Verordening regelende de taak en de samenstelling van de Auditcommissie van de gemeente Weesp, versie december 2010 (Weesp)

Verordening regelende de taak en de samenstelling van de Auditcommissie van de gemeente Weesp, versie december 2010Artikel1Taak De taak van de commissie is het jaarlijks formuleren van een opdracht aan de accountant voor de controle van de jaarrekening; het onderzoeken van de ontwerprekening en verantwoording met alle daarbij behorende stukken welke door de gemeenteraad dienen te worden vastgesteld, teneinde de gemeenteraad daaromtrent te adviseren; het ontwikkelen van werkwijzen voor de controlefunctie van de raad, tevens nadere invulling geven aan bijvoorbeeld opzet en inrichting van de managementrapportage. Artikel2Samenstelling 1De commissie bestaat uit drie stemhebbende leden, zijnde raads- of commissieleden enbestaat verder uit maximaal drie adviserende leden, zijnde de griffier, de portefeuillehouder financiën, en of de gemeentesecretaris, óf de concerncontroller, of een vertegenwoordiger van de rekenkamer(commissie). 2Een van de stemhebbende leden fungeert als voorzitter van de commissie. 3Alle leden van de commissie worden benoemd door de raad. Artikel3De voorzitter De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en periodiek bijeen roepen van de commissie, het Ieiden van de vergaderingen, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijzen en het bevorderen van een heldere besluitvorming. Artikel4Slotbepalingen 1Deze Verordening kan worden aangehaald als Verordening Auditcommissie Weesp 2005, versie december 2010. 2Deze verordening treedt in werking op 16 december 2010. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 9 december 2010,de griffier, de voorzitter,M. Walrave B. Horseling 1 Toelichting. In de commissievergadering AZ is de voorkeur uitgesproken om het contact met de accountant te laten lopen via een auditcommissie. In dit memo volgt een voorstel voor de concrete aanpak en opstelling van een verordening voor de auditcommissie. Bij het formuleren van het voorstel is gebruik gemaakt van de ervaringen van andere gemeenten. Het voorstel is besproken met de portefeuillehouder financiën. 1. AchtergrondenOp grond van de Gemeentewet is de raad de opdrachtgever van de controlerende accountant. Het rapport van bevindingen over de jaarrekening en het jaarverslag en de bijbehorende accountantsverklaringen worden gericht aan de raad en in afschrift gezonden aan het college. De accountant werkt dus in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad die de opdracht zo nodig nader invult. Maar niet alleen de raad is betrokken bij de controle van de jaarrekening. Dat geldt ook voor het college. Vanuit het streven naar een adequate invulling van de bestuurstaak van het college heeft dit orgaan eveneens wensen en verlangens over de invulling van de accountantscontrole.Er moet daarom worden gezocht naar een manier waarbij enerzijds recht wordt gedaan aan het primaat van de raad ten aanzien van de accountantscontrole en anderzijds invulling kan worden gegeven aan de belangen en de functie van het college. In het bijzonder moet dan gedacht worden aan de functie die het college heeft ten aanzien van de aansturing van de organisatie.In de gemeentewet is ook de functie van de accountantsverklaring veranderd. Die dient tegenwoordig ter ondersteuning van de raad bij het uitoefenen van zijn controlerende taak. Daartoe is een aantal bepalingen rond de opdracht aan de accountant aangescherpt. Naast de aansturing door de raad is de belangrijkste verandering dat de accountantsverklaring niet langer meer alleen een oordeel over het getrouwe beeld bevat, maar een oordeel over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid¹ samen. 2. ControleverordeningDe wettelijke kaders voor de accountantscontrole worden geboden door artikel 213 van deGemeentewet en het Besluit Accountantscontrole Provincies en Gemeenten. De uitwerking van deze kaders is vastgelegd in de Controleverordening gemeente Weesp (1 januari 2004 in werking getreden).In de controleverordening is summier vastgelegd hoe de accountantscontrole moet plaatsvinden. In artikel 2 wordt de benoeming van de accountant geregeld: 'De opdracht tot accountantscontrole wordt door de raad verleend aan een registeraccountantskantoor, zijnde een organisatie waarin accountants samenwerken. De verantwoordelijk vennoot/partner voor de opdracht van de gemeente Weesp van de organisatie waarin accountants samenwerken, kan ten hoogste 7 jaar fungeren. Bij voortzetting van de opdracht bij die organisatie, moet de verantwoordelijke partner worden gewisseld. Voorts wordt bepaald dat de inhoud van de opdracht en de periode voor de opdrachtverlening bij overeenkomst worden geregeld. In artikel 3 worden de werkzaamheden benoemd: de jaarrekening, deelverantwoordingen ten behoeve van derden, ondersteuning bij controlewerkzaamheden en reviews door derden.In artikel 4 en 5 wordt het overleg tussen raad en accountant genoemd en deafstemming met het college. Artikel 9 gaat in op de rapportering: de accountantsverklaring bij de jaarrekening, het rapport van bevindingen, mogelijk aanvullende rapportering of bevindingen van niet bestuurlijk belang. ¹ Rechtmatigheid: vinden ontvangsten en bestedingen plaats in overeenstemming met geldende wet en regelgeving?De verordening biedt weinig houvast voor de verdere inrichting van het contact van de raadmet de accountant. Een 'programma van eisen' met andere woorden een uitgewerkteopdrachtverstrekking namens de raad met daarin de kaders en spelregels, ontbreekt. 3. Aansturing accountantDe commissie AZ heeft de voorkeur uitgesproken een auditcommissie te benoemen. De commissie heeft de volgende taken:

