen taken en verantwoordelijkheden. De organisator De organisator is volgens de APV "degene voor wiens rekening en risico een evenement plaatsvindt". Dat betekent dat hij verantwoordelijk is voor de veiligheid van bezoekers, de verkeerstroom regelt, zorgt voor duidelijke communicatie naar bezoekers, omwonenden en andere belanghebbenden en de overlast beperkt. De organisator maakt hiervoor een veiligheidsplan en bij afsluitingen van wegen, ook een verkeersplan. De organisator hoeft in juridische zin niet dezelfde (rechts)persoon te zijn a's de aanvrager van een vergunning. Wanneer er sprake is van een vergunninghouder en een organisator is het van belang om in de vergunningsaanvraag en -procedure een duidelijk onderscheid te maken tussen deze twee partijen. De vergunninghouder of organisator draagt de verantwoordelijkheid van het evenement. Aansprakelijkheid De organisator is aansprakelijk voor alle schade die tijdens het evenement aan eigendommen van de gemeente of van anderen wordt toegebracht. Verder moet de organisator de gemeente vrijwaren voor schadeaanspraken van derden. De organisator is verplicht een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten die zowel de materiële ais de letselschade dekt die voort kan vloeien uit het evenement. In de vergunning worden locatie en tijdsduur van het evenement afgebakend waarvoor de aansprakelijkheid geldt. Indien de organisator het terrein niet heel en schoon achterlaat, worden de kosten die gepaard gaan met opruimen, schoonmaken en/of herstellen van het terrein verhaald op de organisator. Deze voorwaarden zijn opgenomen in de vergunning, Vrijwilligersverzekering De gemeente Barendrecht heeft voor vrijwilligers een vrijwilligersverzekering afgesloten. De verzekering is beschikbaar voor iedere vrijwilliger die in enig organisatorisch verband onverplicht en onbetaald werkzaamheden verricht ten behoeve van anderen en/of de samenleving, waarbij een maatschappelijk belang wordt gediend. Hiermee zijn dus alle vrijwilligers verzekerd, ongeacht de leeftijd en het aantal uren. Dit geldt voor alle werkzaamheden, ook bij eenmalige activiteiten. De gemeente De gemeente is eindverantwoordelijk voor het verlenen van een evenementenvergunning. Zij heeft daartoe een ondersteunende en stimulerende rol bij evenementen. De burgemeester De burgemeester is belast met de handhaving van de openbare orde en het toezicht op openbare samenkomsten. Daarnaast verleent de burgemeester de evenementenvergunning. De evenementencoördinator De evenementencoördinator is voor organisatoren en bewoners het aanspreekpunt bij de gemeente. Samen met de collega's van het team APV vormt de evenementencoördinator het Evenementenloket. De evenementencoördinator informeert en adviseert de organisator bij de aanvraag van een evenementenvergunning, heeft een verbindende rol tussen de organisator en de gemeentelijke vergunningverlener en regelt de dienstenoverleggen en evaluatiebijeenkomsten. De vergunningverlener De vergunningverlener is verantwoordelijk voor de behandeling en beoordeling van de evenementenaanvraag. Na ontvangst van de stukken controleert de vergunningverlener of de aanvraag compleet is om doorgestuurd te worden voor advies naar de interne en externe partners. Zij brengen vervolgens een advies uit dat de vergunningverlener meeneemt in de beoordeling van de aanvraag, Ondersteunende diensten Bij het aanvragen van de vergunning kan worden aangegeven of de organisator middelen van de gemeente nodig heeft (bij niet-commerciële evenementen) zoals dranghekken en materiaal voor het verwijderen van afval. Deze worden gratis ter beschikking gesteld. De ondersteunende diensten zorgen ervoor dat de gevraagde