Archiefverordening gemeente Hattem 2024 (Hattem)

Archiefverordening gemeente Hattem 2024De gemeenteraad van de gemeente Hattem; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 24 september 2024; gelet op de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995; overwegende dat die wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop; besluit: vast te stellen de Archiefverordening gemeente Hattem 2024 HoofdstukI Definities Artikel1Definities In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de wet archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de wet aangewezen archiefbewaarplaats archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de wet aangewezen archiefruimte archivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de wet aangewezen gemeentearchivaris beheerder: degene die is belast met het beheer van de archiefbescheiden van een nader aan te wijzen organisatieonderdeel wet: de Archiefwet 1995 HoofdstukII Zorg voor het beheer van de archiefbescheiden Artikel2Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond. Artikel3Informatiebeleid Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor samenhang tussen het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Artikel4Kwaliteitssysteem Het college van burgemeester en wethouders stelt een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast. Artikel5Middelen Het college van burgemeester en wethouders draagt er zorg voor dat jaarlijks op de gemeentebegroting voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel6Personeel Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel ter uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden. Artikel7Beheervoorschriften Het college van burgemeester en wethouders draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden. Artikel8Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder. Artikel9Taken en verantwoordelijkheden beheer van overgebrachte archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen toe aan de archivaris. Artikel10Archiefbewaarplaats Het college van burgemeester en wethouders wijst een archiefbewaarplaats aan. HoofdstukIII Toezicht op het beheer van de archiefbescheiden Artikel11Toezichthouder De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Artikel12Uitvoering toezicht De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers. Artikel13Informatieverstrekking De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling. Artikel14Toegang tot archiefbescheiden De archivaris en degenen aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin de archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden beheerd worden. Artikel15In kennis stelling door de archivaris De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het college van burgemeester en wethouders hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen. HoofdstukIV Afleggen van verantwoording Artikel16Verslag van de archivaris aan het college over het beheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden De archivaris brengt tweejaarlijks aan het college van burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer. Artikel17Verantwoording door de archivaris aan het college over beheer van de overgebrachte archiefbescheiden De archivaris legt jaarlijks in de vorm van een verslag verantwoording af aan het college van burgemeester en wethouders betreffende het beheer van de archiefbescheiden die zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats dan wel aldaar op andere (rechts)titel zijn opgenomen. Artikel18Advies door de archivaris De archivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. HoofdstukV Verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad Artikel19Verslag van het college aan de raad over het beheer Het college van burgemeester en wethouders brengt jaarlijks verslag uit aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van de verslagen en adviezen die de archivaris aan hen heeft uitgebracht conform artikel 16 tot en met 18 alsmede een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming. HoofdstukVI Slotbepalingen Artikel20Intrekking De Archiefverordening Hattem 2008 wordt ingetrokken. Artikel21Inwerkingtreding Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Artikel22Citeertitel Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening gemeente Hattem 2024 Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Hattem in zijn openbare vergadering van 4 november 2024.De griffier,drs. J.J. Goudriaan de voorzitter,drs. M. SanderseToelichting De Archiefwet 1995 bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders zorg draagt voor de archiefbescheiden die een gemeente ontvangt en creëert vanwege haar taken en verantwoordelijkheden, overeenkomstig een door de gemeenteraad vast te stellen verordening. Deze Archiefverordening dient daartoe. Het begrip zorg is niet gedefinieerd in de Archiefwet

1. Algemeen wordt dit begrip uitgelegd als de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en uiteindelijk vernietigen van de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen op een wijze waarmee de duurzame, geordende en toegankelijke staat gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn is gewaarborgd en waarbij de authenticiteit van deze archiefbescheiden op ieder moment kan worden vastgesteld. Dit ter onderscheiding van het beheer van de archiefbescheiden: de ambtelijke verantwoordelijkheid. Vanuit de zorg voor de archiefbescheiden worden de kaders aangegeven, het beheer betreft de uitvoering van de beheerwerkzaamheden. Met het beheer van de archiefbescheiden op orde wordt een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering mogelijk gemaakt, kent de gemeente haar eigen rechtspositie en die van anderen, is het mogelijk verantwoording