1. a)jaarlijks formuleren van een opdracht aan de accountant voor de controle van de jaarrekening;
2. b)het onderzoeken van de ontwerprekening en verantwoording met alle daarbij behorende stukken welke door de gemeenteraad dienen te worden vastgesteld, teneinde de gemeenteraad daaromtrent te adviseren.Tevens zou de auditcommissie de opdracht moeten krijgen zich bezig te houden met het ontwikkelen van werkwijzen voor de controlefunctie van de raad en met de nadere invulling van zaken als bijvoorbeeld opzet en inrichting van de managementrapportage. De auditcommissie doet dit in opdracht en in overleg met de raad. De auditçommissie formuleert de opdracht in adviesvorm aan de raad en de raad stelt de opdracht (kaderstelling) vast. Het te ontwikkelen programma van eisen c.q. de opdracht aan de accountant maakt het voor de raad mogelijk kaders vast te leggen. De accountant zal worden gevraagd jaarlijks voorafgaand aan het uitvoeren van de controles een jaarplan op te stellen. De auditcommissie doet ten behoeve hiervan jaarlijks een voorstel aan de raad voor eventuele afwijkingen ten opzichte van de basisopdracht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan extra vragen of onderzoek of het aanscherpen van de toleranties voor onderwerpen die van groot belang worden geacht. Bij de samenstelling van auditcommissie wordt geadviseerd stemhebbende en adviserende leden te benoemen. De raad benoemd drie raadsleden als stemhebbende leden. Een dergelijk aantal maakt een brede vertegenwoordiging vanuit de raad mogelijk, zonder de afvaardiging vanuit de raad te groot te maken. Adviserende leden (niet meer dan drie) kunnen zijn: de griffier, de portefeuillehouder financiën, de gemeentesecretaris, de concerncontroller of een vertegenwoordiger van de nog op te richten rekenkamer (commissie). De fracties worden gevraagd om kandidaten voor te dragen voor de auditcommissie. Deze kunnen in de volgende raadsvergadering (februari) worden benoemd. 4. Controles en rapportagesDe accountant dient volgens de gemeentewet in elk geval een jaarlijkse controle van de jaarrekening uit te voeren met als doel het uitbrengen van een eventuele goedkeurende verklaring en een verslag van bevindingen. Aanvullende inrichtingseisen voor het verslag zijn mogelijk. De auditcommissie kan werkenderwijs bekijken of voor volgende boekjaren aanvullende eisen wenselijk zijn. Daarnaast heeft de raad de mogelijkheid om de accountant opdracht te geven verslag uit te brengen van tussentijdse controles. en de huidige praktijk voert de accountant jaarlijks een tussentijdse controle uit. Van de tussentijdse controle wordt verslag gedaan in de vorm van een managementletter. De auditcommissie kan hier nadere richtlijnen voor aangeven. 5. TolerantiesDe controles worden uitgevoerd op basis van wettelijk vastgelegde minimumeisen: de rapportering - en goedkeuringstoleranties. Daarnaast kan de raad afwijkend: (scherpere) rapportering - en goedkeuringstoleranties aangeven. Dat betekent dat fouten en onzekerheden die niet binnen die tolerantie vallen in elk geval worden gerapporteerd aan de raad, ook als ze niet ernstig genoeg zijn om tot het onthouden of beperken van een goedkeurende verklaring te leiden. De raad kan afwijken van de wettelijke eisen indie zin dat scherpere eisen gesteld mogen worden. De raad heeft ook de mogelijkheid om opafzonderlijke posten van de begroting scherpere eisen te stellen, bijvoorbeeld ten behoeve van onderwerpen die van groot belang zijn voor inwoners.Wel moet worden meegewogen dat de meerkosten van controles op basis en aangescherptetoleranties aanzienlijk zijn. Dat betekent dat de meerwaarde voor de raad duidelijk moet zijn. Voor het juist interpreteren van de cijfers is een referentiekader nodig. Dat betekent dat gegevens van meerdere jaren vergeleken moeten worden. Voorlopig zou gewerkt kunnen worden op basis van de minimumeisen. Werkenderwijs kan de auditcommissie dan bekijken in hoeverre het wenselijk is om toleranties voor volgende boekjaren alsnog (op specifieke posten) aan te scherpen. 6. Adviesrol van de accountantDe accountant heeft een natuurlijke adviesrol die voortvloeit uit zijn controlewerkzaamheden.Daarnaast kan de raad aanvullende wensen aangeven met betrekking tot die adviesrol. Deaccountant is een proactief, objectief en integer adviseur voor de gemeenteraad, het college en de organisatie en is in dat kader bijvoorbeeld een klankbord voor de bewaking van de uitvoering van de programmabegroting. Hij kijkt over de schutting mee en ondersteunt de raad binnen de grenzen van zijn vakgebied de kaderstellende en contolerende rol. Hieraan geeft hij invulling door:- het gevraagd en ongevraagd advies geven met betrekking tot de jaarrekening;- het op verzoek informeren en adviseren van het college van burgemeester en wethouders, de auditcommissie, commissie AZ, de raad, individuele collegeleden en/of de concerncontroller;- desgevraagd ook het bijwonen van vergaderingen van raad en raadscommissies. 7. Financiële consequentiesHet opdrachtgeverschap van de accountant wordt hierbij overgeheveld van college naar raad. De vraag is of hiermee ook het budget voor de accountant moet worden overgeheveld. Indien nodig moet met het aanstellingsbesluit voor de accountant nog een voorstel voor het ter beschikking stellen van extra krediet aan de raad voorgelegd.