middelen op de juiste plek worden afgeleverd en weer worden opgehaald. De verkeersmanager De verkeersmanager toetst het onderdeel verkeer in de vergunningaanvraag op de factoren veiligheid, doorstroming, bereikbaarheid, parkeergelegenheid, periode en omgeving en kijkt of er conflicten zijn met andere werkzaamheden en/of evenementen. Ook geeft hij de randvoorwaarden aan zoals het aanstellen van evenementenregelaars. Indien nodig overlegt hij met andere partijen, zoals hulpdiensten en openbaar vervoer. Hij informeert betrokken partijen over de hinder, afsluitingen en omleidingen.De verkeersmanager kan de organisator adviseren bij het verkeersplan. De externe partners Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond en politie De veiligheidsregio en de politie adviseren over en ondersteunen de gemeente bij de (brand)veiligheid, omgevingsveiligheid, ordehandhaving en de hulpverlening voorafgaand en tijdens een evenement. DCMR Milieudienst Rijnmond Dienst Centraal Milieubeheer Rijnmond (DCMR) adviseert de gemeente over het gewenste geluidsniveau in de omgeving waar een evenement plaatsvindt en zoekt daarbij naar een juiste balans tussen de activiteit, het evenement en de omgeving. DCMR kan tijdens het evenement toezicht houden of het geluidsniveau dat in de vergunning is opgenomen, wordt nageleefd. Op basis van de evenementenkalender wordt jaarlijks beslist bij welke evenementen DCMR wordt ingezet. 5Risicoscan Evenementen zijn er in verschillende vormen en brengen verschillende risico's met zich mee zoals op het gebied van openbare orde en veiligheid, brandveiligheid, verkeer en vervoer en volksgezondheid. Grote evenementen met een hoog risico vragen om een andere aanpak dan een eenvoudige buurtbarbecue. Elke vergunningaanvraag wordt eerst onderworpen aan een risicoscan. Dit is een eerste globale risicoanalyse die wordt uitgevoerd door de vergunningverlener. De risicoscan is van invloed op het verdere afhandelproces voor het verlenen van de vergunning. De risicoscan is gebaseerd op de volgende aspecten: Het publieksprofiel (o.a. aantal en type bezoekers); Het ruimtelijk profiel (o.a. openbare ruimte, verkeersoverlast); Het activiteitenprofiel (o.a. tijdstip, politieke gevoeligheid). De gemeente vult de volledige risicoscan in op basis van de aanvraag van de organisator. De uitkomsten bepalen onder meer hoe het vergunningen- en adviestraject eruit zal zien. In de risicoscan onderscheiden we de volgende categorieën: Categorie Omschrijving Klein (A) Laag risico waarbij sprake is van eenbeperkte impact op de omgevingen/of de gevolgen voor het verkeerbeperkt zijn. Middel (B) Gemiddeld risico waarbij sprake isvan een middelgrote impact op dedirecte omgeving en/of er gevolgenzijn voor het verkeer. Groot (C) Hoog risico evenement waarbijsprake is van een grote impact opde omgeving en/of er sprake is vanregionale gevolgen voor hetverkeer. Het is mogelijk dat in de aanloop naar het evenement bepaalde onderdelen van het evenement wijzigen, waardoor de categorie-indeling kan veranderen. Voor een goede voorbereiding vanuit het oogpunt van openbare orde en veiligheid, gezondheid en milieu worden wijzigingen (zoals een groter bezoekersaantal, andere locatie of andere activiteiten) altijd doorgevoerd in de risicoscan. 