Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Noordoostpolder (Noordoostpolder)

Beheerregeling Informatiebeheer gemeente NoordoostpolderHet college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder, gelet op het Archiefbesluit 1995 (Stb. 1995, 671) gelet op de Archiefregeling (Stcrt. 2010, 70); gelet op artikel 1, eerste lid van de Archiefverordening gemeente Noordoostpolder; besluit vast te stellen de navolgende: Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Noordoostpolder HOOFDSTUKI ALGEMENE BEPALINGEN Artikel1.Definities 1.In deze beheerregeling wordt verstaan onder: archiefbescheiden; archiefbewaarplaats; archiefruimte, hetgeen artikel 1 van de Archiefwet 1995 daaronder verstaat. 2.In deze beheerregeling wordt verstaan onder: beheer: de verantwoordelijkheid van de beheerder of gemeentearchivaris voor de uitvoering van werkzaamheden om archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren; beheerder: de gemeentesecretaris; conversie: omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat, als bedoeld in artikel 1, onder d, van de Archiefregeling; informatiehuishouding: het geheel aan maatregelen om de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn; kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in artikel 16 van de Archiefregeling; migratie: overzetting van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in artikel 1, onder k, van de Archiefregeling; overbrenging: overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats als bedoeld in de artikelen 12 en 13 van de Archiefwet 1995; selectielijst: lijst als bedoeld in artikel 5 van de Archiefwet 1995; Strategisch Informatie Overleg: structureel overleg dat de besluitvorming inzake de informatiehuishouding in samenhang voorbereidt; vervanging: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995, vervreemding: overdracht van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 8 van de Archiefwet 1995 of van rechtswege. Artikel2.Reikwijdte De bepalingen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat van archiefbescheiden alsmede ten aanzien van de vervanging van archiefbescheiden als bedoeld in artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling, zijn van overeenkomstige toepassing op alle archiefbescheiden ongeacht de daarvoor geldende bewaartermijn. HOOFDSTUKII BEHEERREGELING Artikel3.Taken beheerder 1.De beheerder is belast met het beheer van de archiefbescheiden in overeenstemming met de eisen van het gehanteerde kwaliteitssysteem. 2.De beheerder stelt alvorens tot vernietiging van archiefbescheiden over te gaan een specificatie van vernietigbare archiefbescheiden op met inachtneming van de geldende selectielijst. De specificatie behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als een machtiging tot vernietiging. Artikel4.Taken en bevoegdheden Strategisch Informatie Overleg en gemeentearchivaris voor overbrenging 1.Het Strategisch Informatie Overleg geeft het college van burgemeester en wethouders in ieder geval advies over: vervreemding van archiefbescheiden; uitzonderingen op de bewaartermijnen die zijn voorgeschreven in de geldende selectielijst gemeentelijke archiefbescheiden als bedoeld in artikel 5, eerste lid, onder e, van het Archiefbesluit; 2.De gemeentearchivaris geeft het college van burgemeester en wethouders in ieder geval advies over: overdracht van archiefbescheiden aan een andere overheidsorgaan of orgaan; vervanging, migratie en conversie van archiefbescheiden; overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats; beperkingen op de openbaarheid van archiefbescheiden, alvorens deze worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats; duurzaamheid van digitale archiefbescheiden, en de keuze, inrichting en locatie van archiefruimten bestemd voor het bewaren van archiefbescheiden. Artikel5.Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden Bij overdracht van een of meer taken van de beheerder aan een ander overheidsorgaan of orgaan, en bij het opheffen, samenvoegen of splitsen van organisatieonderdelen, worden de volgende voorzieningen omtrent de archiefbescheiden getroffen: archiefbescheiden over zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan, worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, die deze zaken zal afdoen; van een overdracht aan een ander overheidsorgaan wordt een verklaring van vervreemding opgemaakt; archiefbescheiden over zaken die op het moment van opheffing zijn afgedaan, worden tot hun overbrenging naar de archiefbewaarplaats overgedragen aan de beheerder of ter beschikking gesteld aan het andere overheidsorgaan, dat de taken krijgt toegewezen dan wel met de afwikkeling van de opheffing wordt belast; archiefbescheiden over zaken die op het moment van privatisering nog niet zijn afgedaan, worden tijdelijk ter beschikking gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen, en archiefbescheiden over zaken die op het moment van privatisering zijn afgedaan, kunnen voor zover zij niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, voor een periode van maximaal 20 jaar ter beschikking worden gesteld aan de rechtspersoon waaraan die taken worden overgedragen. Artikel6.Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats Het beheer van de gemeentearchivaris na overbrenging van archiefbescheiden omvat: de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats; het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn, waarbij aangegeven wordt wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd; het faciliteren van onderzoek in de beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. De gemeentearchivaris verstrekt zo mogelijk daaruit op verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door de gemeentearchivaris worden gecollationeerd en geauthentiseerd; het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkt openbare archiefbescheiden; het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen; het jaarlijks opstellen van een lijst van overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en het zelfstandig namens de gemeente opnemen van particuliere archieven of collecties in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van deze archieven of collecties van historisch belang zijn. HOOFDSTUKIII SLOTBEPALINGEN Artikel7.Intrekking oude regeling Het Besluit Informatiebeheer gemeente Noordoostpolder 2016 wordt ingetrokken. Artikel8.Inwerkingtreding en citeertitel 1.Deze beheerregeling treedt in werking op 1 juli 2024 2.Deze beheerregeling wordt aangehaald als Beheerregeling Informatiebeheer gemeente Noordoostpolder. Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Noordoostpolder op 24 juni 2024burgemeester,secretaris,MEMORIE VAN TOELICHTING Algemeen In artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995 (hierna: Archiefwet) is de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen bij het college van burgemeester en wethouders (zorgdrager) gelegd. Het college van burgemeester en wethouders moet deze zorgplicht uitvoeren overeenkomstig de Archiefverordening gemeente Noordoostpolder van de gemeenteraad en met inachtneming van de specifieke kaders die de Archiefwet, het Archiefbesluit 1995 (hierna: Archiefbesluit) en de Archiefregeling daarvoor stellen én in lijn met de toepasselijke algemene regels van onder meer de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) en de Gemeentewet. Het college van burgemeester en wethouders kan op grond van artikel 1, eerste lid, van de Archiefverordening gemeente Noordoostpolder beheerregels vaststellen voor hun archiefbescheiden. Deze beheerregeling is een invulling hiervan en bevat met name een aantal (interne) werkinstructies ten aanzien van taken en bevoegdheden die rechtstreeks bij het college van burgemeester en wethouders zijn belegd (en ten aanzien waarvan de gemeenteraad geen uitdrukkelijke regelgevende bevoegdheid is toebedeeld). ARTIKELSGEWIJZE TOELICHTING In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen behandeld die nadere toelichting behoeven. Artikel

1. Definities Enkele relevante definities uit de Archiefwet zijn voor de duidelijkheid in deze beheerregeling herhaald. Daarnaast bevat deze beheerregeling enkele definities in aanvulling op de begrippen die al in de Archiefwet zijn gedefinieerd. Als beheerder wordt aangewezen de gemeentesecretaris. Artikel
2. Reikwijdte De voorzieningen genoemd in de Archiefregeling is ingevolge artikelen 11 tot en met 13 van het Archiefbesluit van toepassing op blijvend te bewaren archiefbescheiden. Deze voorzieningen dienen in brede zin te worden getroffen voor de deugdelijke inrichting van al het informatiebeheer. Daarom worden deze bepalingen in dit artikel van overeenkomstige toepassing verklaard op alle archiefbescheiden, ongeacht de bewaartermijn. Artikel
3. Taken beheerder Het eerste onderdeel van dit artikel zorgt ervoor dat de uitvoering van de verantwoordelijkheden van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van archiefbescheiden bij de gemeentesecretaris wordt belegd. De taken van de beheerder voor het beheer van archiefbescheiden zijn vastgelegd in de hoofdstukken 3 en 3a, in de artikelen 17 tot en met 26b van de Archiefregeling. Het gaat daarbij onder meer over het bijhouden van een overzicht van archiefbescheiden conform de vastgestelde ordeningsstructuur, het treffen van voorzieningen voor doelmatige vervanging van archiefbescheiden en metadatering. De uitvoering daarvan dient integraal onderdeel te vormen van het kwaliteitssysteem dat wordt toegepast. Het tweede onderdeel borgt dat vernietiging van archiefbescheiden alleen wordt uitgevoerd met voorafgaande goedkeuring van de gemeentearchivaris. Artikel