af te leggen over het gemeentelijk handelen, en kan de blijvende bewaring van cultuurhistorische archiefbescheiden worden gegarandeerd. Deze verordening bestaat, naast definities en slotbepalingen, uit drie gedeelten. Hoofdstuk II geeft aan welke aspecten van het beheer van archiefbescheiden door het college van burgemeester en wethouders geregeld moeten worden. Hoofdstuk III regelt het toezicht op het beheer van archiefbescheiden en de wijze waarop het college van burgemeester en wethouders wordt geïnformeerd over het beheer van archiefbescheiden en de uitvoering van het toezicht. Hoofdstuk IV bevat bepalingen over het informeren van de raad. Het college van burgemeester en wethouders neemt op grond van deze verordening een aantal besluiten. Het beheer van de archiefbescheiden wordt nader geregeld in de Beheerregeling informatiebeheer, op grond van artikel
2. De taken en verantwoordelijkheden van de gemeentearchivaris worden vermeld in diens aanwijzingsbesluit. Ten slotte wordt een besluit genomen ter aanwijzing van de archiefbewaarplaats waaronder begrepen een e-Depot. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Archiefbescheiden: met dit wettelijke begrip wordt bedoeld het geheel van op één of meer informatiedragers vastgelegde met elkaar samenhangende gegevens, die worden ontvangen of gecreëerd op grond van de taken en/of de werkprocessen van de gemeente. Dit ongeacht de vorm of de leeftijd van de archiefbescheiden. Het begrip ‘archiefbescheiden’ suggereert evenals het begrip ‘archief’ ten onrechte dat het slechts om oudere, papieren documenten zou gaan. Taken en werkprocessen van de gemeente kunnen worden uitbesteed aan andere partijen, zoals een orgaan als bedoeld in de Wet Gemeenschappelijke regelingen. Zie hiervoor de Notitie Verbonden Partijen van het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) en de Branchevereniging Archiefinstellingen Nederland (BRAIN). Archiefbescheiden die door dergelijke organen of partijen worden gevormd op grond van taken en/of de werkprocessen van de gemeente vallen onder de werking van deze verordening. Dat geldt dus ook voor privaatrechtelijke rechtspersonen die gemeentelijke taken uitvoeren. Archiefbewaarplaats: de locatie waarheen blijvend te bewaren archiefbescheiden conform de wet worden overgebracht ter bewaring, beheer en beschikbaarstelling. Onder archiefbewaarplaats wordt mede verstaan de voorziening voor de bewaring, het beheer en de beschikbaarstelling van de overgebrachte digitale archiefbescheiden: het e-Depot. Archiefruimte: ruimte of beheeromgeving waar de blijvend te bewaren analoge of digitale archiefbescheiden na afhandeling worden bewaard totdat deze naar de archiefbewaarplaats worden overgebracht. Artikel 2 Deze bepaling is gebaseerd op artikel 3 van de wet. Artikel 3 De zorg voor archiefbescheiden staat niet op zichzelf; deze zorg maakt onderdeel uit van het gemeentelijk informatiebeleid in brede zin. Het college van burgemeester en wethouders dienen de zorg voor archiefbescheiden dan ook in samenhang te bezien en af te stemmen op domeinen als informatiemanagement, informatiearchitectuur, informatiebeveiliging, openbaarheid en persoonsgegevensbescherming en zo nodig daartoe maatregelen te treffen. Artikel 4 De verplichting tot het hanteren van een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vloeit voort uit artikel 16 van de Archiefregeling. De toelichting op dit artikel stelt: ‘De kern van dit artikel is dat elke overheidsorganisatie kwaliteitseisen stelt aan informatie- en archiefmanagement in overeenstemming met haar verantwoordelijkheden en uitvoering van taken.’ Het beheer van de archiefbescheiden dient vervolgens te voldoen aan de eisen onder andere door deze regelmatig te toetsen. Artikel 9 Artikel 32, derde lid, van de wet bepaalt dat het college van burgemeester en wethouders de archivaris aanwijst. Artikel 32, eerste lid, van de wet bepaalt dat de archivaris de archiefbewaarplaats beheert. Artikel 10 Dit is bepaald in artikel 31 van de wet. Artikel 14 Dit artikel is gebaseerd op titel 5.2 van de Algemene wet bestuursrecht en dan met name artikel 5.17, lid 1: ‘Een toezichthouder is bevoegd inzage te vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden.’ Maar ook op artikel 5.20, lid 1: ‘Een ieder is verplicht aan een toezichthouder binnen de door hem gestelde redelijke termijn alle medewerking te verlenen die deze redelijkerwijs kan vorderen bij de uitoefening van zijn bevoegdheden.’ Dit betekent niet dat de toezichthouder en de inspecteur te allen tijde onbeperkt toegang tot de archiefbescheiden moeten hebben. Artikel 5.13 van de Awb zegt hierover: ‘Een toezichthouder maakt van zijn bevoegdheden slechts gebruik voor zover dat redelijkerwijs voor de vervulling van zijn taak nodig is.’ De toegang wordt dus alleen verstrekt op verzoek van de toezichthouder of diens medewerker. De wijze waarop de bevoegdheid wordt toegepast is aan de gemeente. Artikel 16 en 17 De verslaglegging en het afleggen van verantwoording door de archivaris vormen de basis voor de verslaglegging door het college van burgemeester en wethouders aan de raad. Artikel 18 De archivaris kan op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan het college van burgemeester en wethouders over het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die (nog) niet daarheen zijn overgebracht. Een dergelijk advies zal in veel gevallen gepaard gaan met een voorstel om bepaalde voorzieningen te treffen. Artikel 19 Hierdoor wordt de raad in de gelegenheid gesteld het college van burgemeester en wethouders te controleren ten aanzien van zijn zorgtaak. Deze informatie kan tevens gebruikt worden om in het kader van interbestuurlijk toezicht gedeputeerde staten te informeren.