6Bijzondere Evenementen Toertochten Voor toertochten (wielertochten, steptochten, motortoertochten) die over Barendrechts grondgebied gaan maar er niet starten of eindigen, geldt dat de organisator een verklaring van geen bezwaar via de website van de gemeente moet aanvragen. Evenement op of nabij het water of in het gebied van het Recreatieschap IJsselmonde Als bij een evenement onderdelen van de activiteit op of in de buurt van water plaatsvinden, wordt advies gevraagd bij het Waterschap Hollandse Delta of de activiteiten kunnen plaatsvinden en onder welke voorwaarden. Voor een evenement dat plaatsvindt op het terrein dat wordt beheerd door het Recreatieschap IJsselmonde, is een vergunning nodig van het Recreatieschap. Pas als deze vergunning is verleend, kan de gemeentelijke vergunning worden aangevraagd. Niet planbare evenementen Actuele, onverwachte, niet planbare evenementen (bijvoorbeeld een huldiging) vragen soms om meer flexibiliteit. Er moet dan wel sprake zijn van een bijzondere omstandigheid. 7Veiligheid Veiligheid is een steeds belangrijker thema bij het organiseren van evenementen. Uitgangspunt bij evenementen is het maatschappelijk belang dat evenementen altijd veilig zijn. Daarmee is veiligheid een gedeeld belang van de gemeente, organisatoren en de bezoekers. Evenementen kennen in toenemende mate hogere risico's en er komt steeds meer nadruk te liggen op de rolt verantwoordelijkheid en de aansprakelijkheid van de organisator, de gemeente en de hulpdiensten. De veiligheidseisen zijn in de loop der jaren toegenomen en organisatoren zijn primair verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers van hun evenement, Dit geldt niet alleen voor de openbare orde maar ook voor brandveiligheid, constructieve veiligheid van bijvoorbeeld tenten en podia, gezondheid en hygiëne, (inzet van) beveiliging en verkeersveiligheid. Bij een vergunningaanvraag wordt op al deze punten getoetst. Bij de aanvraag is het noodzakelijk een verkeersplan (bij omleidingen en/of afsluitingen) en een plattegrond van de evenementenlocatie mee te sturen. Deze bijlagen zijn nodig om een goede risicoafweging van het evenement te maken. Voorbeelden van een plattegrond en een verkeersplan staan op de website van de gemeente Barendrecht. In het aanvraagformulier worden o.a. de volgende onderdelen uitgewerkt: Risico- & scenario inventarisatie Organisatoren moeten o.a. rekening houden met scenario's op het gebied van slecht weer, ontruiming, stroomuitval en overmatig drank- en drugsgebruik. Alcohol Voor het schenken van alcohol is een ontheffing op grond van artikel 35 van de Alcoholwet vereist. Het schenken van sterk alcoholhoudende dranken is verboden. Het verzoek om ontheffing wordt vermeld bij de aanvraag. Bereikbaarheid (verkeersplan) Evenementen kunnen forse consequenties hebben voor het verkeer in de directe omgeving van de locatie. Het kan noodzakelijk zijn (delen van) wegen af te sluiten en/of verkeer om te leiden. Ook kan het aantal bezoekers de verkeersdoorstroming stremmen of tot parkeerdruk leiden. De organisator treft maatregelen om de bereikbaarheid voor bezoekers en hulpdiensten te waarborgen en de gevolgen voor het verkeer te beperken. In een verkeersplan wordt aangegeven hoe de omleidingen en/of afzettingen lopen. Bij de beoordeling van het verkeersplan wordt o.a. beoordeeld of een afsluiting en/of omleiding noodzakelijk is en wat het belang is van omwonenden en ondernemers in het betreffende gebied. Ook wordt gekeken wat de alternatieven zijn voor het doorgaande verkeer. Evenementenverkeersregelaars Om het verkeer bij omleidingen en/of afzettingen in goede banen te leiden, kan het nodig zijn om verkeersregelaars in te zetten. De organisator is zelf verantwoordelijk voor het werven van verkeersregelaars. De organisator meldt het evenement aan op www.verkeersregelaarsexamen.nl. Vervolgens krijgt de vergunningverlener hiervan een melding. Zij checken e.e.a. en keuren het evenement goed. Daarna kunnen verkeersregelaars zich aanmelden voor het evenement Zij hebben dan al examen gedaan. De vergunningverlener stelt vervolgens de verkeersregelaar