4. Taken en bevoegdheden Strategisch informatieoverleg en gemeentearchivaris Het Strategisch Informatie Overleg (hierna: SIO) bewaakt de ketengerichte belangenafweging in de informatiehuishouding. Het SIO heeft minimaal als taak te adviseren bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit. Daarnaast is een SIO verplicht bij de opstelling van een selectielijst als bedoeld in artikel 5 van het Archiefbesluit. In artikel 8, eerste lid, van de Archiefwet is bepaald dat het college van burgemeester en wethouders, na machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: OCW), bevoegd is tot vervreemding van archiefbescheiden. Volgens het tweede lid van artikel 8 van de Archiefwet is geen machtiging vereist bij vervreemding ter uitvoering van een wet. Op grond van artikel 7, tweede lid, van het Archiefbesluit hoeft het college van burgemeester en wethouders in geval geen machtiging is vereist, ook geen advies van het SIO te overleggen. Het ontwerpen van een selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke organen wordt verzorgd door de VNG die daartoe een specifiek SIO inricht. De toepassing van deze selectielijst is na vaststelling door de minister van OCW verplicht. Lokaal dienen aanvullend besluiten te worden genomen over de selectie van archiefbescheiden voor permanente bewaring die volgens deze selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, als bedoeld in artikel 5, eerste lid, aanhef en onder e, van het Archiefbesluit. Het gaat daarbij om archiefbescheiden die betrekking hebben op bijzondere gebeurtenissen of kwesties. De advisering over archiefwettelijke taken die niet als taken bij het SIO zijn belegd, wordt verzorgd door de gemeentearchivaris. Artikel
5. Overdracht en terbeschikkingstelling van archiefbescheiden In dit artikel worden regels gegeven voor overdracht van archiefbescheiden bij reorganisaties en overdracht van taken aan andere overheidsorganen. Volgens artikel 4 van de Archiefwet houdt een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een ander overheidsorgaan, een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden. Het overdragen van een bestaande bevoegdheid wordt juridisch aangeduid als ‘delegatie’. Delegatie heeft tot gevolg dat de delegataris de bevoegdheid in eigen naam gaat uitoefenen. Het oorspronkelijk bevoegde orgaan (delegans) verliest zijn bevoegdheid (artikel 10:17 van de Awb). Bij taakuitvoering op grond van ‘mandaat’ is geen sprake van overdracht. Onder mandaat wordt verstaan: de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen (artikel 10:1 van de Awb). Anders dan bij delegatie blijft de bevoegdheid dus bij de mandaatverlener (mandans) en is geen sprake van overdracht van archiefbescheiden: deze archiefbescheiden worden dan ter beschikking gesteld. Artikel
6. Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats In artikel 12 van de Archiefwet is bepaald dat de zorgdrager de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en die ouder zijn dan twintig jaar overbrengt naar een archiefbewaarplaats. Daarnaast is in artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet bepaald dat de zorgdrager ook archiefbescheiden jonger dan twintig jaar kan overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen. In de artikelen 17 tot en met 20 van de Archiefwet is een aantal bevoegdheden en verantwoordelijkheden bij de beheerder van de archiefbewaarplaats belegd. Dit is volgens artikel 32, eerste lid, van de Archiefwet de gemeentearchivaris, of als deze niet is aangewezen (automatisch) de gemeentesecretaris. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden betreffen met name beschikbaarstelling voor en afwijzing van raadpleging en uitlening van archiefbescheiden, en het afgeven van afschriften van authentieke akten. Voor de beschikbaarstelling onderhoudt de beheerder van de archiefbewaarplaats een studieruimte en een online voorziening. Het Archiefbesluit legt in artikel 9 de verplichting op aan burgemeester en wethouders (in de praktijk de beheerder) om tijdig overleg te voeren met de beheerder van de archiefbewaarplaats over voorgenomen overbrenging van archiefbescheiden. Onderdeel f betreft een verplichting voor de beheerder van de archiefbewaarplaats om bij zijn jaarlijks verslag een lijst te voegen van nieuw opgenomen archieven en collecties. Tevens is de beheerder van de archiefbewaarplaats bevoegd om particuliere archieven en verzamelingen in de gemeentelijke archiefbewaarplaats op te nemen. Deze bevoegdheid is voorzien in onderdeel g.