aan voor het desbetreffende evenement. Parkeren De organisator zorgt voor voldoende parkeergelegenheid voor de bezoekers. Het aantal geschatte bezoekers zal bepalen hoeveel parkeerplaatsen er nodig zijn. De parkeerplaatsen staan duidelijk aangegeven en hulpdiensten hebben altijd vrije toegang. Brandveiligheid De organisator is verantwoordelijk voor de brandveiligheid op het evenemententerrein. Hij zorgt ervoor dat er voldoende goedgekeurde brandblusapparaten aanwezig zijn. Ook is de organisator verantwoordelijk voor het vrijhouden van de brandkranen, de uitgangen en de nooduitgangen. Het terrein is, waar mogelijk, duidelijk zichtbaar begrensd en de nooduitgangen staan aangegeven. Er zijn voorschriften die voorkomen dat er gevaarlijke situaties ontstaan voor bezoekers of hulpdiensten door bijvoorbeeld onjuist geplaatste bouwwerken. Tijdelijke bouwwerken als podia, tenten of tribunes moeten vooraf gekeurd worden. Bij de aanvraag is altijd een constructierapport bijgevoegd. Het aantal bezoekers dat op een terrein aanwezig kan zijn, is afhankelijk van meerdere factoren. De gemeente hanteert een norm van 2 bezoekers per vierkante meter. Geneeskundige inzet Tijdens het evenement ligt de coördinatie voor geneeskundige inzet bij de evenementenzorgorganisatie (hierna afgekort als EZO). De EZO valt onder de verantwoordelijkheid van de organisator. meer informatie waar een EZO aan moet voldoen is te vinden op: Veldnorm Evenementenzorg. Uitgangspunt is dat bij de meeste evenementen de inzet van eerstehulpverleners voldoende is. Het zorgniveau Basis Eerste Hulp is minimaal vereist en kan eventueel worden aangevuld met Evenementen Eerste Hulp. Indien er sprake is van een verhoogd risico, bijvoorbeeld door grote aantallen bezoekers of door risicoactiviteiten, dan kunnen aanvullend zorgprofessionals van hogere zorgniveaus worden ingezet. Voor het inzetten van hulpverleners tijdens een evenement moet worden uitgegaan van 1 hulpverlener per 1.000 gelijktijdige bezoekers, met een minimum van 2. Als er door omstandigheden geen EHBO'ers voor handen zijn en het betreft een kleinschalig evenement, zoals bijvoorbeeld een braderie, dan is het inzetten van een BHV'er een mogelijkheid. De BHV'er moet minimaal bij een onwelwording een reanimatie kunnen opstarten. De hulpverlenerspost moet duidelijk herkenbaar zijn voor publiek. Sanitaire voorzieningen De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor het regelen van voldoende toiletvoorzieningen. Als richtlijn worden de normen van de Veiligheidsregio gehanteerd: Eén toilet per 150 gelijktijdig aanwezige bezoekers. Een toilet is binnen een loopafstand van 150 meter te bereiken. De toiletten moeten minimaal tweemaal per dag en zo nodig vaker worden gereinigd. De toiletvoorzieningen zijn duidelijk aangegeven. Voedselveiligheid Bij het verkopen van etenswaren tijdens een evenement is de Warenwet van toepassing. De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) kan tijdens evenementen controleren of professionele en particuliere aanbieders van eet- en drinkwaren zich houden aan de regels uit de Warenwet. Geluid Bij een evenement is er nagenoeg altijd sprake van geluidshinder. Een organisator houdt zich aan de geluidsvoorschriften in de evenementenvergunning. Deze geluidsnormen zijn vastgesteld in overleg met DCMR. Beveiliging Bij B- en C-evenementen vermeldt de organisatie op welke wijze beveiliging is geregeld, welk bedrijf wordt ingehuurd en het aantal beveiligers dat wordt ingezet. Beveiligers voldoen aan de voorwaarden genoemd in de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Plattegrond(
AI-uitleg op basis van de officiële wettekst. Indicatief, vervangt geen juridisch advies.